關(guān)于會(huì)議紀(jì)要的寫(xiě)作
龔仕文
一、會(huì)議紀(jì)要的定義
“會(huì)議紀(jì)要”屬于法定公文的一種。
中共中央辦公廳1996年印發(fā)的《中國(guó)共產(chǎn)黨機(jī)關(guān)公文處理?xiàng)l例》（以下簡(jiǎn)稱現(xiàn)行《條例》）和2000年國(guó)務(wù)院發(fā)布施行的《國(guó)家行政機(jī)關(guān)公文處理辦法》（以下簡(jiǎn)稱現(xiàn)行《辦法》）關(guān)于法定公文的定義明確：法定公文是依法處理公務(wù)活動(dòng)的重要工具，必須具有法定效力（或特定效力），同時(shí)具有規(guī)范體式（或規(guī)范格式）。
會(huì)議紀(jì)要在各級(jí)機(jī)關(guān)多年使用的實(shí)踐證明，它完全具備法定公文的兩個(gè)特征。其一，它是將會(huì)議議定的、與會(huì)各方以及有關(guān)單位必須共同遵守或執(zhí)行的事項(xiàng)和主要精神，經(jīng)加工整理而成，具有法定效用。其二，會(huì)議紀(jì)要擬制時(shí)又都約定成俗，有相對(duì)統(tǒng)一規(guī)范的體式和制發(fā)程序。
經(jīng)過(guò)若干年的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)總結(jié)，關(guān)于“會(huì)議紀(jì)要”的定義更加科學(xué)、準(zhǔn)確。1996年印發(fā)的現(xiàn)行《條例》定義，會(huì)議紀(jì)要“用于記載會(huì)議主要精神和議定事項(xiàng)”。2000年發(fā)布施行的現(xiàn)行《辦法》定義，會(huì)議紀(jì)要“適用于記載、傳達(dá)會(huì)議情況和議定事項(xiàng)”。顯然，會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄不同，與報(bào)道會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容的簡(jiǎn)報(bào)也不同。其種種區(qū)別之中最重要的一個(gè)區(qū)別就在于，會(huì)議紀(jì)要具有特定的法定性，而會(huì)議記錄、會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)一般不具法定性。
二、會(huì)議紀(jì)要的作用、類(lèi)別和特征
“會(huì)議紀(jì)要”是根據(jù)會(huì)議主旨并在會(huì)議記錄的基礎(chǔ)上概括、提煉寫(xiě)成的，通常用平實(shí)、精練、嚴(yán)謹(jǐn)?shù)恼Z(yǔ)言綜合會(huì)議情況和結(jié)果，具有紀(jì)實(shí)性、簡(jiǎn)要性和指導(dǎo)性；既可上報(bào)，又可下發(fā)，也可平行使用，所以兼有上行、下行和平行的特征。
一般說(shuō)來(lái)，工作會(huì)議、例行會(huì)議、座談會(huì)都應(yīng)當(dāng)產(chǎn)生紀(jì)要。為了工作需要，它可以直接下發(fā)，也可呈報(bào)上級(jí)批轉(zhuǎn)下達(dá)，還可以由主持會(huì)議的機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志加批語(yǔ)下發(fā)，有時(shí)還可將會(huì)議紀(jì)要公布于報(bào)刊。
紀(jì)實(shí)性，是會(huì)議紀(jì)要的基本特點(diǎn)，也是擬定會(huì)議紀(jì)要的基本原則；簡(jiǎn)要性，是會(huì)議紀(jì)要的基本要求，洗練是會(huì)議紀(jì)要的特點(diǎn)；指導(dǎo)性，是會(huì)議紀(jì)要的基本功能，會(huì)議紀(jì)要必須集中反映會(huì)議精神，一經(jīng)發(fā)布和下達(dá)，便對(duì)與會(huì)單位及有關(guān)單位或人員貫徹執(zhí)行議定事項(xiàng)具有指導(dǎo)和約束作用。
會(huì)議紀(jì)要一般不單獨(dú)行文。如需將會(huì)議紀(jì)要報(bào)送上級(jí)機(jī)關(guān)，必須用一份報(bào)送報(bào)告，附上會(huì)議紀(jì)要一并呈送。如需印發(fā)下級(jí)機(jī)關(guān)執(zhí)行，則要用一份批轉(zhuǎn)通知，附會(huì)議紀(jì)要一并下發(fā)。
按會(huì)議的性質(zhì)，會(huì)議紀(jì)要大體上可以分為三種類(lèi)型：議決型，情況型，消息型。
議決型會(huì)議紀(jì)要，用以記載和傳達(dá)會(huì)議的議定事項(xiàng)。這類(lèi)紀(jì)要政策性較強(qiáng)，具有一定的指導(dǎo)意義。它是根據(jù)會(huì)議的議題和會(huì)議討論情況，包括議決事項(xiàng)，加以分析、概括主要的結(jié)論，提出解決問(wèn)題的措施，以指導(dǎo)工作任務(wù)的完成。這種紀(jì)要適用于重要的工作會(huì)議，如《全國(guó)農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》（1982年4月6日《人民日?qǐng)?bào)》刊載）、《海關(guān)工作聯(lián)席會(huì)議紀(jì)要》（1989年）；也適用于專(zhuān)業(yè)會(huì)議，如《江蘇省人民政府專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要第4號(hào)》（2002年1月17日，研究2002年全省企業(yè)改革與管理工作意見(jiàn)）、《南京揚(yáng)子江石化有限公司專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要》（2004年4月26日，研究建立有限公司經(jīng)營(yíng)指標(biāo)考核體系）等，都屬于這類(lèi)紀(jì)要?？梢?jiàn)，其使用范圍很廣，既有全國(guó)性的、地區(qū)性的，也有企事業(yè)或群眾團(tuán)體的。
情況型會(huì)議紀(jì)要，用以全面概括會(huì)議的議程、議題、討論情況、討論結(jié)果和會(huì)議精神，起到傳遞信息、交流經(jīng)驗(yàn)的作用。這種紀(jì)要多適用于各類(lèi)座談會(huì)、經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)和各種學(xué)術(shù)會(huì)議等。如《〈高等院校檔案工作規(guī)范〉（試行）研討會(huì)紀(jì)要》。
消息型會(huì)議紀(jì)要，用以發(fā)布會(huì)議成果。主要是一種帶有新聞報(bào)道性質(zhì)的紀(jì)要。記載和傳達(dá)會(huì)議概況、會(huì)議內(nèi)容、主要議題、議決情況、會(huì)議成果以及會(huì)議中提出的一些問(wèn)題或建議等。這種紀(jì)要多適用于學(xué)術(shù)性、協(xié)商性會(huì)議。如《2005年西北地區(qū)高校文化素質(zhì)教育基地建設(shè)工作研討會(huì)議紀(jì)要》。
按內(nèi)容涵蓋，紀(jì)要還可分為綜合性紀(jì)要和專(zhuān)題性紀(jì)要。
綜合性紀(jì)要又稱辦公會(huì)議紀(jì)要或日常行政工作會(huì)議紀(jì)要，常用于黨政機(jī)關(guān)、人民團(tuán)體和企事業(yè)單位等各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)班子研究問(wèn)題、部署工作的一攬子會(huì)議。這種會(huì)議內(nèi)容廣泛，常就各方面問(wèn)題進(jìn)行全面討論，得出若干結(jié)論；有的還形成決定，要求有關(guān)方面執(zhí)行。
專(zhuān)題性紀(jì)要是對(duì)會(huì)議討論的中心議題取得的成果所作出的紀(jì)要，多用于專(zhuān)業(yè)性會(huì)議。此外，還可以按會(huì)議性質(zhì)分類(lèi)，如例會(huì)紀(jì)要、座談會(huì)紀(jì)要等。
角度不同，類(lèi)別不同。
《江蘇省人民政府專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要第19號(hào)》（2004年4月20日，研究分析能源供應(yīng)形勢(shì)，研究對(duì)策措施。見(jiàn)例文1）和《南京揚(yáng)子江石化有限公司專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要》（2004年4月15日，研究公司煤炭采購(gòu)問(wèn)題。見(jiàn)例文2），如按會(huì)議的性質(zhì)，它們都屬于議決型會(huì)議紀(jì)要；如按內(nèi)容涵蓋，則它們又同屬于專(zhuān)題性紀(jì)要。
三、會(huì)議紀(jì)要的結(jié)構(gòu)與寫(xiě)法
“會(huì)議紀(jì)要”一般由標(biāo)題和正文（正文又包括前言、主體和結(jié)尾三部分）組成。會(huì)議紀(jì)要一般不落款，成文時(shí)間可寫(xiě)在標(biāo)題下。
1.標(biāo)題。
會(huì)議紀(jì)要的標(biāo)題有3種形式，位置都在正文上方正中央。
一是會(huì)議名稱加“紀(jì)要”，如《四川省第一次防火責(zé)任人會(huì)議紀(jì)要》《全國(guó)農(nóng)村愛(ài)國(guó)衛(wèi)生運(yùn)動(dòng)現(xiàn)場(chǎng)經(jīng)驗(yàn)交流會(huì)紀(jì)要》。如屬辦公會(huì)、例會(huì)紀(jì)要的標(biāo)題，只要求標(biāo)明哪個(gè)單位、什么性質(zhì)的會(huì)議。這種標(biāo)題，在一個(gè)單位內(nèi)是固定的。如《省委常委會(huì)議紀(jì)要》《江蘇省人民政府專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要》。
二是由發(fā)文機(jī)關(guān)、事由、文種組成，如《廣西省人民政府關(guān)于加強(qiáng)少數(shù)民族地區(qū)文化藝術(shù)交流問(wèn)題的會(huì)議紀(jì)要》。
三是正副標(biāo)題式，如《全球化進(jìn)程中的中國(guó)文化——南京市市民保護(hù)傳統(tǒng)文化座談會(huì)紀(jì)要》《貫徹黨的十六大精神 開(kāi)創(chuàng)三農(nóng)工作新局面——河南省農(nóng)村工作會(huì)議紀(jì)要》。
上面例舉的一些座談會(huì)紀(jì)要的標(biāo)題，主要是把會(huì)議討論的問(wèn)題簡(jiǎn)要地標(biāo)出來(lái)，每次的會(huì)議不同，標(biāo)題也不同?？傊?，不論什么樣的標(biāo)題，都要起到使人一目了然的效果。
2.前言。
是會(huì)議紀(jì)要的開(kāi)頭部分。主要是簡(jiǎn)介會(huì)議概況。即以簡(jiǎn)短的文字把會(huì)議概貌敘述出來(lái)，給人以總體印象，對(duì)會(huì)議有一個(gè)總的了解。
如《江蘇省人民政府專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要（第19號(hào)）》的前言（見(jiàn)例文1正文第一自然段）：“2004年4月19日，李全林副省長(zhǎng)主持召開(kāi)省能源聯(lián)席會(huì)議第一次會(huì)議，主要研究分析當(dāng)前能源供應(yīng)形勢(shì)，研究對(duì)策措施，布置當(dāng)前工作?！緟⒓恿藭?huì)議。” 和《南京揚(yáng)子江石化有限公司專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要》的前言（見(jiàn)例文2正文第一自然段）：“2004年4月15日，包能源副總經(jīng)理主持召開(kāi)了煤炭采購(gòu)專(zhuān)題會(huì)?！葏⒓恿藭?huì)議。”前者155字，后者153字，但說(shuō)清楚了會(huì)議名稱、屆次、目的、任務(wù)（內(nèi)容），開(kāi)會(huì)的時(shí)間、地點(diǎn)，會(huì)議主持人，參加和列席會(huì)議的人員，會(huì)議主要議題和主要成果等。
3.主體。
也有的會(huì)議紀(jì)要開(kāi)頭不寫(xiě)會(huì)議概況，很快就進(jìn)入主體內(nèi)容。主體，是正文的主要部分，也是整個(gè)會(huì)議紀(jì)要的核心部分。概述會(huì)議的內(nèi)容、決議、主要精神和任務(wù)。
如《江蘇省人民政府專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要（第19號(hào)）》（見(jiàn)例文1），和《南京揚(yáng)子江石化有限公司專(zhuān)題會(huì)議紀(jì)要》（見(jiàn)例文2），寫(xiě)法略有不同。但由例文1、例文2可知，會(huì)議紀(jì)要的正文這部分內(nèi)容，是根據(jù)會(huì)議的中心議題，按主次、有重點(diǎn)地寫(xiě)出會(huì)議的成果，包括對(duì)會(huì)議所討論的問(wèn)題的現(xiàn)實(shí)情況的分析和認(rèn)識(shí)；其重要性、已有成就和有待解決的事項(xiàng)；對(duì)會(huì)議所討論的問(wèn)題今后應(yīng)采取的方針、政策、解決辦法；組織領(lǐng)導(dǎo)和措施；需要向上級(jí)機(jī)關(guān)反映或提請(qǐng)注意的問(wèn)題等。
主體的寫(xiě)法有三種：
（1）概括式。也稱綜合式。即把會(huì)議所討論和議決的事項(xiàng)進(jìn)行綜合概括，按性質(zhì)歸納成幾個(gè)方面逐一寫(xiě)出。這種寫(xiě)法的好處是主次分明，有利于突出主要內(nèi)容，有利于從原則高度把問(wèn)題說(shuō)深說(shuō)透。一般不反映意見(jiàn)性、要求性的內(nèi)容，主要記載會(huì)議情況和結(jié)果。這種寫(xiě)法多用于小型會(huì)議，討論的問(wèn)題比較集中、單一，意見(jiàn)比較一致。
（2）分項(xiàng)式。會(huì)議規(guī)模比較大，討論問(wèn)題比較多，涉及面比較廣時(shí)，可采取這種寫(xiě)法。即將會(huì)議討論和議決的事項(xiàng)分條列項(xiàng)，按主次輕重有序地寫(xiě)，使之條理化，一目了然。這部分內(nèi)容常使用“會(huì)議認(rèn)為”“會(huì)議指出”等導(dǎo)語(yǔ)，以此引領(lǐng)下文。其好處是寫(xiě)作結(jié)構(gòu)眉目清晰，事項(xiàng)讀來(lái)也清晰，便于理解執(zhí)行。
（3）發(fā)言記錄式。也稱摘要式。即按會(huì)上發(fā)言的順序或內(nèi)容性質(zhì)分類(lèi)，把與會(huì)者的重要發(fā)言摘錄出來(lái)。注意先寫(xiě)發(fā)言者姓名，后記其發(fā)言；且僅摘要點(diǎn)，不可原話全錄；在記其第一次發(fā)言時(shí)，應(yīng)在其姓名之后用圓括號(hào)注明其單位、職務(wù)或職稱。好處是盡量保留發(fā)言人談話內(nèi)容的完整性和風(fēng)格，既如實(shí)地反映了會(huì)議討論的情況和每個(gè)人的意見(jiàn)，又避免了一般化和千篇一律，比較客觀、真實(shí)、具體。有些座談會(huì)，如學(xué)術(shù)討論會(huì)、市民論壇的紀(jì)要常用這種寫(xiě)法。
（4）條款式。也稱條項(xiàng)式。有些重要工作會(huì)議圍繞會(huì)議主旨形成的意見(jiàn)、確定的事項(xiàng)比較多，帶有決定性質(zhì)，而且每條意見(jiàn)、事項(xiàng)可以單列成文，可采取條款式寫(xiě)法，把會(huì)議討論的內(nèi)容分列為若干條，一條寫(xiě)一個(gè)意思或一件事情；每條的開(kāi)段領(lǐng)句，即是該條的中心意思。這種寫(xiě)法的好處是條理分明。例文1、例文2就是條款式會(huì)議紀(jì)要的典型范文。
4.結(jié)尾。
這部分有的提出一般性的希望、號(hào)召；有的要求有關(guān)單位認(rèn)真貫徹執(zhí)行會(huì)議精神，努力完成會(huì)議提出的各項(xiàng)任務(wù)。也有些會(huì)議紀(jì)要，如例文1、例文2不再單寫(xiě)這一部分，寫(xiě)完會(huì)議精神和決定部分就戛然而止，結(jié)束全文。
有些紀(jì)要（如例文1）的尾部還寫(xiě)明會(huì)議紀(jì)要整理單位和紀(jì)要整理時(shí)間，標(biāo)識(shí)主題詞，注明上報(bào)下發(fā)單位、印發(fā)機(jī)關(guān)和日期以及印發(fā)份數(shù)。一些工作例會(huì)的紀(jì)要的結(jié)尾，有時(shí)還將出席人、列席人、缺席人姓名寫(xiě)上。
四、擬寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要的具體要求
會(huì)議紀(jì)要是綜合整理會(huì)議精神而成的。在落筆之先，應(yīng)認(rèn)真研究會(huì)議有關(guān)文件，尤其要認(rèn)真查閱會(huì)議記錄，著重閱讀有關(guān)議題及決定事項(xiàng)，吃透會(huì)議精神，把握會(huì)議主旨，然后再動(dòng)筆。具體要求可以歸納為“四要”：
1.要弄清會(huì)議主旨，緊扣主題，突出中心。
紀(jì)要是為貫徹會(huì)議主旨服務(wù)的。首先，應(yīng)當(dāng)圍繞會(huì)議主旨及主要成果來(lái)整理、提煉、概括。著筆重點(diǎn)不是會(huì)議過(guò)程，而是會(huì)議的決議和成果；不是羅列會(huì)議結(jié)果內(nèi)容，而是對(duì)結(jié)果進(jìn)行歸納概括；不能空泛落套地議論，而要求有實(shí)質(zhì)內(nèi)容地表述；不能記流水賬，而是要集中寫(xiě)好會(huì)議重點(diǎn)內(nèi)容。會(huì)議明確和解決的問(wèn)題，凡是與會(huì)議主題有關(guān)、聯(lián)系緊密的，要盡量寫(xiě)充分，反之，可少寫(xiě)或不寫(xiě)。否則，寫(xiě)出的紀(jì)要就會(huì)雜亂無(wú)章，不得要領(lǐng)，甚至走題。撰稿者應(yīng)心無(wú)二用、自始至終參加會(huì)議，不可心有旁鶩，或因出接電話或倒茶送水，“丟掉”了會(huì)議最重要的內(nèi)容。
2.要注意真實(shí)性和說(shuō)理性。
紀(jì)要應(yīng)忠實(shí)于事實(shí)，要認(rèn)真分析研究會(huì)議發(fā)言者的某些觀點(diǎn)，不可摻雜純屬撰寫(xiě)者個(gè)人的意見(jiàn)，更不可隨意增減發(fā)揮。為使紀(jì)要闡述的道理有較強(qiáng)的說(shuō)服力，可以引用會(huì)上使用的一些材料和數(shù)字，但引用之前要認(rèn)真加以核對(duì)。
3.文字上要簡(jiǎn)潔、明快，使人一目了然。
首先，要根據(jù)會(huì)議內(nèi)容確定采取哪種整理方法，以利于最清楚地表達(dá)會(huì)議主要精神。其次，語(yǔ)句要盡可能簡(jiǎn)短，切忌長(zhǎng)篇大論；每段文字不可過(guò)長(zhǎng)，可適當(dāng)多分層次。有的會(huì)議紀(jì)要，寫(xiě)決定事項(xiàng)，雖然只有三兩句話，也最好作為一個(gè)自然段。
4.要做好送審工作。
“送審”，就是送給領(lǐng)導(dǎo)審定、把關(guān)。對(duì)重要會(huì)議，為保證會(huì)議紀(jì)要質(zhì)量，可先將紀(jì)要的要點(diǎn)或提綱提請(qǐng)會(huì)議討論確定；紀(jì)要起草后，再交會(huì)議討論、定稿。一般例行會(huì)議紀(jì)要，則可由秘書(shū)人員根據(jù)會(huì)議的結(jié)論性意見(jiàn)直接擬寫(xiě)，由主管領(lǐng)導(dǎo)人或辦公部門(mén)負(fù)責(zé)人審定即可印發(fā)，不必再經(jīng)過(guò)會(huì)議討論通過(guò)。例如，省委常委會(huì)議紀(jì)要或省政府會(huì)議紀(jì)要，一般由秘書(shū)長(zhǎng)審定；重要的會(huì)議紀(jì)要，則要由省委書(shū)記或省長(zhǎng)親自簽發(fā)。企業(yè)的總經(jīng)理辦公會(huì)會(huì)議紀(jì)要，一般由辦公室主任審閱后送總經(jīng)理簽發(fā)。如涉及人、財(cái)、物問(wèn)題，在送主要領(lǐng)導(dǎo)審定前，還要送有關(guān)部門(mén)負(fù)責(zé)人會(huì)簽，以防出現(xiàn)差錯(cuò)、失實(shí)和扯皮等現(xiàn)象。
五、擬寫(xiě)會(huì)議紀(jì)要應(yīng)特別注意避免的問(wèn)題
會(huì)議紀(jì)要是黨和國(guó)家規(guī)定的公文文種，要嚴(yán)格按照公文的寫(xiě)作和處理程序進(jìn)行擬稿、審核、簽發(fā)、繕印和分發(fā)。特別是要避免出現(xiàn)以下幾種情況：
1.紀(jì)要沒(méi)有如實(shí)反映會(huì)議內(nèi)容。
會(huì)議紀(jì)要的撰寫(xiě)者以主觀的愿望取舍、概括、提煉與會(huì)者的發(fā)言；或者用變換角度、斷章取義的手法篡改與會(huì)者的觀點(diǎn)，變更會(huì)議中心議題；或者離開(kāi)會(huì)議實(shí)際進(jìn)行再創(chuàng)造，人為地拔高、深化和“填平補(bǔ)齊”，這些都會(huì)使所寫(xiě)的會(huì)議紀(jì)要失去客觀真實(shí)性。如某市委召開(kāi)一次關(guān)于查辦工作的討論會(huì)，會(huì)議議定：“為了進(jìn)一步提高查辦工作的質(zhì)量和效率，發(fā)揮查辦作用，會(huì)議強(qiáng)調(diào)，必須堅(jiān)持‘領(lǐng)導(dǎo)同志主持，查辦部門(mén)協(xié)助’的工作原則，在立項(xiàng)、轉(zhuǎn)辦、上報(bào)結(jié)果等方面，都要向分管秘書(shū)長(zhǎng)或分管主任請(qǐng)示匯報(bào)，重要的查辦件還要由秘書(shū)長(zhǎng)、辦公廳主任向市委書(shū)記或分管副書(shū)記請(qǐng)示匯報(bào)”。但是經(jīng)過(guò)撰寫(xiě)者“加工”“整理”后的《會(huì)議紀(jì)要》卻變成了“為了進(jìn)一步提高查辦工作的質(zhì)量和效率，發(fā)揮查辦作用，會(huì)議強(qiáng)調(diào)：要堅(jiān)持‘領(lǐng)導(dǎo)同志為主，查辦部門(mén)為輔’的工作原則?！?/span>”這顯然篡改了會(huì)議原意。
2.紀(jì)要沒(méi)有抓住會(huì)議中心議題。
紀(jì)要撰寫(xiě)者沒(méi)有認(rèn)真分析研究與會(huì)者的發(fā)言，并根據(jù)會(huì)議確定的主旨進(jìn)行綜合、歸納，提綱挈領(lǐng)地反映會(huì)議的重要成果，而是不分主次，面面俱到；或者主次顛倒，使已經(jīng)解決的主要問(wèn)題沒(méi)有得到充分反映，次要問(wèn)題反而喧賓奪主，從而降低了會(huì)議紀(jì)要的質(zhì)量。如某省委辦公部門(mén)召開(kāi)的一次關(guān)于如何加強(qiáng)信息工作的專(zhuān)題會(huì)，會(huì)上重點(diǎn)討論了六個(gè)問(wèn)題：（1）今年信息工作的重大事項(xiàng)；（2）加強(qiáng)調(diào)查研究和綜合分析，在提高信息質(zhì)量上下功夫；（3）加強(qiáng)綜合部門(mén)的信息工作，增強(qiáng)信息的綜合性；（4）抓好向中辦提供信息的工作；（5）加強(qiáng)內(nèi)部政治、業(yè)務(wù)建設(shè)；（6）加強(qiáng)全省信息工作的業(yè)務(wù)指導(dǎo)。這次會(huì)議形成的紀(jì)要卻把第一個(gè)重點(diǎn)問(wèn)題給忽視了，沒(méi)有詳細(xì)闡述，而是一筆帶過(guò)；對(duì)其它問(wèn)題卻寫(xiě)得很具體。顯然，失之偏頗。
3.紀(jì)要沒(méi)有注意真實(shí)性和說(shuō)理性。
在會(huì)議紀(jì)要起草過(guò)程中，撰寫(xiě)者對(duì)會(huì)議發(fā)言者的某些觀點(diǎn)沒(méi)有認(rèn)真加以研究，引用的材料也沒(méi)有詳細(xì)核對(duì)，而有采取照貓畫(huà)虎、照相式的“純客觀”反映，不管道理通不通，事實(shí)對(duì)不對(duì)，能否說(shuō)明問(wèn)題，人家講什么，紀(jì)要就寫(xiě)什么，結(jié)果，表面上似乎忠實(shí)了會(huì)上發(fā)言，卻使紀(jì)要起不了應(yīng)有的效果。
六、會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄、決議和簡(jiǎn)報(bào)的區(qū)別
會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議記錄。
兩者最大的特點(diǎn)都在于“實(shí)錄”，即如實(shí)反映會(huì)議活動(dòng)的情況和結(jié)果。紀(jì)實(shí)性是它們的生命。但兩者有根本區(qū)別。
會(huì)議記錄是一項(xiàng)重要的工作記錄材料，無(wú)論是詳記還是簡(jiǎn)記、摘記，都是原始記錄，與會(huì)者怎么說(shuō)就怎么記，既不能走神遺漏重要內(nèi)容，也不能以一己之好惡人為增刪，或添枝加葉或蓄意遺漏重要內(nèi)容。會(huì)議記錄應(yīng)指定專(zhuān)人負(fù)責(zé)，用專(zhuān)門(mén)的編號(hào)的本子記錄、保管，每次會(huì)后，會(huì)議主持人都應(yīng)在記錄的右下方署名，以示對(duì)會(huì)議記錄真實(shí)性的認(rèn)可和認(rèn)證。會(huì)議紀(jì)要則是在會(huì)議記錄基礎(chǔ)上通過(guò)執(zhí)筆人按會(huì)議宗旨進(jìn)行分析綜合，去蕪存精，按一定的邏輯順序加工而成。
會(huì)議記錄是事務(wù)文書(shū)，不是法定公文，也不是文章，充其量只能做文章的原始材料。紀(jì)要則是經(jīng)過(guò)抽象思維，加工制作之后形成的文章。會(huì)議記錄只有紀(jì)實(shí)性，會(huì)議紀(jì)要還有指導(dǎo)性。
會(huì)議記錄有話必錄，會(huì)議紀(jì)要要求摘要、簡(jiǎn)要。會(huì)議記錄僅作為機(jī)關(guān)單位內(nèi)部資料使用，備案、備查。會(huì)議紀(jì)要則要求在一定范圍內(nèi)公布，用以指導(dǎo)工作。
需要說(shuō)明的，一是隨著OA（Office Automation 辦公自動(dòng)化）綜合科學(xué)技術(shù)進(jìn)入辦公室作業(yè)，屏幕代替紙、鍵盤(pán)代替筆、錄音和筆記本電腦輔助甚至代替筆記，以設(shè)備和系統(tǒng)的高度自動(dòng)化和辦公環(huán)境的自動(dòng)化系統(tǒng)為主，實(shí)現(xiàn)電子化、無(wú)紙化、智能化、數(shù)字化、標(biāo)準(zhǔn)化、通訊高速化、多樣化聯(lián)機(jī)化，使辦公自動(dòng)化向更高的層次發(fā)展，會(huì)議記錄的載體、認(rèn)可和認(rèn)證方式，會(huì)有變化。二是港澳回歸、成立特別行政區(qū)之后，建立了各自的公文體系，其中有許多新型文體，如“會(huì)議記錄”“通函”“錄事”“便箋”“建議書(shū)”等；臺(tái)灣1973年公文改革后，出現(xiàn)了“書(shū)函”“電話記錄”等新型文體。因之，在港澳特別行政區(qū)和臺(tái)灣省，會(huì)議記錄和電話記錄等文種也屬法定公文。這又另當(dāng)別論了。
會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議決議。
兩者都反映會(huì)議議決事項(xiàng)，但會(huì)議決議通常只反映多數(shù)人的一致意見(jiàn)和觀點(diǎn)，有人有不同意見(jiàn)，在決議里一般不反映。會(huì)議紀(jì)要則要求將會(huì)議上有代表性的各種觀點(diǎn)和意見(jiàn)，都一一如實(shí)反映，特別是情況型紀(jì)要和消息型紀(jì)要更是如此。
會(huì)議紀(jì)要與會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)。
兩者都是反映會(huì)議情況的，但會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)只反映會(huì)議某個(gè)階段或某個(gè)方面的情況，會(huì)議紀(jì)要則要全面地系統(tǒng)地反映會(huì)議情況和會(huì)議精神。會(huì)議簡(jiǎn)報(bào)可以定期不定期編發(fā)，一次會(huì)議可以編發(fā)多期簡(jiǎn)報(bào)，甚至可以一天按會(huì)議進(jìn)程或按會(huì)議討論的不同專(zhuān)題編發(fā)多期簡(jiǎn)報(bào)；但紀(jì)要一次會(huì)議只能產(chǎn)生一份。
會(huì)議紀(jì)要與會(huì)談紀(jì)要。
兩者都是反映會(huì)議情況的，且文種名稱僅一字之差，但約束對(duì)象和約束效力大相徑庭。
會(huì)議紀(jì)要是根據(jù)會(huì)議宗旨和討論內(nèi)容，參照會(huì)議記錄，扼要記述會(huì)議情況，重點(diǎn)闡明會(huì)議基本精神的文件。而會(huì)談紀(jì)要常常需要通過(guò)會(huì)談雙方或諸方反復(fù)磋商以后才能訴諸文字。這種把會(huì)談結(jié)果以書(shū)面形式載錄定約的文件，對(duì)與會(huì)各方在一定范圍、一定時(shí)間內(nèi)，具有憑據(jù)的效力。
亦即，會(huì)議紀(jì)要通常由會(huì)議主辦單位擬就，目的是議后有文，貴在“行”（遵守和執(zhí)行）；而會(huì)談紀(jì)要一般由會(huì)談各方共同草簽，用意在篤誠(chéng)不二，重在“信”（憑信）。
而且，會(huì)議紀(jì)要是一次會(huì)議的終結(jié)文件，會(huì)談紀(jì)要則一般都是會(huì)談各方正式簽約前的必要準(zhǔn)備，常常是過(guò)渡性文件。
由此可見(jiàn)，會(huì)議紀(jì)要較之其它會(huì)議文件，具有內(nèi)容扼要、語(yǔ)言精練、全面準(zhǔn)確、富于邏輯性等特征。
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