作者介紹：楚天舒，省直機(jī)關(guān)公務(wù)員。體制內(nèi)中年，布衣書(shū)生，茍全性命于盛世，不求聞達(dá)于鄉(xiāng)鄰。人生三大愛(ài)好，買(mǎi)書(shū)，讀書(shū)，藏書(shū)。辦公室作為一個(gè)機(jī)關(guān)單位的中樞，承擔(dān)著承上啟下，服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)的重要職能。記得當(dāng)年剛當(dāng)辦公室主任的時(shí)候，一把手就語(yǔ)重心長(zhǎng)的說(shuō)，辦公室主任崗位非常重要，直接貫徹領(lǐng)導(dǎo)意圖，理論上講，除了領(lǐng)導(dǎo)班子以外你最重要。當(dāng)年筆者非常年輕，和其他單位一眼看起來(lái)就無(wú)比成熟穩(wěn)重的辦公室主任比起來(lái)，完全就是一個(gè)誠(chéng)惶誠(chéng)恐、如履薄冰的小白。
這些年，隨著八項(xiàng)規(guī)定、從嚴(yán)治黨以及干部隊(duì)伍年輕化的不斷深入，一撥撥年輕人不斷走向了更高層級(jí)的崗位，辦公室主任這個(gè)本來(lái)需要豐富人生閱歷和實(shí)踐經(jīng)歷的工作崗位，也出現(xiàn)了越來(lái)越多的年輕面孔，不禁讓我產(chǎn)生長(zhǎng)江后浪推前浪的感慨。離開(kāi)辦公室戰(zhàn)線多年，現(xiàn)總結(jié)一點(diǎn)思想感悟，也算對(duì)過(guò)往經(jīng)歷有一個(gè)系統(tǒng)性回顧，與各位一同分享。
一、年輕人當(dāng)辦公室主任的優(yōu)劣勢(shì)
劣勢(shì)：辦公室主任直接服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，工作多、雜、細(xì)。作為沒(méi)有太多工作經(jīng)驗(yàn)和生活閱歷的年輕人，在溝通協(xié)調(diào)、機(jī)關(guān)服務(wù)、以及具體辦事上往往會(huì)出現(xiàn)明顯短板。畢竟經(jīng)歷和閱歷不可能一蹴而就，一下子要當(dāng)單位管家和領(lǐng)導(dǎo)助理，角色轉(zhuǎn)變不過(guò)來(lái)也是情理之中。
優(yōu)勢(shì)：雖說(shuō)當(dāng)辦公室主任需要八面玲瓏、長(zhǎng)袖善舞，不過(guò)拜十八大之后全面從嚴(yán)治黨、風(fēng)清氣正所賜，這些年來(lái)，各種迎來(lái)送往、觥籌交錯(cuò)要少了太多，取而代之的是各種會(huì)務(wù)、事務(wù)和文字工作明顯增加。而這些恰恰又是學(xué)歷高、學(xué)習(xí)能力強(qiáng)的年輕人的優(yōu)勢(shì)，這也是年輕人能在辦公室戰(zhàn)線冒尖的一個(gè)重要?dú)v史背景。更何況作為年輕人，一方面自身可塑性強(qiáng)，另一方面單位領(lǐng)導(dǎo)的寬容度往往也相對(duì)較高。所以也不要有太多顧慮，只要是為了工作，盡管放手去干，相信大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)都會(huì)理解成長(zhǎng)的代價(jià)。
二、辦公室主任工作兩原則
一是事無(wú)巨細(xì)，抓大查小。辦公室工作事無(wú)巨細(xì)，免不了要吃苦耐勞，加班加點(diǎn)。這是沒(méi)辦法的事，不犧牲也得犧牲，不奉獻(xiàn)也得奉獻(xiàn)，這是崗位性質(zhì)決定的。千萬(wàn)別想著搞定大方向，其他的手下人干就行了。?抓大放小是領(lǐng)導(dǎo)班子層面的事，純決策層面的事。領(lǐng)導(dǎo)提拔你不是要你指點(diǎn)江山、揮斥方遒的。你作為年輕人自己不帶頭多干事，怎么能服眾？
對(duì)于中層干部，尤其是辦公室主任，只能說(shuō)干大查小。大的重點(diǎn)工作方面，領(lǐng)導(dǎo)特別重視的方面，別人搞不定的方面，這些大事你來(lái)干。日常工作的小事分好工讓辦公室其他人干。但是同事干完了以后，再小的細(xì)節(jié)你都要檢查把關(guān)，不然出了問(wèn)題還是你的事情。也就是說(shuō)，領(lǐng)導(dǎo)負(fù)責(zé)安排工作，你負(fù)責(zé)匯報(bào)溝通工作，具體落實(shí)落細(xì)工作，以及督促檢查工作。
二是用好老人，培養(yǎng)新人。絕大多數(shù)機(jī)關(guān)都有一些老同志，別看好像現(xiàn)在確實(shí)不怎么干活，但是他們?cè)跈C(jī)關(guān)時(shí)間長(zhǎng)、閱歷豐富、思考問(wèn)題縝密，該經(jīng)歷的都經(jīng)歷過(guò)了。很多一般性工作確實(shí)不可能安排在他們頭上，但是對(duì)于一些需要一定社會(huì)經(jīng)驗(yàn)、管理經(jīng)驗(yàn)的任務(wù)，正好需要這類(lèi)人的支持幫助，以此彌補(bǔ)自己作為愣頭青的不足。個(gè)人體會(huì)，一定要以誠(chéng)待人，互相尊重。理解這類(lèi)老同志的內(nèi)心想法和需求，盡可能調(diào)動(dòng)他們的積極性，在一些大的事務(wù)方面發(fā)揮他們傳幫帶作用，往往能實(shí)現(xiàn)四兩撥千斤的效果。
對(duì)于新人，年輕人，一定要盡可能把一些具體的事務(wù)性工作，包括具體的辦文辦會(huì)工作要求教給他們，讓他們盡快上手，各干一口。這樣你的時(shí)間才能夠不被各種日常性工作完全占據(jù)，才有可能真正騰出時(shí)間，去想一個(gè)辦公室主任該想的事，去做一個(gè)辦公室主任該做的事。不然依然只是一個(gè)頂著辦公室主任帽子的一般干部。
三、年輕人入主辦公室工作抓住幾個(gè)重點(diǎn)
第一，明確分工。這話看起來(lái)平平無(wú)奇，普通操作。但卻是當(dāng)好部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)的第一件大事。分工清楚了，工作才能理順，自己做的事情才會(huì)心中有數(shù)，給領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作才不凌亂。所以這件事不僅是做給部門(mén)看，更是做給領(lǐng)導(dǎo)看。大原則是先蕭規(guī)曹隨，別人以前干的好好的就繼續(xù)干。如果部門(mén)人員提出困難和問(wèn)題的，我們?cè)僮们檎{(diào)整分工。實(shí)在人手不夠的，也好了解情況以后申請(qǐng)要人。就算要不到人，領(lǐng)導(dǎo)知道你的實(shí)際困難，起碼對(duì)你工作的寬容度也要高一些吧。
第二，轉(zhuǎn)變角色。自己作為部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)了，要盡快轉(zhuǎn)變工作角色。不是說(shuō)擺著一個(gè)“當(dāng)官”的架子，而是說(shuō)要有一種承擔(dān)責(zé)任的擔(dān)當(dāng)。代表部門(mén)溝通協(xié)調(diào)的事，肯定你責(zé)無(wú)旁貸。給一把手服務(wù)的，包括一把手的日常行程、講話材料，重大會(huì)議。你肯定要貼身跟隨、牽頭安排。你是辦公室主任，那就是“領(lǐng)導(dǎo)的人”，跟緊一把手和分管領(lǐng)導(dǎo)，把握主要矛盾，這倆人服務(wù)好了，你起碼就稱(chēng)職了一半。
第三，多行方便。辦公室作為全局中樞部門(mén)，一定程度上決定了單位資源的分配。在有利工作的前提下，盡可能給各個(gè)部門(mén)交個(gè)朋友，行個(gè)方便。比如通知各部門(mén)寫(xiě)總結(jié)交報(bào)告的時(shí)候，有些其實(shí)就需要其他部門(mén)一兩個(gè)數(shù)據(jù)的，和其他部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)溝通清楚，行個(gè)方便。對(duì)于本部門(mén)人員同樣如此，在不違反規(guī)定的前提下，在加班換休、差旅外出等方面盡量行方便。畢竟這是手里為數(shù)不多能激勵(lì)人的手段了。人心都是肉長(zhǎng)的，你給別人方便，別人也會(huì)給你方便。
第四，挖掘文秘。一般來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在年輕人能當(dāng)上辦公室主任，敲門(mén)磚都是寫(xiě)稿子。寫(xiě)稿子，尤其寫(xiě)大稿子，確實(shí)是一件很鍛煉人的事，但也是一件非常費(fèi)時(shí)費(fèi)力的事。要實(shí)現(xiàn)從文字大秘到大內(nèi)總管的轉(zhuǎn)變，一定要在大材料工作上及時(shí)培養(yǎng)新人，多指導(dǎo)年輕人寫(xiě)好稿子，盡快讓自己從寫(xiě)稿到改稿的轉(zhuǎn)變。從先喊新人一起寫(xiě)，你手把手指導(dǎo)幫助，慢慢過(guò)渡到負(fù)責(zé)思路謀劃、檢查把關(guān)、校對(duì)修改。
第五，謀劃全局。不謀全局者,不足以謀一域。多少領(lǐng)導(dǎo)干部都是從辦公室主任崗位起來(lái)的，這就充分說(shuō)明辦公室崗位充分需要思考全局，謀劃全局。只有在辦公室主任的崗位上，表現(xiàn)出足夠的大局觀和領(lǐng)導(dǎo)力，才有可能在下一步職業(yè)生涯發(fā)展中占得先機(jī)。所以位置坐穩(wěn)以后，下一步就是要多思考一下單位的大事，從全局層面做點(diǎn)有意義的事情。比如結(jié)合上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)口號(hào)要求，提出一兩個(gè)領(lǐng)導(dǎo)喜歡的宏大敘事口號(hào)和發(fā)展思路，并且能夠有符合實(shí)際的、相應(yīng)配套的具體工作舉措，能夠具體落實(shí)落地推動(dòng)單位有所變化，提升機(jī)關(guān)效能建設(shè)水平和宣傳形象。如果能夠成功，那就說(shuō)明你有做領(lǐng)導(dǎo)的潛質(zhì)啦。
回想辦公室主任這個(gè)崗位，雖然非常辛苦，但卻是很鍛煉人。辦公室主任需要經(jīng)常記錄領(lǐng)導(dǎo)決策過(guò)程。由此帶來(lái)的掌握信息層次不同，思考問(wèn)題方式和決策能力不同，這成為拉開(kāi)人認(rèn)知水平差距的關(guān)鍵。同時(shí)服務(wù)機(jī)關(guān)、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，尤其是后勤管理、調(diào)研出行、會(huì)務(wù)接待等等工作，很多能力可以移植到個(gè)人生活。再加上這個(gè)崗位也確實(shí)能接觸不少人、認(rèn)識(shí)不少朋友，也確實(shí)是一筆財(cái)富。總之，起碼認(rèn)真過(guò)、努力過(guò)、付出過(guò)，終究功不唐捐。祝福各位年輕的辦公室戰(zhàn)線朋友們都能工作順利、收獲滿滿！
玩兒哥曰：楚兄這篇文章，每句都在點(diǎn)子上，讓我心有戚戚焉。
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