10大經(jīng)典的項(xiàng)目管理工具:①項(xiàng)目組成員表、②項(xiàng)目范圍說明書、③Project & WBS、④項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃表、⑤項(xiàng)目風(fēng)險管理表、⑥項(xiàng)目溝通計(jì)劃表、⑦項(xiàng)目會議紀(jì)要、⑧項(xiàng)目狀態(tài)報告、⑨項(xiàng)目變更管理表、⑩項(xiàng)目總結(jié)表。簡簡單單的10張工具表格,濃縮了項(xiàng)目管理的知識與方法。
《10大經(jīng)典的項(xiàng)目管理工具》系列的前兩節(jié)內(nèi)容簡單回顧:
第一張工具表:項(xiàng)目組成員表
《項(xiàng)目組成員表》解決了項(xiàng)目管理中的三個問題:
①團(tuán)隊(duì)花名冊:它將本來不相關(guān)的成員,組成一個團(tuán)隊(duì);
②項(xiàng)目管理工具:它清晰地定義了每個成員的角色和職責(zé),各司其職、人盡其才;
③人力承諾書:它經(jīng)過領(lǐng)導(dǎo)的審核,是管理層對項(xiàng)目的人力保證;
第二張工具表:項(xiàng)目范圍說明書
《項(xiàng)目范圍說明書》,界定了項(xiàng)目的邊界范圍,定義了項(xiàng)目的目標(biāo)及驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn),并通過里程碑節(jié)點(diǎn),大致描述了項(xiàng)目的整體計(jì)劃:
①為何存在?(背景、目的)
②做什么事?(范圍)
③誰來做?(干系人)
④做到什么程度?(標(biāo)準(zhǔn))
⑤什么時候做完?(里程碑節(jié)點(diǎn))
接下來,請思考
上面兩張表,一張是'人'、一張是'事',它們有何聯(lián)系?
確定了目標(biāo),如何制定計(jì)劃?界定了范圍,都有包含哪些具體工作?分配了角色和職責(zé),到底,哪些事情該誰來做?需要幾個人、多少時間、多少成本呢?
沒錯,這些問題,就是WBS表要做的事,也是本期的主要內(nèi)容。
這節(jié)內(nèi)容:10大經(jīng)典項(xiàng)目管理工具系列之《第三張工具表:WBS工作分解結(jié)構(gòu)》
WBS表,把項(xiàng)目的目標(biāo)、范圍、項(xiàng)目組成員、成本、工期有序地關(guān)聯(lián)起來,從而形成實(shí)施工作計(jì)劃。
WBS,工作分解結(jié)構(gòu),通過向下分解目標(biāo),拆解成一個個有序的可執(zhí)行的工作包,然后,將每個工作包分解到具體人員,并且,對每個工作包進(jìn)行估算,從而形成項(xiàng)目的具體實(shí)施計(jì)劃。
這,就是項(xiàng)目管理中的結(jié)構(gòu)化思維,將虛無縹緲的目標(biāo)拆解、重構(gòu)、形成一個個的工作包,分配到人、安排進(jìn)度、預(yù)算成本,最終,制訂出具體的實(shí)施計(jì)劃。
WBS表,如下示例:
此表中,有兩部分內(nèi)容,項(xiàng)目基本情況和工作分解結(jié)構(gòu)(WBS)。
①項(xiàng)目基本情況
內(nèi)容包含,項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號、制作人、審核人、項(xiàng)目經(jīng)理、制作日期。這些都是項(xiàng)目基本信息,每張工具表上都有的內(nèi)容。
②WBS工作分解結(jié)構(gòu)
工作分解結(jié)構(gòu),這是WBS表的核心部分。這部分內(nèi)容包含,WBS代碼、任務(wù)名稱、活動、工時估算、人力資源、其他資源、費(fèi)用估算、工期、成員職責(zé)。
要點(diǎn)1、WBS結(jié)構(gòu):WBS,就是從項(xiàng)目目標(biāo)一路分解到具體的工作包,呈現(xiàn)為自上而下的多層次的金字塔結(jié)構(gòu),理論上可以很多層級,但,實(shí)際運(yùn)用上,建議最多為3層(注,模板中只展示了兩個層次,任務(wù)名稱和活動,可自行添加二層任務(wù)名稱);
要點(diǎn)2、WBS編號:這是系統(tǒng)內(nèi)唯一的編號,用來標(biāo)識每個具體的工作包,這個編號非常重要,因?yàn)?,在后續(xù)項(xiàng)目的計(jì)劃、設(shè)計(jì)、編碼、測試中,通常都是使用該編號來標(biāo)識工作包,從而,串聯(lián)起從計(jì)劃到編碼的全過程。這里,建議大家一定要使用規(guī)范的編碼規(guī)則,如,編碼共幾位、哪幾位代表什么意思,并把這些規(guī)則寫入公司相關(guān)的操作規(guī)范中。
要點(diǎn)3、成員角色職責(zé)分配:為每個工作包分配角色,并定義角色的職責(zé),如,誰來負(fù)責(zé),誰來輔助完成,誰來審批,需要通知誰等等,在表格中,為了方便制表,可以使用代碼來標(biāo)識,如,R-表示負(fù)責(zé)人、As表示輔助、I表示通知、Ap表示審核。還有一點(diǎn),一定要注意,一個工作包可以分配多個角色,但,只能指定一個責(zé)任人,'三個和尚挑水喝'的道理,大家都懂吧。
要點(diǎn)4、估算:項(xiàng)目的估算內(nèi)容,一般都有工時、工期、成本、費(fèi)用幾個方面,通常由具體工作包的責(zé)任人根據(jù)公司的估算方法進(jìn)行估算,然后,匯總到WBS表中,由專家、領(lǐng)導(dǎo)審核后,形成項(xiàng)目的總工期、總工時、總成本。
要點(diǎn)5、項(xiàng)目進(jìn)度(Project):到這,你應(yīng)該知道項(xiàng)目進(jìn)度怎么來了的吧,沒錯,WBS表就是Project的第一個版本,把WBS中的工作包和工期繪制成甘特圖(如,使用Excel、Project、或者其他工具)就是第一個版本的項(xiàng)目進(jìn)度計(jì)劃。
好了,WBS表的內(nèi)容要點(diǎn)就分享到這,做個小結(jié):
綜上所示,WBS表,是項(xiàng)目管理的核心工具之一,它起著承上啟下的作用,從目標(biāo)分解到工作包、再分配角色和職責(zé)、再到實(shí)施計(jì)劃,把項(xiàng)目開始的一團(tuán)亂麻,結(jié)構(gòu)化工作思路,繼而形成思路清晰的工作計(jì)劃,做到事事有人管、人人有事做。
概括如下:
①如何實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)?完成所有工作包;
②工作誰來做?具體工作包責(zé)任人負(fù)責(zé);
③什么時候做完?工作包預(yù)期的工期;
④費(fèi)用多少?工作包預(yù)期的成本(人力成本+費(fèi)用+其他);
思考:大家如果把《項(xiàng)目組成員表》、《項(xiàng)目范圍說明書》和《WBS表》串起來,你發(fā)現(xiàn)了什么?
哦,原來,項(xiàng)目策劃的思路,就體現(xiàn)在這三張表中。