7．憑收匯銀行水單、核銷單、報(bào)關(guān)單核銷聯(lián)等辦理核銷與退稅。
無論是否操作信用證，單據(jù)都比較重要。外貿(mào)單證通常是成套的，即根據(jù)客戶的要求，相關(guān)的單證作為一套，用于交付、轉(zhuǎn)賣和貨款收付。單證制作的基本原則，是“單證一致，單單一致”，即單證制作符合信用證要求（在信用證操作時(shí)），同一套的單據(jù)間，在相同欄目的內(nèi)容一致。比如，貨物的數(shù)量，無論在發(fā)票、裝箱單還是其他單據(jù)的數(shù)量欄中，填寫都應(yīng)一致，包括計(jì)量單位；在提單中顯示了嘜頭（貨物外包裝箱上印刷的用于識別的標(biāo)志符號），發(fā)票中就不能顯示“N/M”（無嘜頭）。此外，每份單據(jù)都會標(biāo)明出具日期，而外貿(mào)操作中對各種單據(jù)的日期有相應(yīng)的規(guī)定，要求簽發(fā)日期應(yīng)符合邏輯性和國際慣例。一般地，作為收款用的全套單據(jù)，日期以提單上的ON BOARD DATE為基準(zhǔn)，來確定各單據(jù)的日期：
發(fā)票（INVOICE）日期一般早于所有單證；
裝箱單（PACKING LIST）一般與發(fā)票同日，必須在提單日之前；
提單日（ON BOARD DATE）不能超過L/C規(guī)定的裝運(yùn)期；
保單（INSURANCE POLICY）的簽發(fā)日應(yīng)早于或等于提單日期，不能早于發(fā)票；
產(chǎn)地證（C/O、FORMA）不早于發(fā)票日期，不遲于提單日；
商檢證（INSPECTION CERTIFICATION）日期不晚于提單日期，但也不能過早于提單日；
受益人證明（BENEFICIARY CERTIFICATION 等于或晚于提單日；
船公司證明（FORWARDER CERTIFICATION）：等于或早于提單日；
匯票（DRAFT）日期應(yīng)晚于提單、發(fā)票等其他單據(jù)，但不能晚于L/C的效期。
單據(jù)制作應(yīng)從一開始就養(yǎng)成良好習(xí)慣。按照老外貿(mào)業(yè)務(wù)員的做法，交易確定以后，及時(shí)為交易歸檔，預(yù)先按照單據(jù)欄目整理出填制內(nèi)容，如客戶名址、貨物品名描述等。具體制單的時(shí)候，直接調(diào)用即可，避免了臨時(shí)打字的拼寫錯(cuò)誤可能。根據(jù)這個(gè)原理，市面上也出現(xiàn)了各種外貿(mào)制單軟件，可預(yù)先輸入資料，按照單證類別自動生成。
除了制單人為錯(cuò)誤外，因?yàn)橥赓Q(mào)過程中環(huán)節(jié)甚多，不同部門的操作中難免會有疏漏誤差，或因情況改變而導(dǎo)致的錯(cuò)誤。比如，原定出貨100箱，也按照這個(gè)數(shù)量制作了商檢和報(bào)關(guān)，可實(shí)際裝運(yùn)的時(shí)候發(fā)現(xiàn)倉庫記錄錯(cuò)誤，實(shí)際發(fā)貨量只有98箱，或者是在裝卸過程中損壞了2箱等。對于這樣的情形，可以視情況靈活處理。信用證項(xiàng)下操作的，完全依靠信用證制單；非信用證的，根據(jù)單證交付的對象不同見機(jī)行事。因此可分為“將錯(cuò)就錯(cuò)”和“分套處理”兩類方式。
所謂將錯(cuò)就錯(cuò)，就是雖然與實(shí)際不符，仍按照事先約定的條件制單，因此贊成的影響另外與客戶協(xié)商解決。比如，在貨物短少的情況下，仍按照全數(shù)繕制單證。這多見于信用證項(xiàng)單證錯(cuò)誤的處理，我們在后面的信用證一章中將專題講解。所謂分套處理，就是根據(jù)單證交付對象的不同，分別制作內(nèi)容不同的單證。比如在報(bào)關(guān)數(shù)量和金額與實(shí)際有誤差的情形下，給海關(guān)的單證按照原報(bào)關(guān)資料，給客戶的單證則按照實(shí)際的數(shù)量和金額繕制。如果提單上的數(shù)量與報(bào)關(guān)數(shù)量一致，則可略微調(diào)整單價(jià)，在總數(shù)量不變的情況下減少總金額，使之符合實(shí)際收取的貨款。此外，因?yàn)閳?bào)關(guān)等數(shù)據(jù)失誤，導(dǎo)致實(shí)際收匯和報(bào)關(guān)金額不一致，會影響核銷。一般的做法，在數(shù)額差別不大，比如2000美金以內(nèi)，仍可以核銷。亦可截長補(bǔ)智囊，把多收的錢彌補(bǔ)其他少收的錢，把帳目做平。最后，還有一個(gè)可能會犯的低級錯(cuò)誤，單證遺失。
