工作流管理系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)圖
從圖中的體系結(jié)構(gòu)中，我們可以看出，工作流管理系統(tǒng)主要內(nèi)容分三部分：
軟件構(gòu)件。完成相應(yīng)功能的實現(xiàn)，包括流程過程定義，流程的發(fā)起、審批、監(jiān)控、結(jié)束等。
系統(tǒng)控制數(shù)據(jù)。存儲本系統(tǒng)和其他系統(tǒng)進行邏輯處理、流程控制、規(guī)則、約束條件、狀態(tài)、結(jié)果等數(shù)據(jù)。
其他應(yīng)用與應(yīng)用數(shù)據(jù)。供工作流系統(tǒng)調(diào)用的外部應(yīng)用和數(shù)據(jù)。
3． 系統(tǒng)的軟件構(gòu)件
通過分析，我們可以看到，工作流管理系統(tǒng)的軟件構(gòu)件是實現(xiàn)工作流管理的基本構(gòu)件，負責(zé)整個工作流管理的基本功能實現(xiàn)。它包括：工作流模型建立，工作流執(zhí)行服務(wù)，客戶應(yīng)用管理。
工作流模型建立：工作流模型描述了能夠由工作流執(zhí)行服務(wù)、執(zhí)行的過程所需要的所有信息，它是工作流管理系統(tǒng)的基礎(chǔ)。它可以利用第三方的建模工具，形象化地建立流程模型，并通過接口關(guān)系，建立系統(tǒng)所需要的控制數(shù)據(jù)；也可以通過系統(tǒng)本身的流程定義，直接生成控制數(shù)據(jù)。在流程定義中，要包括流程、活動、轉(zhuǎn)換條件、相關(guān)數(shù)據(jù)、角色、需要的應(yīng)用等實體。
工作流執(zhí)行服務(wù)：工作流執(zhí)行服務(wù)是工作流管理系統(tǒng)的核心。它是企業(yè)經(jīng)營過程的任務(wù)調(diào)度器。在過程建立完畢后，將由工作流執(zhí)行服務(wù)進行全面管理、監(jiān)控和調(diào)度具體的實例執(zhí)行。包括：過程的實例化和執(zhí)行、為過程和活動進行調(diào)度、與外部資源交互、處理相關(guān)數(shù)據(jù)。
客戶應(yīng)用管理：是客戶操作具體任務(wù)和活動的管理模塊，負責(zé)工作流任務(wù)表中任務(wù)的分發(fā)管理?？梢詫⒁粋€工作流管理系統(tǒng)中的任務(wù)管理器提供給客戶；同時，也可以針對多個工作流產(chǎn)品或者是多個應(yīng)用系統(tǒng)產(chǎn)品，編寫通用的任務(wù)管理器，進行系統(tǒng)的集成。
4． 系統(tǒng)的數(shù)據(jù)分類
工作流管理系統(tǒng)中存儲的數(shù)據(jù)可以分成：工作流控制數(shù)據(jù)，它是工作流執(zhí)行服務(wù)對其進行控制，用于處理過程或活動實例；相關(guān)數(shù)據(jù)，控制過程實例狀態(tài)轉(zhuǎn)換的條件，并決定相關(guān)的邏輯走向，可以被應(yīng)用所修改；應(yīng)用數(shù)據(jù)，是指由應(yīng)用程序操作的數(shù)據(jù)，反映的是具體業(yè)務(wù)的實際內(nèi)容信息，它是在整個流程中進行流動。實際上，前兩個數(shù)據(jù)是工作流管理系統(tǒng)中本身需要的數(shù)據(jù)，第三類數(shù)據(jù)是其他系統(tǒng)中的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)。比如，ERP系統(tǒng)結(jié)構(gòu)化的數(shù)據(jù)。
5． 其他應(yīng)用的調(diào)用
工作流管理系統(tǒng)在設(shè)計和實施中，都必須提供足夠的柔性，來滿足不同應(yīng)用的需要。在與不同的應(yīng)用系統(tǒng)進行交互時，要提供足夠的靈活性?？梢越?yīng)用接口規(guī)范和提供標(biāo)準的API函數(shù)在不同的系統(tǒng)間進行交互；可以建立靈活的調(diào)用通道，直接調(diào)用ERP系統(tǒng)中的應(yīng)用進行事務(wù)處理，這種調(diào)用可以在分布和異構(gòu)的系統(tǒng)間進行。
工作流技術(shù)的發(fā)展與應(yīng)用現(xiàn)狀
工作流技術(shù)的發(fā)展，經(jīng)過十幾年的努力，取得一定的結(jié)果。但在實際應(yīng)用中，應(yīng)用的企業(yè)還是較少，應(yīng)用的范圍窄，效果不理想。這里與產(chǎn)品的全面性、集成性有關(guān)，也與企業(yè)應(yīng)用的狀況有關(guān)，具體有以下幾點：
1． 工作流底層環(huán)境的建立
工作流管理系統(tǒng)必須建立在底層通信的基礎(chǔ)上，才能實現(xiàn)分布計算，這要額外付出經(jīng)費和精力進行構(gòu)筑，這是企業(yè)所不希望的，從而限制了在企業(yè)中的廣泛應(yīng)用。
2． 標(biāo)準化程度差
不同的廠商所提供的工作流產(chǎn)品具有獨立的一套工作流模型、工作流定義語言、API函數(shù)。但難于在不同系統(tǒng)之間進行交互，集成的效果不理想，不能方便地在不同系統(tǒng)間進行應(yīng)用對象的重復(fù)利用和數(shù)據(jù)的方便交流。
3． 系統(tǒng)的集成性不理想
工作流管理系統(tǒng)沒有達到真正的集成，還是在自己獨立地運行，處理一些行政上簡單的流程業(yè)務(wù)，不能很好將OA、ERP、CRM、SCM等具體事務(wù)處理系統(tǒng)緊密地聯(lián)系在一起，達到數(shù)據(jù)錄入一次即可有效的目的。
4． 實現(xiàn)的復(fù)雜性
實施一個完整的工作流管理系統(tǒng)，是一個復(fù)雜的過程，要了解其他應(yīng)用系統(tǒng)的業(yè)務(wù)，進行流程處理分析、業(yè)務(wù)流程改造、管理規(guī)程和操作規(guī)范建立等，并且還必須有不同軟件供應(yīng)商的全力配合。
5． 系統(tǒng)的安全性
系統(tǒng)中對于并發(fā)訪問和異常錯誤缺乏正確和可靠的支持。一旦系統(tǒng)出現(xiàn)非正常退出，如何恢復(fù)數(shù)據(jù)并保證數(shù)據(jù)的一致性還需要解決。
6． 企業(yè)管理者的觀念改變
一個系統(tǒng)實施的好與壞，與企業(yè)的管理者有密切的關(guān)系。任何一個應(yīng)用系統(tǒng)實施成功標(biāo)記就是：成功=使用。
目前工作流技術(shù)的研究日益受到重視，大家研究的主要問題包括三個方面：工作流的理論基礎(chǔ)，包括體系、模型、語言、接口等；工作流實現(xiàn)技術(shù)，包括性能、可靠性方面的研究；工作流技術(shù)的應(yīng)用，包括實施方法、應(yīng)用集成等。
工作流與ERP系統(tǒng)的應(yīng)用
工作流在ERP系統(tǒng)的發(fā)展中，是一個相當(dāng)重要的里程碑，對企業(yè)IT的應(yīng)用帶來的變化是極其強烈的。以工作流為基礎(chǔ)可配置可重構(gòu)的ERP系統(tǒng)，可以將工作流和ERP的事務(wù)處理結(jié)合在一起進行考慮，將具有更好的集成性，具有更長的生命周期。國家863計劃提出的新一代ERP系統(tǒng)的標(biāo)準中，明確要求以工作流引擎為基礎(chǔ)，加強流程控制與事務(wù)處理系統(tǒng)的集成。通過我們的實際研發(fā)，總結(jié)出工作流與ERP系統(tǒng)在實際應(yīng)用中的關(guān)系：
1． 以工作流實現(xiàn)ERP和OA集成
企業(yè)過程管理非常重要，經(jīng)常有些業(yè)務(wù)是貫穿ERP和OA兩個系統(tǒng)的。例如采購流程包括：采購申請、申批、定單、驗收單、入庫單等，他涉及到組織、角色、任務(wù)和過程的定義和管理。工作流管理系統(tǒng)恰如其分地將辦公審批、流轉(zhuǎn)、發(fā)布等流程控制與ERP系統(tǒng)結(jié)合在一起，讓企業(yè)過程管理隨時得到監(jiān)控。
2． 工作流和BPR
工作流與BPR的概念，已經(jīng)被幾乎所有的研究者聯(lián)系在一起研究和應(yīng)用。一個基于工作流、可配置、可重構(gòu)的ERP系統(tǒng)對于BPR十分重要。
工作流是支持企業(yè)業(yè)務(wù)過程重組和ERP系統(tǒng)動態(tài)重構(gòu)的關(guān)鍵技術(shù)，工作流技術(shù)可以支持應(yīng)用程序按用戶定義的流程或路線進行運行。基于工作流的ERP系統(tǒng)，可以通過流程的再定義，靈活地將應(yīng)用系統(tǒng)的功能連接在一起，快速完成企業(yè)BPR和ERP系統(tǒng)的搭建。
綜上所述，工作流管理技術(shù)是解決業(yè)務(wù)過程集成的重要手段，它與ERP或其他管理信息系統(tǒng)的集成，將實現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的管理、控制和過程的自動化，使企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)與業(yè)務(wù)系統(tǒng)真正集成，實現(xiàn)企業(yè)業(yè)務(wù)流程的重構(gòu)。所以工作流管理技術(shù)受到人們的高度重視并得到快速的發(fā)展。
