Word實用技巧
目錄
5、如何創(chuàng)建超鏈接及去除超鏈接的下劃線... 5
7、打開word文檔，為何在同一目錄會產(chǎn)生$開頭的文件... 9
在制作表格時，若長度超過一頁，有時候會出現(xiàn)斷行現(xiàn)象，如果想避免，在表格上右擊—“表格屬性”—“行”—取消“允許跨頁斷行”—“確定”
（能源一號網(wǎng)培訓教材）
A、插入分頁符
當文本或圖形等內(nèi)容填滿一頁時，Word會插入一個自動分頁符并開始新的一頁。如果要在某個特定位置強制分頁，可插入“手動”分頁符，這樣可以確保章節(jié)標題總在新的一頁開始。首先，將插入點置于要插入分頁符的位置，然后執(zhí)行“插入”→“分隔符”，打開“分隔符”對話框，單擊“分頁符”，確定。
B、插入分欄符
對文檔(或某些段落)進行分欄后，Word文檔會在適當?shù)奈恢米詣臃謾?，若希望某一?nèi)容出現(xiàn)在下欄的頂部，則可用插入分欄符的方法實現(xiàn)，具體步驟為(為呈現(xiàn)效果，特先將被操作段落分為兩欄)：
①.在頁面視圖中，將插入點置于另起新欄的位置。
②.執(zhí)行“插入”→“分隔符”，打開“分隔符”對話框。
③.在“分隔符”框中選擇“分欄符”項，單擊“確定”按鈕。
C、插入換行符
通常情況下，文本到達文檔頁面右邊距時，Word自動將換行。在“分隔符”對話框中選擇“換行符”，單擊“確定”，在插入點位置可強制斷行(換行符顯示為灰色“↓”形)。與直接按回車鍵不同，這種方法產(chǎn)生的新行仍將作為當前段的一部分。
D、插入分節(jié)符
節(jié)是文檔的一部分。插入分節(jié)符之前，Word將整篇文檔視為一節(jié)。在需要改變行號、分欄數(shù)或頁面頁腳、頁邊距等特性時，需要創(chuàng)建新的節(jié)。插入分節(jié)符步驟如下：
①.將插入點定位到新節(jié)的開始位置。
②.執(zhí)行“插入”→“分隔符”，打開“分隔符”對話框。
③.在“分節(jié)符類型”中，選擇下面的一種。
下一頁：選擇此項，光標當前位置后的全部內(nèi)容將移到下一頁面上。
連續(xù)：選擇此項，Word將在插入點位置添加一個分節(jié)符，新節(jié)從當前頁開始。
偶數(shù)頁：光標當前位置后的內(nèi)容將轉至下一個偶數(shù)頁上，Word自動在偶數(shù)頁之間空出一頁。
奇數(shù)頁：光標當前位置后的內(nèi)容將轉至下一個奇數(shù)頁上，Word自動在奇數(shù)頁之間空出一頁。
④.單擊“確定”按鈕。
注意：如果在頁面視圖中看不到分隔符標志，可單擊“常用”工具欄上的“顯示/隱藏編輯標記”進行顯示，或切換到普通視圖中查看，選擇分隔符或將光標置于分隔符前面，然后按Delete鍵，可刪除分隔符。
具體操作的動畫演示過程如下：
圖1：插入分隔符
“視圖”—“頁眉和頁腳”。（頁眉可通過“頁面設置”實現(xiàn)首頁頁眉、奇數(shù)頁、偶數(shù)頁頁眉的不同，頁眉上的底線可通過“格式”—“邊框和底紋”消除）
頁腳可通過“設置頁碼格式”實現(xiàn)節(jié)與節(jié)之間頁碼的不同步。
A、插入目錄
在Word中編制目錄方法之一是對要顯示在目錄中的標題使用內(nèi)置的標題樣式格式。步驟如下:
①.首先對要顯示在目錄中的標題應用標題樣式。
②.把光標定位到要建立目錄的位置，目錄一般位于文檔的開始。
③.執(zhí)行“插入”→“索引和目錄”→“目錄”選項卡。
④.“頁碼”、“制表符”、“格式”等的設置可根據(jù)需要調(diào)整。在顯示級別框中設置要顯示的目錄級別數(shù)(默認為3)，如本例使用了三級標題樣式，要顯示三級目錄，就要將其設為“
⑤.要改變目錄的顯示效果，可單擊“更改”按鈕，打開“樣式”對話框，其中，目錄1管理一級目錄，依次類推。選擇要改變效果的目錄級別，單擊“修改”分別進行設置。設置完畢后單擊“確定”返回“樣式”對話框。
⑥.單擊“確定”按鈕，返回“索引和目錄”對話框，單擊“確定”，目錄即插入指定位置。
提示:單擊目錄條目或頁碼，可以直接跳轉它所對應的標題。
B、更新目錄
Word是以域的形式創(chuàng)建目錄的，如果文檔中的頁碼或者標題發(fā)生了變化，就需要更新目錄，使它與文檔的內(nèi)容保持一致。在目錄上單擊鼠標右鍵，選擇“更新域”即可。
如果想改變目錄的顯示格式，可以重新執(zhí)行創(chuàng)建目錄的操作，最后，會彈出一個對話框，詢問是否要替換所選目錄，選擇“是”即可替換。
具體操作的動畫演示過程如下:
圖2：創(chuàng)建目錄
在Word文檔中，通過超鏈接，我們能夠在文檔內(nèi)自由跳轉，也能跳轉到其他文檔或應用程序，甚至與Internet直接連接。原有文件或Web頁、當前文檔中的位置、新建文檔、電子郵件地址都可以作為超級鏈插入文檔內(nèi)，操作步驟如下(以鏈接原有文件為例):
①.將插入點置于所需插入超鏈接位置，或選中一個要作為超鏈接顯示的對象(文本、圖形等)。
②.執(zhí)行“插入”→“超級鏈接”，或單擊“常用”工具欄中的“插入超鏈接”按鈕，打開“插入超鏈接”對話框。如果在上一步選中了文本，在“要顯示的文字”框中將自動顯示，此部分文本可以改動，文檔中的原選定文本也會隨之更改。注意左上側的“原有文件或網(wǎng)頁”按鈕是否選中(下陷)狀態(tài)，如否，單擊選中。
③.在“地址”框中輸入文檔中選定對象要鏈接到的文件名稱(需包括文件名的具體路徑)，或使用“查找范圍”列表查找并選取文件，當然也能使用“瀏覽Web”或“瀏覽文件”按鈕，從相應的對話框中進行選擇。
④.單擊“屏幕提示”按鈕，打開“設置超鏈接屏幕提示”對話框，在“屏幕提示文字”框中輸入相關文字，以后當用鼠標指針指向超級鏈接并變?yōu)槭中螘r，屏幕上將彈出相應的提示信息。如果沒有進行上述設置，提示信息將顯示鏈接文檔或Web頁的路徑和文件名。輸入完畢后，單擊“確定”，返回“插入超鏈接”對話框。
注意:如果不顯示屏幕提示，可執(zhí)行“工具”→“選項”→“視圖”，勾選“顯示”中的“屏幕提示”項。
⑤.單擊“確定”按鈕關閉對話框，默認情況下，該超級鏈接顯示為帶下劃線的藍色文字。當鼠標指針移至其上時，指針變?yōu)槭中?，并出現(xiàn)提示，單擊該鏈接即可跳轉到對應的目標。
⑥.如想取消超鏈接：選中超鏈接文本，鼠標右鍵，取消超鏈接。
具體操作的動畫演示過程如下:
圖3：插入超鏈接
對于理科教師來說，公式編輯器可能是Word中最貼心的幫手了。利用它，可以輕松組裝各種公式。公式編輯器的使用竅門很多，下面只介紹最基本的使用方法。
A、插入公式
①．單擊要插入公式的位置。
②．執(zhí)行“插入”→“對象”，在“新建”選項卡中單擊“對象類型”框中的“Microsoft公式
③．單擊“確定”按鈕，菜單欄將變?yōu)榱斯骄庉嬈鞯牟藛?，同時顯示“公式”工具欄。
④．在“公式”工具欄的上面一行，有150多個數(shù)學符號提供選擇；下面一行，則包含了分式、積分和求和符號等眾多樣板和框架。在“公式”工具欄上選擇合適的樣板或框架，然后利用鍵盤或鼠標移動光標，鍵入變量、數(shù)字或其他符號，逐步完成公式的創(chuàng)建。
⑤．公式完成后在文檔空白位置單擊，公式將轉變?yōu)閳D片形式。
B、編輯公式
如果公式需要改動，可雙擊公式圖片，重新啟動公式編輯器進行編輯，動畫演示了使用“尺寸”菜單的命令增大公式字號的過程。
例 ：
一氧化碳在氧氣中燃燒：
鐵在氧氣中燃燒：
具體操作的動畫演示過程如下：
圖4：使用公式編輯器
Word自帶的隱藏的臨時文件，關閉word文檔，臨時文件同時關閉。
在用word打印文件時，最后有時會出現(xiàn)一張空白頁，但文件中最后并沒有空白頁。這是由于最后一頁可能存在空白段落，消除即可以。
選擇顯示/隱藏編輯標記，顯示段落標記，這樣文件最后一頁中的文字的段落標記會顯示出來，刪除，打印預覽，確保無誤。
Pdf是一種文檔格式，全稱是Portable Document Format,譯為可移植文件格式。
Pdf可以用Adobe公司提供的免費軟件acrobat Reader閱讀。
Pdf文件具有較好的可移植性，文件格式與操作系統(tǒng)平臺無關（也就是說，PDF文件不管是在Windows，Unix還是在蘋果公司的Mac OS操作系統(tǒng)中都是通用的）。
Pdf逐步成為事實上的一個文件格式標準。
目前很多公司的技術規(guī)范文件、白皮書、研究報告等文檔資料，都采用PDF格式。
Word提供了“書簽”功能，主要用于標識和命名文檔中的某一位置或選擇的對象，以便以后引用或定位。
A、添加書簽
步驟：
①.選擇要為其指定書簽的對象，或單擊要插入書簽的位置。
②.執(zhí)行“插入”→“書簽”。
③.在“書簽名”框中，鍵入書簽名，也可以在下面的列表中選擇一個已有的書簽名。
注意：書簽名必須以字母、漢字、中文標點等開頭，可以包含數(shù)字但中間不能有空格。
④.單擊“添加”按鈕，新的書簽名將出現(xiàn)在下面的列表中。
注意：
a.如果新插入位置或新對象采用的是已有的書簽名，原有的書簽將自動取消。
b.為一項內(nèi)容指定書簽，該書簽會以灰色括號 ([…]) 的形式出現(xiàn)(括號僅顯示在屏幕上，不會打印出來);為一個位置指定的書簽，則該書簽會顯示為灰色I形標記。
B、顯示書簽
如果文檔中的書簽標記沒有顯示，可執(zhí)行“工具”→“選項”，切換到“視圖”選項卡，選中“書簽”復選框。
C、刪除書簽
步驟：
①.執(zhí)行“插入”→“書簽”，打開“書簽”對話框。
②.在列表中單擊選中要刪除的書簽名，然后單擊“刪除”按鈕。
提示：若要將書簽與用書簽標記的項目(例如文本塊或其他對象)一起刪除，可選擇該項目，再按Delete鍵。
具體操作的動畫演示過程如下：
圖5：插入書簽
批注是為文檔某些內(nèi)容添加的注釋信息。
A、插入文字批注
①.將光標定位到要插入批注的位置，也可以選定要進行批注的那部分內(nèi)容(文本或圖形等)。
②.執(zhí)行“插入”→“批注”，一對方括號將包圍選定內(nèi)容，頁面右側顯示一個“批注”框，兩者以同色粗實線連接，同時將自動顯示“審閱”工具欄。
③.在批注框中輸入文字，并且可以對批注文字進行格式化。
④.當某處的批注輸入完成以后，單擊文檔的任意位置，批注標記顏色變淺，批注框的指示線變?yōu)樘摼€，邊框變?yōu)檩^細的實線。
B、查看與編輯文字批注
插入批注以后，可以使用“審閱”工具欄中的按鈕對其進行操作：
打開“顯示”下拉菜單，選中“批注”，就能看到文檔中的所有批注。反之，可以暫時關閉文檔中的批注。
打開“顯示”→“審閱者”，在子菜單中清除其他審閱者的姓名，保留要查看的審閱者姓名，則文檔只顯示該審閱者所寫的批注。
修改批注很簡單，用鼠標在批注框內(nèi)單擊，即可在插入點位置修改批注內(nèi)容了。
要刪除某處批注，只要用鼠標右鍵單擊此批注框，選擇快捷菜單中的“刪除批注”命令即可將其刪除。
如果要刪除文檔中的所有批注，可單擊“拒絕所有批注”按鈕右側的下拉按鈕，在菜單中選擇“刪除文檔中的所有批注”即可。
具體操作的動畫演示過程如下：
圖6：插入文字批注
修訂功能是：工作中完成某個文件后交給其他人審閱或修改，很希望能一眼就看出別人修改了哪些地方，在進行文件修改時，自動給修訂者做修改標注，并且對于不同修訂者的修改會自動采用不同的顏色進行區(qū)分。
修訂：“工具”—“修訂”—打開修訂功能
域代碼：格式—中文版式—帶圈字符—文字—輸入第一個字符“X”—選擇aa—選中帶圈字符—按ALT+F9實現(xiàn)切換域代碼—選中aa—設置72號字、紅色—在“X”后面輸入“XX印”—選定這四個字—執(zhí)行格式—中文版式—合并字符—字體設置隸書、22號字—確定—up10、do15—aa位置降低
使用Word 2003提供的“另存為”或“另存為Web頁”命令可以把文檔保存為網(wǎng)頁格式，Word將刪除不支持的格式設置并應用Web瀏覽器支持的設置。例如，Word中原有的圖表、公式和OLE對象、域、字體大小、樣式、表格等將被更改;而原有的題注、首字下沉、腳注和尾注、頁眉和頁腳、突出顯示、頁邊距、分欄、頁碼、文字效果等將被刪除。
Word文檔另存為Web頁的步驟為:
①.執(zhí)行“文件”菜單的“另存為...”(或“另存為Web頁...”)命令，打開“另存為”對話框。
②.定位到用于保存網(wǎng)頁的文件夾。
③.選擇保存類型為“網(wǎng)頁”(或“單個文件網(wǎng)頁、或篩選過的網(wǎng)頁”)。
④.文件及文件夾顯示區(qū)下方將顯示原始的頁標題，可單擊后面的“更改標題”按鈕，在“設置頁標題”對話框中更改頁標題。更改后單擊“確定”按鈕，返回“另存為”對話框。
⑤.如果要更改文件名，可在“文件名”框進行。
⑥.單擊“保存”按鈕?？梢娢臋n已轉變?yōu)榫W(wǎng)頁格式。
預覽網(wǎng)頁:執(zhí)行“文件”→“網(wǎng)頁預覽”命令，Internet Explorer瀏覽器會打開并顯示網(wǎng)頁的內(nèi)容。
具體操作的動畫演示過程如下:
圖7：另存為網(wǎng)頁形式
使用Word 2003時會遇到突然停電或程序停止響應等情況。如果文檔沒有保存，可能會造成很大的損失。通過設置讓Word文檔每隔一定時間自動保存，可以讓這類損失降低到最小限度。
A、設置自動保存時間間隔
①.單擊Word 2003“工具”菜單中的“選項”命令，打開“選項”對話框的“保存”選項卡。
②.選中“自動保存時間間隔”項。
③.在右側設置自動保存的時間間隔(范圍：1-120分鐘)。Word 2003將按所設置的時間間隔自動生成文檔的恢復文件。設置以5-10分鐘為宜，太短將頻繁占用內(nèi)存，太長則可能在出現(xiàn)意外后有較多的內(nèi)容不能被自動保存。
④.單擊“確定”按鈕退出對話框。
B、恢復操作
Word非正常關閉后，再次運行Word 2003，程序會自動打開“文檔恢復”任務窗格，左側列出了出現(xiàn)問題時正在編輯的文檔。當鼠標指針移到文檔名稱上，將出現(xiàn)“這是原始文檔”和“這是自動恢復版本”的提示。其中“原始文檔”是最后一次手動保存的文件，而“自動恢復版本”來自恢復過程中已恢復的文件，或在“自動恢復”保存過程中已保存的文件。
單擊列表中需要保留文件右側的下拉按鈕，打開菜單，選擇“打開”命令可以直接打開被恢復的文檔繼續(xù)編輯;選擇“另存為”命令可以打開對話框換名存盤或覆蓋原文檔。如果任務窗格中顯示了多個自動恢復文件，所有需要的文件都要按照上述方法“打開”或“另存為”。沒有進行如此操作的文檔在Word 2003退出時都將被自動刪除。
具體操作的動畫演示過程如下：
圖8：設置文檔自動保存
在“頁面設置”對話框中，可以對節(jié)、整篇文檔或插入點之后的頁進行分欄，也可以更改指定頁面中文字的排列方向。
A、分欄
①.打開“頁面設置”對話框，切換到“文檔網(wǎng)格”選項卡。
②.在“文字排列”中的“欄數(shù)”框內(nèi)設定所需的欄數(shù)。
③.在“預覽”的“應用于”組合框中選擇“整篇文檔”或“插入點之后”。如果文檔中存在分節(jié)符，還會有一“本節(jié)”項。
④.單擊“確定”按鈕，關閉對話框。文檔頁面將按設置改變。
B、更改文字的排列方向
默認情況下，Word的文字排列方向為“水平”，本例將插入點后的文字排列方向設置為“垂直”。
①.打開“頁面設置”對話框，切換到“文檔網(wǎng)格”選項卡。
②.在“文字排列”中選擇方向為“垂直”。
③.在“預覽”的“應用于”組合框中選擇“插入點之后”。
④.單擊“確定”按鈕，關閉對話框。插入點后的文字排列方向將變?yōu)榇怪狈较?span lang="EN-US">(插入點后頁面將變?yōu)闄M向，如果需要保留為縱向，可在第2步后切換到“頁邊距”選項卡，選擇方向為“縱向”)。
具體操作的動畫演示過程如下：
圖9：分欄與文字排列
格式刷位于“格式”工具欄上，相當好認，就是一把“刷子”。用它“刷”格式，可以快速將指定段落或文本的格式延用到其他段落或文本上，讓用戶免受重復設置之苦。
A、復制文字格式
①．選中要引用格式的文本。
②．單擊“格式”工具欄上的“格式刷”按鈕，此時鼠標指針顯示為“I”形旁一個刷子圖案。
③．按住左鍵刷（即拖選）要應用新格式的文字。
B、復制段落格式
①．選中要引用格式的整個段落（可以不包括最后的段落標記），或將插入點定位到此段落內(nèi)，也可以僅選中此段落末尾的段落標記。
②．單擊“格式”工具欄上的“格式刷”按鈕。
③．在應用該段落格式的段落中單擊，如果同時要復制段落格式和文本格式，則需拖選整個段落（可以不包括最后的段落標記）。
提示：
①．單擊“格式刷”按鈕，使用一次后，按鈕將自動彈起，不能繼續(xù)使用；如要連續(xù)多次使用，可雙擊“格式刷”按鈕。如要停止使用，可按鍵盤上的Esc鍵，或再次單擊“格式刷”按鈕。執(zhí)行其他命令或操作（如“復制”），也可以自動停止使用格式刷。
②．使用上述方法，可以在不同的Word文檔間進行格式復制。
具體操作的動畫演示過程如下：
圖10：格式刷
（能源一號網(wǎng)培訓教材）
