總是覺得時間不夠？希望一天能有48小時處理完所有工作？試問自己一天「真正」用在工作上的時間有多少？這些浪費(fèi)掉的時間真的有讓你的事業(yè)進(jìn)步嗎？其實(shí)不是工作永遠(yuǎn)做不完，而是你沒有妥善做好時間管理。本文與大家分享一般人最常浪費(fèi)時間的3個習(xí)慣以及帶你思考如何把時間花在刀口。
創(chuàng)新心法：
每個人一天只有24小時，學(xué)會分辨事情的重要性并做出取舍，可以讓你工作達(dá)到事半功倍的成效。
本文3大重點(diǎn)：1.別浪費(fèi)時間在檢查Email、閱讀文章和發(fā)想點(diǎn)子。2.把時間花在刀口，把小事外包。3.找出自己工作效率最高的時段。
1.別浪費(fèi)時間在檢查Email、閱讀文章和發(fā)想點(diǎn)子
全球最大的房地產(chǎn)投資網(wǎng)BiggerPockets.com營運(yùn)副總裁Brandon Turner曾經(jīng)分享，一般人習(xí)慣將時間花費(fèi)在檢查Email、閱讀網(wǎng)路文章和發(fā)想點(diǎn)子這3件事情上，造成無法在預(yù)定時間內(nèi)完成更重要的工作。
不要隨時檢查Email
很多人的日常工作中，最常見的就是每天檢查Email。根據(jù)華盛頓郵報調(diào)查指出，美國人每周花費(fèi)個人28％時間在檢查郵件，也就是一周11小時，一年則多達(dá)500小時。Email固然重要，但11小時的時間難道不重要嗎？那么，你該如何減少整理郵件的時間？
第一、取消訂閱你平常沒在看的新聞電子報，讓你的信箱不會隨時充斥著你不想看的垃圾郵件。
第二、假如真的有什么緊急事項的話，基本上對方會用電話聯(lián)絡(luò)你。因此你只需要每天在固定時間檢查郵件，不要浪費(fèi)時間隨時點(diǎn)開信箱來查看郵件。
第三、可以運(yùn)用網(wǎng)頁的內(nèi)建插件，例如Auto Text Expander，來建立常用回覆。在回覆信件時，便能運(yùn)用這些回覆，快速完成郵件往來，節(jié)省時間。
設(shè)定閱讀文章的固定時間
美國第33任總統(tǒng)杜魯門（Harry S. Truman）曾說：「并非所有讀書人都是領(lǐng)導(dǎo)者，但所有領(lǐng)導(dǎo)者都是讀書人」(“Not all readers are leaders, but all leaders are readers.” )許多成功的企業(yè)家如祖克伯、馬斯克、比爾蓋茲等都有閱讀的習(xí)慣，而現(xiàn)今網(wǎng)路發(fā)達(dá)，網(wǎng)路文章與部落格文章更是唾手可得。企業(yè)家喜歡閱讀相關(guān)產(chǎn)業(yè)的文章，除了增進(jìn)知識之外，在了解產(chǎn)業(yè)趨勢上也有幫助。
（圖片擷?。篽uffpost）
然而閱讀需要花費(fèi)許多時間，而在你閱讀時你便停下你手邊的工作了，這對你的事業(yè)并沒有達(dá)到進(jìn)步，反而造成分心。因此你應(yīng)該要選擇固定閱讀時間及地點(diǎn)。如果在一天之中有看到什么想讀的文章，可以先用書簽標(biāo)記起來，或是使用有先儲存后瀏覽功能的App像Pocket，先存起來，等到完成工作之后再把讀文章當(dāng)成獎勵，好好閱讀。
別用發(fā)想點(diǎn)子來逃避工作
發(fā)想點(diǎn)子（Brainstorming）是一件非常棒的事情，能夠讓團(tuán)隊想出決勝妙招。然而想出點(diǎn)子容易，實(shí)行卻非常困難。你隨時都可以坐下想數(shù)百個你認(rèn)為能做出百萬生意的好點(diǎn)子，然而在想點(diǎn)子的時候，你可以先問自己，你的工作都已經(jīng)做完了嗎？是不是因?yàn)榘l(fā)想點(diǎn)子比較有趣，所以選擇停擺或逃避一些較困難的工作？
發(fā)想點(diǎn)子就如同閱讀部落格文章一樣重要，但同時也應(yīng)該要限制時間。如果腦海中突然蹦出好點(diǎn)子，可以先用記事App如Evernote記下來，之后再拿出來與伙伴一起討論，而不是當(dāng)下就打斷團(tuán)隊進(jìn)度。
你也可以在時間表上空出「發(fā)想點(diǎn)子」的專屬時間，在開始前也要問自己，團(tuán)隊真的需要發(fā)想點(diǎn)子嗎，或是我們其實(shí)只要照原先的點(diǎn)子運(yùn)作即可？藉由這樣的過程，可以節(jié)省出更多時間，去做真正重要的工作。
2.把時間花在刀口，把小事外包
（圖片擷?。簁rowsoftware.com）
若要更有效的管理時間，可參考「80/20法則」，又稱為帕雷托法則（Pareto Principle），此法則指出大多數(shù)的影響是由少數(shù)事件所造成，80%的成果是由20 %的投入產(chǎn)生。大多數(shù)人并沒有明智地過生活或經(jīng)營事業(yè)，許多人追逐無數(shù)個無關(guān)緊要的目標(biāo)，卻沒有得到真正的結(jié)果。只有當(dāng)我專注把時間花費(fèi)在處理重要的事情上，這些成果才會有價值。
然而要如何運(yùn)用80/20法則，并妥善管理時間？廣告行銷公司Perry S. Marshall & Associates執(zhí)行長Perry Marshall在知名商業(yè)媒體Entrepreneur上分享，許多創(chuàng)業(yè)家總想要自己完成所有的工作，不論是花六個小時清除電腦病毒，或修理漏水的水龍頭，總認(rèn)為自己有能力可以完成。但完成這些零碎的工作，頂多只能讓你一小時內(nèi)賺到十塊美金，而忘記自己一小時可以做對公司更有價值的事，像是帶領(lǐng)團(tuán)隊執(zhí)行企劃案或是研究公司的商業(yè)模式。
但是，大部分的人會為了「效率」，覺得自己來做事比較快完成，而因此去做那些瑣碎且價值不大的工作。舉例來說，如果今天你的專長不是做家務(wù)，但你卻花費(fèi)很多時間在刷馬桶、煮菜，這些工作對你的而言是在浪費(fèi)時間。你應(yīng)該要雇用專人負(fù)責(zé)這些事，除了為別人增加工作機(jī)會之外，他們的專業(yè)技能絕對比你自己還好，而且也會比你做起來更有效率。
在做工作時每個人都應(yīng)該問問自己，我現(xiàn)在在做的事真的非我不可嗎？這些是我擅長而且重要的工作嗎？若不是，我可以聘用別人來完成？當(dāng)你養(yǎng)成這種隨時自我檢視工作的習(xí)慣之后，絕對可以幫你把時間都花在刀口上。
3.找出自己工作效率最高的時段
（圖片擷?。簃anrepeller.com）
除了學(xué)習(xí)將時間運(yùn)用在最重要的任務(wù)上，要讓工作變得更有效率，那你還必須找出最適合自己工作的時間。大文豪海明威喜歡在早上時書寫，而美國前總統(tǒng)歐巴馬則是個夜貓子，喜歡在晚上處理重要工作。找出自己工作效率最高的時間，并「固定」在此時間內(nèi)工作，其他時間便能讓腦袋透透氣，自由運(yùn)用。如此一來便不會花費(fèi)大量時間，但工作成效卻不彰。
有些重要工作可能需要花費(fèi)更多心力與時間，且隱含著更多的未知性。許多人可能會因?yàn)檫@樣而拖延，跑去查看Email或閱讀網(wǎng)路文章，卻遲遲不去做這些重要工作。
找出重要工作后，記得在最有效率的工作時間內(nèi)，隔離手機(jī)、鬧鐘或任何會讓你分心的東西，并限定時間，專心處理好重要的工作，務(wù)必在第一時間內(nèi)完成！
一天只有24小時，該如何好好運(yùn)用時間，是每個人都該面對的課題。既然時間無法變得更多，那就應(yīng)該進(jìn)行妥善管理，運(yùn)用80/20法則，專注于目前重要的工作，并將瑣碎工作交由專人處理。如此一來不僅能將時間價值最大化，也能讓自己和團(tuán)隊在工作上持續(xù)進(jìn)步！
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