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Word文檔是審計人員平時常用的工具之一，筆者在工作中發(fā)現(xiàn)一些關于Word文檔處理的小技巧，與大家分享。
1、快速輸入大寫中文數(shù)字
執(zhí)行“插入”菜單上的“數(shù)字”命令，在彈出的“數(shù)字”對話框中輸入需要的數(shù)字，如輸入1231291，然后在“數(shù)字類型”里面選擇中文數(shù)字版式“壹、貳、叁….. ”，單擊“確定”，中文數(shù)字式的“壹佰貳拾叁萬壹仟貳佰玖拾壹”就輸入好了。
2、將姓名按姓氏筆劃排序
在舉辦會議或者進行評比時，需要對相關的人員姓名按照姓氏筆劃進行排序。首先，將需要排序的姓名寫出來，每個姓名要占一行，即輸入結束后需按“回車”換行，選中所有需要排序的姓名，執(zhí)行“表格”菜單上的“排序”命令。在“排序文字”對話框里，“排序依據(jù)”項選擇“段落數(shù)”，“類型”項里根據(jù)各自的要求，可以選擇“筆劃”、“數(shù)字”、“日期”、“拼音”四種排序方式，在其后的二選一框里選擇“遞增”或者“遞減”方式，單擊“確定”，雜亂無章的姓氏就被Word排列的井井有條了。
3、巧用“選擇性粘貼”中的“無格式文本”
我們在制作文檔時經常會用到復制和粘貼的方法，但是直接粘貼的文本有時會出現(xiàn)不希望的格式，如從復制的網頁文字粘貼到文檔后，四周留下了表格邊框；從其它文檔粘貼過來的文字延續(xù)了源文件中的格式。通過“選擇性粘貼”我們可以讓這些文字按照設置好的格式出現(xiàn)。將需要的文字復制到剪貼板后，執(zhí)行“編輯”菜單上的“選擇性粘貼”命令，在彈出的對話框中選擇“無格式文本”，單擊“確定”按鈕后，粘貼的文字就是無格式的，也就是說它會按照粘貼光標位置的格式出現(xiàn)。
4、如何將Word文檔轉換成為幻燈片
我們經常需要制作內容相同的Word文檔和PowerPoint文檔，同時又不想重新進行輸入和制作，這個時候就可以用到Word的文檔轉換功能。需要將Word文檔轉換成PowerPoint文檔時，啟動PowerPoint，單擊“文件”菜單欄，選擇“打開”命令，在打開文件的對話框中把文件類型設置為“所有文件”，然后選擇已經編輯好的Word文檔，單擊“確定”即可實現(xiàn)不同文檔格式的自動轉換。
5、將Word 2000當字典使用
在編輯文檔時，常會遇到一些生詞難以弄懂。這時，你可以用“金山詞霸”等專業(yè)翻譯軟件，但更為簡便的方法是直接使用Word的中英——英中詞典，即可在Word中進行動態(tài)互譯了。使用的方法是：單擊“工具→語言→詞典”，這時出現(xiàn)“詞典”對話框。
6、Word 中同一頁面顯示不同頁碼
我們在寫論文或報告時常常在頁眉中用第×頁共×頁的形式，然后又要將該類文件集中起來裝訂成一本書，并在頁腳中顯示頁碼，表明該頁在整本書中的位置，這就出現(xiàn)了同一頁面顯示不同頁碼的情況，利用域可以方便地解決這一問題。
假如某文件在整本書中的起始頁碼為101，按照下面步驟可以完成：
第一步、設置頁眉。在頁眉中輸入“第頁共頁”，將光標移動“第”后面，選擇菜單“插入→域(F)”，從域名中選擇Page，或者在“第”后面輸入Page，然后用鼠標選擇Page并按Ctrl+F9。用同樣的方法在“共”后面插入域Numpages，這就完成了“第×頁共×頁”的設置。
第二步、設置頁腳。按第一步的方法在頁腳中插入域Page，然后在Page前面輸入“=100+”，最后用鼠標將剛輸入的“=100+”和插入的域一起選中并按Ctrl+F9，通過打印預覽就可以查看效果了。
7、如何執(zhí)行“全部保存”
當我們打開了多個文檔后，如果想全部保存似乎找不到這個命令，其實它是隱藏起來了。按住“Shift”鍵，然后在打開“文件”菜單，就會發(fā)現(xiàn)菜單上多了一個“全部保存”命令，執(zhí)行即可完成全部保存的操作了，另外，我們也會發(fā)現(xiàn)了，菜單中也多了“全部關閉”的命令，配合“全部保存”命令，Word操作會更加容易和快捷。（作者：江蘇省海安縣審計局 劉陽） |
