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Excel函數(shù)輕松學(xué)02:詳解Excel函數(shù)中的數(shù)據(jù)類型

寫在前面:

概念是用來了解的,不是用來恐懼的。一時無法理解,大可不求甚解,無需刻意強求,往后學(xué)習(xí)函數(shù)的時間里,通過實例人的潛意識會反復(fù)思考,只要學(xué)習(xí)的過程持續(xù)不斷,概念性的東西自然而然也就理解了——你的朋友,看見星光。

1,函數(shù)的結(jié)構(gòu)

我們上一章說函數(shù)是Excel內(nèi)部預(yù)先定義的、能夠按照特定順序和結(jié)構(gòu)來執(zhí)行運算任務(wù)的功能模塊。

這句話怎么理解呢?

由于函數(shù)是Excel內(nèi)部預(yù)先定義好的,我們能夠使用它,但正常情況下不能修改它,不正常情況是指直接修改Excel的源代碼,很明顯,這不是一般人能干的事兒。

每一個函數(shù)都擁有自己的結(jié)構(gòu),通常是由表示公式開始的等號、函數(shù)名稱、左括號、以半角逗號相間隔的參數(shù)以及右括號組成。

        

我們上面提到了個詞,叫參數(shù)。

參數(shù)是函數(shù)最重要的組成部分,分為可選參數(shù)和必需參數(shù)。

在函數(shù)語法中,可選參數(shù)一般使用一對中括號'[]'包括起來。

比如耳熟能詳?shù)腟UM函數(shù),它的語法如下。

        

如官方文件所說,SUM函數(shù)最多可以支持255個參數(shù),第一個參數(shù)是必須的,其余的244個都是可選的,可以根據(jù)實際情況選擇是否省略。

舉個例子。

在Excel中輸入公式:

=SUM()

此時我們沒有提供任何參數(shù),直接回車,系統(tǒng)會彈出如下所示的消息提示框,啰哩啰唆一大堆,但意思無非就是你一定得給SUM一個參數(shù),不然它就和你過不去。

        

那么是不是每個函數(shù)都必須有參數(shù)呢?

只能說大部分如此,極個別例外。比如公式=TODAY(),它并不需要參數(shù),默認(rèn)返回當(dāng)前的日期。

        

作為函數(shù)最重要的組成部分,參數(shù)可以由數(shù)值、日期、文本、邏輯值等元素構(gòu)成,也可以使用引用、其它函數(shù)、數(shù)組等。

比如公式=IF(A1>80,'優(yōu)秀',IF(A1>60,'不及格','不及格'))

第二個IF函數(shù)是第一個IF函數(shù)的嵌套函數(shù)。

但是,別動!什么是引用?什么是數(shù)組?什么是邏輯值、文本值、錯誤值?我聽不懂,你前面也沒講過啊?

好吧,那我們就來講一下。

……

2,函數(shù)中的數(shù)據(jù)類型

如果說函數(shù)是設(shè)置好的功能模塊,那它就好比種類不同的廚具,有的是微波爐,有的是高壓鍋,炒鍋,熱水壺,擦布……

而數(shù)據(jù)便好比不同的食材,擁有不同的類型,有的是水,有的是青菜,大米,牛肉……

不同的食材當(dāng)然有不同的烹飪方法,我們不能把大米放到擦布上去煮熟,也不能把青菜放到熱水壺里去烹飪……

所以,了解數(shù)據(jù)類型對于函數(shù)學(xué)習(xí)來說就是非常必要的事。

在函數(shù)公式中,按照不同的標(biāo)準(zhǔn)數(shù)據(jù)可以被劃分為不同的類型。

這就好比食材既可以按照產(chǎn)地可以分為山東的、河北的、胡建的,也可以按照其他標(biāo)準(zhǔn)劃分為海鮮和非海鮮,生的、熟的,有機的……

1)按照來源,數(shù)據(jù)可以分為引用和非引用。

引用通常是指單元格引用。比如公式:=SUM(A1:A8,20)。A1:A8是引用,20則不是。

2)按照函數(shù)運算過程中是否發(fā)生變化,可以分為變量和常量。

常量就是不會變的數(shù)據(jù),變量與之相反。

同樣以公式=SUM(A1:A8,20)為例,20是常量,無論公式如何運算,它都不會改變。A1:A8是變量,它會根據(jù)A1:A8單元格內(nèi)數(shù)據(jù)的改變而改變。

3)按照數(shù)據(jù)類型,又可以劃分為數(shù)值、日期、文本、邏輯值和錯誤值等。

這個是重點,我們需要點杯奶茶好好聊一聊。

        

Ⅰ 數(shù)值

數(shù)值是指代表數(shù)量的數(shù)字形式,比如學(xué)生的成績,個人的身高體重,數(shù)值可以是正數(shù),負(fù)數(shù)、也可以是小數(shù)和百分比。

但需要說明的是,在現(xiàn)實中,數(shù)字的大小可以無窮無盡,但在Excel中,由于軟件自身的限制,能夠保存的數(shù)字最大只能精確到15位有效數(shù)字。

超過15位會怎么樣?

Excel會自動將15位以后的整數(shù)變?yōu)榱恪1热?23 456 789 123 456 789(18位),Excel會顯示為123 456789 123 456 000。

        

此外,如果大于15位的有效數(shù)字是小數(shù),Excel會毫不猶豫的直接舍棄,Excel可是擁有上百億單元房產(chǎn)的土豪,怎么可能在意那幾毛錢。

可能有小伙伴就說了,你胡說,那我表格里的18位身份證是怎么回事?它后三位沒變成0?。。?/span>

這是因為身份證是以文本形式保存的,他只是看起來是數(shù)值,但其實良心大大的壞了,是個文本的家伙。

Ⅱ 日期和時間

在Excel中,日期和時間是以一種特殊的數(shù)值形式儲存的,這種數(shù)值形式又被稱為“序列值”。

在MS操作系統(tǒng)所有的Excel版本中,日期系統(tǒng)默認(rèn)為“1900年日期系統(tǒng)”。也就是以1900年1月1日作為序列值的基準(zhǔn)日,這一天的序列值記為1,此后的日期以此遞增。比如1900年1月15日的序列值是15,2019年6月20日的序列值為43636。

在Excel中,最小的日期是1900年1月1日,序列值為1。最大日期是9999年12月31日,序列值是2 958465。

由于日期是以數(shù)值的形式儲存的,所以它可以直接參與加減乘除的數(shù)值運算,這意味著著什么呢?

如果我們要計算兩個日期之間相差的天數(shù),直接相減就可以了:

        

但和數(shù)值不同的是,當(dāng)日期以常量的形式出現(xiàn)在公式中時,必須使用半角雙引號包裹起來。

比如我們要計算2019年6月20日的100天以后是什么日期,可以使用公式:

='2019-6-20'+100

說完了日期,再說下時間。

對于日期來說,1天的數(shù)值單位就是1,那么1小時就可以表述為1/24,同理,1分鐘可以表述為1/24/60。

也就是說,一天中的每一個時刻都可以由小數(shù)形式的序列值來表示。比如,中午12點也就是0.5(1天的一半1/2)。

同日期一樣,時間也可以直接參與加減乘除的數(shù)值運算。當(dāng)時間以常量的形式出現(xiàn)在公式中時,同樣必須使用半角雙引號包裹起來。

例如一個人凌晨6點28分開始加班,早晨9點56分下班,他加班的時長是多少呢?

公式:

='9:56'-'6:28'

結(jié)果是3小時28分。

         

Ⅲ 文本

文本又稱字符串,是指包含非數(shù)值字符的數(shù)據(jù)。比如學(xué)生的名字、考試科目等。除此以外,也包含以文本形式保存的數(shù)值,例如身份證號碼等。

當(dāng)文本出現(xiàn)在公式中時,必須使用半角雙引號包括起來。比如計算  麻煩他媽罵麻煩他爸真是麻煩死了   有幾個字符?

公式如下:

=LEN('麻煩他媽罵麻煩他爸真是麻煩死了')

結(jié)果為15

非數(shù)值型的文本,不能參與數(shù)學(xué)運算,否則返回錯誤值。

        

數(shù)值型的文本可以參與數(shù)學(xué)運算,但會被轉(zhuǎn)換為真正的數(shù)值。

Ⅳ 邏輯值

邏輯值只有兩個。一個FALSE,另外一個是TRUE。FALSE為假,TRUE為真。

邏輯值可以直接參與數(shù)學(xué)運算,此時TRUE等同于1,F(xiàn)ALSE等同于0。

例如公式=TRUE+1,等同于公式=1+1,結(jié)果為2。公式=FALSE+1,等同于公式=0+1,結(jié)果為1。

關(guān)于邏輯值,我們等講到邏輯函數(shù)IF時再細(xì)聊。

Ⅴ 錯誤值

錯誤值有多種形式,常見的有#VALUE!、#N/A等。不同的錯誤值具有不同的含義,但這對新人來說這暫時不重要,同樣留到以后再說吧。

這4種數(shù)據(jù)類型(日期可以視為數(shù)值)如果打起架來,誰大誰小呢?

         

數(shù)值<文本<FALSE<TRUE

愛無敵,天上地下唯TRUE最大。

錯誤值呢?錯誤值去哪了?讓它也來打架啊!

別激動,錯誤值是個錯誤,不能參與排序,否則大家都會成為錯誤。

比如=#N/A<TRUE,結(jié)果為錯誤值#N/A

……

深吸一口氣,最后一個問題,什么是數(shù)組呢?

數(shù)組是由一到多個元素構(gòu)成的有序集合,元素可以是數(shù)值、文本、邏輯值甚至是錯誤值。

數(shù)組是Excel函數(shù)進階后的一個知識點,我們這兒暫時只了解一下必須知道的部分,比如常量數(shù)組。

常量數(shù)組顧名思義是由常量構(gòu)成的數(shù)組,并使用大括號{}在首尾進行標(biāo)識。例如:

{1,'excel',2,'學(xué)習(xí)'}

需要注意的是,常量數(shù)組只能由常量組成。比如={sum(a:a),1},常量數(shù)組中放置了函數(shù),是不允許的。

數(shù)組如果按照維度劃分,又可以分為一維數(shù)組、二維數(shù)組和三維數(shù)組。

一維就是單行或單列的數(shù)組。

單行數(shù)組元素之間使用半角分號間隔,例如={'a','b','c','d'}

單列數(shù)組元素之間使用半角逗號間隔,例如={1;2;3;4;5}

我去,一會逗號,一會分號的,怎么區(qū)分呢?

分號;是不是有兩層?上面一個點,下面一個逗號,所以它代表行(單列數(shù)組是有多行組成的)。而逗號沒有分層的模樣,所以它代表列。

二維數(shù)組就是由行列兩個方向構(gòu)成的數(shù)組,例如

={1,'a';2,'b';3,'c'}

這是一個兩列三行的二維數(shù)組。一共有兩個分號,所以是三行(最后一行不用標(biāo)注分號),每行有一個逗號,所以是兩列。

三維數(shù)組就是由不同工作表的單元格或區(qū)域構(gòu)成的數(shù)組。通常而言,函數(shù)數(shù)組最高只有三維。

……

3,函數(shù)的分類

聊完了函數(shù)中的數(shù)據(jù)類型,最后我們再來簡單聊下函數(shù)的分類。

按照不同來源,Excel函數(shù)可以分為內(nèi)置函數(shù)(系統(tǒng)自帶的)、自定義函數(shù)(VBA編寫的)以及宏表函數(shù)(古老的Excel 4.0的函數(shù),需要通過定義名稱才能使用)

內(nèi)置函數(shù)是我們?nèi)粘9ぷ骱蛯W(xué)習(xí)中最為常用的,也是我們學(xué)習(xí)的重點。按照不同的功能,內(nèi)置函數(shù)可以分為文本函數(shù)、邏輯函數(shù)、查找與引用函數(shù)、日期與時間函數(shù)、統(tǒng)計函數(shù)等。大都人如其名,從名字就可以看出其作用了。

兩杯奶茶喝完了,今天就這樣吧。

揮手致安,下期再見。

……

……

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