30年寫作經(jīng)歷，7年專業(yè)培訓經(jīng)驗，最懂公職寫作的培訓師。
在企業(yè)工作的時候，經(jīng)常遇到這樣的事：XXX起草了一個文件，被老板罵了一個狗血噴頭。拿過來一看，果然是文筆拙劣、啰嗦不清，甚至的文不對題、思路混亂。連一個簡單的請示或報告都寫不好，何談思路和能力!如果給老板留下一個這樣的印象，在企業(yè)的前途基本也就到頭了。所以，作為職場中人，必須要熟練掌握以下行政公文的寫作技巧，才能在職場中脫穎而出。
第一部分：公文種類、格式、行文要求概述
企業(yè)公文是在生產(chǎn)經(jīng)營和行政管理等過程中形成的具有強制執(zhí)行效力和規(guī)范體式的公務(wù)文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，貫徹落實企業(yè)戰(zhàn)略部署、經(jīng)營方針，發(fā)布規(guī)章制度，施行行政措施，請示和答復問題，指導、布置和商洽工作，報告情況和進行經(jīng)營活動的重要工具和歷史資料。
一、公文種類
公文種類主要分為：決定、通知、通報、報告、請示、批復、意見、函、會議紀要等種類。(命令、指示、公告、通告、議案)
（一）決定適用于對重要事項或重大行動做出安排，獎懲有關(guān)單位及人員。
（二）通知 適用于批轉(zhuǎn)所屬部門/公司的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級主管部門和不相隸屬單位公文;發(fā)布規(guī)章制度;要求所屬部門/公司辦理和需要周知或共同執(zhí)行的事項;任免干部等。
（三）通報 適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或情況。
（四）報告適用于向上級主管部門匯報工作、反映情況、提出意見或建議，答復上級機關(guān)的詢問。
（五）請示 適用于向上級主管部門請求指示、批準。
（六）批復 適用于答復所屬部門/公司、群眾組織請示事項。
（七）意見 適用于對重要問題提出意見和處理辦法。
（八）公函 適用于不相隸屬單位之間相互商洽工作、詢問和答復某一事項或某些業(yè)務(wù)性、臨時性的問題等。
（九）會議紀要 適用于記載、傳達會議情況和議定事項。
(十)命令 適用于依照有關(guān)法律公布行政法規(guī)和規(guī)章;宣布施行重大強制性行政措施;嘉獎有關(guān)單位及人員。
（十一）公告 適用于向國內(nèi)外宣布重要事項或者法定事項。
（十二）通告 適用于公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知的事項。
二、公文格式
公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。
(一)涉秘公文應(yīng)當標明密級和保密期限，其中，“絕密”、“機密”級公文還應(yīng)當標明份數(shù)序號。
(二)緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程序分別標明“特急”、“急件”。
(三)發(fā)文機關(guān)標識應(yīng)當使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱;聯(lián)合行文，主辦機關(guān)排列在前。
(四)發(fā)文字號應(yīng)當包括機關(guān)代字、年份、序號。聯(lián)合行文，只標明主辦機關(guān)發(fā)文字號。
(五)上行文應(yīng)當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人的姓名和電話。
(六)公文標題應(yīng)當準確簡要地概括公文的主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)當標明發(fā)文機關(guān)。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。
(七)主送機關(guān)指公文的主要受理機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(八)公文如有附件，應(yīng)當注明附件順序和名稱。
(九)公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，應(yīng)當加蓋印章。聯(lián)合上報的公文，由主辦機關(guān)加蓋印章;聯(lián)合下發(fā)的公文，發(fā)文機關(guān)都應(yīng)當加蓋印章。
(十)成文日期要用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“O”。成文時間以領(lǐng)導人簽發(fā)的時期為準;聯(lián)合行文，以最后簽發(fā)單位領(lǐng)導人的簽發(fā)時期為準;干部任免以會議通過日期為準。
(十一)公文如有附注(需要說明的其他事項)，應(yīng)當加括號標注。
(十二)公文應(yīng)當根據(jù)內(nèi)容標注主題詞，主題詞應(yīng)控制在5個詞組之內(nèi)。
(十三)抄送機關(guān)指除主送機關(guān)外需要執(zhí)行或知曉公文的其他機關(guān)，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。
(十四)文字從左至右橫寫、橫排。公文用紙一般采用國際標準A4型(210mm×297mm)，左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。
三、行文要求
(一)行文應(yīng)當注重必要性和實效，堅持少而精的原則。
(二)行文關(guān)系根據(jù)職權(quán)范圍、隸屬關(guān)系確定，一般不得越級請示或報告。
(三)“請示”應(yīng)當一文一事，只寫一個主送單位。如需要同時送其他單位，應(yīng)用抄送形式，原則上不得同時抄送下屬單位。
(四)報告不得夾帶請示事項。
(五)主送上級主管單位的公文，用“請示”或“報告”;向無隸屬關(guān)系的有關(guān)部門洽談工作、詢問和答復問題、請求批準等，行文用“函”，只主送一個單位，其他有關(guān)單位抄送。
四、草擬公文應(yīng)注意以下事項：
(一)內(nèi)容要符合國家的法律、法規(guī)，符合黨的方針、政策，符合上級主管部門和本企業(yè)的有關(guān)規(guī)定和實際。
(二)情況確實、觀點明確、條理清楚，層次分明，文字精煉，用詞恰當，標點準確，篇幅力求簡短。行文關(guān)系恰當，公文體式得當，使用規(guī)范化簡稱。
(三)涉及國家秘密和企業(yè)秘密事項的公文要依據(jù)《中華人民共和國保守國家秘密法》規(guī)定，準確劃定密級，按要求明確標明密級及保密期限。
(四)人名、地名、數(shù)字、行文要準確。時間應(yīng)寫具體的年月日。引用公文先引標題，后引發(fā)文字號。
(五)行文要使用國家法定計量單位。數(shù)字，除成文時間、部分結(jié)構(gòu)層次、序數(shù)和詞、詞組、慣用語、縮略語、具有修辭色彩語句中作為語素的數(shù)字必須使用漢字外，應(yīng)當使用阿拉伯數(shù)碼——1、2、3、……如：XX共下發(fā)315份，收回314份; “第一” 不能寫作“第1” ; “前后歷時26天”，不能成“前后歷時二十六天”等等。
(六)公文中章節(jié)序數(shù)的寫法一般按下列順序排列：第一層為“一”，第二層為“(一)”，第三層為“1”，第四層為“(1)”。
(七)文稿一律用鋼筆、簽字筆書寫或計算機打印稿，原稿一并附后。
五：公文常用特定用語簡表
類別
用語名稱
作用
常用特定用語
1
開端用語
主要用于文章開頭，表示發(fā)語、引據(jù)
為、為了、為著、查、接、頃接、根據(jù)、據(jù)、遵照、依照、按照、按、鑒于、關(guān)于、茲、茲定于、今、隨著、由于。
2
稱謂用語
用于表示人稱或?qū)?/p>
單位的稱謂
第一人稱：我、我單位、本人、本公司、 我們、敝單位。
第二人稱：你、你局、貴公司、貴方。
第三人稱：他、該公司、該項目。
3
遞送用語
用于表示文、物遞
送方向
上行：報、呈。
平行：送。
下行：發(fā)、頒發(fā)、頒布、發(fā)布、印發(fā)、下達。
4
引敘用語
用于復文引據(jù)
悉、接、頃接、據(jù)、收悉。
5
擬辦用語
用于審批、擬辦
擬辦：責成、交辦、試辦、辦理、執(zhí)行。
6
經(jīng)辦用語
用于表明進程
經(jīng)、業(yè)經(jīng)、已經(jīng)、茲經(jīng)。
7
過渡用語
用于承上啟下
鑒于、為此、對此、為使、對于、關(guān)于、如下。
8
期請用語
用于表示期望請求
上行：請、懇請、擬請、特請、報請。
平行：請、擬請、特請、務(wù)請、如蒙、即請、切盼。
下行：希、望、尚望、切望、請、希予、勿誤。
9
結(jié)尾用語
用于結(jié)尾表示收束
上行：當否，請批示;可否，請指示;如無不當，請批轉(zhuǎn);如無不妥，請批準;特此報告;以上報告，請批轉(zhuǎn);以上報告，請審核。
平行：此致敬禮;為盼;為荷;特此函達;特此證明;尚望函復。
下行：為要;為宜;為妥;希遵照執(zhí)行;特此通知;
此復;為……而努力;……現(xiàn)予公布。
10
謙敬用語
用于表示謙敬
承蒙惠允、不勝感激、鼎力相助、蒙、承蒙。
11
批轉(zhuǎn)用語
用于上級對下級
來文的批轉(zhuǎn)處理
批轉(zhuǎn)、轉(zhuǎn)發(fā)。
12
征詢用語
用于征請、詢問對有關(guān)事項的意見、態(tài)度
當否、妥否、可否、是否妥當、是否同意、
如無不當、如無不妥、如果可行等。
第二部分：如何寫公文
第一節(jié) 決 定
一、概述
《國家行政機關(guān)公文處理暫行辦法》中規(guī)定：“對某些問題或者重大行動作出安排，用決定” 。決定的使用范圍很廣，國家黨政機關(guān)、組織團體和企事業(yè)單位都可以使用。
決定——是各單位對特定事項或問題作出的決議或規(guī)定，要求相關(guān)人員必須貫徹執(zhí)行，絕不能陽奉陰違。它最主要的特點是指令性和規(guī)范性。
決定在形式上大體有三種類型
——針對某個具體問題或事項的決策。如《全國人民代表大會常務(wù)委員會關(guān)于迅速審判嚴重危害社會治安的犯罪分子的程序的決定》。
——針對某一方面的工作或某一類問題的決定。這種決定，一般偏重于統(tǒng)一認識和確定某一方面的方針決策。如《國務(wù)院關(guān)于進一步加強產(chǎn)品質(zhì)量工作若干問題的決定》。
——用于表彰或懲戒的決定。這是因為某一事件活動過程已經(jīng)完結(jié)，為了樹立榜樣以表彰好人好事，或者吸取教訓以批評壞人壞事而作出的決定。如《國資委黨委關(guān)于表彰中央企業(yè)青年文明號班組的決定》。
二、格式與內(nèi)容
決定的格式一般由標題、正文、發(fā)文機關(guān)、成文日期等幾部分組成。
1、標題
一般由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成，例如《國務(wù)院關(guān)于進一步加強產(chǎn)品質(zhì)量工作若干問題的決定》、《中國機械工業(yè)集團有限公司關(guān)于表彰2006-2007年度先進黨支部、優(yōu)秀共產(chǎn)黨員和優(yōu)秀黨務(wù)工作者的決定》。
2、正文
決定的正文可采用分條列述式、篇段合一式或分段式的結(jié)構(gòu)方法。無論采用哪種結(jié)構(gòu)形式，都要寫明兩項內(nèi)容：第一，決定的根據(jù);第二，決定的內(nèi)容。如果是法規(guī)性決定，還要提出希望或要求。
不同類型的決定，事項不同，寫法也有差別。如法規(guī)性、部署指揮性的決定，內(nèi)容一般都較復雜，文字也較長?？刹捎梅謼l列述式，或用段旨撮要形式，突出每段主要決定事項。也可采用分列小標題式。獎懲性決定的寫法與前兩種寫法差別較大。這種決定一般采用分自然段的方法:一是先介紹被表彰或被懲處的單位或個人的基本情況;二是敘寫具體的先進事跡或錯誤事實;三是獎勵或處分的依據(jù)，四是具體的獎勵或處分的決定。
3、發(fā)文機關(guān)
要寫機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。單一機關(guān)制發(fā)的行政公文，此項內(nèi)容可以省略。
4、成文日期
要用漢字寫明年、月、日。
三、范例
例1：表彰決定
××公司關(guān)于表彰×××和×××部門的決定
各分公司、各部門：
×××在本公司技術(shù)創(chuàng)新評比活動中獲得冠軍。為表彰×××，及其所在的××部門的工作成績，促進公司的技術(shù)革新活動，推動公司的技術(shù)改造，公司決定：
1、向×××頒發(fā)獎狀和獎金×萬元。
2、向××小組頒發(fā)獎狀和獎金××××元。
3、向××部門頒發(fā)獎狀和獎金×××元。
××公司
××××年××月××日
例2：重要事項決定
××××公司關(guān)于××××××(事由)的決定
××××(主送單位)：
為了××××××(目的)，根據(jù)××××××(依據(jù))，經(jīng)研究，決定××××××(決定事項)。
一、××××××。
二、××××××。
三、××××××。
……(決定的具體內(nèi)容)
××公司(印章)
××××年×月×日
例3：嘉獎決定
××××公司關(guān)于表彰×××的決定
××××(主送單位)：
最近，××××××(被表彰人員或單位的事跡)?！痢痢痢痢痢?被表彰事跡產(chǎn)生的積極影響和表現(xiàn)出的精神)。
為了×××××× (表彰目的)，根據(jù)×××××× (表彰依據(jù))，決定對×××等予以表彰(或授予××× 等×××××× 稱號)。
希望××××××(號召向先進學習，提出更高的工作要求和希望)。
附件：表彰名單
XX公司(印章)
××××年×月×日
例4：處分決定
××××公司關(guān)于對×××處分的決定
××××(主送單位):
最近，××××××(違規(guī)違紀事實)。×××××× (造成的危害和產(chǎn)生的不良影響)。
根據(jù)××××××(處分依據(jù))，為了××××××(目的主旨), 經(jīng)研究，決定給予×××(受處理的人或單位)××××××(處分決定)的處分。
XX公司(印章)
××××年×月×日
第二節(jié) 通 知
一、概述
通知是上級機關(guān)向下級機關(guān)傳達指示、批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文、轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，布置工作與周知事項時所用的一種下行公文，有時也是告知有關(guān)單位需要周知或共同執(zhí)行的事項的平行文種。
通知是常用公文之一，其應(yīng)用范圍最廣、使用頻率最高。國務(wù)院辦公廳發(fā)布的于2001年1月1日開始實施的《國家機關(guān)公文處理辦法》中規(guī)定，通知“適用于批轉(zhuǎn)下級機關(guān)的公文，轉(zhuǎn)發(fā)上級機關(guān)和不相隸屬機關(guān)的公文，傳達要求下級機關(guān)辦理的需要有關(guān)單位周知或者執(zhí)行的事項，任免人員”。對通知的制發(fā)單位沒有級別的限制。
二、格式與內(nèi)容
按通知的性質(zhì)來劃分，一般可分為告知性通知、布置性通知、發(fā)布性通知和會議性通知。告知性是每一種通知的共同特性。
通知一般由標題、正文和落款及時間幾個部分組成。
1、標題
標題有兩種格式，一種是公文規(guī)范性標題，另一種由事由加文種構(gòu)成。前者由發(fā)文單位、文種構(gòu)成，如《×××(發(fā)文單位名稱)通知》;后者由事由和文種構(gòu)成，如《關(guān)于認真貫徹執(zhí)行會計從業(yè)資格管理制度有關(guān)規(guī)定的通知》。
2、正文
因通知的類型不同，正文的寫法、要求也不同。
(1)告知性和布置性通知。這類通知是上級單位向下級單位作出某項指示、布置某項工作的通知。具體要求是：緣由要充分，行文要簡潔，事項要交代清楚?！疤卮送ㄖ?、“以上事項望周知”是這類通知慣用的結(jié)尾句式。
(2)批示性通知。這類通知大都以批轉(zhuǎn)或轉(zhuǎn)發(fā)的文件為主，通知本身只起按語的作用?！艾F(xiàn)將……轉(zhuǎn)批(轉(zhuǎn)發(fā)》給你們，請研究執(zhí)行(參照執(zhí)行、遵照執(zhí)行)”是這類通知慣用的結(jié)尾句式。
(3)會議性通知。這類通知正文包括兩部分，即通知的緣由和通知事項及內(nèi)容。前者要寫出召開會議的目的、意義;后者主要交待會議議題、時間、地點，必要時還要交待參加人員的條件、范圍等。
(4)任免性通知。這類通知就是任命和免去干部(企業(yè)管理、領(lǐng)導層人員)職務(wù)的通知。只有任命事項沒有免去事項的通知，叫任命通知;只有免去事項沒有任命事項的通知，叫免職通知。因為任免通知關(guān)系到人事變動，所以在提法、措辭、人名次序排列上要特別慎重。
3、結(jié)尾
簽署發(fā)文單位和發(fā)文時間。單位就是指發(fā)文單位，時間就是發(fā)布通知的時間。
三、范例
例1：會議通知
關(guān)于召開××××××會議的通知
××××(主送單位)：
為了××××××(目的)，根據(jù)××××××(依據(jù))，××××(主辦單位)決定于××
××年×月×日在××××(地點)召開××××××會議?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、 會議內(nèi)容：××××××。
二、 參會人員：××××××。
三、 會議時間、地點：××××××。
四、 其他事項：
(一)請與會人員持會議通知到××××××報到，××××××(食宿費用安排)。
(二)請將會議回執(zhí)于××××年×月×日前傳真至××××(會議主辦或承辦單位)。
(三)××××××(其他需提示事項，如會議材料的準備等)。
(四)聯(lián)系人及電話：××× ××××。
附件：1.參會名額分配表
2.參會人員回執(zhí)
(印章)
××××年×月×日
注：參會人員回執(zhí)的參考式樣：
會 議 回 執(zhí)
例2：告知性通知
關(guān)于成立××××(機構(gòu))的通知
××××(主送單位)：
為了××××××(目的)，根據(jù)××××××(依據(jù))，決定成立××××(機構(gòu))，負責××××××工作?，F(xiàn)將有關(guān)事項通知如下：
一、××××(機構(gòu))的人員組成
××××××。
二、××××(機構(gòu))的主要職責
(一)××××××
(二)××××××。
……
三、××××(機構(gòu))下設(shè)辦公室，主要負責××××××工作。
××××××(其他需要說明的事項)。
XX公司(印章)
××××年×月×日
例3：任免通知
××總公司關(guān)于×××同志職務(wù)任免的通知
××分公司：
經(jīng)總公司研究決定：任命×××同志為×××分公司經(jīng)理，免去其××室主任職務(wù)。
××公司
××××年××月××日
例4：指示性通知
關(guān)于××××××(擬采取措施)的通知
××××(主送單位)：
近期，××××××(從正反兩方面分析面臨的形勢和存在的問題)?！痢痢痢痢痢?指出采取進一步措施的重要性、必要性和緊迫性)。根據(jù)××××××(依據(jù))，為了××××××(目的主旨)，經(jīng)研究，決定××××××(擬采取措施)，現(xiàn)就有關(guān)事項通知如下：
一、××××××。
二、××××××。
三、××××××。
……(通知的具體內(nèi)容)
××××××(提出希望和要求)。
(印章)
××××年×月×日
例5：印發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)性通知
關(guān)于印發(fā)《××××××規(guī)定》的通知
××××(主送單位)：
為了××××××(目的)，根據(jù)××××××(依據(jù))，我們制定了《××××××規(guī)定》，現(xiàn)印發(fā)給你們，請結(jié)合實際認真貫徹執(zhí)行。貫徹執(zhí)行中有何問題，請及時反饋××××××。
(印章)
××××年×月×日
第三節(jié) 通 報
一、概述
通報是用來向所屬單位或群眾傳達重要情況、表揚好人好事、批評錯誤的一種公文形式。它是從事工作指導、思想教育時常用的一種公文。從行文關(guān)系看，通報屬下行文。通報通過反映有關(guān)典型事例或情況，表達了上級機關(guān)、領(lǐng)導部門的意圖和精神，具有領(lǐng)導指導性。
通報有以下特點:
1、客觀、真實
通報的內(nèi)容不僅必須真實準確，而且還必須有典型性、代表性，才能起到較廣泛的教育推動作用，所傳達的重要精神也應(yīng)對一個時期或一個方面的工作有重要的指導意義。
2、告知范圍廣
由于通報所列內(nèi)容具有典型性，需要推廣，因此，一股情況下通報下發(fā)的范圍較廣。
3、及時性
通報行文的目的在于盡快把情況傳達出去，以引起廣泛注意，促進工作，因此特別要求及時性。
4、靈活性
它主要表現(xiàn)在，告知的對象不是特定的，不是專對某個機關(guān)單位或個人，而是“眾所周知”的;通報沒有周期長短的限制，有事實有必要，即可發(fā)通報。
根據(jù)內(nèi)容區(qū)分，通報大體可以分為四種類型:
——表彰性通報
這類通報的內(nèi)容，是將具有典型意義的好人好事通報所屬系統(tǒng)或單位，以樹立正面榜樣，弘揚其優(yōu)秀品質(zhì)和崇高精神，或推廣其先進經(jīng)驗和做法，以達到推動、改進工作.
——批評性通報
這類通報的內(nèi)容，是將具有典型意義的傾向、思潮，言論、行為通報所屬系統(tǒng)或單位，有針對性的提出克服錯誤傾向或錯誤言行的辦法、要求，以達到引起警戒、接受教訓的目的。
——情況通報
這類通報的內(nèi)容主要是需要告知本系統(tǒng)或本單位的有關(guān)重要情況，目的是互通信息和溝通情況，以增加政務(wù)透明度，也使相互了解，取長補短，做好協(xié)調(diào)和配合，促進工作的順利進行。
——事故通報
這類通報常用于報道重大事故，對事故的來龍去脈和前因后果，作綜合分析，著重于找出原因，講清危害，引起教訓，使更多的單位或個人引以為戒，防止此類事件的再次發(fā)生。
二、格式與內(nèi)容
1、標題
有規(guī)范的完整標題，也有不完整的，也有事由加文種的標題。如《xx公司關(guān)于糾正銷售工作的不正之風的情況通報》。有時也可以只寫"通報"二字。
2、主送單位
一般通報都有主送單位，少數(shù)普發(fā)性通報可以不寫此項。
3、正文
一般由四部分組成，
(1)引言。主要是概括通報的內(nèi)容、性質(zhì)、作用和要求。
(2)事實。表揚性通報寫先進事跡;批評性通報寫錯誤事實。寫作時應(yīng)注意的問題是：既要把主要事實寫清楚，又要寫得概括精練。
(3)分析及處理。對先進事跡的先進性或錯誤事實的本質(zhì)，進行恰如其分地分析，有的還寫出先進事跡或犯錯誤的原因，并且提出處理意見;表揚性通報寫出給予精神或物質(zhì)獎勵的決定：批評性通報寫出處分決定。
(4)號召或要求。根據(jù)通報的精神要求如何去做，或者號召為實現(xiàn)什么目標而奮斗。
4、結(jié)尾
寫明發(fā)文單位和日期。如果發(fā)文單位在標題前已加上去，此處可以只寫日期。下發(fā)或張貼的通報要加蓋公章。
三、范例
例1：表彰通報
中國工商銀行××市分行關(guān)干表彰20××年度
金融先進集體、金融先進工作者的通報
20××年，我行全體員工在支行黨總支的正確領(lǐng)導下，以“三個代表”重要思想和黨的“十六大”精神為指針，緊緊圍繞“效益、質(zhì)量、安全”六字方針，嚴格執(zhí)行黨和國家的各項金融政策，與時俱進，扎實工作，為我行的改革、經(jīng)管、發(fā)展做出了積極的貢獻，涌現(xiàn)出一大批金融先進集體、金融先進工作者。為樹立典型，弘揚先進，進一步激發(fā)全行員工的工作積極性，根據(jù)各部室推薦，行長辦公會審定，決定授予辦公室等三個部門為20××年度支行金融先進集體，授予×××等30名同志為20××年度金融先進工作者，并給予通報表彰。
希望受到表彰的集體和個人要繼續(xù)發(fā)揚成績，再接再厲，在今后工作中取得更加優(yōu)異的成績。同時全行員工要以"雙先"為榜樣，振奮精神，銳意進取，為全面完成20××年各項工作目標努力工作。
附：先進集體、先進工作者名單(略)
中國工商銀行××市分行
××××年××月××日
例2：處罰通報
××公司關(guān)于對×××運輸員處罰的通報
各部門：
木公司運輸員×××，自今年3月2—12日，利用發(fā)貨職權(quán)，在××客運碼頭先后向7個提貨的貨主進行勒索，當貨主不答應(yīng)時，×××就采取不發(fā)貨、不點數(shù)、不放行的手段進行刁難。經(jīng)查實，×××共勒索錢物××元。由于該員工的違紀做法破壞了木公司的商業(yè)信譽，使貨運工作受到一定的損失。為嚴肅紀律，整頓風紀，公司決定給予×××辭退的處分，給予其直接領(lǐng)導通報批評，并扣發(fā)三個月的獎金的處分。
為了防止類似事件的發(fā)生，各部門要嚴肅行業(yè)紀律，堵塞漏洞，對違反紀律的員工應(yīng)嚴肅處理。
××公司
××××年××月××日
例3：情況通報
××××(發(fā)文單位)關(guān)于××××××情況的通報
××××(主送單位)：
××××年×月×日，××××(單位)在××××(地點)發(fā)生××××××事故(事件)?！痢痢痢痢痢?事故或事件的性質(zhì))。為××××××(目的)，進一步加強××××××工作，防止此類事故(事件)的發(fā)生，現(xiàn)將××××××事故(事件)情況通報如下：
一、××××××(事故或事件的原因分析)。
二、××××××(對有關(guān)單位和人員的處理情況)。
三、××××××(應(yīng)吸取的教訓和擬采取的措施等)。
(印章)
××××年×月×日
第四節(jié) 通 告
一、概述
通告是黨政機關(guān)、社會團體或企事業(yè)單位在一定范圍內(nèi)公布社會各有關(guān)方面應(yīng)當遵守或者周知事項時使用的周知性文件。
通告的適用范圍主要在兩個方面：一是公布應(yīng)當遵守的事項，其內(nèi)容帶有明顯的法制性、規(guī)定性，有關(guān)單位和個人都必須嚴格執(zhí)行;二是公布應(yīng)知的事項，其內(nèi)容只有告知性。
通告有以下三個特點：
——公布范圍的限定性。通告是向有關(guān)范圍和個人公布的，因而只在該范圍內(nèi)有行政的約束作用。
——行文內(nèi)容的針對性。通告的內(nèi)容往往是針對某一部門與當時某一方面的工作或某一專項業(yè)務(wù)緊密結(jié)合而發(fā)的，所以有很強的針對性。
——使用上的廣泛性。通告除了黨政軍及公安、司法等機關(guān)使用之外，團體、企事業(yè)單位也可以使用。
按通告內(nèi)容的性質(zhì)劃分，通告有兩種類型：
法規(guī)性通告：其內(nèi)容主要是社會各有關(guān)方面應(yīng)遵守的帶有法規(guī)性質(zhì)的事項，有強制性和行政約束力，一旦公布，社會各有關(guān)方面應(yīng)當切實遵守和執(zhí)行。例如，《××省人民政府關(guān)于整治機動車超載違章的通告》就是一個法規(guī)性通告。
告知性通告：這類通告主要用于告知大家某件事情，如發(fā)生的新情況，出現(xiàn)的新事物，以及需要大家知道的新決定等。這類通告大都具有專業(yè)性和單一性，往往不具有法規(guī)性質(zhì)，但也有一定的約束力。
二、格式與內(nèi)容
通告的結(jié)構(gòu)由標題、正文、生效標識組成。
1、標題
通告的標題與公告標題形式基本相同，有四種形式，可以根據(jù)實際情況選用一種，四種形式?jīng)]有原則上的區(qū)別。
(1)由發(fā)文機關(guān)、事由和文種組成。如《民航總局、公安部關(guān)于民航安全問題的通告》。
(2)由發(fā)文機關(guān)和文種組成。如《中華人民共和國公安部通告》。
(3)由事由和文種組成。如《關(guān)于維護校園秩序的通告》。
(4)只用文種名稱。如《通告》。
通告與公告都是公布性的公文，不需要寫主送單位。
2、正文
通告的正文一般由三個層次組成，即通告的依據(jù)或緣由、通告的事項和通告的結(jié)尾。
第一部分寫通告的依據(jù)或緣由，然后用“現(xiàn)通告如下”、“特通告如下”等過渡語導入下文。第二部分寫通告的具體事項，為使通告的條理清晰，可采用分條列項的寫法。第三部分是正文的結(jié)尾，可提出要求，或使用常用語“特此通告”等來作結(jié)。
3、生效標識
在正文的石下方寫上發(fā)文機關(guān)的全稱，加蓋印章。有的通告在標題中己經(jīng)寫出發(fā)文機關(guān)的名稱，可不再寫。
4、落款
通告的落款，與標題有關(guān)系。標題有發(fā)布單位的，后面可無落款;標題沒有發(fā)布單位的，落款要注明發(fā)布單位。發(fā)布通告的時間，寫在標題之后、內(nèi)容之前，或?qū)懺诼淇畹暮竺婢伞?/p>
三、范例
例1
通 告
為了加強甲型H1N1流感的防控工作，特作如下規(guī)定：
1、張貼甲型H1N1流感防控宣傳單
學院有關(guān)地方和每間學生宿舍要張貼甲型H1N1流感防控宣傳單，使師生了解甲型H1N1流感的防控知識。
2、實行每天測量體溫的制度
為了及時發(fā)現(xiàn)、加強防范，班級設(shè)立衛(wèi)生員，所有學生必須在上午8點、下午6點測量自己的體溫，并以宿舍為單位填好體溫檢測登記表，并報告輔導員。同學們一旦感到不適，也要立即向輔導員報告，以便學校采取必要的措施。
3、加強體溫異常和因病缺課師生的登記、跟蹤工作。
校醫(yī)務(wù)室必須認真登記因體溫異常前往就醫(yī)的學生姓名、班級、宿舍號和聯(lián)系電話，并當日上午十一點前報學工部。
4、加強進出校門的管理
全體師生憑胸卡進出校門。腋下溫度在37.5攝氏度的本院學生將立即返回宿舍，戴上口罩，實施校內(nèi)定點留觀。
腋下溫度在37.5攝氏度的教師不得上課，由辦公室負責進行處理。
外來人員不得隨意進入學校。經(jīng)批準可以進校的外來人員必須測量體溫，腋下溫度超過37.5攝氏度的外來人員不得進入學校。
5、加強食堂管理
6、減少接觸
甲型H1N1流感有一定的潛伏期，一般為1—7天。甲型H1N1攜帶者在潛伏期具有傳染性。所以，在甲型H1N1流感流行期間，同學們不要到人多的地方去，盡可能待在自己的宿舍里，不要相互串門，減少接觸。學生外出必須經(jīng)輔導員批準。
如果接觸過甲型H1N1流感疑似患者或確診患者，要立即報告。
7、減少集體活動
學院和各班級要盡量減少組織集體活動。
老師們、同學們，甲型H1N1流感是可防、可控、可治的，不必害怕。只要大家認真遵守學校的規(guī)定，我們一定會戰(zhàn)勝甲型H1N1流感。
××××學院
××××年××月××日
第五節(jié) 報 告
一、概述
報告是下級機關(guān)、組織或個人向上級機關(guān)、組織或領(lǐng)導匯報工作、反映情況、提出建議、答復查詢或要求、請求備案的上行公文。報告的使用范圍廣泛，作用重要，是機關(guān)、團體、企事業(yè)單位日常工作和商務(wù)活動中常用的公文形式。
二、格式與內(nèi)容
報告寫作內(nèi)容要真實、可靠，重點突出，耍如實反映情況，抓住主要矛盾，分清主次，大膽取舍，以便于上級機關(guān)清楚地了解情況，處理問題。
報告的種類繁多，有工作報告、情況報告、答復報告、報送報告、綜合報告、專題報告等。但不管是哪一類報告，其格式一般都包括標題、主送單位、正文、落款四部分。
1、標題
一般有兩種寫法：一種是公文規(guī)范標題，即由發(fā)文單位、事由和文種組成，如《××市人民政府關(guān)于高新技術(shù)開發(fā)區(qū)資金使用情況的報告》;另一種標題由事由和文種組成，如《關(guān)于×××次列車在××站發(fā)生出軌事故的報告》。
2、主送單位
即接受"報告"的上級機關(guān)或組織，其位置在標題與正文之間，獨占一行，頂格寫，如"xx省人民政府"，應(yīng)盡量用全稱。
3、正文
這部分是報告的主體，其結(jié)構(gòu)一般由開頭(引據(jù))、事項和結(jié)尾三部分組成。
(1)開頭。作為正文的導語，應(yīng)承接標題中的事由，導出報告的目的，即為什么而報告，一般要用“現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下” 作為過渡句，起承上啟下作用。這部分要求落筆扣題，簡明扼要，直陳其旨。
(2)事項。這是報告的具體內(nèi)容部分，一般包括基本情況、主要經(jīng)驗、體會、存在的問題和下一步打算。在一份報告中，這幾部分不一定全寫，要看具體情況，有所側(cè)重。
(3)結(jié)尾。常用的是約定俗成的結(jié)語，如“特此報告”或“以上報告如有不妥之處請指正”等。
4、落款
一般寫發(fā)文單位名稱或負責人姓名、發(fā)文時間，最后加蓋公章。
三、范例
例1：匯報工作
××××(單位)關(guān)于××××××工作情況的報告
××××(主送單位)：
根據(jù)××××××要求(或××××以來)，我們××××××(概述工作背景或基本情況)，對××××××工作進行了認真總結(jié)?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：
一、××××××(工作基本情況)。
二、××××××(主要做法和成績，包括采取的辦法、措施和產(chǎn)生的效果等)。
三、××××××(存在的問題，以及擬采取的對策措施)。
四、××××××(下一步工作安排和思路)。
(印章)
××××年×月×日
例2：反應(yīng)情況的報告
××××(單位)關(guān)于×××有關(guān)情況的報告(緊急報告)
××××(主送單位)：
××××年×月×日(最近、近日)，××××××(概述“報告”反映情況的產(chǎn)生緣由、情況和問題)。為了××××××(目的)，現(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：
一、××××××(情況過程和最新事態(tài))。
二、××××××(原因及后果分析)。
三、××××××(已采取的措施及作用)。
四、××××××(下一步擬采取的措施)。
五、××××××(需引起上級單位重視或關(guān)注的問題)。
(印章)
××××年×月×日
例3：答復上級單位詢問和交辦事項的報告
××××(單位)關(guān)于×××有關(guān)情況的報告
××××(主送單位)：
根據(jù)××××××要求(或根據(jù)×××批示精神，或根據(jù)轉(zhuǎn)來的《××××××》要求)，我們對××××××情況進行了認真研究(或我們對××××××問題進行了調(diào)查核實)?，F(xiàn)將有關(guān)情況報告如下：
一、××××××(事件的過程、原因等)。
二、××××××(經(jīng)調(diào)查核實的情況或處理的依據(jù)、結(jié)果等)。
三、××××××(下一步擬采取的措施)。
特此報告。
(印章)
××××年×月×日
第六節(jié) 指 示
一、概述
指示，是上級領(lǐng)導對下級布置工作，闡明工作活動的指導原則時使用的一種公文。指示這一文種，我國目前黨群系統(tǒng)的機關(guān)使用較多，行政領(lǐng)導機關(guān)使用頻率較低。
“指示”不能濫用。一般日常工作應(yīng)該用“通知” ，對下級布置重要工作，同時要闡明工作活動的原則時，才能用“指示” 。
指示具有以下特點：
——原則性。必須符合黨的路線、方針、政策和國家的法律、法令，并具有連續(xù)性。
——權(quán)威性。一般使用指令性語言，不能含糊其辭或模棱兩可。
——可操作性。政策界限要規(guī)定明確，便于掌握和執(zhí)行。
——時效性。指示要求的時間性很強，規(guī)定期限要達到的目標必須能夠完成。經(jīng)努力達到的目標必須能夠完成。經(jīng)努力達不到的目標，不要勉強寫上去。
——準確性。文字表述準確，根除空話、套話。
二、格式與內(nèi)容
指示在結(jié)構(gòu)上，由標題、受文單位和正文三部分組成。
1、標題
包括三部分內(nèi)容：
(1)發(fā)布指示的機關(guān);
(2)指示的中心內(nèi)容(概括性的);
(3)文種(指示)。如果指示的內(nèi)容比較急切，或有時間限制，還要在標題的“指示”前面寫上“緊急”二字。作為緊急指示發(fā)布。在標題的下面，要注明指示發(fā)布的時間或者文號。
2、受文單位
在正文之前，先寫明受文的單位名稱。
3、正文
正文一般由兩部分內(nèi)容組成：一是發(fā)布本指示的根據(jù)或原因，二是本指示的具體事項，而重點要放在指示的事項上。指示事項一般多采用分條分項的辦法撰寫。這樣做不但層次清晰，易于理解，而且便于貫徹和落實。
正文部分的內(nèi)容要視具體的指示而定。一般分三個層次：
第一層，簡要闡述發(fā)布本指示的依據(jù)和主旨。如果是貫徹性指示，還要闡明貫徹有關(guān)政策、法規(guī)的意義和有關(guān)政策、法規(guī)的主要內(nèi)容，以及應(yīng)著重在哪些方面進行貫徹。
第二層，詳細寫明本指示的內(nèi)容。這是正文的重點部分。一般先用“特作如下指示”或“為此，特發(fā)本指示” 來過渡到正文。然后展開，一般是分項寫明指示的具體條款;完成指示的辦法、措施等。這部分內(nèi)容，要求具有很強的現(xiàn)實針對性和明確的工作指導思想，文字表達要講究簡練、準確。
第三層，指出落實指示的幾點要求。然后，一般用“以上各項，希即研究推行”或“以上諸點，望結(jié)合本地實際情況，具體組織實施”作結(jié)。
三、范例
例1
XXX公司關(guān)干暫停銷售產(chǎn)品的指示
駐各地辦事處和各級代理商：
最近，由我公司自主研發(fā)、銷售的×××產(chǎn)品，在部分地區(qū)有消費者提出產(chǎn)品質(zhì)量有暇疵，主要反映的問題是：(l)……;(2)……。為了保護消費者的權(quán)益，減低×××產(chǎn)品對公司形象的
不良影響，經(jīng)公司董事會研究討論，現(xiàn)對有關(guān)問題作如下指示：
一、暫?！痢痢廉a(chǎn)品的銷售。
二、主動聯(lián)系消費者，征詢×××產(chǎn)品的使用情況。
三、熱情接待消費者的意見或投訴。
……
產(chǎn)品質(zhì)量是企業(yè)生存的根本，我公司將本著對消費者負責的態(tài)度，積極、妥善地處理此次事件。在各辦事處和代理商的情況上報后，公司將派工程師到各地對產(chǎn)品進行調(diào)試，有需要的就回收到產(chǎn)地進行改造，直至完全合格為止。
以上諸點，望各辦事處和代理商結(jié)合木地實際情況，具體組織實施。
×××公司總經(jīng)理辦公室
××××年××月××日
第七節(jié) 請 示
一、概述
請示是下級機關(guān)、組織或個人提請上級機關(guān)、組織或領(lǐng)導人答復疑問、審核和批準某項請求時所使用的、呈請性的上行公文。其主要特點是：行文內(nèi)容的請求性;行文目的的求復性;請求事項的單一性。
二、格式與內(nèi)容
根據(jù)請示的性質(zhì)、用途劃分，大體上可分為陳述性請示、請求性請示和建議性請示。無論哪種請示，一般都由標題、主送單位、正文和落款四個部分組成，有的請示還帶有附件。
1、標題
一般有兩種寫法:一種是公文規(guī)范標題，即由發(fā)文單位、事由和文種組成，如《關(guān)于××公司實施股份合作制改造的請示》、《××市關(guān)于修建××高等級公路的請示》;另一種是省略標題，即在標題中省略了規(guī)范標題中的某一部分，多數(shù)情況是省略發(fā)文單位，如《關(guān)于××問題的請示》。
2、主送單位
即接受“請示”的上級機關(guān)或組織，其位置在標題與正文之間，獨占一行，頂格寫，有時也可省略。主送單位應(yīng)盡量寫全稱，除特殊情況外，不能越級寫主送單位。
3、正文
一般由開頭、主體和結(jié)語三部分組成。開頭，寫請示原因;主體，寫請示事項，即處理某件事的具體措施;結(jié)語，寫請示語，如“特此請示，望批復”或“請批示”等。
4、落款
寫明發(fā)文單位和成其日期。發(fā)文單位(發(fā)出請示的單位名稱)要寫全稱，成文日期(年、月、日)也要寫全，不能省略。
三：請示的特點
1．事前行文。請示一定要在工作開始前行文，得到上級機關(guān)批準后才能付諸實施，不可“先斬后奏”或“邊斬邊奏”。
2． 一事一請。即一份請示只能請求指示、批準一件事或解決一個問題。
3．需要批復。請示行文的目的非常明確，即要求上級機關(guān)對請示的事項作出明確的批復。
三、范例
例1：請求批準的請示
××××(公司)關(guān)于××××××(事由)的請示
××××(主送單位)：
為了××××××(目的)，根據(jù)××××××(依據(jù))，我單位擬××××××(意圖主旨)。現(xiàn)將有關(guān)情況和我們的意見報告如下：
一、××××××(基本情況)。
二、××××××(請示事項的必要性和可行性及其意義)。
三、××××××(具體方案和請示事項)。
妥否，請批示。
(印章)
××××年×月×日
例2：請求解決問題的請示
××××(公司)關(guān)于請求協(xié)調(diào)解決
××××××問題的請示
××××(主送單位)：
目前，我公司××××××(遇到的問題或困難)。為了××××××(目的)，根據(jù)××××××(依據(jù))，現(xiàn)就××××××(意圖主旨)請示如下：
一、××××××(問題的由來)。
二、××××××(問題的不利影響)。
三、××××××(解決問題的積極意義)。
四、××××××(請示內(nèi)容，即請求協(xié)調(diào)解決的問題及解決問題的關(guān)有關(guān)建議)。
妥否，請示。
(印章)
××××年×月×日
例3：請求指示的請示
××××(單位)關(guān)于××××××問題的請示
××××(主送單位)：
近日，××××××(在某項工作進行中遇到××××××問題)。現(xiàn)將有關(guān)問題請示如下：
一、××××××(有關(guān)情況)。
二、××××××(遇到的問題)。
三、××××××(請示內(nèi)容，即懇請上級單位對××××××問題作出指示)。
妥否，請指示。
(印章)
××××年×月×日
例4：外事請示
關(guān)于×××出訪(赴)×××(國家或地區(qū))的請示
××××(主送單位)：
應(yīng)××××邀請，我公司××××××(職務(wù)、姓名)擬于××××年×月×日—×月×日(率團)出訪×××(國家)或赴××××地區(qū)(港、澳、臺)。
此訪的主要目的是××××××(出訪的目的及相關(guān)背景介紹)。
此系×××同志××××年第×次出訪(境)，此行已征得我駐×××國使(領(lǐng))館同意。擬在外停留×天，費用××。
妥否，請示。
附件：代表團成員名單
(印章)
××××年×月×日
例5：內(nèi)部請示
關(guān)于××××××(事由)有關(guān)問題的請示
集團公司領(lǐng)導：
根據(jù)××××××(緣由)，我們(會同××部門)對××××××問題進行了認真研究?，F(xiàn)將有關(guān)情況和我們的意見報告如下：
一、××××××問題的基本情況
××××××。
二、××××部門的意見
××××××。
三、我們的意見
××××××。
妥否，請示。
(主辦部門領(lǐng)導簽發(fā))
××××年×月×日
第八節(jié) 批 復
一、概述
批復是上級機關(guān)對下級或下級機關(guān)的請示事項作出肯定或否定答復的公文，屬下行文。批復與請示密切相關(guān)，有請示才會有批復，而批復必須就請示的事項作出答復。
批復只針對請示而行文。它與通知、指示有所不同。通知、指示是上級機關(guān)主動下發(fā)的，批復是根據(jù)下級機關(guān)的請示而發(fā)的。其特點有：下行性、針對性、及時性、制約性、實踐性。
二、格式與內(nèi)容
批復要求有針對性、原則性，而且態(tài)度要明確，回復要及時。其篇章結(jié)構(gòu)由標題、正文、落款三部分組成。
1、標題
一般由發(fā)文機關(guān)、批復事由和文種三部分組成，如“××省教育廳關(guān)于同意××學校增加編制請示的批復” 。
2、正文
一般由批復原由、批復內(nèi)容和結(jié)語三部分構(gòu)成。
(1)批復原由。一般引用其“請示”的標題、發(fā)文字號作為批復的原由或依據(jù),爾后寫上“經(jīng)研究(決定)，現(xiàn)批復如下”作為過渡，引出以下內(nèi)容。
(2)批復內(nèi)容。主要是針對請示事項作出明確表態(tài)，如“同意” 、“不同意”或“另行研究”等，不論作出何種答復，都需簡要說明理由。有的批復在作出明確表態(tài)后，還要就如何貫徹上級決定，提出要求和希望。
(3)結(jié)語。多用“特此批復” 、“此復”等慣用語收結(jié)全文。結(jié)語一般應(yīng)另起一行，空兩格寫。
3、落款
寫明發(fā)文機關(guān)名稱和成文時間。
三、范例
例1
關(guān)于××××××(有關(guān)問題)的批復
××××(主送單位)：
你公司《關(guān)于××××的請示》(文號)收悉。根據(jù)××××××(依據(jù))，經(jīng)研究，同意你們關(guān)于××××××(主旨)。請你們在××××××工作中切實加強領(lǐng)導，確?！痢痢痢痢痢痢?/p>
(印章)
××××年×月×日
例2：
關(guān)于××××××有關(guān)問題的批復
××××(主送單位)：
你公司《關(guān)于××××××的請示》(文號)收悉。鑒于××××××，根據(jù)××××××的有關(guān)規(guī)定(依據(jù))，現(xiàn)就××××××(主旨)有關(guān)問題批復如下：
一、原則同意××××××。
二、××××××(具體要求)。
請你們××××××(提出進一步做好此項工作的要求，以及從長遠或整體上提出有關(guān)要求)。
(印章)
××××年×月×日
例3：
中國保險監(jiān)督管理委員會
關(guān)于設(shè)立廣州國匯保險經(jīng)紀有限公司的批復
××××：
你們提交的廣州國匯保險經(jīng)紀有限公司設(shè)立申請材料收悉。經(jīng)審核，批復如下：
一、批準設(shè)立廣州國匯保險經(jīng)紀有限公司。
二、公司注冊資本：人民幣500萬元。其中，陳戎出資200萬元，出資比例為40%;何偉生、阮廣杰各出資150萬元，出資比例各為30%。
三、公司業(yè)務(wù)經(jīng)營區(qū)域：中華人民共和國行政轄區(qū)(不含港、澳、臺)。
四、公司住所：廣州市越秀區(qū)農(nóng)林下路5號億達大廈701室。
五、公司可經(jīng)營下列業(yè)務(wù)：
六、核準陳戎的董事長任職資格，核準何偉生的總經(jīng)理任職資格。
七、公司須持本批復及中國保監(jiān)會頒發(fā)的《保險經(jīng)紀機構(gòu)法人許可證》，到工商行政管理部門辦理有關(guān)工商登記手續(xù)，方可開業(yè)。
八、公司應(yīng)依法經(jīng)營，并執(zhí)行中國保監(jiān)會的有關(guān)政策，相關(guān)內(nèi)容可登錄中國保監(jiān)會網(wǎng)站查詢。
二XXX年十月三十一日
第九節(jié) 意 見
一、概述
“意見”是對重要問題提出見解和處理辦法時使用的文種。一般情況下，“意見”只有建議性質(zhì)，這樣的“意見”是指來自下級的，一經(jīng)上級批轉(zhuǎn)或批準，即從建議性轉(zhuǎn)化為指導性和約束性。另一種是出自于上級的“意見”，雖然文種叫意見，這里的本質(zhì)含義已不冉是參謀的性質(zhì)，而具有了指示要求性。
二、格式與內(nèi)容
意見的結(jié)構(gòu)內(nèi)容一般由以下幾部分組成：
1、標題
由發(fā)文機關(guān)名稱、事由和文種三要素構(gòu)成，例如《國有資產(chǎn)監(jiān)督管理委員會關(guān)于規(guī)范國有企業(yè)改制工作的意見》、《國機集團貫徹落實國有企業(yè)領(lǐng)導人員廉潔自律七項要求實施意見》。
2、正文
正文是意見寫作的主體，應(yīng)當首先在開頭部分用簡明扼要的文字，說明行文的目的、背景、依據(jù)或緣由，以利受文者理解和貫徹執(zhí)行;然后應(yīng)當明確、詳盡地寫出意見的具體內(nèi)容，如闡明工作的基本見解、原則性要求、政策性措施及注意事項等，一般采用分條的結(jié)構(gòu)安排方式。
3、結(jié)尾
正文寫完之后，一般用一個結(jié)尾段落來進一步強調(diào)工作或提出希望和要求。
三、范例
例1
XX總公司關(guān)于進一步加強
各分公司財務(wù)監(jiān)督的意見
為了落實總公司約有關(guān)規(guī)定，更好地防范和杜絕財務(wù)風險，進一步清理、整頓各分公司財務(wù)機構(gòu)，加強總公司對財務(wù)狀況的監(jiān)督管理，提出如下意見：
一、關(guān)于分公司財務(wù)科的設(shè)立
根據(jù)本公司財務(wù)制度，由總公司批準，各分公司及辦事處獨立設(shè)立財務(wù)科。
1、分公司財務(wù)科設(shè)立條件(略)
2、分公司財務(wù)人員的任免方式(略)
3、分公司財務(wù)業(yè)務(wù)范圍(略)
二、關(guān)于分公司財務(wù)管理方式(略)
三、關(guān)于分公司財務(wù)風險管理
四、關(guān)于分公司財務(wù)日常監(jiān)督
五、總公司駐外市級以上的辦事處，參照本意見執(zhí)行。由于辦事處較小，不具備設(shè)立財務(wù)科條件的，總公司將另行規(guī)定財務(wù)監(jiān)管辦法。
×××總公司
××××年××月××日
第十節(jié) 公 函
一、概述
公函是用來商洽工作、詢問和答復有關(guān)具體問題、向有關(guān)主管部門請求批準的一種公務(wù)性文種。
公函的行文范圍較為廣泛，對上級、下級、平級及不相隸屬機關(guān)單位均可用公函聯(lián)系公務(wù)。公函集上行文、下行文、平行文功能于一身。公函的種類主要分為商洽函、詢問函、申請函、告知函、答復函5種。另外，還有一種不具公文性質(zhì)的便函，常用于一般性事務(wù)聯(lián)系，沒有發(fā)文字號，也不用專用的文件紙。
二、格式與內(nèi)容
公函的行文要求類似于請示，一般是一函一事，開門見山，行文簡潔，且用語平和得體，切忌語氣生硬。
公函一般包括四部分：標題、送達單位、正文和落款。
1、標題
有的采用較規(guī)范的公文標題，即由發(fā)函機關(guān)、事由、受函機關(guān)和文種名稱組成;有的標題只有事由和文種名稱，如《××公司關(guān)于商借×××同志的函》;還有的只有文種名稱，如《答復函》。
2、主送單位
是指公函受文者，如“××公司”，寫在第一行左起頂格處，后加冒號。
3、正文
公函的主要內(nèi)容即事項，是發(fā)函者要告訴對方的具體事情。它由三部分構(gòu)成：發(fā)函緣由、發(fā)函事項和結(jié)語。事項部分主要寫商洽什么事、解決什么問題、了解什么情況、答復何種事宜等，要寫得具體、明確。結(jié)語多用“特此函商” 、“敬請函批”“特此函復”、“特此函告”等，可根據(jù)不同需要選用。
4、落款
包括發(fā)函單位名稱和主要負責人的簽名以及日期。
三、范例
例1：商洽函
××廠關(guān)于請求協(xié)助解決
技術(shù)人員進修外語問題的函
××大學校長辦公室：
為適應(yīng)引進國外先進技術(shù)和設(shè)備的需要，我廠擬派10名技術(shù)人員到貴校出國人員英語強化班進修半年。為此，特與貴校商洽，懇請給予大力支持。有關(guān)進修費用等事宜，統(tǒng)按貴校有關(guān)規(guī)定辦理。
謹請函復
××廠
××××年××月××日
例2：告知函
敬 告 公 函
××××：
我公司乃啟閉機、閘門的專業(yè)生產(chǎn)廠家規(guī)模型集團企業(yè)，水利部定點生產(chǎn)單位。
近期我地區(qū)有個別個體廠家，假冒生產(chǎn)我公司產(chǎn)品，以假亂真，損害我公司信譽。為此特發(fā)公函敬告。望貴單位直接與我公司和各地辦事處聯(lián)系，謹防上當，給您的工程購進劣質(zhì)產(chǎn)品，造成不應(yīng)有的損失。
詢問電話：××××××××
傳真：××××××××
公司打假查詢電話：××××××××
特此敬告，歡迎合作!
××機械集團有限公司
××××年××月××日
例3：征詢意見函
關(guān)于征求××××××意見的函
××××(主送單位)：
為了××××××(目的)，根據(jù)××××××(依據(jù))，我們擬××××××(或我們研究制訂了《××××××》)?，F(xiàn)就××××××有關(guān)問題征求你們意見(或現(xiàn)將《××××××》轉(zhuǎn)去)，請研究提出修改意見，于××××年×月×日前函告××××××。
聯(lián)系人：×××
電 話：××××
(印章)
××××年×月×日
例4：答復意見函
關(guān)于××××××有關(guān)意見的復函
××××(主送單位)：
你們《關(guān)于征求××××××意見的函》(文號)收悉。經(jīng)研究，現(xiàn)將有關(guān)意見函復如下：
一、原則同意××××××。
二、××××××(具體意見)。
(印章)
××××年×月×日
例5：請求批準函
關(guān)于申請××××××的函
××××(主送單位)：
為了××××××(目的)，根據(jù)××××××(依據(jù))，我們申請××××××。現(xiàn)將有關(guān)情況和我們的意見函告如下：
一、××××××(基本情況)。
二、××××××(必要性和可行性及其意義)。
三、××××××(我們的意見)。
現(xiàn)將有關(guān)材料報送你們，請予審批。
(印章)
××××年×月×日
第十一節(jié) 會 議 紀 要
一、概述
會議紀要是在會議記錄的基礎(chǔ)上，對會議的主要內(nèi)容及議定的事項，經(jīng)過摘要整理的、需要貫徹執(zhí)行或公布于報刊的具有紀實性和指導性的文件。
會議紀要根據(jù)適用范圍、內(nèi)容和作用，分為兩種類型：(1)工作會議紀要。(2)協(xié)商交流性會議紀要。
二、格式和內(nèi)容
會議紀要由標題、日期、正文三部分組成。
(1) 標題
由會議名稱和文種組成。如《全國高校大學語文教學研討會紀要》。
(2) 文件日期
成文日期通常寫在標題之下，位置居中，并用括號括起。也可在文末右下角標明日期。
(3) 正文
正文可寫三部分，也可只寫前兩部分。
①在開頭部分應(yīng)扼要地敘述會議概況。如會議的名稱、目的、時間、地點、人員、議程及主要收獲等。
②主體部分主要寫會議研究的問題、討論中的意見、作出的決定、提出的任務(wù)要求等。
一般有三種寫法：
一是概述法。即把會議上的發(fā)言內(nèi)容、討論情況總結(jié)到一起，概述出來。這種寫法適用于小型會議。
二是發(fā)言記錄式寫法。按照會上發(fā)言順序，摘錄每個人發(fā)言的主要內(nèi)容。此寫法主要用于座談會紀要。
三是歸納法。就是把會議中研究、討論的內(nèi)容歸納成幾個問題來寫。適用于規(guī)模較大、內(nèi)容復雜的會議。寫作時，可根據(jù)表達內(nèi)容的需要，分條列項寫或擬小標題分部分、分層次寫。
總之，無論是哪種寫法，都要圍繞會議中心和目的選材、剪裁，突出重點。
③結(jié)尾的內(nèi)容通常是提出希望、號召，要求有關(guān)單位認真貫徹會議精神。也可以在寫完主體部分后即全文結(jié)尾。
三、編寫會議紀要的注意事項
1、 寫作之前做好必要的準備工作。
2、 忠實于會議內(nèi)容，準確反映會議決定事項和主要精神。
3、 抓住要點，體現(xiàn)“要”字。
4、 語言簡明，講究邏輯性和條理性。
一些習慣用語：“會議聽取了、會議討論了以下幾個問題、會議認為、會議指出、會議決定、會議要求”等。
××××××會議紀要
(第×期)
××××(制發(fā)單位) ××××年×月×日
××××××。××××年×月×日，×××同志主持召開××××××會議，×××、×××等同志(領(lǐng)導)參加了會議。×××同志傳達了××××××精神，通報了××××××有關(guān)工作情況，并作了重要講話;會議聽取了×××關(guān)于××××工作情況匯報，討論了××××××;審議了《××××××》等×項××××××。
會議強調(diào)，××××××。
會議指出，××××××。
會議經(jīng)過審議，議定以下事項：
××××××(例如：會議根據(jù)××××××，審議并原則通過了《××××××》、《××××××》等，并責成×××根據(jù)與會同志提出的修改意見作進一步完善，按程序報批后下發(fā);會議還根據(jù)××××××要求，就解決××××××等問題提出了意見……)
浙江XX建設(shè)有限公司20XX年第一次管理座談會會議紀要
時 間：XXXX年2月22日
地 點：×××
主持人：×××
出 席：×××、×××、×××、×××
本次會議討論了總公司對口部門與各分公司工作銜接、工作流程、公司內(nèi)部管理等事宜，總結(jié)了企業(yè)內(nèi)部管理存在的不足，確定了財務(wù)報表統(tǒng)一、相關(guān)證書借用、貫標小組組建、檔案管理、分公司專業(yè)人才招聘等事宜，現(xiàn)將會議議定事項紀要如下：
一、會議聽取了××××××。
二、會議指出，××××××。
三、會議對解決現(xiàn)階段的問題作了明確。
1. ×××××
2. ×××××
浙江XX建設(shè)有限公司
2XXX年2月22日
××××公司××××年第×次董事會
會議決議
××××年×月×日，××××公司在×××(地點)召開第×次董事會會議。會議由×××董事長召集，應(yīng)到會董事××人，實際到會××人?！痢痢?、×××因故不能到會，已書面委托×××代為出席。×××、×××列席了會議。
會議按照通知所列議程進行，會議的召集、出席人數(shù)、程序等符合有關(guān)法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定。
與會董事以××××××表決方式，作出以下決議：
一、××××××。
(×票同意，×票反對，×票廢權(quán))
二、××××××。
(×票同意，×票反對，×票廢權(quán))
……
與會董事簽署如下：
×××、×××、×××、×××、×××、×××
××××年×月×日
××公司辦公會議紀要
時間：XXXX年×月×日×時
地點：公司辦公樓五樓大會議室
出席人：××× ××× ××× ××× ××× ……
缺席人：××× ××× ××× ……
主持人：公司總經(jīng)理
記錄人：辦公室主任劉××
主持人發(fā)言：(略)
與會者發(fā)言：××× ………………………………………………………………
××× ………………………………………………………………
主持人：×××(簽名)
記錄人：×××(簽名)
