檔案信息化建設可以減少檔案原件受損,后期的查詢、維護也更方便、快捷。但在檔案信息化建設進程中存在許多阻礙,在厘清檔案信息化發(fā)展阻礙,分析檔案信息化建設制約因素的基礎上,提出檔案信息化建設措施。
作者簡介：劉昊瑜(1982—),女,山東招遠人,館員,碩士,主要從事檔案管理研究。;
收稿日期：2019-05-14
The construction of archives information can reduce the damage of original files, making the later inquiry and maintenance more convenient and faster. However, there are many obstacles in the construction process of archive information. In regard to archive information construction, this paper clarifies the obstacles to its development, analyzes its constraints and puts forward the measures.
Received： 2019-05-14
高校檔案是學校在各項活動中形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄，一般用文字、影音、圖片等形式作為材料進行保留。檔案作為記錄高校歷史發(fā)展和記錄教學科研工作過程的存在，具有相當重要的用途。
如今信息技術不斷變化和精進，已經(jīng)逐漸演變成信息大趨勢，各領域都在進行信息化建設和管理。信息化檔案管理和過去的檔案管理相比可謂天壤之別，用過去的方法進行管理會遇到很多問題，因此，如何實現(xiàn)信息化的檔案管理是現(xiàn)階段大部分高校面臨的問題。首先需要將高校檔案的現(xiàn)狀和問題進行整合，再通過了解信息化建設的特點，從而分析信息化建設的重要性和此舉對檔案工作的影響與重要性，借此對過去的檔案管理方法進行革新，改變對檔案固有的看法與見解，跟上信息時代的腳步，做好新時代的檔案建設與管理工作。
隨著國家的不斷發(fā)展，各領域都在飛速發(fā)展，國家對教育的要求也逐漸提高，教育事業(yè)迎來了革新，高校教育也責無旁貸。對于高校教育來說，檔案又是重中之重，記錄了高校的歷史和現(xiàn)在，同時影響著未來。所以，檔案管理的信息化建設與管理蓄勢待發(fā)、刻不容緩。
要開展高校檔案信息化建設，首先要了解如今管理方法的現(xiàn)狀和存在的問題，并對此進行分析和討論，利用信息化管理解決問題。
在過去的管理中，由于要發(fā)展的項目過多，而且信息化產(chǎn)品更新?lián)Q代頻繁，消耗較大，需要及時更換，所以，對檔案方面的資金投入較少，導致很多基礎設施不足，不能更好、更有效地保存更多的檔案信息，無法對檔案進行維護，限制了檔案管理的發(fā)展。
基礎設施不足，導致檔案管理人員管理檔案時使用十分老舊的方法，落后的管理方式導致檔案資料易損易壞，保管方式也會導致資料丟失。有些高校嘗試電子化管理方法，購買部分軟件，進行信息化管理，但由于后續(xù)資金不足，在后續(xù)管理期間不能保證檔案信息的網(wǎng)絡安全，檔案信息一旦泄露，會對高校造成不可預估的損失，同時會阻礙檔案信息化建設的腳步
過去檔案管理沒有統(tǒng)一的標準，在檔案工作中沒有具體的規(guī)范和要求，管理起來一團亂麻，只能憑借管理人員自身的經(jīng)驗來管理，無法讓檔案更好地發(fā)揮應有的作用，無法為高校發(fā)展提供助力。
沒有標準，意味著在管理期間沒有明確的章程，管理人員分散并且沒有明確的任務分配，導致檔案未得到規(guī)范系統(tǒng)的整理，不僅對保存檔案信息不利，管理人員也會面臨后續(xù)整理難、分類難、查詢難的問題。
過去并沒有針對檔案管理進行分類培訓，也沒有培養(yǎng)檔案管理人才的意識，在人員選擇上多是東拼西湊，思想水平、素質(zhì)與能力具有較大差異，且大部分人員管理意識薄弱，部分人員甚至是兼職管理檔案，并不能將全部精力投入到檔案管理工作中。
檔案人員的專業(yè)素養(yǎng)不高會導致很多問題。比如，管理人員思想落后，思想意識停留在以前，對信息化管理手段嗤之以鼻，不愿接受更有效的管理方法；管理人員學歷不齊，并且未接受過檔案方面的培訓，缺乏檔案管理人員應有的素質(zhì)和能力，嚴重限制了檔案信息化管理的發(fā)展；管理人員不具備計算機操作水平，對于信息化管理來說，熟練使用計算機是不可或缺的技能，管理過程中很多工作都需要通過計算機來完成，不具備計算機操作能力意味著很多工作都無法順利完成；管理人員熱情不高，由于沒有經(jīng)過培訓，也不是專職檔案人員，對檔案管理缺乏熱情，工作中渾水摸魚，得過且過，在管理工作中不認真，嚴重影響檔案信息功能的實現(xiàn)。
對檔案工作進行信息化建設，首先要了解信息化管理的優(yōu)點和管理手段，不能盲目跟風，了解后再進行管理是對檔案負責，也是對高校負責。
檔案信息化建設的釋義是對檔案進行現(xiàn)代化信息技術管理，是指運用信息技術提高檔案工作現(xiàn)代化水平，重新思考檔案管理的新方法，確立網(wǎng)絡環(huán)境中檔案管理與檔案服務的基本框架與基本方法，實現(xiàn)檔案信息的社會化服務
檔案信息數(shù)字化是指利用數(shù)據(jù)庫技術、數(shù)據(jù)壓縮技術、掃描技術等方法，將原本的紙質(zhì)文件、聲音文件、圖片文件等傳統(tǒng)介質(zhì)檔案變?yōu)殡娮訖n案，對此進行系統(tǒng)化編排，組成檔案信息庫。
檔案網(wǎng)站是指在網(wǎng)站上建立站點，以網(wǎng)頁方式提供可以公開的檔案信息查詢，并對檔案信息化進行宣傳。
數(shù)字檔案館是指利用網(wǎng)絡提取檔案信息的一種方式，以存取為中心，為檔案管理提供了新的管理方法。數(shù)字檔案館也對管理人員提出了新的更高的要求。
信息化檔案保存時，掃描后的檔案直接保存在檔案庫內(nèi)，不受外界環(huán)境影響，檔案保存質(zhì)量得到很大提升。以前的保管方法中，檔案會隨著時間的推移逐漸受損，即使最好的保存技術也不能阻止檔案的損壞。
信息化檔案查詢時，可以直接使用計算機，通過現(xiàn)代化手段進行高效率的查詢，方便快捷，又可以避免查詢時對檔案原件造成的磨損，同時可以將計算機與打印機功能結(jié)合，方便打印需要的可開放的檔案資料。過去復印的方法也會對檔案原件造成磨損。
檔案最重要的不是暫時的存儲，而是日后的維護和保存，電子化檔案在維護時需要注重保護數(shù)據(jù)庫的安全，避免黑客等竊取信息，比起對原件的保護要輕松簡單許多。
分析檔案現(xiàn)存問題、探討檔案信息化建設，最終的目的是通過檔案信息化解決檔案工作現(xiàn)有問題。
檔案信息化建設的管理制度與過去的管理制度有很大不同，在建立保存檔案原件的基礎上，還要考慮維護電子存檔的安全、高效率錄入檔案等問題
招聘檔案專業(yè)人才，或者有興趣在檔案方面發(fā)展的高學歷人員，并對其進行專業(yè)培訓，培訓課程要分類進行，按時培訓，檔案人員要主動學習相關知識，提高自身工作能力。
除了檔案工作外，還要培養(yǎng)部分專業(yè)技術人員，檔案的安全性是重中之重，專業(yè)技術人員可以對檔案進行保密處理，要提高檔案管理的安全認識，防止檔案信息的泄露，也可以自行開發(fā)相關的檔案管理軟件，加快檔案管理的發(fā)展進程。
檔案工作之前一直沒有受到重視，高校沒有給予檔案工作應有的地位。高校方面不重視，其他部門也不會去了解和學習，可以通過校園網(wǎng)站及會議等進行廣泛宣傳，進行檔案方面的知識講座，向教職工和學生講授檔案的內(nèi)容及作用等，讓大家對檔案有一個大概的認識，逐漸形成收集檔案、使用檔案、維護檔案的意識。
檔案管理在高校具有很高的地位與作用，信息化更是現(xiàn)階段的發(fā)展重點，可以幫助高校更好更快地發(fā)展，更好地總結(jié)不足之處，并加以改進。高校檔案管理信息化是劃分時代的舉措，同時也是高校檔案管理方法轉(zhuǎn)型的重要轉(zhuǎn)折點。
