2016年，三亞市城郊人民檢察院指控三亞市某園林開發(fā)公司總經(jīng)理周某利用職務(wù)之便，通過購買虛假發(fā)票和虛開發(fā)票的方式貪污公款。
調(diào)查發(fā)現(xiàn)，周某常以“會務(wù)費”的名義虛構(gòu)單位旅游活動，事后通過虛開發(fā)票或從不法人員處購得的假發(fā)票交給公司財務(wù)部門，報銷其個人消費。2011年6月，周某就曾授意當(dāng)時的辦公室主任吳某以“單位旅游活動”為由，向公司財務(wù)借款56000元現(xiàn)金，供其個人使用。為了沖抵此次借款，周某通過向海南某假期旅行社支付增值稅額4480元的方式，取得了該旅行社開具的一張面值為56000元的發(fā)票。同時，周某不知從何處取得了一份與該發(fā)票對應(yīng)的《旅游合同》。“處事周到”的周某擔(dān)心這些材料不符合公司的財務(wù)制度，于是特意在發(fā)票后面簽上了自己的名字，并在《旅游合同》上加蓋了自己公司的公章。為使材料更具可信性，周某還“發(fā)動”了辦公室的兩名心腹，讓他們在發(fā)票后面簽字驗證，真可謂“用心良苦”。這樣一來萬事俱備，周某順利地將這份發(fā)票和合同拿到財務(wù)處，用它們沖抵了自己56000元的借款。
此外，根據(jù)公司內(nèi)部人員指證，周某自2008開始除了經(jīng)常以從未舉辦的單位活動套現(xiàn)吸金外，還時常以‘預(yù)借引種費’為由向公司財務(wù)借現(xiàn)金，然后購買假發(fā)票沖抵。
據(jù)法院調(diào)查核實，周某在位期間共貪污公款71萬余元，鑒于其其他罪行，數(shù)罪并罰，最終被判處該有期徒刑13年。
本案例中，總經(jīng)理周某能夠長達多年在個人借款及費用報銷環(huán)節(jié)利用職務(wù)之便，挪用公款占為己用，無疑說明該公司內(nèi)部控制環(huán)境非常薄弱，內(nèi)控制度形同虛設(shè)，尤其是財務(wù)內(nèi)控嚴(yán)重缺失。這正為周某創(chuàng)造了“牟利”的空間。通過分析，我們認(rèn)為該公司的內(nèi)部控制存在以下問題，并需要做如下調(diào)整：
1管理層無視內(nèi)控，權(quán)力需監(jiān)督約束
周某作為總經(jīng)理利用職務(wù)之便套取公司資金，甚至還輕松的為一份莫須有的《旅游合同》加蓋公章，說明公司整體內(nèi)控環(huán)境薄弱；且周某能夠在這么長的時間里實施多次舞弊行為，都沒有被及時發(fā)現(xiàn)，并挽回?fù)p失，說明對公司管理層的監(jiān)督制衡幾乎缺失，才會造成周某能夠肆無忌憚的利用職務(wù)便利以權(quán)謀私。也就是說，公司治理層形同虛設(shè)，并沒有起到各司其職、各負(fù)其責(zé)、相互制約的作用。
因而，我們建議公司能夠在認(rèn)識自身業(yè)務(wù)特點與管理需求的基礎(chǔ)上，重新規(guī)劃與制定自身的組織架構(gòu)與權(quán)責(zé)機制，完善公司治理層，將權(quán)力關(guān)進制度的籠子里：保證董事會獨立于經(jīng)營層，并能夠保證公司建立及實施有效的內(nèi)部控制；保證監(jiān)事會構(gòu)成的獨立性，能夠起到監(jiān)督董事會、經(jīng)理層正確履行職責(zé)的作用；保證經(jīng)理層的權(quán)利得到適當(dāng)?shù)谋O(jiān)督與約束。
2個人借款太隨意，梳理流程定規(guī)范
周某經(jīng)常以“單位旅游費用”、“預(yù)借引種費”等為由，讓辦公室主任吳某申請現(xiàn)金借款，套取公司財務(wù)資金，且屢屢得逞，這說明公司借款申請流程存在不合理之處。一般而言，公司財務(wù)制度會要求在借款申請單據(jù)后附書面證明文件作為佐證，如業(yè)務(wù)合同、活動計劃預(yù)算等，以證明借款理由的真實性。而且，超過一定金額的借款，一般不會采用現(xiàn)金付款的方式，而是通過銀行轉(zhuǎn)賬的方式，將款項打入個人賬戶。
因此，我們建議公司重新梳理個人借款的申請、審批、支付流程：要求申請時需注明借款事項具體事由，并附具有較強證明力的支持性文件，如經(jīng)批準(zhǔn)的活動計劃與預(yù)算、蓋章生效的業(yè)務(wù)合同等；明確借款申請的審核、審批權(quán)限；出納支付借款前，必須先審核借款申請是否完成審批程序，且是否符合規(guī)范，然后才按照公司規(guī)定的方式向申請人支付借款。
3費用報銷混水摸魚，明確標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)審單據(jù)
周某多次通過虛開發(fā)票、使用假發(fā)票沖抵個人借款，說明財務(wù)報銷流程也存在內(nèi)控缺陷。
案例中明確提到，周某僅以一張?zhí)撻_的發(fā)票與一份來路不明的合同，以“會務(wù)費”的形式報銷“單位旅游費用”，說明公司本身對于報銷的原始單據(jù)審核標(biāo)準(zhǔn)存在模糊之處。一般企業(yè)的會務(wù)費報銷流程，首先會明確會務(wù)費報銷標(biāo)準(zhǔn)、會務(wù)費報銷前會有事前會務(wù)組織活動方案及預(yù)算、報銷時提供會務(wù)費發(fā)生支出的實際發(fā)票與報銷明細(xì)等。而案例中，周某在報銷會務(wù)費時，雖然也算“考慮周全”，但是并沒有提供旅游活動計劃與預(yù)算明細(xì)、實際活動組織開展的證明材料、花費支出清單明細(xì)等佐證資料，可以說該公司費用報銷制度本身也存在漏洞，缺乏詳細(xì)的管理標(biāo)準(zhǔn)。
另一方面，費用報銷應(yīng)該是要經(jīng)過申請、審核、審批及復(fù)核環(huán)節(jié)。財務(wù)人員在此過程中對報銷事由、報銷依據(jù)、報銷發(fā)票真實性及合理性等進行嚴(yán)格審核逐層把關(guān)，審核無誤后方可按照合同規(guī)定及時辦理付款。周某能夠多次通過假發(fā)票進行報銷，說明財務(wù)部門在報銷環(huán)節(jié)對發(fā)票真?zhèn)握J(rèn)證管理也存在管理缺失。
所以，我們建議公司應(yīng)該明確各類費用報銷需提供的原始單據(jù)、各類費用報銷的基本額度、財務(wù)人員審核單據(jù)時的關(guān)注重點，特別是必須嚴(yán)格杜絕假發(fā)票報銷的情況。
總體而言，本案是典型的公司高管肆意利用自身權(quán)力為己謀利的案例。對于所有企業(yè)而言，要防范以上案例中的情況發(fā)生，除了加強對自身內(nèi)控環(huán)境的建設(shè)，完善對管理層的監(jiān)督和權(quán)力制衡機制以外，加強財務(wù)管理中的個人借款與財務(wù)報銷規(guī)章制度的建設(shè)與控制也顯得尤為重要。
