風(fēng)琴夾工作法——簡單易用的個人效率提升方法
熟悉我的朋友都知道，我是用Doit.im+Evernote作為我的個人效能提升工具的。Doit.im管理行動清單，Evernote進行資訊的管理。近期在北京語言大學(xué)和北京化工大學(xué)分別進行了2場關(guān)于GTD時間管理的公益講座，同學(xué)們在講座結(jié)束后也給了我一些反饋，同時這些反饋也給了我很多思考。
我實踐GTD3年左右的時間，身邊的同好大多數(shù)是達人，對常用工具了如指掌，如Doit.im，Ominifocus，Evernote，Wiz，與達人更多是經(jīng)驗的分享與探討，但是從去年開始，我將GTD作為個人效能提升的課程帶入企業(yè)，也做了很多公益演講，和面對達人不同，培訓(xùn)對象大多數(shù)對GTD、時間管理并沒有太多的概念，工具的使用也是五花八門，我在為大家?guī)碚n程的同時，也一直在思考，有沒有簡單，再簡單點的方法，能夠讓大家方便應(yīng)用呢？
《意志力》這本書中提到：科技作家丹尼.奧布賴恩 Danny O‘Brien 給他認識的70個“格外多產(chǎn)的”人發(fā)放問卷，詢問他們把工作生活打理得井井有條的秘訣。結(jié)果，大部分人說他們并沒有實用特別的軟件和其他高級工具，但是很多人說他們的做法符合GTD系統(tǒng)——這個除了要求紙、筆、文件夾外不要求其他復(fù)雜東西的系統(tǒng)。
是的，想讓你的工作和生活井井有條，確實不需要太多過于復(fù)雜的東西
功夫不負有心人，經(jīng)過我的反復(fù)思考和改進，我終于找到了一個灰?；页：唵蔚姆椒?，我把他稱作“風(fēng)琴夾工作法”，沒那么多復(fù)雜的東西，只需要一個風(fēng)琴夾，一支筆，一個便簽本而已。并且經(jīng)過我一段時期的使用，效果灰?；页：门?！
靈感來源——偷看老師的包包
前期讀了@永錫老師的文章 《我的GTD Style 工作區(qū)實務(wù)分享篇》，永錫老師結(jié)合David Allen的工作臺，打造了自己的辦工作系統(tǒng)，剛開始并沒有太深刻的感覺，也許沒有體會到其中的奧妙吧。直到上個月老師來北京，到酒店Check in后，老師留下他的包包給我，說他上去安頓一下，包包你隨便看吧。于是我這個實在人就把老師包包里所有的東西都翻了出來，攤在了酒店大廳的茶幾上o(∩_∩)o
不愧是GTD Style，從收集欄到項目管理系統(tǒng)，非常完備。其中項目管理系統(tǒng)Project Support 引起我的注意，這是這個系統(tǒng)中我認為最實用的部分，任何項目的信息資料，收集進去非常方便，好似把Evernote實體化一樣，帶著這東西就讓人覺得踏實。我忽然想到，這個夾子我家里也有呢，而且有不同大小的，平時我都是用他來存放票據(jù)。那我不用他來做項目管理，而是管理行動，豈不是把Doit.im實體化了？
風(fēng)琴夾系統(tǒng)需要的工具
這個系統(tǒng)需要的工具非常簡單：
一個風(fēng)琴夾：也叫票據(jù)夾，大小都有，我的是在上海馬路上閑溜達，路邊一個文具店買的，得力的，8元。一般里面是12層
一個便簽本：哪里都能買到，多大的都有，要求就是方便一張一張撕下來，盡量不要用post貼，粘在一起不方便拿
一支筆：這個誰都有
對了，就這么簡單
先打造一下你的工作臺
最近一直在整理東西，家里的各類東西堆成山一樣高，但是這個工作臺確是我精心設(shè)計的。工作的地方要讓你安心，試想，如果你的辦公桌文件堆的向山一樣高，找東西也很難找，你能安心工作嗎？
另外，我也不贊成辦公桌干凈的什么都沒有。我們整理辦公桌不是搞衛(wèi)生評比，而是讓我們工作更有效率。經(jīng)常用的東西在觸手可及的地方，文件處理更有效率。
如果你是高手，你會發(fā)現(xiàn)我的桌面上還是有一些東西是莫名其妙的，這也是我把他稱作1.0版本的原因，慢慢改進嘛。1.0版本的核心在這三個地方
1、筆筒：把常用的筆放在筆筒里，不要放在筆袋或者鉛筆盒中收起來，筆袋和鉛筆盒留著外出的時候用，而且我建議多買一些筆，別一支筆放在筆筒里，外出的時候又拿走了，“專筆專用”。
2、便簽本：當(dāng)我們專注于工作時，腦袋里冒出的各種未解決的事情在干擾著我們的專注力，就好像一只猴子站在你肩膀上不停的叫喚。當(dāng)我們?nèi)绱说男臒┮鈦y，哪怕是最簡單的任務(wù)。David Allen 叫“心猿 Monkey Mind”，將這些讓你心煩意亂的事情寫在便簽紙上，然后繼續(xù)你的工作，是非常好的解決方法。這里用的是便簽紙，而不是一張白紙的原因在于：一張紙上寫一件事情，而不是把所有事情寫在一張紙上，都寫在一張紙上我們需要反復(fù)的檢視，否則就會漏掉東西。一張紙，一件事情，一個獨立的處理單元。.
3、收集箱：當(dāng)我們將所有事情寫在便簽本上，趕出大腦后，就要放進一個收集箱。這個收集箱什么走的都可以，我是用了一個透明的小盒子。小餅干盒子把蓋子剪掉就可以啦，例如好麗友的“好多魚”餅干。收集箱放在便簽的上方，寫好了，直接撕下來，扔進收集箱，剩下的事情，就是專注的工作了。
清空收集箱，將雜事加工成清單
當(dāng)我們專注的完成工作時，可以把收集箱里的各種雜事（一張張的便簽）拿出來，然后加工成清單。關(guān)于清單，請參看我的另一篇文章《結(jié)合Doit.im談?wù)凣TD中的幾個清單》，不過即使你不知道這些，也沒什么關(guān)系。
這個風(fēng)琴夾的奧妙，就是每一個欄代表著一個清單
收集欄Inbox：一些未處理的雜事（便簽）和以放在這里，這其實是一個緩沖，給自己留有余地。存儲沒被加工過的內(nèi)容，例如我收到別人的名片，也會放在這個欄里。
今日待辦Today，明日待辦Tomorrow，本周week，本月Month、Todolist
其實只是把事情寫下來，還不能完全消除焦慮源，因為這件事情并沒有得到處理，也就是說，在他沒有得到妥善處理之前，內(nèi)心就會不斷有個聲音不斷嘮叨你別忘記這件事情。
Doit.im的下一步行動清單（As Soon As Possible）中，并沒有在做更詳細的計劃。所以我們這個“馬上辦”，一定會出現(xiàn)有的馬跑到快，有的馬跑的慢的情況。過于模糊的事件定義會讓我們失去計劃性。所以我把今日待辦、明日待辦后又加上了本周和本月，這樣在處理的時候，會更加清晰，也可以幫助我們上緊發(fā)條，加快進度。如果想到的事情會超過一個月后再做，就直接放到Todolist吧，這其實就是我們所說的AS soon as Possible，在風(fēng)琴夾工作法中，對清單的改造，更強調(diào)了計劃性和時效性。
等待Wait : 委托給別人的事情，或者等待回復(fù)的事情放入等待清單
項目Project：風(fēng)琴夾給Inbox和清單用去了7個，剩下的5個就可以做臨時項目用了。收集所有和項目有關(guān)的資料。當(dāng)然，如果覺得不夠用的話，買個A4的大風(fēng)琴夾，效果會更好哦。可以用post貼把項目的名字寫下來，然后貼在風(fēng)琴夾上，這樣看的就更清楚了，項目結(jié)束后可以撕下來。
想法：其實有點類似Someday/maybe
要隨時檢視清單和項目
拿著這個風(fēng)琴夾，我們要做的事情都放在這個夾子里了，我們要做的是按照清單和項目隨時檢視，清單逐級檢視，先看今日待辦，我的做法是開始一天工作的時候，把今日待辦的便簽都拿出來，放在桌子上，做完一件事情，就把這張紙扔掉（扔的時候感覺非常爽），而且和自己有個承諾，這個便簽?zāi)贸鰜恚桶阉鐾耆拥?，就不要再放回去了?/strong>如果今天的事情做完了，再看看明日待辦，本周，本月的事情有沒有可以拿出來做的，然后隨時調(diào)整，這樣我們的工作會更有序啦。
還能再懶點么
如果你連風(fēng)琴夾都懶得買，我左思右想，干脆拿曲別針把便簽分類整理好，然后放在你的錢包里吧，雖然有點亂，不過思路是一樣滴。
怎么樣，這個風(fēng)琴夾工作法還不錯吧，是不是很簡單，如果覺得很容易上手，可以試試看。也歡迎大家共同探討！
