東莞市樂其網(wǎng)絡科技有限公司 數(shù)據(jù)分析專家
文 | 地瓜勞斯
引言
“如果我參加的會議少一點的話，我就可以完成更多的'實際’工作了?！?/p>
“我們喋喋不休了幾個小時，但從來沒有解決問題?！?/p>
“同一件事反復拿來說個不停; 沒有人似乎對此采取任何行動?！?/p>
“這些會議通常圍繞一些事務進行曠日持久的討論?！?/p>
“高層參加會議后，一些人就開始了表演，其他人就噤若寒蟬了?！?/p>
“當你不想干任何事的時 候，開會是必不可少的?！?/p>
當今社會越來越追求高效，每個人都恨不得自己每天48個小時。然而我們卻觀察到絕大多數(shù)職場人在花時間在一些曠日持久、卻毫無成效的會議上，如何組織一個高效會議應該成為每一個有追求的職場人必備的技能。
根據(jù)過往經(jīng)驗回顧，歸納出以下幾點潛在問題：
1. 沒有專門的會議議程或者議程很差，浪費時間；
2. 信息利用能力差或存在信息差；
3. 主持能力差，無法通過高效行動綱領推動實施
在此，我們分享一些關于如何組織高效會議的綱要及技巧，希望對各位職場人有所幫助。
一圖看全文
組織會議的目的是解決具體問題，達成共識，輸出結果以推進后續(xù)工作。高效會議流程有三大獨特階段，形成簡單的框架，即：1. 明確范圍以獲得成功，2. 主持舉行會議，3. 富有成效地實施。
這里的范圍不局限于明確會議的目標、會議討論內(nèi)容，還包含召集合理范圍的相關方參與，以及制定明確的議程。
明確會議目標，使討論的內(nèi)容更有針對性；召集合適的人員參加，發(fā)表的意見和建議有相關性，能做出決定；準備恰當?shù)男畔?，讓信息驗證決定的對錯；制定明確的議程，令會議高度系統(tǒng)化和緊湊。
準備充分是使會議圓滿成功的關鍵，作為會議的組織方，我們建議進行如下準備：
在會議的實際進展中，作為會議的組織方，我們要明確與會人員的角色，讓與會人員高度參與；主持討論，讓討論或會議按照理想方向推進；真正解決問題，形成方案與共識；歸納約定和結論，達成一致并按約定進行明確表述。
在與會人員中，每個人都應該就此次會議有自己的角色，并履行自己角色不同的職責。常見的角色類型包含：參與者/引導者、主持人、記錄人和決策者。
A.與會者
作為與會者/引導者，其會議中的功能就是參加會議，其職責一般包含：
a. 提供必要的知識和信息；
b. 發(fā)表意見和建議；
c. 做到富有建設性和從效果出發(fā)；
d. 暢所欲言，否則永遠三緘其口!
B. 主持人
作為主持人，有著流程管理的會議功能，其職責一般包含：
a.通過對理想效果的概括作會議的開場白；
b.確保會議舉行、嚴格遵循會議議程，沒有被任何人主導；
c.通過對約定行動方案和時間框架的總結宣告會議結束；
d.在具體節(jié)點控制討論，以確保所有有效意見均得到表達；
e.迫使集體拿出高質(zhì)量的成果；
f.澄清行動內(nèi)容，確保全體與會人員都認可下一步工作安排。
C.記錄人
作為記錄人，有著信息管理的會議功能，其一般職責包含：
a.跟蹤記錄的要點
b.不作任何決定
c.記錄行動項目、負責人和時間
d.確保提供信息以支持解決問題
D.決策者
作為決策者，對會議最終能否達成指導后續(xù)工作的共識起著至關重要的作用，其一般職責包含：
a.讓利益相關方參與決策
b.傾聽各方意見，做到耐心細致和善解人意
c.列出決定的標準及局限
d.指導集體作出最佳決策 – 但引導他們得出“正確” 結論
e.明確歸納所作決定以及決策理由
f.必要時解決爭議和作出決策
如果你沒有在上述領域發(fā) 揮積極作用，那就不應該參加會議。
高效會議不是通過個人努力可以達到的，是全體與會人員的的責任。作為與會人員，我們要盡可能做到以下行為：
任何沒有結果輸出的會議都是在浪費時間。
這要求我們列出行動剛要，恰當定義需要采取的行動，以確保取得理想效果；明確后續(xù)執(zhí)行責任，分配恰當?shù)娜藛T采取行動并推動結果；定義執(zhí)行行動的預期時間，推動行動節(jié)奏以交付成果。
會議紀要以文字的方式記錄了會議中所做的決策并對會議達成的協(xié)議確認一致的理解。
會議紀要一般要包含三點核心內(nèi)容，即討論了什么事情，達成了什么共識以及后續(xù)的行動安排。
通過會議紀要進行后續(xù)跟蹤，通過會議行動方案跟進，才能保證會議有成效地實施。
最后，會議還應環(huán)環(huán)相扣，以便有恰當問題升級報告程序。
我們建議兩種方式來評估會議成效，即通過跟蹤行動項目的延誤次數(shù)以及衡量會議時間。
項目初期進行合理的會議成效反饋，會有利于項目相關方在協(xié)同項目中提升自我要求，對后續(xù)項目推進大有裨益。
通過跟蹤行動項目的延誤次數(shù)評估會議成效舉例：
通過采取衡量時間的量化方法評估會議成效舉例：
