時(shí)間都去哪兒了？
職場人士經(jīng)常會(huì)有這種感嘆，每天從早到晚忙忙碌碌，卻不知道自己到底做過些什么事情。
每到下班時(shí)，看著待辦事項(xiàng)中長長的一列未完成清單，心中產(chǎn)生陣陣的負(fù)罪感。給自己定下的工作進(jìn)度目標(biāo)，總是由于種種的原因延遲，直到最后期限即將到臨之時(shí)，才草草地應(yīng)付一下交差了事，結(jié)果自然不能讓領(lǐng)導(dǎo)滿意。
低效、拖延，是很多人難以擺脫的夢魘。為什么我們總是會(huì)覺得時(shí)間不夠用？
時(shí)間到底都去了哪兒？
這個(gè)世界最公平的事情，就是所有人都擁有同樣多的時(shí)間。
我們經(jīng)常會(huì)在網(wǎng)上看到一些成功人士的生活時(shí)間表，比如說籃球運(yùn)動(dòng)員科比，曾經(jīng)在每天凌晨4點(diǎn)起床訓(xùn)練，于是誕生了一句很經(jīng)典的話：“你知道洛杉磯凌晨四點(diǎn)半的樣子嗎？”
圖片來源：wallpapercave.com
還有去年卸任百度總裁兼COO的陸奇，據(jù)說每天早上4點(diǎn)起床回郵件、跑步，6點(diǎn)已經(jīng)開始工作。
盡管這些頂尖人才都想通過早起來獲得更多的時(shí)間，但老天分配給每個(gè)人的時(shí)間都是一樣多的。
最要不得的熬夜
對于絕大部分的人來說，每天早起實(shí)在是太過于痛苦，想想凌晨4點(diǎn)半，天色還沒有放亮，而且是一日之中最適合睡覺的大好時(shí)光，早起是不是有點(diǎn)浪費(fèi)了？
但是熬夜就相對簡單了，由于工作時(shí)間過長，或是深夜追劇玩游戲，都市人很多都有熬夜的習(xí)慣。
從現(xiàn)代醫(yī)學(xué)的角度來看，已經(jīng)有充分的證據(jù)指出熬夜給人體帶來的各種負(fù)面影響，比如說睡眠不足會(huì)導(dǎo)致持續(xù)性注意力和記憶力下降，體重和患糖尿病的概率增加，免疫系統(tǒng)異常，增加患病風(fēng)險(xiǎn)及疾病自愈能力……因此通過熬夜獲得更多時(shí)間的方法極度不可取。
如何在有限的時(shí)間內(nèi)，做更多的事？
既然每個(gè)人擁有的時(shí)間都是一樣多的，為什么一些人可以完成更多的工作，而我總感覺時(shí)間不夠用呢？其中的關(guān)鍵就在于時(shí)間管理上。
宋太宗趙光義當(dāng)上北宋皇帝后，每天保持著固定的作息時(shí)間，他每天5點(diǎn)之前起床，從早上5點(diǎn)到7點(diǎn)開始早朝，處理國家大事，從7點(diǎn)11點(diǎn)批閱奏章，處理朝政，然后在11點(diǎn)到下午1點(diǎn)開始吃早午餐。
從下午1點(diǎn)到5點(diǎn)看書，每天至少要看完3卷，還留下了開卷有益這個(gè)成語典故。他每天工作至深夜，這個(gè)習(xí)慣連續(xù)堅(jiān)持了至少15年。
在北宋一朝，宋太宗是最勤奮的一位皇帝，同時(shí)他也非常珍惜時(shí)光，所以能在繁忙的政務(wù)處理過程中，每天能堅(jiān)持看書。
知乎上的時(shí)間管理大牛戰(zhàn)隼Warfalcon，從2010年12月18日發(fā)起每天一本書習(xí)慣，進(jìn)行了379天看了419本寫了378篇簡評，在學(xué)習(xí)博客上分享46本書的筆記，筆記博客上分享了16本書的思維導(dǎo)圖。
這兩位都是在時(shí)間管理上的高手，做成了在普通人看來不可能完成的任務(wù)。他們給我們的啟示是，使用正確的時(shí)間管理方法，可以提高我們的工作效率，在有限的時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn)更多的產(chǎn)出。
從2017年開始，我每周都要寫一篇供應(yīng)鏈專欄文章，進(jìn)行3-4次的跑步運(yùn)動(dòng)，這些都是在八小時(shí)工作時(shí)間以外完成的。我平時(shí)還要負(fù)擔(dān)家里的一些家務(wù)活和輔導(dǎo)兒子作業(yè)，因此經(jīng)常會(huì)感覺時(shí)間不夠用。
前不久我參加了一次時(shí)間管理的培訓(xùn)課，學(xué)到了幾樣很實(shí)用的方法和工具，經(jīng)過了一段時(shí)間的試用和練習(xí)，感覺對自己很有幫助，好東西不敢獨(dú)占，因此拿出來與大家共享。
我向大家推薦三種實(shí)用的方法和配套的手機(jī)APP，來幫助我們養(yǎng)成良好的生活工作習(xí)慣，克服拖延癥的毛病，成為時(shí)間的朋友。
一
使用365日歷管理日程安排
日歷是我們生活中很常用的工具，而且也早已發(fā)展成了電子化的工具，比如Outlook郵箱中就自帶日歷功能。
往往越是龐大的軟件，功能就越是復(fù)雜，卻不一定很專一，比如Outlook主要的功能還是郵件管理，它在日歷方面的功能就不是特別出眾了。
我向大家推薦的365日歷是同類軟件中功能性和復(fù)雜性都比較適中的一款，適合大多數(shù)的使用者。
365日歷提供手機(jī)APP、電腦端和網(wǎng)頁版三種接入方式，而且數(shù)據(jù)實(shí)時(shí)同步。
日歷主要是用來記錄將來的約會(huì)信息，比如會(huì)議，約飯，活動(dòng)，會(huì)面等等。這些已明確了時(shí)間的信息應(yīng)該被記錄在日歷中，如果還沒有敲定時(shí)間，那只能作為待辦事項(xiàng)。比如有人想約我談些事情，卻還沒有告訴我具體的時(shí)間，那我會(huì)覺我們還沒有約定好，也就不會(huì)記在日歷里。
使用日歷把已確認(rèn)的安排定下來，這是約會(huì)雙方簽訂的時(shí)間契約，一旦確認(rèn)了，就不能輕易更改，否則會(huì)讓對方感到誠信的缺失，是非常失禮的行為。
把每天已確定的時(shí)間安排好了，剩余的時(shí)間就可以靈活地安排其他的各項(xiàng)事情。
現(xiàn)在人們生活的節(jié)奏越來越快，事情也越來越多，大家很難擁有一天完整的時(shí)間，我們的生活呈現(xiàn)出碎片化的趨勢，把所有待辦事項(xiàng)在穿插在碎片化時(shí)間內(nèi)完成，這樣安排也更為合理。
除了傳統(tǒng)日歷的功能外，365日歷還支持共享日歷，和家人同事共享一本日歷簿，這樣就能夠及時(shí)了解對方的行程安排，也不需要再打電話發(fā)消息來反復(fù)確認(rèn)。
365日歷還可以在日程中添加照片和位置，比如我哪天和誰開會(huì)的照片可以在事后添加在日程中，既可以作為會(huì)議紀(jì)要留檔，也可以在日后回憶與ta的合作經(jīng)歷。
365日歷的其他功能還有生日、紀(jì)念日提醒、日程周報(bào)/月報(bào)等等。如果成為付費(fèi)會(huì)員，還可以去掉廣告，讓用戶界面更加整潔。
用日歷來管理我們的行程，可以高效幫助我們管理日常約會(huì)安排，不會(huì)錯(cuò)漏任何重要信息。
二
使用iTimelog記錄分析時(shí)間
我們經(jīng)常會(huì)感到一天沒做什么事情就過去了，時(shí)間到底花在了哪里又回想不起來。
每天的各種會(huì)議把我們的時(shí)間分割成碎片，好不容易坐下來工作一會(huì)兒，時(shí)不時(shí)還會(huì)有人來找你談工作聊八卦。再加上吃午飯、喝下午茶，又會(huì)流失一些時(shí)間。
我們受到了很多的外部干擾，卻又無法拒絕。我個(gè)人最討厭的是在思考方案動(dòng)腦筋的時(shí)候被人打斷了，想要再找回剛才的思緒可就難了。
很多瑣碎小事在不知不覺中偷走了我們大量寶貴的時(shí)間，而我們卻還渾然不知。
如果有一個(gè)工具幫助我們記錄時(shí)間，這樣就可以分析一下，自己每天的時(shí)間都用到哪里去了。
iTimelog就是這樣一款A(yù)PP，用來追蹤和回顧自己的時(shí)間和生活。
這款應(yīng)用特色是非常輕量化，只有4.1MB，因此進(jìn)入程序的速度非?？?，使用界面也很容易上手，不需要研究使用手冊，使用幾次后就可以掌握要領(lǐng)。
軟件可以根據(jù)自己的記錄，自動(dòng)生成餅狀圖供使用者參考，還能夠?qū)ν粋€(gè)項(xiàng)目所耗費(fèi)的時(shí)間做匯總，比如我寫這篇文章總計(jì)花費(fèi)了四個(gè)小時(shí)，都是分布在哪些時(shí)間段內(nèi)。
由于軟件過于輕量化，所以不能提供更高技術(shù)含量的分析。不過軟件有數(shù)據(jù)導(dǎo)出的功能，我們可以在Excel上進(jìn)行深度的分析，也許會(huì)有一些驚人的發(fā)現(xiàn)，比如中午高峰時(shí)段我們在等待電梯、餐廳等位和點(diǎn)單上菜耗費(fèi)了很多時(shí)間。
如果我們選擇錯(cuò)峰用餐，節(jié)省下的時(shí)間是相當(dāng)可觀的。記錄你的時(shí)間，每天進(jìn)行回顧很重要，可以幫助你發(fā)現(xiàn)浪費(fèi)掉的時(shí)間，采取更好的方式來減少浪費(fèi)，把時(shí)間擠出來！
三
使用番茄工作法&番茄鐘提高專注度
破山中賊易，破心中賊難。
前面我談到的都是外部干擾源，雖然對我們有一些影響，但不是最關(guān)鍵的。時(shí)間管理上的“心中賊”，就是我們每個(gè)人都有的，揮之不去的拖延癥。
在TED演講中就有一位嘉賓，用幽默風(fēng)趣的方式來講他與拖延癥的故事，在網(wǎng)絡(luò)上有超過1千8百萬次的點(diǎn)擊量，看一段14分鐘的視頻來了解一下。
趨利避害是人的普遍心理，大家都是喜歡做一些輕松容易的事情，盡量避免做一些難的事情。
輕松容易的事情很多，比如說我喜歡看網(wǎng)絡(luò)小說，可以連續(xù)看上好幾個(gè)小時(shí)，我也喜歡玩手機(jī)游戲，玩?zhèn)€把小時(shí)很正常。
相信很多人都有著類似的經(jīng)歷，做這些事的時(shí)候感覺非常放松，可以獲得很多的愉悅感。
可是我們終究要去做一些難的事情，比如撰寫論文、總結(jié)工作、鍛煉身體，這類事都具有一定的挑戰(zhàn)性和難度，因此我們會(huì)本能地選擇回避或者拖延。
就像視頻中Tim Urban講他寫論文一拖再拖，直到截止日期前3天才開始動(dòng)筆，我身邊一位朋友亦是如此，她只用了5天時(shí)間完成了碩士三萬字畢業(yè)論文，每天只睡3個(gè)小時(shí)！
在有Deadline的情況下尚且是這樣，如果是沒有截止日期的任務(wù)，比如看專業(yè)書籍就更難了，因?yàn)槲覀冾^腦中始終會(huì)有一些干擾的聲音，來勸說自己不要這么辛苦，要對自己好一點(diǎn)……
面對拖延癥，我們急需一種方法可以讓我們排除內(nèi)心的干擾，集中精力，專注于工作學(xué)習(xí)上。
番茄工作法就是一個(gè)簡單易行，有針對性的時(shí)間管理方法。
番茄工作法的原理很簡單，首先選擇一個(gè)待完成的任務(wù)，將番茄時(shí)間設(shè)為25分鐘，然后專注工作，中途不允許做任何與該任務(wù)無關(guān)的事，直到番茄時(shí)鐘響起，短暫休息5分鐘。
休息時(shí)間結(jié)束后，繼續(xù)開始下一個(gè)番茄25分鐘，然后再休息5分鐘。當(dāng)我們專注在工作學(xué)習(xí)的時(shí)候，會(huì)迅速消耗我們的精力，每個(gè)人的精力值各不相同，每天完成5個(gè)番茄時(shí)間就已經(jīng)很理想了。
除了一小部分精力特別旺盛的人以外，大部分的人平均每天只需要集中精力，高效工作2.5個(gè)小時(shí)就可以了。
番茄工作法的核心是自我約束，在25分鐘內(nèi)阻止自己去做一些不相干的事情，把精力都集中在當(dāng)前任務(wù)上面，激發(fā)出自己潛能，提高工作效率，并且逐漸克服拖延癥的干擾。
在APP商店里有多款番茄工作法的應(yīng)用可以下載，由于工作原理簡單，這些APP功能都很相似。
我目前使用的APP是“番茄工作法&番茄鐘”，由于我已經(jīng)用iTimelog記錄時(shí)間，因此我只把番茄鐘當(dāng)做倒計(jì)時(shí)器在用。
大家完全可以根據(jù)自己的習(xí)慣來選擇使用，原則是不要在軟件上耗費(fèi)太多時(shí)間，畢竟我們用這三款的APP的初心就是要節(jié)省出更多的時(shí)間。
總結(jié)這三款A(yù)PP的使用心得
365日歷來管理日程安排，把重要約會(huì)信息輸入手機(jī)或PC，共享家人或同事的日歷，高效管理每天、每周、每月的行程。
iTimelog便捷記錄自己的時(shí)間，每隔一段時(shí)間進(jìn)行回顧分析，匯總某個(gè)任務(wù)所花費(fèi)的全部時(shí)間，改善時(shí)間分配的合理性。
番茄工作法&番茄鐘幫助我們克服內(nèi)心的雜音，實(shí)現(xiàn)25分鐘精神的高度專注，高效地進(jìn)行工作或?qū)W習(xí)，同時(shí)減少拖延癥的影響。
合理搭配使用這三款A(yù)PP，擺脫低效拖延的生活狀態(tài)，重新規(guī)劃合理分配時(shí)間，擁有開掛的人生，讓我們一起做時(shí)間的朋友吧！
