Javelin 企業(yè)電子文檔管理系統(tǒng) EDM
簡(jiǎn)述
自全球化以來(lái)隨著企業(yè)競(jìng)爭(zhēng)加劇，用戶(hù)的個(gè)性化需求越來(lái)越多，我們從原先的以產(chǎn)品為中心的模式，逐漸轉(zhuǎn)變?yōu)橐?wbr>客戶(hù)為中心。也就是說(shuō)企業(yè)需要去滿(mǎn)足用戶(hù)不斷變化的個(gè)性化、多元化的消費(fèi)需求。這樣企業(yè)就必須具備快速、持續(xù)創(chuàng)新的研發(fā)能力。(我們需要文檔管理系統(tǒng) EDM)
而要做到快速，可以持續(xù)的研發(fā)能力必須先對(duì)企業(yè)內(nèi)原有的產(chǎn)品數(shù)據(jù)進(jìn)行整理與歸類(lèi)管理。這樣我們才能對(duì)歷史數(shù)據(jù)進(jìn)行最大的利用，才能做到快速設(shè)計(jì)與創(chuàng)新設(shè)計(jì)。（只有文檔管理系統(tǒng) EDM 才能實(shí)現(xiàn)我們的需求）
目前企業(yè)存在的普遍現(xiàn)象如下：
a) 電子文檔放散存在各個(gè)用戶(hù)的個(gè)人電腦中（查找困難）
b) 計(jì)算機(jī)的普及軟件技術(shù)（CAD等）的運(yùn)用，產(chǎn)生大量的電子文檔
c) 各文檔容易形成數(shù)據(jù)“孤島”（數(shù)據(jù)相關(guān)性差）
d) 電子文檔的修改方便性，使得文檔版本的隨意增加（更改混亂，版本混亂）
e) 傳統(tǒng)管理模式不適合電子文檔的管理（安全性存在問(wèn)題）
系統(tǒng)特點(diǎn)
將分散在各部門(mén)、各工程師機(jī)器中零散存儲(chǔ)的文件集成到本系統(tǒng)，進(jìn)行 統(tǒng)一管理
系統(tǒng)中提供完善的權(quán)限及日志管理，保證了文檔的完全性
提供按部門(mén)、產(chǎn)品、項(xiàng)目、生成日期、文件名、編制者和版本號(hào)等途徑的快速查找
系統(tǒng)提供流程管理、更改管理及版本管理保證數(shù)據(jù)的正確性
項(xiàng)目論壇及項(xiàng)目權(quán)限設(shè)置，解決項(xiàng)目?jī)?nèi)的溝通與協(xié)同
可以將歸檔文檔以產(chǎn)品或項(xiàng)目等方式備份到光盤(pán)并建立索引
系統(tǒng)采用B/S結(jié)構(gòu)，體現(xiàn)了先進(jìn)性
電子文檔管理系統(tǒng) EDM 說(shuō)明
實(shí)施周期
電子文檔管理系統(tǒng)簡(jiǎn)單易用，經(jīng)過(guò)一個(gè)詳細(xì)培訓(xùn)，用戶(hù)都能熟練掌握。周期：為一周
適用用戶(hù)
企事業(yè)單位對(duì)電子文檔管理系統(tǒng)有要求的企業(yè)
功能模塊
運(yùn)行環(huán)境
服務(wù)器：
Winows 2000/2003 Server
SQLServer 2000/2005
.NET 環(huán)境（NetFrameWork）
客戶(hù)端：
IE 6.0
功能介紹
組織機(jī)構(gòu)及用戶(hù)的維護(hù)
可以進(jìn)行用戶(hù)及組織機(jī)構(gòu)的創(chuàng)建及相關(guān)權(quán)限的設(shè)置
系統(tǒng)維護(hù)
1）視圖設(shè)置
視圖是文檔的組織方式，恒創(chuàng)文檔管理系統(tǒng)javelin支持多種文檔組織方式。
部門(mén)視圖 / 產(chǎn)品視圖 / 項(xiàng)目視圖等
部門(mén)視圖：就是按照部門(mén)來(lái)組織文檔
產(chǎn)品視圖：就是按產(chǎn)品的裝配層次關(guān)系來(lái)組織文檔
項(xiàng)目視圖：就是按項(xiàng)目方式來(lái)組織文檔
系統(tǒng)對(duì)文檔的組織是多樣性的
2）文件類(lèi)型設(shè)置
文檔有不同種類(lèi)的劃分，我們可以定義好用戶(hù)的文檔類(lèi)型，在文件上傳是可以快速來(lái)設(shè)置。
3）文件備份
文件備份是一個(gè)非常重要的工作，文檔存儲(chǔ)到系統(tǒng)后，其實(shí)會(huì)在服務(wù)器存儲(chǔ)大量企業(yè)定版的數(shù)據(jù)文件，這些文件對(duì)用戶(hù)來(lái)說(shuō)是非常重要的。系統(tǒng)提供了一個(gè)非常方便的備份功能，可以為某個(gè)產(chǎn)品或某一個(gè)項(xiàng)目將已經(jīng)存在的文件，導(dǎo)出到光盤(pán)上，并為這些文件自動(dòng)創(chuàng)建索引。
4）存儲(chǔ)空間設(shè)置
我們?cè)试S用戶(hù)在設(shè)置存儲(chǔ)空間的時(shí)候，可以臨時(shí)來(lái)變化；
5）論壇權(quán)限設(shè)置文件編制者轉(zhuǎn)移
文檔編制者系統(tǒng)默認(rèn)為文件的上傳者，而這個(gè)人對(duì)該文件具有 Owner 的修改權(quán)限。但這個(gè)人若離職后，我們就需要將該設(shè)置改變，將編制者轉(zhuǎn)到另外一個(gè)繼認(rèn)者身上。
6）查看日志
可以通過(guò)查看日志，了解系統(tǒng)中各個(gè)使用者的一些基本操作過(guò)程。可以提供系統(tǒng)的安全性
7)）管理員筆記
為系統(tǒng)管理員提供了一個(gè)可以記錄本系統(tǒng)維護(hù)的一些相關(guān)事務(wù)，便要以后查詢(xún)。
文檔上傳
審批文件上傳
審批文件：審批文件上傳需要審批認(rèn)證，審批流程為由編制者設(shè)定，當(dāng)審批流程通過(guò)后，文件才會(huì)放入相關(guān)的視圖下。
審批文件的審批階段：審批、會(huì)簽、批準(zhǔn)、發(fā)放四個(gè)階段。其中第四個(gè)階段是自選的，其它為必選。
審批文件的視圖：產(chǎn)品視圖、部門(mén)視圖、國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)
文件上傳后，相關(guān)的審批人員會(huì)收到相關(guān)的審核任務(wù)
該上傳的文件，只有經(jīng)過(guò)全部的審批同意后，才能成為企業(yè)級(jí)的文檔。這樣別的用戶(hù)才能查找到。有權(quán)力的用戶(hù)才能進(jìn)行下載利用。
文檔定版的過(guò)程圖
文檔查找、下載與修改
文件的查找修改
這個(gè)查找界面，非常類(lèi)似windows的查找界面。應(yīng)該比較容易讓使用者掌握。
找到的文件有權(quán)限的可以進(jìn)行下載。
若是文件的編制者，可以進(jìn)行版本的更換等操作
大概界面如下：
文件版本的修改
版本變更的處理過(guò)程
操作者：文件的編制者
文件的狀態(tài)：定版文件
功能：文件版本的修改與文件的種類(lèi)有關(guān)系。
1）項(xiàng)目文件：項(xiàng)目文件可以直接由文件編制者上傳新版本的文件，上傳新版本文件時(shí)默認(rèn)的屬性與老版本文件一樣，但也允許上傳者進(jìn)行修改，并將新上傳的文件為當(dāng)前版本，將老文件設(shè)為歷史版本。
2）審批文件：審批文件需要編制者設(shè)定文件修改審批流程，審批流程通過(guò)后通文件記上修改記號(hào)，文件處于修改中狀態(tài)。由修改文件的編制者上傳新版本的文件，新版本的文件上傳，并通過(guò)審核后（與審批文件上傳審批流程一樣）將新上傳的文件為當(dāng)前版本，將舊文件為歷史版本。
任務(wù)管理
1）任務(wù)簽收
所有的審批申請(qǐng)清單都會(huì)列出，處理者可以對(duì)這些審批進(jìn)行處理。一個(gè)文檔只有全部的審批都通過(guò)后，才能定版
2）簽收任務(wù)的消息提醒
文件管理的任務(wù)與ActiveMessage集成，做到只要開(kāi)著ActiveMessage就能即時(shí)的收到來(lái)自文檔管理系統(tǒng)的文件上傳通知或任務(wù)通知。用戶(hù)登錄文檔管理系統(tǒng)的首頁(yè)上中就有顯示當(dāng)前任務(wù)數(shù)，點(diǎn)擊進(jìn)入我的任務(wù)的任務(wù)簽收頁(yè)面或者點(diǎn)擊菜單我的任務(wù)到任務(wù)簽收頁(yè)。選擇要簽收的文件就可以寫(xiě)處理意見(jiàn)并對(duì)文件進(jìn)行同意或不同意的處理。
3）草稿箱
項(xiàng)目文件和審批文件上傳時(shí)可以直接上傳或先放入草搞箱。以便以后修改上傳。
4）我的申請(qǐng)
我的申請(qǐng)主要是為了對(duì)自己的一些申請(qǐng)情況進(jìn)行方便的查看。
5）可以修改的文件
審批文件版本修改申請(qǐng)通過(guò)后，發(fā)送到編制者的我的任務(wù)->可以修改的文件中，通知編制者上傳新的版本。
6）正在處理中的修改文件
列出修改版本文件申請(qǐng)流程未開(kāi)始或正在處理中的文件。
7）未通過(guò)上傳的文件
列出審批文件上傳申請(qǐng)未通過(guò)的文件。
8）未通過(guò)修改的文件
列出修改版本申請(qǐng)未通過(guò)的文件。
9）任務(wù)授權(quán)
在一段時(shí)間里某人不能處理些系統(tǒng)的任務(wù)時(shí)，可以將這段時(shí)間內(nèi)的任務(wù)轉(zhuǎn)交給其它人來(lái)處理
總體來(lái)說(shuō)，Javelin 可以提供企業(yè)一個(gè)非常實(shí)用的文檔管理平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)對(duì)已有知識(shí)的整理與利用
