一、創(chuàng)建多個幻燈片模板
PowerPoint在每個演示文稿中只提供一個模板，如果你的一個演示中有很多幻燈片，而你希望它們有不同的風(fēng)格，你就需要分別對幻燈片做一些美化工作，這是有大量重復(fù)動作的枯燥工作。你可以在一個演示文稿中同時使用多個幻燈片模板，方法如下：
1.為每一種你想重復(fù)的樣式創(chuàng)建一張單獨的幻燈片。
2.要創(chuàng)建以某樣式為基礎(chǔ)的新幻燈片，首先切換到“幻燈片瀏覽”視圖，選擇你想用的模板幻燈片，復(fù)制這張幻燈片(“編輯”|“復(fù)制”)，然后編輯復(fù)制件中的文字和圖表。
如果你想把這些“模板”用到另一個演示文稿中，把兩個文件都切換到“幻燈片瀏覽”視圖，“肩并肩”地擺著，然后把某“模板”幻燈片用鼠標(biāo)拖拉到另一個窗口就行。
二、更改Undo的次數(shù)
一般PowerPoint可以撤消的操作數(shù)的默認(rèn)值是20次。有兩條路徑可以讓你更改這個值。點擊菜單“編輯”|“重復(fù)選項”|“編輯”|“最多可取消操作數(shù)”，或執(zhí)行“工具”|“選項”|“編輯”|“最多可取消操作數(shù)”，即可更改。如圖1所示。最高限制次數(shù)為三、選擇圖表中的元素
如果你覺得用鼠標(biāo)選中某個圖表中的元素很困難，可以用鍵盤來選擇。
1.用鼠標(biāo)雙擊圖表把它擊活。
2.用上、下箭頭在元素組間移動。如果一個元素包含很多項目，用左、右箭頭在同一個組中左右切換。
四、文字與旁白同步
為使文字與旁白一起出現(xiàn)，可以采用“自定義動畫”中按字母形式向右擦除。但若是一大段文字，字的出現(xiàn)速度還是太快。這時可以按需要將這一段文字分成一行一行的文本框，甚至幾個字一個文本框，再對于每個文本框中的字，分別設(shè)置它的動畫形式為按字母向右擦除，并在時間項中設(shè)置與前一動作間隔幾秒，就可使文字的出現(xiàn)速度和旁白一致了。
五、從PowerPoint瀏覽因特網(wǎng)
從PowerPoint97版本開始提供這項功能：一種快速連接到Web的方式，而且不用離開正做的PowerPoint文件。你可以利用的是Web工具欄。在“幻燈片”視圖下，點擊菜單“視圖”|“工具欄”|“Web”就可以調(diào)出Web工具欄。在“地址”欄中鍵入你要去的站點的URL，回車后，PowerPoint就會啟動你的瀏覽器并且打開你指定的頁面。
六、用超級鏈接做目錄
對文字做一些超級鏈接，可以建立很實用的目錄。設(shè)置超級鏈接時，注意不要選中文字，而要選中文字所在的文本框，這樣既可以避免使字帶有下劃線，又可以使字的顏色不受母版影響。具體操作為選中文本框，單擊右鍵，選取“動作設(shè)置”項，鏈接到所要跳轉(zhuǎn)的頁面。
七、確定幻燈片具有相同樣式
在你做完了很多張幻燈片后，你也許不太確定所有的標(biāo)題、符號是否格式一致?？梢詧?zhí)行“工具”|“樣式檢查”，它針對你的幻燈片做英文拼寫、視覺清晰度、英文大小寫及句尾符號等做檢查，以增加幻燈片的一致性。它有很多選項。
八、更改默認(rèn)文件位置
PowerPoint的默認(rèn)保存文件的位置是“mydocument”文件夾，你如果習(xí)慣把它存到另一個文件夾，比較簡單的辦法是執(zhí)行“工具”|“選項”|“高級”，在“默認(rèn)文件位置”中輸入路徑名稱即可。
九、控制文件的大小
有時候同樣的兩份三四十頁的PowerPoint的文件，都包括差不多數(shù)量的圖片，但文件大小卻相差很懸殊。為什么？這時要仔細檢查圖片的格式和大小。如果原圖片尺寸很大，最好用圖形處理工具先縮小一些，而且盡量存成JPG等占用磁盤空間較少的格式。
十、在播放中途顯示一張空白畫面
有時，在做演示時，會有人問一些問題，它可能與正在放的這張幻燈片無關(guān)，而你想把注意力集中在問題上，或者只是因為聽眾需要休息十分鐘，這時你就需要讓屏幕顯示一個空屏。這很簡單，按一下“b”鍵會顯示黑屏，而“w”則是一張空白畫面。再按一次返回到你剛才放映的那張幻燈片。
十一、計算字?jǐn)?shù)、段落
Powerpoint能否像Word那樣計算字?jǐn)?shù)呢?可以，不過形式略有不同。執(zhí)行“文件”|“屬性”|“統(tǒng)計信息”，即會列出所有文件的字?jǐn)?shù)、段落等信息。如圖3所示。在“摘要信息”標(biāo)簽下還有標(biāo)題、主題等信息。
十二、在“幻燈片瀏覽”視圖中檢查切換方式
面對一個布滿了幻燈片的“幻燈片瀏覽”視圖，你很可能分不清對哪些幻燈片使用了何種切換方式。盡管當(dāng)你對某幻燈片實施一種切換效果后，幻燈片左下方會出現(xiàn)一個小圖標(biāo)，但這些圖標(biāo)都是一樣的，它們并不能讓你想起特定的切換方式。有一種簡單的方法讓你想起你對某幻燈片選擇了何種方式：點擊一下那個圖標(biāo)，PowerPoint就會在對那張幻燈片演示一遍切換效果。
十三、讓文字閃爍不停
在PowerPoint中可以利用“自定義動畫”來制作閃爍字，但無論選擇“中速”、“快速”還是“慢速”，文字都是一閃而逝。要做一個連續(xù)閃爍的文字，可以這樣做：
1.創(chuàng)建文本框，設(shè)置好其中文字的格式和效果，并做成閃爍的動畫效果?！ ?span lang="EN-US">
2.復(fù)制這個文本框，粘貼多個(根據(jù)想要閃爍的時間來確定粘貼的文本框個數(shù))，再將這些框的位置設(shè)為一致?！ ?span lang="EN-US">
十四、重復(fù)上一個動作
當(dāng)你執(zhí)行了一個動作后，如果你把“重復(fù)執(zhí)行動作”按鈕添加到了某個工具欄上的話，你可以點擊一下這個按鈕來重復(fù)執(zhí)行它。有一種快捷方式可以用來重復(fù)上一個動作，只要按一下功能鍵F4。例如，你將一些文字設(shè)置為粗體，然后你再選擇另外一些文字，按一下F4，你會看到這些字也變成了粗體。
十五、在應(yīng)用程序間移動對象
有很多種方法可以把數(shù)據(jù)從一個應(yīng)用程序移動到另一個應(yīng)用程序，但如果數(shù)據(jù)是圖表，有一種十分簡單的方法來移動，可惜有很多用戶不習(xí)慣使用。例如，你在MicrosoftExcel
十六、查看整張幻燈片的內(nèi)容
執(zhí)行“視圖”|“幻燈片縮圖”，在屏幕右上方即會出現(xiàn)整張幻燈片內(nèi)容，可以了解每個物件位置，方便幻燈片編輯。
十七、打印前預(yù)覽
PowerPoint沒有“打印預(yù)覽”的功能，我們只能用“視圖”|“黑白”來預(yù)覽黑白打印機所印出的效果。
十八、隨身攜帶簡報
利用“打包”功能將整份簡報及Powerpoint播放機程序壓縮至硬盤或軟盤上，以方便您將簡報檔案轉(zhuǎn)移至其他電腦或未安裝PowerPoint的電腦做幻燈片播放。執(zhí)行“文件”|“打包。
十九、自動更新日期與時間
我們在幻燈片上可以插入頁眉與頁腳，讓它更有特征一點。執(zhí)行“視圖”|“頁首與頁尾”|“幻燈片”，勾選“日期與時間”，選擇“自動更新”，如圖4所示，則每次打開文件，系統(tǒng)會自動更新日期與時間。“標(biāo)題幻燈片中不顯示”選項也很有用，可在標(biāo)題幻燈片中隱藏“頁眉與頁腳”的設(shè)定。
二十、做會議記錄
對于你的演講，你也許希望有一份記錄，包括觀眾的反應(yīng)、一些細節(jié)等，以供你會后參考。做會議記錄有兩種辦法，一是執(zhí)行“工具”|“會議記錄”，輸入所需的文字；或者在幻燈片放映時，按鼠標(biāo)右鍵，執(zhí)行“會議記錄簿”，輸入所需的文字。
二十一、自動選取單詞
選取某英文單詞時常常無法將整個單詞完整選取，可以執(zhí)行“工具”|“選項”|“編輯”，勾選“自動單詞選定”。
二十二、放映時指定跳到某張幻燈片
如果在放映過程中需要臨時跳到某一張，如果你記得那是第幾張，例如是第6張，那么很簡單，鍵入“6”然后回車，就會跳到第6張幻燈片。或者按鼠標(biāo)右鍵，選擇“定位”。
