快速搞定重復(fù)數(shù)據(jù)合并匯總
近日，單位一同事拿來了一個(gè)內(nèi)容繁多的Excel表格文件 “x1.xls”，記錄數(shù)據(jù)有數(shù)千條，說要將表中的數(shù)據(jù)以“mc”為關(guān)鍵字進(jìn)行合并匯總，即將“mc”列中重復(fù)的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并匯總，但他在Excel中試了多種方法都沒有成功。
實(shí)際上，將此類數(shù)據(jù)放到數(shù)據(jù)庫中，一條命令就能解決問題。使用何種數(shù)據(jù)庫呢？筆者想到，大部分默認(rèn)情況下安裝的Office 2003/2007的電腦都應(yīng)該安裝了Access，使用它解決這個(gè)問題就很簡單。
第一步：導(dǎo)入數(shù)據(jù)。右擊“x1.xls”文件，在出現(xiàn)的快捷菜單中選擇“打開方式Microsoft Access for Windows”，此時(shí)可能會(huì)出現(xiàn)“Microsoft Access項(xiàng)目中不支持ADP文件”的提示，沒關(guān)系，點(diǎn)“確定”按鈕關(guān)閉此提示窗口。
接著就會(huì)出現(xiàn)“鏈接數(shù)據(jù)表向?qū)?#8221;窗口，點(diǎn)擊“下一步”按鈕，在“鏈接數(shù)據(jù)表向?qū)?#8221;的第二個(gè)窗口中選中“第一行包含列標(biāo)題（I）”選項(xiàng)（圖1），然后點(diǎn)擊“下一步”按鈕，在下一個(gè)窗口中點(diǎn)擊“完成”按鈕，這樣數(shù)據(jù)就導(dǎo)好了。
圖1
第二步：建立查詢。在如圖1所示的數(shù)據(jù)庫窗口中，選取左側(cè)“對象”中的“查詢”選項(xiàng)。在右側(cè)窗口中雙擊“使用向?qū)?chuàng)建查詢”選項(xiàng)，在出現(xiàn)的“簡單查詢向?qū)?#8221;窗口中（圖2），將“可用字段”中的字段選擇到右邊的“選定的字段”中（“>>”全選，“>”單選）。
圖2
接著點(diǎn)擊“下一步”按鈕，在“簡單查詢向?qū)?#8221;的下一個(gè)窗口中選中“匯總”，并點(diǎn)擊“匯總選項(xiàng)”按鈕，在“匯總選項(xiàng)”窗口中將需要匯總的字段的“總計(jì)”選項(xiàng)選中（圖3），點(diǎn)擊“確定”按鈕。
圖3
點(diǎn)擊“下一步”按鈕，在出現(xiàn)的下一個(gè)窗口中點(diǎn)“完成”按鈕，這時(shí)我們可以看到，在接下來出現(xiàn)的“選擇查詢”窗口中數(shù)據(jù)已經(jīng)按要求匯總好了。
第三步：導(dǎo)入計(jì)算結(jié)果回Excel表。點(diǎn)擊“編輯選擇所有記錄”，然后點(diǎn)“復(fù)制”快捷圖標(biāo)，再將復(fù)制的記錄“粘貼”到Excel表中，保存即可。
