王德祿
彼得?德魯克在《管理實(shí)踐》一書中認(rèn)為，企業(yè)在選擇達(dá)到某一目標(biāo)所需的結(jié)構(gòu)時(shí)有三種具體的辦法：活動(dòng)分析、決策分析和關(guān)系分析。以下我們?cè)噲D以此方法對(duì)知識(shí)主管的職責(zé)進(jìn)行分析。
根據(jù)領(lǐng)先企業(yè)的實(shí)踐經(jīng)驗(yàn)，知識(shí)主管的主要職責(zé)有三個(gè)方面：制定知識(shí)政策，提供決策支持和幫助員工成長(zhǎng)。
在設(shè)立知識(shí)主管之前，組織通常設(shè)有信息部門，其主要職責(zé)是開發(fā)和維護(hù)組織的信息系統(tǒng)。而知識(shí)管理的大部分職能是由各個(gè)部門分別執(zhí)行的，如知識(shí)的收集加工、存儲(chǔ)、使用與創(chuàng)造等。這時(shí)的知識(shí)管理是分散的、隔離的，組織很難對(duì)其全部知識(shí)進(jìn)行整合，因此需要制定統(tǒng)一的政策來(lái)約束組織的知識(shí)管理活動(dòng)，使組織的知識(shí)流有序地流動(dòng)。微軟公司在這方面進(jìn)行了一系列實(shí)踐，例如，每開發(fā)一件產(chǎn)品，產(chǎn)品組的人員都要及時(shí)總結(jié)經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)，并通過(guò)研討會(huì)、傳播共享、交流等形式把一些潛在的知識(shí)挖掘出來(lái)。這些工作就是由知識(shí)主管來(lái)組織的。
一般組織人員的職責(zé)始終應(yīng)是向上的，而知識(shí)主管不是組織的直線人員，其職責(zé)是雙方、乃至多向的。知識(shí)主管的工作主要是支持性的工作。根據(jù)瞬息萬(wàn)變的信息和自己的經(jīng)驗(yàn)為決策者提出決策建議，并確定員工必要的知識(shí)基礎(chǔ)，便是知識(shí)主管的責(zé)任。
知識(shí)主管的主要任務(wù)有：了解公司的環(huán)境和公司本身，理解公司內(nèi)的知識(shí)需求；建立和造就一個(gè)能夠促進(jìn)學(xué)習(xí)、積累知識(shí)和信息共享的環(huán)境；監(jiān)督保證知識(shí)庫(kù)內(nèi)容的質(zhì)量、深度、風(fēng)格并使之與公司的發(fā)展一致，包括信息的及時(shí)更新等；保證知識(shí)庫(kù)設(shè)施的正常運(yùn)行；促進(jìn)知識(shí)集成、知識(shí)生產(chǎn)和知識(shí)共享的過(guò)程等。
知識(shí)主管需要做那些決策？這些決策會(huì)產(chǎn)生什么影響？從上面的分析可以看出，知識(shí)主管不同于信息主管，其地位應(yīng)居于首席執(zhí)行官和信息主管之間。知識(shí)主管對(duì)于商業(yè)運(yùn)作過(guò)程的作用就如同信息主管對(duì)于技術(shù)開發(fā)的作用。知識(shí)管理由信息管理發(fā)展而來(lái)，某些企業(yè)把知識(shí)管理視為信息管理的延伸，從而試圖把信息主管錯(cuò)誤地改為知識(shí)主管。這將在不知不覺(jué)中把知識(shí)管理工作的重點(diǎn)放在技術(shù)和信息開發(fā)，而不是放在創(chuàng)新和集體的創(chuàng)造力上。倫敦商學(xué)院信息管理教授尼爾指出："公司中知識(shí)主管們的作用已經(jīng)超出了信息技術(shù)的范圍，進(jìn)而包括諸如培訓(xùn)、技能、獎(jiǎng)勵(lì)、戰(zhàn)略等。公司需要一位善于思考的人把人力資源同信息技術(shù)和營(yíng)銷戰(zhàn)略等有機(jī)結(jié)合起來(lái)，發(fā)揮特殊作用"。
知識(shí)主管的工作具有探索性和挑戰(zhàn)性，這不僅體現(xiàn)為工作的創(chuàng)造性，而且由于這個(gè)職位無(wú)先例可循，幾乎沒(méi)有歷史經(jīng)驗(yàn)可以繼承。有一位管理學(xué)者說(shuō)過(guò)，"雇員之所以重要，并不是因?yàn)樗麄円呀?jīng)掌握了某些秘密和知識(shí)，而是因?yàn)樗麄兙哂胁粩鄤?chuàng)新和創(chuàng)造新的知識(shí)的能力。造就杰出知識(shí)主管的，是靈活性和對(duì)智力的戰(zhàn)略性運(yùn)用意識(shí)。那種認(rèn)為人在沒(méi)有先例可循的情況下能夠訓(xùn)練有素地豐富、支配和管理不斷發(fā)展的知識(shí)中心的觀點(diǎn)未免要求太高?quot;目前來(lái)說(shuō)，知識(shí)主管在組織的作用到底有多大，我們還難下定論。但可以肯定的是，在方興未艾的知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代，知識(shí)主管的作用必將是無(wú)可替代的。
知識(shí)管理——論證篇
"知識(shí)管理讓你能夠發(fā)現(xiàn)和使用在你組織中已有的知識(shí)，而不用重新安裝輪子。"
一個(gè)制造型企業(yè)中的一大部分員工將在五年以后退休，除非企業(yè)迅速采取行動(dòng)，否則企業(yè)將失去這些員工的寶貴經(jīng)驗(yàn)。管理者能否開展一項(xiàng)活動(dòng)來(lái)把這些即將退休員工的個(gè)人知識(shí)轉(zhuǎn)移給年青職員呢？
一個(gè)律師事務(wù)所來(lái)了一位剛畢業(yè)的大學(xué)生，能否建立一個(gè)傳授辦案經(jīng)驗(yàn)的機(jī)制，讓他很快地熟悉工作方法，提高在辯護(hù)中成功的能力？
一個(gè)分公司的人員怎樣學(xué)習(xí)到另一個(gè)分公司解決問(wèn)題得到的經(jīng)驗(yàn)和教訓(xùn)呢？
這些問(wèn)題讓我們從感性上理解到知識(shí)的確是企業(yè)的一種重要資源。沒(méi)有很好的知識(shí)管理，這種資源就會(huì)在企業(yè)內(nèi)浪費(fèi)掉或流失了。
哈佛商學(xué)院的教授巴頓說(shuō)："知識(shí)管理讓你能夠發(fā)現(xiàn)和使用在你組織中已有的知識(shí)，而不用重新安裝輪子。"
保持競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)
隨著知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代的到來(lái)，企業(yè)的外部環(huán)境變化越來(lái)越快。外部環(huán)境中的知識(shí)一部分雖具有社會(huì)公共產(chǎn)品的性質(zhì)，但并不會(huì)因?yàn)樗拇嬖诙匀坏卦黾悠髽I(yè)的能力。企業(yè)的員工也忙于企業(yè)具體的經(jīng)營(yíng)過(guò)程，沒(méi)有時(shí)間與精力來(lái)關(guān)注外部環(huán)境中的新知識(shí)。
知識(shí)管理部門可以把真正和本企業(yè)未來(lái)發(fā)展相關(guān)的知識(shí)放到企業(yè)的知識(shí)庫(kù)中。企業(yè)通過(guò)內(nèi)部的組織學(xué)習(xí)，讓企業(yè)真正懂得并去應(yīng)用這些知識(shí)。這些知識(shí)的學(xué)習(xí)是企業(yè)生存并跟上社會(huì)進(jìn)步所必須的，否則企業(yè)就會(huì)落后于社會(huì)的發(fā)展而被淘汰。
勞倫斯 普魯薩柯(LaurencePrusak)指出：唯一能給一個(gè)組織帶來(lái)競(jìng)爭(zhēng)優(yōu)勢(shì)的就是知道如何利用所擁有的知識(shí)和快速獲取新知識(shí)。企業(yè)知識(shí)管理就是一個(gè)企業(yè)集體對(duì)知識(shí)與技能的捕獲，而不論這些知識(shí)和技能是存在于數(shù)據(jù)庫(kù)中、被印刷于紙上亦或是存在于人們腦海里，然后將這些知識(shí)與技能分送到能夠幫助企業(yè)實(shí)現(xiàn)最大利潤(rùn)和效益的任何地方的過(guò)程。
實(shí)施知識(shí)管理的5大要素
雖然知識(shí)管理還是一個(gè)不明確的概念，每個(gè)組織對(duì)知識(shí)管理有不同的解釋。然而，一些重要的因素能夠決定一項(xiàng)知識(shí)管理創(chuàng)新的成敗。要使知識(shí)管理成為成功地改造企業(yè)行為的有效理論，企業(yè)必須具備下列條件以保證知識(shí)管理的實(shí)施。領(lǐng)導(dǎo)參與。知識(shí)管理的開展是從管理人員認(rèn)識(shí)到知識(shí)資源使用的低效率，并尋求改變這種狀況開始的。讓高層管理人員理解知識(shí)管理的意義，并且支持讓它成為現(xiàn)實(shí)而開展的各項(xiàng)活動(dòng)是十分必要的。知識(shí)管理會(huì)涉及到組織中的每一個(gè)人，并影響到一些特殊的程序與政策。知識(shí)管理內(nèi)的很多過(guò)程包括人與人之間的相互影響，所以高層管理人員的支持是十分重要的。安德森公司內(nèi)部知識(shí)管理的領(lǐng)導(dǎo)者邁克說(shuō)："成功地開展了知識(shí)管理的組織通常都有高層領(lǐng)導(dǎo)的支持。"制定知識(shí)管理發(fā)展戰(zhàn)略。分析知識(shí)管理的技術(shù)發(fā)展趨勢(shì)，在企業(yè)內(nèi)部哪幾個(gè)環(huán)節(jié)開展知識(shí)管理能最快地取得明顯的成效；決定是在企業(yè)內(nèi)的某一個(gè)經(jīng)營(yíng)過(guò)程首先開展知識(shí)管理，然后在企業(yè)層次上全面地開展，還是從企業(yè)層次上直接全面鋪開。從總體上為企業(yè)知識(shí)管理的開展制定一個(gè)合適的戰(zhàn)略。
建立一個(gè)來(lái)自不同職能部門的人員組成的知識(shí)管理部門。知識(shí)管理部門的工作人員來(lái)自不同的職能部門，他們就能夠從企業(yè)全局知識(shí)流動(dòng)的角度來(lái)考慮企業(yè)的知識(shí)管理系統(tǒng)。他們能考慮到各自職能部門的經(jīng)營(yíng)過(guò)程和知識(shí)需求，這對(duì)捕獲所需要的知識(shí)也有重要的意義。由這樣的知識(shí)管理部門建立起來(lái)的知識(shí)管理系統(tǒng)是真正企業(yè)層次上的，而不是某個(gè)部門或過(guò)程的。在企業(yè)內(nèi)知識(shí)共享的范圍越廣，知識(shí)創(chuàng)造的價(jià)值也就越大。為知識(shí)管理的開展提供資金支持，建立一套能夠支持知識(shí)管理過(guò)程的基礎(chǔ)設(shè)施。已經(jīng)表明企業(yè)內(nèi)部網(wǎng)(Intranet)是在知識(shí)管理領(lǐng)域獲得結(jié)果的最有力工具之一，它能讓點(diǎn)對(duì)點(diǎn)的交流在實(shí)時(shí)的基礎(chǔ)上進(jìn)行，并提供了同步更新知識(shí)的方法。
培養(yǎng)知識(shí)共享與使用的文化。我們中的很多人是在不共享的文化中成長(zhǎng)的，德?tīng)柗萍瘓F(tuán)的柯?tīng)栒f(shuō)："組織沒(méi)有開展一個(gè)巨大的文化轉(zhuǎn)變而要讓知識(shí)管理系統(tǒng)能夠起作用是不可能的。"員工必須能夠看到共享的知識(shí)是怎樣讓他們的工作更簡(jiǎn)單或者更好。開展能夠讓大多數(shù)員工受益的、能夠滿足整個(gè)組織需要的知識(shí)管理，會(huì)讓組織有一種向上的趨勢(shì)。員工只有理解了組織進(jìn)行知識(shí)管理的價(jià)值，才會(huì)在價(jià)值觀上，進(jìn)而在行動(dòng)上進(jìn)行轉(zhuǎn)變。由于隱性知識(shí)是最接近經(jīng)營(yíng)活動(dòng)過(guò)程的員工的私人信息，很多員工會(huì)認(rèn)為他擁有的這部分私人信息是他的個(gè)人價(jià)值所在。如果把這部分隱性知識(shí)拿出來(lái)與大家共享，他可能會(huì)因?yàn)闆](méi)有價(jià)值而失去工作。因此，培養(yǎng)共享隱性知識(shí)的文化，對(duì)隱性知識(shí)進(jìn)行管理，這恰恰是知識(shí)管理的重要目的之一，隱性知識(shí)的異時(shí)、異地、異人的使用能給企業(yè)帶來(lái)巨大的價(jià)值增值。因此要鼓勵(lì)員工把隱性知識(shí)貢獻(xiàn)出來(lái)與大家共享。另一方面是培養(yǎng)員工積極使用知識(shí)的文化。知識(shí)的價(jià)值增值要通過(guò)員工對(duì)知識(shí)的學(xué)習(xí)，把它運(yùn)用于實(shí)際的經(jīng)營(yíng)過(guò)程，并提高了工作效率來(lái)完成。因此在組織內(nèi)要形成一種組織學(xué)習(xí)的文化。為了培養(yǎng)這種文化提供各種激勵(lì)是必須的，用各種補(bǔ)償或獎(jiǎng)勵(lì)的形式來(lái)增加知識(shí)的共享與使用。
知識(shí)管理中的障礙
在經(jīng)濟(jì)轉(zhuǎn)型期，面臨巨大外界變化的企業(yè)和企業(yè)家，其呼喚與盼望產(chǎn)生新的管理理論是必然的。但是，明智的企業(yè)和企業(yè)家還必須有成熟的心理準(zhǔn)備，明白一個(gè)簡(jiǎn)單的道理：當(dāng)我們使用競(jìng)爭(zhēng)這一詞匯時(shí)，出現(xiàn)在我們頭腦中的形象，不再是拳擊，而是短跑沖刺。企業(yè)家所面臨的挑戰(zhàn)，不是找機(jī)會(huì)給對(duì)方致命一擊，而是通過(guò)不斷創(chuàng)新，在永無(wú)休止的短跑賽中一次又一次的沖刺。知識(shí)管理擱淺的深層原因，是由于不同利益集團(tuán)在研制、開發(fā)、實(shí)施知識(shí)管理理論的過(guò)程中為各自的利益打小算盤，都想搭知識(shí)管理這一新思潮的便車，肆意擴(kuò)張本部門在企業(yè)中的地位。
工廠部門想要借此獲得更多的經(jīng)費(fèi)，人事部門想要借機(jī)改善自己在企業(yè)中的微弱地位，連圖書資料室也想趁此摘掉服務(wù)性質(zhì)的帽子。結(jié)果，一個(gè)原本想要打破人與人、部門與部門之間隔裂狀況的美好理想在一片擁護(hù)聲中變得面目不清、無(wú)法行動(dòng)；甚至一些軟件公司現(xiàn)在也打著知識(shí)管理的旗號(hào)促銷產(chǎn)品，這樣一來(lái)，幾乎使知識(shí)管理成為一種無(wú)聊的口號(hào)。 說(shuō)到底，知識(shí)管理的實(shí)施要求企業(yè)改變它們的行為而不僅是思想。
陳勁 朱小棣
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