這是來自于GTDer，也是我的好朋友-古道的投稿，在我寫《搞定GTD系列》的關于GTD在Outlook中應用的文章之后，我就邀請他也把自己的經驗寫出來和大家分享，這是古道的系統(tǒng)、古道的思考、古道的經驗，同時GTDLife.cn也希望您能將自己的經驗提煉出來和大家分享，總結自己，幫助他人，謝謝。（zouxin2000$163.com）
古道視野之Outlook GTD應用教程
第三課 Outlook日程表設置
在Outlook 2007中，雖然對日程表有了一定的功能加強，但是按照GTD的思路，用地點劃分，依舊存在一定的困難，查看起來很是麻煩，尤其是當日程很多時，同時，日程表中內容無法標注“已完成”，也給使用帶來一些麻煩，具體如何操作，本講將會詳細論述！
1、添加日程
依舊使用上一講的例子，這次將“查看古道視野網站地圖尋找感興趣的文章”添加進日程表。設置時不要忘記設置聯(lián)系人。
之后，設置“地點”為@Online
注意：上面步驟中，一定要標注“全天事件”！
2、日程較少時的使用方式：
具體使用時，針對日程，主要查看兩個位置：（1）Outlook首頁：
這里，我就不抓圖了，里面的東西太多，不太方便，在這里查看有一個很大的好處：
所有“全天事件”都會在最上面顯示，有時間設置的“事件”在下面，已經過了時間的“日程”會顯示為灰色（如現(xiàn)在12點，那么8點到9點的日程為灰色），借用這樣的特性，我們將所有日程均設置為“全天事件”即可顯示在最上面，方便查看，一旦該日程完成，取消“全天事件”，即可在該頁面中移動到下面灰色部分中！因此，個人習慣，所有日程均設置為“全天事件”，對于必須在某個時刻去做的事情，做好提醒，這種就不在這里查看了！
（2）日程表：
在首頁查看雖然可以標注出地點，但是畢竟排序是混亂的，有點麻煩，如果您的日程不多，在這里查看也是一個較好的方式，不過最好做一些顏色的設置，以求更加方便，同時可以做一些篩選，減少Actions的數(shù)量。具體內容大家參考這篇文章：[Outlook技巧]巧設底色,都是自己的文章，我就不重復寫了。
使用方法與上述相同。
3、日程較多的設置方式：
如果您的日程內容較多，依舊按照上述方式查看就很麻煩了，比如我的日程表同一天的“事件”經常會突破50件（當然還有一些“任務”需要查看……這就是最近不更新古道視野的原因，555）。我們需要做一些變通才好，最好日程表也可以像任務一樣做成列表的形式，按照地點分類，同時最好可以標記已完成，就可以不顯示了。
打開日歷，選擇視圖-當前視圖-當前約會，這時系統(tǒng)會有一些默認的篩選，但是這種篩選并不能夠滿足我們的要求，因為所有重復任務會在其中出現(xiàn)，如“生日”等，這時我們需要做進一步的設置：
在日歷列表空白處右鍵，篩選，選擇SQL，將下面內容粘貼進去：（刪除括號內內容）
"urn:schemas:calendar:dtstart" = '今天' AND（開始時間等于“今天”且）
("urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Home%' OR （地點包含Home，我的地點設置為@Home）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%#2%' OR （地點包含#2-我將少于兩分鐘可以完成的工作地點設置為#2min）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Office%' OR （地點包含Office，對應地點為@Office）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Online%' OR （地點包含Online，對應地點@Online）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%Call%' OR（地點包含Call，對應地點@Calls）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%外出%' OR（地點包含外出，對應地點@外出）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%北京%' OR（地點包含北京）
"urn:schemas:calendar:location" LIKE '%項目%' OR（地點包含項目，大家可以刪除這兩個）
"urn:schemas-microsoft-com:office:office#Keywords" LIKE '%生日%') （地點包含生日，可刪除）
AND "urn:schemas:calendar:alldayevent" = 1 （且，全天事件=是，即該事件為全天事件顯示，非全天事件不顯示）
這個系列的代碼是與個人設置有關的，括號內內容為詳細的解釋，大家根據自己的情況做適當更改，另外，需要注意的是一旦您直接編輯了SQL，那么篩選中其他頁面就無法打開，如果您不嫌麻煩，可以在前面一個一個進行設置。
這時，您會發(fā)現(xiàn)，“當前事件”的列表縮短了很多，這時，設置分組依據為“地點”。
但是應該注意：
此時，重復性事件是不會出現(xiàn)的，如生日！因為事件開始日期不在今天！
永遠不要設置多天事件，即開始日期是1月1日，結束日期是1月3日，這樣可能出現(xiàn)第一天顯示，以后不顯示的情況！
所以，在使用中：
首先查看該日歷，優(yōu)先完成#2min地點的Actions，之后查看一下Outlook首頁，關注有沒有重復的如提醒需要完成，這類事件一般挨著灰色事件的上面，這種任務一般不多，所以還算可以接受。同時在使用過程中，隨時切換默認視圖和“當前任務視圖”也非常方便。
完成一項“事件”后，即可取消掉“全天”對號，即可隱藏。
這時，我們回來查看一下Project List中該Project的“活動”，即可出現(xiàn)下圖，注意該視圖同樣增加“全天事件”字段：
對于任務來說，已完成的會很容易看清楚，而對于日程來說，需要注意“全天事件”是否勾選，如果未勾選，則為已經完成，勾選，則為“未完成”。
