因?yàn)槊刻?a target="_blank">43folders.com都有新訪客，我就開(kāi)始想也許再次談?wù)勎覀冏钍軞g迎的熱門(mén)話題，復(fù)習(xí)一下如何保持一個(gè)好的待辦事項(xiàng)清單。也許這其中的很多內(nèi)容對(duì)一些人來(lái)說(shuō)已經(jīng)是老生常談，但是這也是個(gè)好機(jī)會(huì)，去復(fù)習(xí)一下那些強(qiáng)大的好習(xí)慣和好模式。
以我的經(jīng)驗(yàn)來(lái)看，在迎接生活的挑戰(zhàn)的過(guò)程中，我的最大成果之一就是保持一個(gè)聰明的、可行的而且隨時(shí)更新的待辦事項(xiàng)清單。盡管清單上的事務(wù)也許每天變化，但是當(dāng)事情似乎不受控制的時(shí)候，我能夠用它訓(xùn)練自己保持專注。事實(shí)上，我的待辦事項(xiàng)清單的健康狀態(tài)常常反映出我的工作效率的健康狀況。（也是我工作壓力的晴雨表）。情況好的時(shí)候，我的清單能夠高質(zhì)量的引導(dǎo)我的決定，而且能從優(yōu)先與效率方面幫助我處理一些意外事件。在狀況不佳的日子，它就變成了我快速?gòu)男略u(píng)估團(tuán)隊(duì)狀態(tài)然后做出決定改變的最可能的因素。
當(dāng)然你可以就什么是最適合你的任務(wù)管理方式和方法做詳細(xì)的探討，但是毋庸置疑的是，將你的任務(wù)清單從大腦中搬出來(lái)然后記錄下來(lái)是非常有益處的。當(dāng)然這并不是指草草的列出繁忙的一天的流水賬（即使這樣它也許還是可以改變你的生活）。試著去把你的待辦事項(xiàng)清單當(dāng)做一個(gè)負(fù)責(zé)人的解決問(wèn)題的計(jì)劃，著眼于你近期的努力方向和關(guān)注目標(biāo)。
待辦事項(xiàng)清單的最初目的是列出你能夠而且應(yīng)該完成的任務(wù)。也就是說(shuō)，直到你發(fā)現(xiàn)在你的待辦事項(xiàng)清單中有多少項(xiàng)目其實(shí)不應(yīng)該寫(xiě)在這里，或者相反，一些沒(méi)有列在上面的項(xiàng)目卻是應(yīng)該寫(xiě)下來(lái)的，你才真正搞清楚什么是待辦事項(xiàng)清單。
最好最有效的清單一般都有這些特點(diǎn)：
瀏覽一下你自己的待辦事項(xiàng)清單，你是否看到一些潛在的麻煩？注意到有一些條目讓你產(chǎn)生厭惡感？有一些神秘的任務(wù)看上去不知從何下手？別擔(dān)心。我們會(huì)立即修正它。
在《Getting Things Done》這本書(shū)中，戴維·艾倫（David Allen）引入了“下一步行動(dòng)”的概念，他解釋為你需要進(jìn)行的具體可見(jiàn)的下一個(gè)步驟，清晰的目的導(dǎo)向，從當(dāng)前的實(shí)際指向完成。
比如，一個(gè)典型的老式任務(wù)清單可能是“準(zhǔn)備送別湯姆派對(duì)”，“清理車庫(kù)”或者“修理汽車”。但是，就像艾倫所說(shuō)，這些都可以繼續(xù)分解成更小的項(xiàng)目，因?yàn)樗麄兌夹枰恢挂粋€(gè)步驟來(lái)完成。事實(shí)上，學(xué)會(huì)區(qū)分任務(wù)及其所包含的小項(xiàng)目，是提高你的任務(wù)清單的質(zhì)量和完成過(guò)程中的行動(dòng)能力的重要一步。
因此，以上面的“湯姆的派對(duì)”為例，我們第一步首先要弄清楚湯姆離開(kāi)的確切時(shí)間，但是在得到那個(gè)信息之前，我們需要給他的房東蘇打個(gè)電話了解細(xì)節(jié)。但是在給蘇打電話之前，我們要回想一下上個(gè)星期我們到底把她新?lián)Q的工作電話號(hào)碼寫(xiě)在哪了？（項(xiàng)目經(jīng)理把這些關(guān)聯(lián)的任務(wù)叫做“附屬”，這個(gè)你已經(jīng)知道了。）
突然，我們的注意力就從龐大的、無(wú)從下手的“派對(duì)計(jì)劃”集中到容易操作的“找到蘇的工作電話號(hào)碼”上來(lái)了。當(dāng)然這僅僅是全部任務(wù)中的一個(gè)，距離我們完成“派對(duì)計(jì)劃”還離得很遠(yuǎn)，但是我們已經(jīng)很清楚下面要做什么了。這就是所謂的“下一步行動(dòng)”，現(xiàn)在你可以把這條任務(wù)寫(xiě)在待辦事項(xiàng)清單中了。
通過(guò)經(jīng)常把項(xiàng)目分解成大小不一的下一步行動(dòng)——而且一個(gè)項(xiàng)目有多個(gè)下一步行動(dòng)也沒(méi)關(guān)系——我們就能快速而容易地弄清楚下一步我們應(yīng)該做什么了。
把你的清單拆分成具體的行動(dòng)——使那只需要很簡(jiǎn)單的執(zhí)行——也是很有益處的。
最重要的，它可以確保你明確任務(wù)的關(guān)鍵，讓你可以預(yù)測(cè)評(píng)估工作如何開(kāi)展以及當(dāng)你真正開(kāi)始做的時(shí)候會(huì)是什么情況。 這意味著你可以輕松地把一切活動(dòng)、你需要的各種工具、甚至工作地點(diǎn)的選擇變得具體明晰可視化，而不只是紙上寫(xiě)的一堆廢話。
把你的工作分解成你能想象到的最具體簡(jiǎn)單的步驟，最好的訣竅是把你的任務(wù)寫(xiě)成這樣的形式：“對(duì)某目標(biāo)做什么事兒”，這就意味著不要把目標(biāo)寫(xiě)成“年度報(bào)告”，而要更準(zhǔn)確的寫(xiě)下首先要做的是“從服務(wù)器上下載第三季度財(cái)務(wù)報(bào)表”。不要寫(xiě)成“與阿尼爾聯(lián)系”，而要寫(xiě)成“周一給阿尼爾寫(xiě)郵件計(jì)劃每月的迪斯科派對(duì)”。把任務(wù)具體化，削減到每次一項(xiàng)你可以一口氣就完成的行動(dòng)。當(dāng)然一氣呵成的程度取決于你自己，但是我從不計(jì)劃一個(gè)會(huì)超過(guò)10分鐘的任務(wù)（你的忙碌程度也許會(huì)導(dǎo)致更小的任務(wù)劃分）。
考慮一下，據(jù)個(gè)例子，一項(xiàng)特別大的事項(xiàng)“準(zhǔn)備一次重要的演講”是如何被分解任務(wù)所改進(jìn)的，第一步“構(gòu)思4個(gè)演講主題”。前面一個(gè)事項(xiàng)根本無(wú)法下手，而后面則為我們提供了我們所熟悉的東西方便我們開(kāi)始工作。我們知道如何打字，而且我們肯定知道怎么提出4個(gè)想法。這樣，很簡(jiǎn)單的，一個(gè)大的項(xiàng)目就能夠完成了。
注意我們是如何把這些大的名詞分解成小的動(dòng)詞的。那需要經(jīng)過(guò)仔細(xì)考慮。如果用你原先為演講準(zhǔn)備的清單，以也許會(huì)一直準(zhǔn)備你的演講直到，突然你的腦中傳來(lái)一個(gè)主觀的聲音，“哦，可以啦，這開(kāi)起來(lái)已經(jīng)是一篇完整的演講了，你可以停下來(lái)了”。但是也可以用一串解釋更清晰的行動(dòng)來(lái)為你的任務(wù)劃清邊界；有明確的開(kāi)頭和結(jié)尾。這樣你就可以一步一步的沿著計(jì)劃走，你知道接下來(lái)該干什么，而不是用一個(gè)模糊的名詞來(lái)定義任務(wù)，那樣會(huì)不知道如何下手。
這種具體化、功能模塊話工作藝術(shù)不僅可以幫助做計(jì)劃，而且可以幫你盡可能的做到無(wú)壓力和平易近人的工作環(huán)境。清楚的知道在你的任務(wù)列表中的每一項(xiàng)都是你所熟悉的工作，甚至都可以在午飯之前完成，這會(huì)起到很強(qiáng)的激勵(lì)作用。這只需要你確保把你所有的工作都分解、切割、打包成你能夠一次解決掉的單元。
只要你把你的任務(wù)恰當(dāng)?shù)姆指畛珊线m的大小，正確的區(qū)分命名，你的工作就會(huì)變得非常簡(jiǎn)單了。在任務(wù)計(jì)劃開(kāi)始之前，你都有能力而且有責(zé)任去恰當(dāng)?shù)亩x你都工作。著第一步?jīng)]有做好為你之后的失敗埋下了伏筆。換句話來(lái)說(shuō)，你的工作其實(shí)并沒(méi)有那么困難，說(shuō)自己忙碌不是個(gè)借口，真正的原因在于你沒(méi)有花時(shí)間把這項(xiàng)工作理清頭緒，劃分成確實(shí)可行的任務(wù)清單。在你的實(shí)際工作中這是非常重要的，最終你得到什么樣的成果，其實(shí)取決于你是否在正確的時(shí)間做了正確的事情。
如果你能夠，或許也應(yīng)該能在同一時(shí)間關(guān)注不同項(xiàng)目的“下一步行動(dòng)”（這些就是現(xiàn)在應(yīng)該做的事情），這是區(qū)分真正的“下一步行動(dòng)”以及也許以后某個(gè)時(shí)間才需要處理的普通項(xiàng)目的關(guān)鍵。要確保不要把你的待辦事項(xiàng)設(shè)為遙遠(yuǎn)的計(jì)劃。
1. 現(xiàn)在，現(xiàn)在，現(xiàn)在
要避免在自己的眼前堆滿各種各樣無(wú)法完成的待辦事項(xiàng)（或者是目前暫時(shí)還沒(méi)法處理的任務(wù)）。也許你還想給未來(lái)可能出現(xiàn)的一切事件都做一個(gè)周詳?shù)挠?jì)劃，這些可都是不應(yīng)該寫(xiě)在你目前的待辦事項(xiàng)列表中的事兒。你的待辦事項(xiàng)列表應(yīng)該是個(gè)專門(mén)來(lái)放置當(dāng)前任務(wù)的地方。把你的那些什么遠(yuǎn)期計(jì)劃啊，什么材料啊都，還有你的約會(huì)，都該放在哪兒放哪兒去——放在項(xiàng)目文件夾里，記在手機(jī)日程表上。
記住，理論上，你應(yīng)該能夠在你的清單上隨便選取一條，在合適的環(huán)境下使用恰當(dāng)?shù)墓ぞ?，立即就能夠展開(kāi)工作。對(duì)于工作展開(kāi)過(guò)程中新發(fā)現(xiàn)的附屬任務(wù)，把他們放在任務(wù)清單的后面；如果別人說(shuō)你做的怎么都是小事兒啊，你也不用為此而感到難堪，關(guān)注能夠推動(dòng)項(xiàng)目進(jìn)展的小事很好?。軌蛲瓿蛇@些任務(wù)就更好了）。
2. 整理、拋棄和重構(gòu)
養(yǎng)成一個(gè)習(xí)慣，把你的清單上的任務(wù)分成：已經(jīng)完成的、不能完成的和需要移除的。為了更有效率，你的列表應(yīng)該是“即時(shí)更新”的——它就像一個(gè)多功能的儀表盤(pán)，只不過(guò)他的作用是幫助你處理手頭上的工作。牢牢記住：你的待辦事項(xiàng)清單不是抒寫(xiě)你的雄心壯志的地方，也不是事到臨頭抱佛腳的地方。經(jīng)常盡你所能的把任務(wù)分解細(xì)化，果斷的把屬于其他地方的任務(wù)踢開(kāi)（或者刪除）。
這很重要。當(dāng)你把都腦中的事情都寫(xiě)到清單中的時(shí)候，你要慎重的決定，每一項(xiàng)你接受的任務(wù)將會(huì)對(duì)你的項(xiàng)目，你的責(zé)任和你的目標(biāo)有什么作用。在添加一個(gè)新的項(xiàng)目之前，考慮一下它會(huì)給你的生活帶來(lái)什么改變。
為了從宏觀層面說(shuō)明這些問(wèn)題的重要意義，我會(huì)借用喬·斯波斯基的說(shuō)法。試著把我們現(xiàn)有的時(shí)間和資源想象成一個(gè)木盒子，這個(gè)盒子有著固定的空間限制，這些空間只能用來(lái)裝一些立方體形狀的東西。這個(gè)盒子里裝著不同大小的積木，每一塊積木代表了你的清單上的一項(xiàng)分解的任務(wù)。一塊積木的體積越大，意味著這個(gè)任務(wù)將會(huì)占用越多的時(shí)間（同時(shí)在你的盒子里占用的空間也越大）?，F(xiàn)在清楚了吧？
假設(shè)目前我們的盒子里裝著8塊平均大小的積木，這個(gè)盒子最多能容納10塊這樣的積木?，F(xiàn)在，讓我們想象一下，如果你還想給盒子里再塞進(jìn)5塊積木，那么，你就要開(kāi)始作出決定了，對(duì)吧？這其中的一些積木也許可以很容易的就能放進(jìn)去，但其它的也許就需要變小一些才能適應(yīng)剩下的空間了。但是通常，你將不得不無(wú)奈地釋放一些空間——或者是把以前的積木挪走，或者是放棄新增加積木。當(dāng)然，我們不需要再重復(fù)說(shuō)，你選擇要增加的積木（任務(wù)）越小，你要移除或者增加積木的靈活性也就越大。想一想，你買的宜家的那么大書(shū)架是如何裝進(jìn)那么小的硬紙箱子里的。
千萬(wàn)牢記：擴(kuò)大你的任務(wù)盒子不是一個(gè)可選項(xiàng)，因?yàn)槟悴豢赡茏屇愕囊惶於鄮讉€(gè)小時(shí)，讓一個(gè)月多幾個(gè)星期。所以在你的控制范圍之內(nèi)，唯一可以變化的是，你能決定什么應(yīng)該放進(jìn)去或者什么應(yīng)該拿出來(lái)——也就是你會(huì)選擇什么樣的任務(wù)。底線是你最終都要為你的盒子和積木負(fù)責(zé)，因此要為你的優(yōu)先事項(xiàng)做出一些決斷。
無(wú)論何時(shí)你想要（或者被迫）給已經(jīng)塞得滿滿的盒子里再添加進(jìn)更多的事情的時(shí)候，嘗試著在你的頭腦中繪出那個(gè)塞滿了的盒子的圖像。將你的待辦事項(xiàng)清單中的每一項(xiàng)任務(wù)看做你鄭重的承諾，并且把它完成。記住，你只有一份時(shí)間，你耗費(fèi)在某一項(xiàng)工作上的一分鐘，不可能再去花費(fèi)在其它的工作上。因此，確保你的待辦事項(xiàng)清單有著合理的限度，時(shí)刻關(guān)注那些對(duì)自己最有價(jià)值的事情。
這確實(shí)需要一定程度上的自律，對(duì)于自己需要一定的約束。不能再把你的待辦事項(xiàng)清單當(dāng)成許愿盒一樣，把你應(yīng)該做的或者也許應(yīng)該做的事情都一股腦兒的扔進(jìn)去。它應(yīng)該是一份規(guī)劃，一份合同。如果你不確定到底要不要做這件事情的話，把它從你的列表中刪除。如果你不能想象出干這件事之后會(huì)什么樣，也刪除它。把它記在別的地方。
就像我們?cè)谶@兒談到的很多事情一樣，待辦事項(xiàng)清單是一個(gè)真正的密碼，而且是非常重要的一個(gè)。作為你手工制作的短期計(jì)劃，它是你未來(lái)的幾個(gè)小時(shí)、幾天、或者幾周的一張快速成像的照片。因此，重新把你的列表定位為“這些是我想要完成的事情”可以幫助你樹(shù)立合適的心理狀態(tài)。這就是你的未來(lái)，因此不要那么情緒化，認(rèn)真對(duì)待他，你真的可以依賴它制定計(jì)劃來(lái)達(dá)到你的目的地。
想成為運(yùn)用待辦事項(xiàng)清單的高手需要有一個(gè)過(guò)程。不要期望第一次嘗試就能立即掌握。為了幫助你了解在使用待辦事項(xiàng)清單過(guò)程中經(jīng)常會(huì)碰到的問(wèn)題，這里先給你一些處理方案。
1. 有一個(gè)良好的開(kāi)端
開(kāi)始的時(shí)候給自己安排一些簡(jiǎn)單的小任務(wù)，一分鐘或者兩分鐘就能完成。目標(biāo)要低，不要因?yàn)檫@些任務(wù)太容易而感到難為情。“清理鍵盤(pán)”，“倒垃圾”以及“給打印機(jī)裝紙” 也許看上去是毫無(wú)意義的工作，但是完成這些小任務(wù)是你進(jìn)行更大的、更困難的任務(wù)的開(kāi)端。
2. 積極授權(quán)
如果你正在跟蹤你授權(quán)給他人的任務(wù)或者等待團(tuán)隊(duì)中其他人的工作進(jìn)度，克制將工作交給另外一個(gè)人負(fù)責(zé)的沖動(dòng)，只要確認(rèn)他們?nèi)蝿?wù)的截止日期就好。給你自己類似這樣的任務(wù)：“給亞歷克斯打電話提醒重新設(shè)計(jì)草圖的時(shí)間”或者“給鮑勃發(fā)郵件確認(rèn)第三章的最新修訂稿”。當(dāng)別人需要依賴你正在做的工作，才能保證項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行，那么這種跟進(jìn)的行動(dòng)要在你的列表上特別標(biāo)明。即使當(dāng)別人掌握著主動(dòng)的時(shí)候，也要經(jīng)常給自己提醒，去詢問(wèn)確認(rèn)他們的任務(wù)，保證自己能夠在需要的時(shí)候掌握主動(dòng)。
3. 不要畏懼你的待辦事項(xiàng)清單
你有沒(méi)有發(fā)現(xiàn)有一些任務(wù)好像永遠(yuǎn)的在你的待辦事項(xiàng)列表中被卡住了？一天又一天、一個(gè)又一個(gè)星期、一個(gè)又一個(gè)的季度過(guò)去了，但是有那么三、四個(gè)任務(wù)還老呆在那里，似乎正縷著胡須嘲笑你。處理這些任務(wù)的機(jī)會(huì)已經(jīng)過(guò)去了，那么現(xiàn)在就把它們忽略掉，減輕它們帶給你的負(fù)罪感、痛苦和畏縮。
你可以用這樣的方法消除你的畏懼，你可以把你當(dāng)前已經(jīng)完成的任務(wù)打印出來(lái)，最好是按字母順序排列，而不是按優(yōu)先級(jí)或者或項(xiàng)目順序?？焖俚臑g覽一下列表，在那些讓你感覺(jué)焦慮或者擔(dān)心的任務(wù)前面畫(huà)上對(duì)號(hào)。這個(gè)方法能找出那些讓你害怕去做的事情。
再次瀏覽列表，用令一張單獨(dú)的紙標(biāo)記出來(lái)，為什么你一直在避免這些任務(wù)？是由于害怕失敗還是因?yàn)楦杏X(jué)無(wú)聊？抑或是對(duì)于結(jié)果有些擔(dān)心？無(wú)論你的原因是什么——真正的坦誠(chéng)的問(wèn)問(wèn)自己——然后創(chuàng)建一個(gè)新的待辦事項(xiàng)清單，把那些會(huì)讓你畏懼的任務(wù)放進(jìn)去。
舉個(gè)例子，如果你不愿意給一個(gè)性格內(nèi)向的顧客打電話，是因?yàn)檎勗挳?dāng)中總會(huì)發(fā)生讓你難堪的沉默，那么給自己寫(xiě)一個(gè)待辦事項(xiàng)清單，當(dāng)沒(méi)什么可說(shuō)的時(shí)候談?wù)撘幌铝斜碇械脑掝}。這雖然不會(huì)讓打電話變得更愉快，但是卻可以讓你擺脫焦慮的感覺(jué)。這個(gè)訣竅就是用更積極的、易于管理的的任務(wù)來(lái)代替讓你畏懼的任務(wù)。
當(dāng)你成功的時(shí)候，用紅色的粗筆將兩個(gè)任務(wù)都劃掉，給自己一個(gè)滿分。你的地盤(pán)你做主。
聯(lián)系客服
