企業(yè)采購過程中要遵循哪些原則，才能使采購效益最大化呢？采購專家提出應(yīng)用“5R”原則指導(dǎo)企業(yè)采購活動(dòng)，也就是在適當(dāng)?shù)臅r(shí)候以適當(dāng)?shù)膬r(jià)格從適當(dāng)?shù)墓?yīng)商處買回所需數(shù)量物品的活動(dòng)。

一、適價(jià)（Right Price）
    價(jià)格永遠(yuǎn)是采購活動(dòng)中的敏感焦點(diǎn)，企業(yè)在采購中最關(guān)心的要點(diǎn)之一就是采購能節(jié)省多少采購資金，因此采購人員不得不把相當(dāng)多的時(shí)間與精力放在跟供應(yīng)商的“砍價(jià)”上。物品的價(jià)格與該物品的種類、是否為長(zhǎng)期購買、是否為大量購買及市場(chǎng)供求關(guān)系有關(guān)，同時(shí)與采購人員對(duì)該物品的市場(chǎng)狀況熟悉狀況也有關(guān)系，如果采購人員未能把握市場(chǎng)脈搏，供應(yīng)商在報(bào)價(jià)時(shí)就有可能“蒙騙”采購人員。一個(gè)合適的價(jià)格往往要經(jīng)過以下幾個(gè)環(huán)節(jié)的努力才能獲得。
    多渠道獲得報(bào)價(jià)：這不僅要求有渠道供應(yīng)商報(bào)價(jià)，還應(yīng)該要求一些新供應(yīng)商報(bào)價(jià)。企業(yè)與某些現(xiàn)有供應(yīng)商的合作可能已達(dá)數(shù)年之久，但它們的報(bào)價(jià)未必優(yōu)惠。獲得多渠道的報(bào)價(jià)后，企業(yè)就會(huì)對(duì)該物品的市場(chǎng)價(jià)有一個(gè)大體的了解，并進(jìn)行比較。
    比價(jià)：俗話說“貨比三家”，因?yàn)閷I(yè)采購所買的東西可能是一臺(tái)價(jià)值百萬或千萬元的設(shè)備或年采購金額達(dá)千萬元的零部件，這就要求采購人員必須謹(jǐn)慎行事。由于供應(yīng)商的報(bào)價(jià)單中所包含的條件往往不同,故采購人員必須將不同供應(yīng)商報(bào)價(jià)中的條件轉(zhuǎn)化一致后才能進(jìn)行比較,只有這樣才能得到真實(shí)可信的比較結(jié)果。
    議價(jià)：經(jīng)過比價(jià)環(huán)節(jié)后,篩選出價(jià)格最適當(dāng)?shù)亩寥齻€(gè)報(bào)價(jià)環(huán)節(jié)。隨著進(jìn)一步的深入溝通,不僅可以將詳細(xì)的采購要求傳達(dá)給供應(yīng)商，而且可進(jìn)一步“殺價(jià)”，供應(yīng)商的第一次報(bào)價(jià)往往含有“水份”。但是，如果采購物品為賣方市場(chǎng)，即使是面對(duì)面地與供應(yīng)商議價(jià)，最后所取得的實(shí)際效果可能要比預(yù)期的要低。
    定價(jià)：經(jīng)過上述三個(gè)環(huán)節(jié)后，買賣雙方均可接受的價(jià)格便作為日后的正式采購價(jià)，一般需保持兩至三個(gè)供應(yīng)商的報(bào)價(jià)。這兩、三個(gè)供應(yīng)商的價(jià)格可能相同，也可能不同。


二、適質(zhì)（Right Quality）
    一個(gè)不重視品質(zhì)的企業(yè)在今天激烈的市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)環(huán)境中根本無法立足，一個(gè)優(yōu)秀的采購人員不僅要做一個(gè)精明的商人，同時(shí)也要在一定程度上扮演管理人員的角色，在日常的采購工作中要安排部分時(shí)間去推動(dòng)供應(yīng)商改善、穩(wěn)定物品品質(zhì)。
    采購物品品質(zhì)達(dá)不到使用要求的嚴(yán)重后果是顯而易見的：
    來料品質(zhì)不良，往往導(dǎo)致企業(yè)內(nèi)部相關(guān)人員花費(fèi)大量的時(shí)間與精力去處理，會(huì)增加大量的管理費(fèi)用。
    來料品質(zhì)不良，往往在重檢、挑選上花費(fèi)額外的時(shí)間與精力，造成檢驗(yàn)費(fèi)用增加；
    來料品質(zhì)不良，導(dǎo)致生產(chǎn)線返工增多，降低產(chǎn)品質(zhì)量、降低生產(chǎn)效率；
    因來料品質(zhì)不良而導(dǎo)致生產(chǎn)計(jì)劃推遲進(jìn)行，有可能引起不能按承諾的時(shí)間向客戶交貨，會(huì)降低客戶對(duì)企業(yè)的信任度；
    若因來料品質(zhì)不良引起客戶退貨，有可能令企業(yè)蒙受余種損失，嚴(yán)重的還會(huì)丟失客戶。
   
三、適時(shí)（Right Time）
    企業(yè)已安排好生產(chǎn)計(jì)劃，若原材料未能如期達(dá)到，往往會(huì)引起企業(yè)內(nèi)部混亂，即產(chǎn)生停工待料，當(dāng)產(chǎn)品不能按計(jì)劃出貨時(shí)，會(huì)引起客戶強(qiáng)烈不滿。若原材料提前太多時(shí)間買回來放在倉庫里等著生產(chǎn)，又會(huì)造成庫存過多，大量積壓采購資金，這是企業(yè)很忌諱的事情，故采購人員要扮演協(xié)調(diào)者與監(jiān)督者的角色，去促使供應(yīng)商按預(yù)定時(shí)間交貨。對(duì)某些企業(yè)來講，交貨時(shí)機(jī)很重要。


四、適量（Right Quantity）
    批量采購雖有可能獲得數(shù)量折扣，但會(huì)積壓采購資金，太少又不能滿足生產(chǎn)需要，故合理確定采購數(shù)量相當(dāng)關(guān)鍵，一般按經(jīng)濟(jì)訂購量采購，采購人員不僅要監(jiān)督供應(yīng)商準(zhǔn)時(shí)交貨，還要強(qiáng)調(diào)按訂單數(shù)量交貨。

五、適地（Right Place）
    天時(shí)不如地利，企業(yè)往往容易在與距離較近的供應(yīng)商的合作中取得主動(dòng)權(quán)，企業(yè)在選擇試點(diǎn)供應(yīng)商時(shí)最好選擇近距離供應(yīng)商來實(shí)施。近距離供貨不僅使得買賣雙方溝通更為方便，處理事務(wù)更快捷，亦可降低采購物流成本。
    越來越多的企業(yè)甚至在建廠之初就考慮到選擇供應(yīng)商的“群聚效應(yīng)”，即在周邊地區(qū)能否找到企業(yè)所需的大部分供應(yīng)商，對(duì)企業(yè)長(zhǎng)期的發(fā)展有著不可估量的作用。
    采購人員都有這樣的體會(huì)，就是在實(shí)際的采購工作中很難將上述“5R”中的一個(gè)方面時(shí)，就要犧牲其他方面。例如，若過分強(qiáng)調(diào)品質(zhì)，供應(yīng)商就不能以市場(chǎng)最低價(jià)供貨，因?yàn)楣?yīng)商在品質(zhì)控制上投入了很多精力，它必然會(huì)把這方面的部分成本轉(zhuǎn)嫁到它的客戶身上。因此，采購人員必須綜觀全局，準(zhǔn)確地把握企業(yè)對(duì)所購物品各方面的要求，以便在與供應(yīng)商談判時(shí)提出合理要求，從而爭(zhēng)取有更多機(jī)會(huì)獲得供應(yīng)商合理報(bào)價(jià)。
    總之，只有綜合考慮才能實(shí)現(xiàn)最佳采購，這需要采購實(shí)施人員在長(zhǎng)期的實(shí)際操作中積累經(jīng)驗(yàn)。