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那些書面表達(dá)能力強(qiáng)的人，

都具備金字塔結(jié)構(gòu)思維?

“干活的累死累活，有成果那又如何，到頭來干不過寫PPT的，要問他業(yè)績?nèi)绾?，他從來都不直說，掏出那PPT一頓胡扯……”

這是之前新東方一次年會上對PPT的痛批。

當(dāng)時，視頻公開后，也引發(fā)了一陣“批判PPT潮”，認(rèn)為它是粉飾結(jié)果、形式主義、不干實事。

可是，作為書面表達(dá)的一種重要方式，PPT本沒有錯，PPT的出發(fā)點是清晰，終點是高效。錯的是“聽PPT的人”，和無形熏染著這個人的企業(yè)文化。

在工作場景中，書面表達(dá)無處不在；在流行遠(yuǎn)程辦公的當(dāng)下，書面表達(dá)更是越來越重要。你能夠想到很多很多書面表達(dá)時刻：寫一封郵件、寫一份績效自評、草擬一份合同、寫團(tuán)建活動策劃方案、寫一份設(shè)計對接需求文檔、寫一本公司員工手冊、寫年度工作總結(jié)和工作計劃、寫一份新員工入職培訓(xùn)PPT、寫企業(yè)文化內(nèi)刊的員工案例……

所以，說書面表達(dá)能力是職場入門基本功毫不為過。

但并非所有人對它游刃有余，實際上不少人在職場摸爬滾打了很多年，需要書面表達(dá)時也老是覺得頭疼。這種痛點，可以從主體（寫的人）和客體（看的人）角度，概括為三點：

1. 寫的慢：根本無從下筆；終于下筆了，寫著寫著就寫不下去了；終于寫好了，但總覺得不對勁，反復(fù)修改不得要領(lǐng)。

2. 寫不清楚：你的內(nèi)容是寫出來了，但別人根本沒有欲望看下去；有些因為剛需（比如你寫給你老板的策劃方案、工作總結(jié)），人家不得不看，但得花費很多腦細(xì)胞才能看明白。

3. 寫的沒說服力：你寫的東西，別人看懂是看懂了，但并不能被感染或說服。

圖源/pexels

前面我們提到，PPT的出發(fā)點是清晰，終點是高效，工作中任何形式的書面表達(dá)都是如此。

但近期卻常有論調(diào)，認(rèn)為工作周報、總結(jié)、會議記錄、PPT等書面表達(dá)，反而降低了工作效率降低了。

我認(rèn)為一個重要的原因其實是：對于太多人來說書面表達(dá)太難，完成它需要耗費過多的精力；太多人產(chǎn)出的書面表達(dá)，并沒有達(dá)到“清晰”，所以自然達(dá)不到高效。

所以，有沒有什么思維和工具，可以讓我們進(jìn)行書面表達(dá)時，能像呼吸一樣自然和簡單呢？能做到寫的快、寫的清楚、寫的有說服力呢？能真正達(dá)到高效溝通的目的呢？

掌握了金字塔結(jié)構(gòu)思維，一定能提升書面表達(dá)能力。

什么是結(jié)構(gòu)？

金字塔結(jié)構(gòu)，首先也是一種結(jié)構(gòu)。

我們可以這樣定義結(jié)構(gòu)：將信息做分類、串邏輯、再用有美感的形式展現(xiàn)出來。你能夠想象到的萬事萬物都會呈現(xiàn)出一種結(jié)構(gòu)、都可以被歸納成一種結(jié)構(gòu)，比如：建筑裝修、物質(zhì)分子式、HR們喜歡的各種模型、一本書的目錄……

人們天然需要結(jié)構(gòu)，這是因為：

大腦能同時處理的信息數(shù)量有限。有個說法是神奇的數(shù)字“7±2”，說的就是人腦只能同時記住“7±2”范圍的數(shù)字。
大腦喜歡自動將發(fā)現(xiàn)的所有事物按某種秩序組織。比如很久以前，人們就抬頭看星星時，就聯(lián)想到了各種星座。

那么，一個能夠清晰呈現(xiàn)和表達(dá)的結(jié)構(gòu)，需要具備什么要求呢？我總結(jié)了三點：

1. 分類：分類要符合MECE原則（各自獨立、完全窮盡）；類與類之間要有一定的隔離感（比如排版時小標(biāo)題間的留白）；不同類別的形式要呈現(xiàn)一致性（比如字?jǐn)?shù)、句式一致）；你在書面表達(dá)時要用“有序或無序”的符號區(qū)分它們。

2. 邏輯：分好類的信息一定是要具備某種邏輯，或是并列、或是遞進(jìn)。而這種邏輯的呈現(xiàn)，或是通過一種簡潔的組合，或是生動的形象。

3. 形式：如何讓結(jié)構(gòu)的形式更具美感？我們一般認(rèn)為表優(yōu)于文字，而圖優(yōu)于表；極簡主義、對稱/對齊往往會讓形式更美；另外在很多情況下，大就是美。

把這三個維度的要求，帶入到寫郵件、寫方案、寫工作總結(jié)、寫PPT等任何形式的書面表達(dá)場景中，一定能夠幫助你做到更清晰的呈現(xiàn)。

一眼看去，就能明了；因為清晰，所以高效。

什么是金字塔結(jié)構(gòu)？

金字塔結(jié)構(gòu)也是一種結(jié)構(gòu)，而且是所有結(jié)構(gòu)中“最清晰”的一種結(jié)構(gòu)。

它作為一種非常經(jīng)典的模型，也被用在了眾多的書面表達(dá)時刻，成為麥肯錫等頂級咨詢公司匯報和呈現(xiàn)的經(jīng)典方法。

為什么說金字塔結(jié)構(gòu)是所有結(jié)構(gòu)中“最清晰”的呢？我們來看下圖：所謂金字塔結(jié)構(gòu)，把最核心的結(jié)論置于最頂部，下一層是支撐核心結(jié)論的關(guān)鍵句，再下層是支撐關(guān)鍵句的種種論點，如此類推。

這樣有兩個好處：1. 受眾第一時間就能獲得最重要的結(jié)論和觀點。即使沒有足夠的時間看完，也不會錯過最重要的關(guān)鍵信息；2. 受眾可以非常清晰地縱覽全貌。你可以這樣生動地想象金字塔結(jié)構(gòu)：“用指尖輕輕捏住一個點，就能拎起了文章的骨架”，而且拎起來的都是閃亮亮的金句。

所以，金字塔結(jié)構(gòu)的書面表達(dá)，一定也是閱讀體驗最佳的結(jié)構(gòu)方式。

金字塔結(jié)構(gòu)的書面表達(dá)

符合金字塔結(jié)構(gòu)的書面表達(dá)是什么樣子呢？

從縱向看，有自上而下、邏輯遞進(jìn)、提煉關(guān)鍵句三點要求；從橫向看，有歸類和排序兩點要求。但很多時候，在進(jìn)行一些較長篇幅的書面表達(dá)時，比如深度寫作、比如PPT匯報、活動策劃案等，我們常常還需要寫一段序言或?qū)дZ。

好導(dǎo)語，只說受眾心中已有的信息

導(dǎo)語說什么？《金字塔原理》認(rèn)為要說與核心結(jié)論相關(guān)的“背景-沖突-疑問” 。

導(dǎo)語要起到什么作用？《金字塔原理》認(rèn)為要“喚起共鳴，實現(xiàn)點題”。

什么樣的導(dǎo)語最好？《金字塔原理》認(rèn)為你需要從“受眾心中已經(jīng)存在的信息”切入，而不是一個全新的陌生概念。

我們來看一個例子。以下兩段文字，為一篇文章修改前后的標(biāo)題和序言：

高效團(tuán)隊文化秘籍：要合作，先“示弱”

在《好的公司，鼓勵員工暴露缺點”》一文中，提及DDO型組織/團(tuán)隊，鼓勵員工暴露缺點。但鼓勵是一回事，能否共享脆弱，或是暴露缺點是另外一回事。

員工是否能夠真實地暴露自己，還是選擇有所保留？這取決于其在團(tuán)隊氛圍中的心理安全感。這也是接下來我們要分享的內(nèi)容——作為leader，如何助力團(tuán)隊安全感的建立？

管理者必須無所不能？偶爾共享脆弱，團(tuán)隊更高效??

很多管理者都被困在“無所不能”的魔咒里。

戰(zhàn)略方向不清？你需要承擔(dān)責(zé)任；團(tuán)隊業(yè)績不好？你需要承擔(dān)責(zé)任；過于授權(quán)導(dǎo)致出錯？你需要承擔(dān)責(zé)任；不擅授權(quán)導(dǎo)致成員沒有成長？你需要承擔(dān)責(zé)任；團(tuán)隊氛圍不佳？你需要承擔(dān)責(zé)任。成員欠缺責(zé)任心，你需要承擔(dān)責(zé)任。

正如德魯克所說，“管理首先是一種責(zé)任，而不是權(quán)力”“承擔(dān)責(zé)任”是管理者角色的天然任務(wù)，這本沒錯。但如果管理者因此陷入“我得對所有事負(fù)責(zé)，所以我必須無所不能”的陷阱中，情況往往是自己身心俱疲，團(tuán)隊狀態(tài)卻適得其反。

管理者偶爾共享脆弱，反而容易打造高績效的團(tuán)隊。

首先感受下前后兩版的標(biāo)題：

好的標(biāo)題是神來之筆，它決定受眾愿不愿意點擊這篇文章，尤其在一些非剛需類的書面表達(dá)中。

前一個標(biāo)題做到了對文章主旨的精準(zhǔn)概括。但后者不僅精準(zhǔn)概括主旨，還更具吸引力——它先揭示了受眾心中已有的一個信息——“管理者必須無所不能”，然后再給出了一個很新穎的立意——“偶爾共享脆弱，團(tuán)隊更高效”。

再來感受下兩個版本引言的差異：

前者從一篇過往文章談起，繼而點出主旨。但從受眾的角度，很多人對這篇過往文章是陌生的，他必須得先領(lǐng)會和理解上一篇文章的主旨，才能與這篇文章的主旨達(dá)成共鳴。

后者則從很多管理者的已有痛點切入——“管理者必須無所不能”，進(jìn)一步闡述讀者心中已有的背景（管理者需要為很多場景承擔(dān)責(zé)任）和沖突（管理者陷入“我必須無所不能”的陷阱中，團(tuán)隊效能卻適得其反），最后點出主題（管理者偶爾共享脆弱，反而容易打造高績效的團(tuán)隊）。

縱向看，金字塔結(jié)構(gòu)要做好3點

從縱向看金字塔結(jié)構(gòu)，你能夠看到的是不同層級的核心結(jié)論（如下圖）。圍繞核心結(jié)論本身及它們間的關(guān)系，一個完美的金字塔結(jié)構(gòu)書面表達(dá)需要做好三個方面：

1. 自上而下。

也叫結(jié)論先行。即你要在最上層，說清核心觀點和結(jié)論，而非層層鋪墊到最后才說。

比如給別人寫一封郵件，你需要在開頭就開門見山、提綱挈領(lǐng)地說明郵件事由（什么時間在什么地點有一個什么活動，你希望對方做什么），然后再去描述詳細(xì)補(bǔ)充信息。

2. 邏輯遞進(jìn)。

不同層級的核心結(jié)論之間，是存在明顯邏輯關(guān)系的。邏輯一般有兩種，演繹推理和歸納推理。

演繹是一種線性的推理方式，因為A、所以B、所以C的“因此”邏輯；而歸納推理則是將一組具有共同點的事實、思想或觀點歸類分組，并概括其共同性或論點（參見下圖）。

從受眾理解的角度，歸納要優(yōu)于演繹。所以金字塔結(jié)構(gòu)中的邏輯關(guān)系，一般都是歸納邏輯。

3. 提煉關(guān)鍵句

即金字塔結(jié)構(gòu)提煉出來的不同結(jié)論的核心結(jié)論（即下圖黃框內(nèi)的描述），一定得是具有“思想”的句子，而不是一種“缺乏思想的概括性描述”。這一點非常重要。

什么叫“缺乏思想的概括性描述”？這在眾多書面表達(dá)中比比皆是：該公司應(yīng)當(dāng)確立3個目標(biāo)、該公司存在2個問題、我們建議進(jìn)行5項改革……這樣的句子并沒有概括出下一層思想的精華，只是說明了將要討論的思想屬于哪一類。

它之所以普遍存在，根本原因還是我們沒有思考透徹，并企圖用這種泛泛的概括性描述，來掩蓋思考不充分的事實。

那么，什么是“具有思想的句子”呢？“該公司需要更多的領(lǐng)域授權(quán)”就比“該公司存在兩個組織問題”更具思想。這樣的句子往往擁有更清晰的主謂賓，更加具體，也更加靠近本質(zhì)和真相。

橫向看，金字塔結(jié)構(gòu)要做好2點

從橫向看金字塔結(jié)構(gòu)，你能夠看到的是并列的關(guān)鍵句或支撐關(guān)鍵句的論點。那么，這些并行的關(guān)鍵句和論點之間，需要做好什么呢？

1. 歸類?

關(guān)于歸類，金字塔結(jié)構(gòu)有一個非常重要的原則：MECE。

MECE分析法，全稱 Mutually Exclusive Collectively Exhaustive，中文意為“相互獨立，完全窮盡”，也就是說這些歸類的關(guān)鍵句之間能夠做到不重疊、不遺漏。除了表層的不重疊、不遺漏，MECE分析法的另一個重要作用是逼迫你思考全面和透徹，從而找到更加接近本質(zhì)的答案。

MECE在金字塔結(jié)構(gòu)的書面表達(dá)中無處不在。最簡單的例子是，你寫一份活動策劃方面，就一定要寫清時間、地點、受眾、分工、費用預(yù)算等所有“相互獨立，完全窮盡”的要素。

以下文字是蓋雅學(xué)院曾經(jīng)發(fā)布的一篇文章《新晉管理者70%力不從心》的小標(biāo)題，同樣符合MECE原則：

管自己的陷阱：我是團(tuán)隊能力最厲害的

管人的陷阱：解決“人”的問題”浪費時間

管事的陷阱：把事情百分百執(zhí)行就對了

管團(tuán)隊的陷阱：他們都會聽我的

2. 排序?

做了關(guān)鍵句的歸類了，那么這些關(guān)鍵句哪個在前、哪個在后？怎么去排序呢？一般有三種排序方法：

按時間排序，就是發(fā)生時間的先后順序：

快樂的第一步：讓員工能融入

快樂的第二步：讓員工有能力

快樂的第三步：讓員工有成長

（蓋雅學(xué)苑《藍(lán)蛙：“Head”到“Heart”，讓員工快樂工作的秘密》一文提綱）

按程度排序，就是重要或難易程度的順序：

面試判斷的第一境界：靠直覺

面試評價的第二境界：靠邏輯

面試評價的第三境界：靠邏輯

按結(jié)構(gòu)排序，即你思想表述的順序：

印象：生態(tài)與人文完美融合的智能工廠

緣起：創(chuàng)始人的經(jīng)歷和情懷

落地：敏實人對“全人健康”的理解

深化：員工社會角色變化的必然選擇

共贏：企業(yè)與員工共同發(fā)展的理想

（蓋雅學(xué)苑《敏實集團(tuán)：用“全人健康”打造員工幸福的“理想國”》一文提綱）

最后總結(jié)一下，書面表達(dá)中用好金字塔結(jié)構(gòu)需要掌握：

寫好序言：通過回答受眾心中已有的問題，通過描述“背景-沖突-疑問”，來達(dá)到共鳴和點出主題。

縱向掌握三點：自上而下、邏輯遞進(jìn)、找出關(guān)鍵句。

橫向掌握兩點：用MECE原則做歸類，用時間\程度\結(jié)構(gòu)順序做排序。

四個步驟、一個案例，

看金字塔結(jié)構(gòu)構(gòu)思過程?

讀完前面的內(nèi)容，我們應(yīng)該基本可以清楚理解從最終呈現(xiàn)的角度，一個金字塔結(jié)構(gòu)的書面表達(dá)是什么樣的。

但實際上，金字塔結(jié)構(gòu)的構(gòu)思過程依然是很艱苦的，尤其當(dāng)你要寫出一份非常詳盡、深度的內(nèi)容時。因為：

想法是點狀的，而金字塔呈現(xiàn)是結(jié)構(gòu)化的；
思考是自下而上的，而金字塔呈現(xiàn)要自上而下；
大腦習(xí)慣演繹邏輯，而金字塔呈現(xiàn)最好是歸納邏輯。

我把金字塔結(jié)構(gòu)的產(chǎn)生和構(gòu)思過程，分為四個步驟；并用一篇文章構(gòu)思過程的案例，來說明這四個步驟。

1. 信息羅列。

自上而下的金字塔結(jié)構(gòu)的表達(dá)呈現(xiàn)，需要從自下而上的碎片化、點狀思考開始。所以不用試圖一開始就列好一個無懈可擊、完美的金字塔結(jié)構(gòu)，先把你能想到的碎片信息羅列出來再說。

比如我寫《新晉管理者70%力不從心》這篇文章時，就是先從碎片化感受出發(fā)，零星列出了7條所能想象到的新晉管理者常踩的坑。這7條也是金字塔結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)的最下方的層級。

1. 覺得下屬都理應(yīng)和自己一樣成熟

2. 覺得解決人的問題是浪費時間

3. 該批評時不敢批評，討好式激勵

4. 用自己的工作方式，去要求下屬

5. 重視績效好和差的兩頭成員，忽視中間層

6. 認(rèn)為做團(tuán)隊建設(shè)就是搞好關(guān)系

7. 自己忙到飛起，下屬卻沒事做

2. 找出共性。

列出各種碎片化信息后，再去掉這些信息的修飾性信息，保留核心的主語或謂語后，你就能夠發(fā)現(xiàn)這些信息的共性，并檢查它們之間是不是做到了MECE。

如果不符合MECE原則，一定說明你并沒有分類合理或思考全面。

上一個案例中，我列出7條碎片化思考后，又嘗試進(jìn)一步列出了這7條歸類的上一個層級的3個方面。

錯誤的期望管理：1. 認(rèn)為下屬都理應(yīng)和自己一樣成熟4. 用自己的工作方式，去要求下屬

錯誤的自我定位:2. 覺得解決人的問題是浪費時間 3. 該批評時不敢批評，討好式激勵

錯誤的團(tuán)隊建設(shè): 7. 自己忙到飛起，下屬卻沒事做 5. 重視績效好和差的上下兩頭，忽視中間層6. 認(rèn)為團(tuán)隊建設(shè)就是搞好社交

3. 發(fā)現(xiàn)洞見和邏輯

如此分類后，我發(fā)現(xiàn)了3個問題：

提煉出的3個關(guān)鍵句是“沒有思想的概括性描述”；
這3個關(guān)鍵句之間缺少一定的邏輯關(guān)系；
提煉出的三個關(guān)鍵句似乎并沒有做到MECE（相互獨立，又完全窮盡）。

這一次我改用表格來列提綱，將經(jīng)過反復(fù)進(jìn)一步思索出來的主旨、關(guān)鍵句，和具體的表現(xiàn)、解決思路羅列了出來。到了這一版，它和前面完全不一樣了，是非常清晰完整的結(jié)構(gòu)呈現(xiàn)、而且還似乎稍微有那么點“洞見”的思想火花了。

4. 下筆如有神

思考充分了，提綱清晰了，提煉的關(guān)鍵句閃爍著思想的火花，就可以動筆去寫了。

這篇文章的寫作速度極快，且?guī)缀趿阈薷?，?dāng)然得益于我前面花費了大量時間，將自下而上的思考，轉(zhuǎn)化為自上而下的金字塔提綱。

最后再分享一個小貼士。用表格列提綱，要優(yōu)于用文本列提綱，因為：

1. 縱向的列是看問題的思路，這是一種邏輯。

2. 橫向的行是緯度和變量，也是一種邏輯，可以是平行的，也可以是縱深的。

3. 內(nèi)部的分點列表，也可以作為一種MECE的思考。

4. 因為是表格，不能填太多文字。所以要有高度的概括能力。

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