導(dǎo)讀

10大經(jīng)典的項(xiàng)目管理工具：①項(xiàng)目組成員表、②項(xiàng)目范圍說明書、③Project & WBS、④項(xiàng)目進(jìn)度計劃表、⑤項(xiàng)目風(fēng)險管理表、⑥項(xiàng)目溝通計劃表、⑦項(xiàng)目會議紀(jì)要、⑧項(xiàng)目狀態(tài)報告、⑨項(xiàng)目變更管理表、⑩項(xiàng)目總結(jié)表。簡簡單單的10張工具表格，濃縮了項(xiàng)目管理的知識與方法。

《10大經(jīng)典的項(xiàng)目管理工具》系列，一張思維導(dǎo)圖，回顧往期精彩內(nèi)容：

這節(jié)，我們接著往下看第6張工具表：《項(xiàng)目溝通計劃表》

第六張工具表：《項(xiàng)目溝通計劃表》

我們都知道，一個項(xiàng)目往往都會牽扯到很多人，比如，項(xiàng)目組的成員、公司的領(lǐng)導(dǎo)、甲方客戶、上下游的供應(yīng)商等等，這些人，不管是直接還是間接地，影響著（或者被影響著）項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)度，這，在項(xiàng)目管理中，被稱為'干系人'或者'相關(guān)方'。

項(xiàng)目的順利實(shí)施，實(shí)際上，就是在權(quán)衡多方利弊后，各干系人對項(xiàng)目的期望達(dá)成共識的過程。項(xiàng)目的成功實(shí)施，就是滿足客戶、公司對項(xiàng)目的期望，也就是常說的在時間、成本、質(zhì)量約束條件下的項(xiàng)目目標(biāo)。

這，就是溝通的意義。

項(xiàng)目實(shí)施過程中，很多的問題，往往都是溝通不暢造成的：各干系人間的信息不對稱、相互間的誤會、各種不合作、協(xié)作困難，造成了項(xiàng)目各種各樣的返工、時間、成本上的浪費(fèi)。這些情況，不會隨著項(xiàng)目的推進(jìn)自動變好，若，不能及時解決，終將會造成項(xiàng)目的失敗。

所以，項(xiàng)目實(shí)施過程中，項(xiàng)目經(jīng)理最該干的事，就是搞定干系人，想辦法給各方干系人，營造一個良好的溝通氛圍，建立起一套順暢的溝通機(jī)制，這就是《項(xiàng)目溝通計劃表》的作用。

如下示例：

《項(xiàng)目溝通計劃表》包含兩部分內(nèi)容：項(xiàng)目基本情況和溝通計劃。

一、項(xiàng)目基本情況

內(nèi)容有，項(xiàng)目名稱、項(xiàng)目編號、制作人、審核人、項(xiàng)目經(jīng)理、制作日期，這些都是項(xiàng)目基本信息，在10大經(jīng)典項(xiàng)目管理工具中，都有，不用多說。

二、核心、項(xiàng)目溝通計劃

這，實(shí)際上是一個計劃列表，內(nèi)容有，利益干系人、所需信息、頻率、方法、責(zé)任人：

①利益干系人：在項(xiàng)目開始時，項(xiàng)目經(jīng)理，就要首先識別出項(xiàng)目所有的利益干系人，也就是，與項(xiàng)目有直接或者間接關(guān)系（影響或者被影響）的所有人員，如，公司的領(lǐng)導(dǎo)、甲方的客戶、PMO、項(xiàng)目組的成員、上下游的供應(yīng)商、未來產(chǎn)品/項(xiàng)目的運(yùn)維人員等等，把這些人，都列入到此表格中；
②所需信息：識別出干系人后，那接著就要了解這些干系人對項(xiàng)目的期望，不同的干系人、不同的視角、所關(guān)心的內(nèi)容也不同，比如，公司的領(lǐng)導(dǎo)想了解項(xiàng)目的進(jìn)展、里程碑、重大的決策時間點(diǎn)等；客戶，想了解項(xiàng)目的進(jìn)展、項(xiàng)目能解決的實(shí)際問題、業(yè)務(wù)需求的實(shí)現(xiàn)、操作的方便性等；供應(yīng)商，則，想了解項(xiàng)目的相互接口，以及工作上的相互配合等等；
③頻率：與干系人之間的溝通頻率，每天/周/月，還是某個時間節(jié)點(diǎn)，這也是根據(jù)干系人的特點(diǎn)制定的。比如，公司的領(lǐng)導(dǎo)，比較忙，每月定期匯報，或者，重大決策時刻溝通；客戶，對項(xiàng)目影響較大，頻率自然高點(diǎn)，每周至少溝通一次；項(xiàng)目組成員，溝通最頻繁，要協(xié)同工作，每天的站會、每周的例會等等；
④方法：采用什么樣的溝通方式，面對面、電話、郵件、會議等等。其中，面對面溝通方式的效果最佳，推薦重要工作的溝通，要采用面對面的方式；郵件，建議作為輔助溝通方式，發(fā)送郵件時，最好能抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，比如，在面對面或者會議后，發(fā)送郵件通知相關(guān)人員，抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的方式；
⑤負(fù)責(zé)人：誰來負(fù)責(zé)，要指定好責(zé)任人，這也是管理上的本質(zhì)，事情，一定要落地到實(shí)處，就是指定責(zé)任人。

當(dāng)，你把項(xiàng)目干系人都識別出來，并針對不同干系人的特點(diǎn)，制訂了針對性的溝通計劃（溝通內(nèi)容、頻率、方式、責(zé)任人）后，在項(xiàng)目實(shí)實(shí)施過程中，再根據(jù)計劃的實(shí)施效果，跟進(jìn)修訂，這樣，才能保證項(xiàng)目在一個良好的溝通氛圍中，持續(xù)順利地推進(jìn)。幾個要點(diǎn)：

要點(diǎn)①、要識別出所有的干系人：千萬不能漏掉重要干系人，如，客戶的領(lǐng)導(dǎo)、甲方的運(yùn)維人員、技術(shù)人員等等，他們可能不會直接參與到項(xiàng)目中，可是，未來某個時刻，他們往往會給項(xiàng)目的驗(yàn)收/維護(hù)造成影響；
要點(diǎn)②、根據(jù)不同干系人特點(diǎn)制訂不同的溝通計劃：要事要面對面或者會議方式，郵件輔之，抄送相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)；
要點(diǎn)③、指定責(zé)任人：管理的基礎(chǔ)，每件事，都要指定責(zé)任人，并且指定唯一責(zé)任人，可以有多個執(zhí)行人，最好還要有檢查人；
要點(diǎn)④、計劃要與干系人達(dá)成共識：計劃不能拍腦袋想，要與相關(guān)干系人確認(rèn)，達(dá)成共識，相互配合；
要點(diǎn)⑤、計劃要根據(jù)實(shí)際效果實(shí)時修訂：如果執(zhí)行起來效果不好，那要及時改進(jìn)，調(diào)整溝通策略。