計算機替代手工記賬的要求
一、計算機替代手工賬的任務(wù)
（一）廣義的含義及任務(wù)
替代手工記賬是會計核算電算化首先要達到的目標(biāo)
目前只能部分替代手工記賬，一般包括工資、賬務(wù)處理、往來核算和會計報表等內(nèi)容。
（二）狹義的含義及任務(wù)
是指從手工會計數(shù)據(jù)處理方式向計算機會計數(shù)據(jù)處理方式的過渡階段，即脫離手工會計核算工作的過程，是一個單位會計電算化工作的起點。
其主要任務(wù)是完成數(shù)據(jù)整理、初始化、計算機與手工并行和甩賬驗收等工作。
二、計算機替代手工賬的基本條件
可歸納為一個大前提和三個基本條件。
（一）前提：
計算機與手工會計核算應(yīng)該并行3個月以上，計算機與手工核算的數(shù)據(jù)相互一致，軟件運行也安全可靠，其次要求打印輸出的證賬表格式必須正確，簽名蓋章必須齊全。
（二）三項基本條件：
1、配有專門的或主要用于會計核算工作的軟硬件系統(tǒng)
可以先運行賬務(wù)處理模塊并考慮今后與子系統(tǒng)的銜接
2、配有與會計電算化工作需要相適應(yīng)的專職人員
在代替以前必須指定會計電算化初期的會計電算化人員并完成會計電算化崗位人員的培訓(xùn)。
會計電算化崗位培訓(xùn)的三種形式：財政部組織的全國開展的初級、中級和高級會計電算化培訓(xùn)；軟件公司提供的針對購買的會計軟件的培訓(xùn)；由企業(yè)自己組織的培訓(xùn)。
會計人員在正式上崗使用會計軟件前都應(yīng)接受會計電算化崗位培訓(xùn)。
3、建立健全相應(yīng)的內(nèi)部管理制度
例題：
1、判斷題：在計算機替代手工賬的時候，為了提高效率，必須講究一步到位，一次性地將全部內(nèi)容都改為計算機進行處理。（）
答案：錯誤
2、單項選擇題：在甩賬前，計算機與手工會計核算應(yīng)該并行（）個月以上。
A、1 B、3 C、6 D、12
答案：B
3、判斷題：會計人員在正式上崗使用會計軟件前都應(yīng)接受會計電算化崗位培訓(xùn)。（）
答案：正確
4、判斷：在計算機替代手工賬時，可以根據(jù)實際情況進行處理，如果條件不是十分成熟，可以先運行賬務(wù)處理模塊，待條件成熟后再逐漸增加其余模塊。
答案：正確
三、如何替代手工賬
（一）整理手工會計業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)
1、重新核對各項憑證和賬簿，做到賬證、賬賬、賬實相符。
2、整理各賬戶余額：年初建賬只需整理各賬戶期初余額；如果在年中各月建賬則必須整理出以前各月各賬戶的發(fā)生額
3、清理往來賬戶和銀行賬戶
必須預(yù)先確定往來賬戶的管理方式并選擇相應(yīng)的會計軟件
（二）建立會計賬戶體系并確定編碼
建立會計賬戶體系應(yīng)從一級會計科目開始，逐級設(shè)置明細(xì)科目。應(yīng)該遵循六大原則：見教材102頁（注意第4、5、6點）
編碼：一級會計科目按財政部規(guī)定的編碼方案執(zhí)行，明細(xì)科目編碼按照具體編碼規(guī)則設(shè)置，一般情況下會計科目編碼采用科目全編碼方案，即本期科目全編碼=上一級科目全編碼+本級科目編碼。
（三）規(guī)范各類賬證表格式和會計核算方法與過程
在開始電算化之前，要全面考慮各類會計資料的規(guī)范性格式，分清必須修改與必須保留的內(nèi)容，使重新確認(rèn)的會計賬、證、表的格式更適于電算化工作特點
會計部門要預(yù)先確定各項工作的數(shù)據(jù)傳遞次序
結(jié)合計算機特點重新確定各種會計核算方法
（四）會計軟件初始化
四、計算機與手工并行
是指在會計軟件使用的最初階段，人工與計算機同時進行會計處理的過程。
時間安排：最好放在年初、年末、季初、季末等特殊的會計時期。
運行安排：前期以人工為主計算機為輔，后期以計算機為主。
處理：如果計算機與手工核算結(jié)果不一致，要由專門人員查明原因并向本單位領(lǐng)導(dǎo)書面報告。
數(shù)據(jù)對比時要進行的工作：
1、檢驗各種核算方法
2、檢查會計科目體系的正確性和完整性
3、考查操作熟練程度
4、糾正會計軟件程序錯誤或業(yè)務(wù)處理錯誤
會計軟件存在錯誤時必須暫停此會計軟件的試運行，通知設(shè)計人員進行修改
還要注意的三個問題：
1、按排好實施進度，及時進行總結(jié)檢查
2、向?qū)＜壹坝嘘P(guān)單位咨詢，盡量少走彎路
3、做好準(zhǔn)備工作，爭取一次通過
五、遇到問題的處理
會計軟件選用不當(dāng)————先咨詢、再培訓(xùn)、后實施
認(rèn)識和做法上的誤區(qū)———三個最常見的錯誤處理的例子及有關(guān)分析（見教材107—109頁）
難以建立嚴(yán)格的管理制度————嚴(yán)格按照權(quán)限分配的崗位進行操作
例題：
1、單項選擇題：關(guān)于電算化核算設(shè)立會計科目，下列說法不正確的是（）。
A、建立會計賬戶體系要逐級設(shè)置明細(xì)科目，應(yīng)從最末級開始逐層向上設(shè)置
B、要保持科目的穩(wěn)定性
C、凡是與其他各自系統(tǒng)有關(guān)的科目在整理時應(yīng)將各子系統(tǒng)中的核算大類在賬務(wù)處理系統(tǒng)中設(shè)為最底層科目
D、不能只有下級科目而沒有上級科目
答案：A
2、判斷題：在計算機與手工試行期間，為了觀察軟件的運行情況下，要堅持手工為主，以軟件運行為輔的方式，以保證會計數(shù)據(jù)的安全。（）
答案：錯誤
3、以下做法中不正確的有（ ）：
A、在會計電算化過程中，要按照先咨詢再培訓(xùn)后實施的步驟來進行
B、某單位將手工核算與計算機核算運行了三個月，結(jié)果軟件的可靠性準(zhǔn)確性令人滿意，因此決定從第四個月起算正式開展會計電算化的月份。
C、一會計工作人員認(rèn)為，會計憑證的錄入必須在軟件初始化完成并完全正確后才能錄入
D、另一會計工作人員認(rèn)為上面C的做法不能提高工作效率，可以先根據(jù)實際情況錄入幾個月的會計憑證，再在運行結(jié)果的基礎(chǔ)上進行初始化工作。單位領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)為這種方法可行，擬采用
答案：BD
4、計算機替代手工賬最好按排在（ ）：
A、年初 B、年末 C、期中重大項目實行前 D、期中重大會計政策調(diào)整前
答案：AB
會計電算化檔案的基本要求
一、電算化會計檔案管理的主要任務(wù)
二、電算化會計檔案的內(nèi)容
包括存儲在計算機中的會計數(shù)據(jù)、軟盤等備份的數(shù)據(jù)、計算機打印出的書面形式的會計數(shù)據(jù)。
各種磁性介質(zhì)保存的會計數(shù)據(jù)保存期限與《會計檔案管理辦法》規(guī)定中的會計數(shù)據(jù)相一致
電子計算機打印出的會計憑證等采用中文或中外文對照，作為檔案保存，保存期限按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行
各種會計軟件的文檔資料和會計軟件的程序，應(yīng)該視同會計檔案保管，保管期限為軟件停止使用或有重大更改后的5年。
三、記賬憑證的生成與管理
兩種方式：
直接錄入計算機后由計算機生成記賬憑證：簽名并蓋章以后按有關(guān)規(guī)定立卷歸檔保管
手工制作記賬憑證再錄入計算機：保存兩種憑證都可
并行期間可用計算機打出的記賬憑證替代手工填制的記賬憑證，并裝訂成冊作為會計檔案保存并據(jù)以登記手工賬簿
四、會計賬簿、報表的生成與管理
生成的會計賬簿和報表，按《會計檔案管理辦法》的規(guī)定執(zhí)行。另外在會計資料生成方面還有一些特殊的規(guī)定，我們教材列舉了9條（見111—112頁）
將磁性介質(zhì)做為會計檔案保存的單位如果不定期打印輸出會計賬簿必須征得財政部門的同意
五、電算化會計檔案保管
教材共講了九條，重要的內(nèi)容是：
1、重要的會計檔案要準(zhǔn)備兩份，存放在不同的地點，最好放在兩個不同的建筑物內(nèi)
2、采用磁性介質(zhì)保存會計檔案的，要定期進行檢查，定期復(fù)制，防止由于磁性介質(zhì)損壞而導(dǎo)致會計資料丟失
3、存放在磁性介質(zhì)上的會計資料借閱歸還時應(yīng)該認(rèn)真檢查病毒，防止感染。
4、存在會計信息的磁性介質(zhì)及其他介質(zhì)，在未打印成書面形式之前，應(yīng)妥善保管并留有副本
例題：
1、判斷題：會計員小王認(rèn)為，計算機與手工并行期間，由于還不是正式的會計電算化階段，所以計算機打出的記賬憑證是臨時測試用的，不能做為會計檔案處理，也不能據(jù)以登記手工賬簿。（）
答案：錯誤
2、判斷題：某單位由于實際情況的需要，對現(xiàn)行的會計軟件進行更換。單位領(lǐng)導(dǎo)批示將新軟件安裝好以后，將原始數(shù)據(jù)導(dǎo)入新軟件后將原軟件從計算機中刪除，以提高計算機的運行速度。小王按領(lǐng)導(dǎo)的批示將原軟件進行了直接刪除。（）
答案：錯誤
3、判斷題：某單位的會計檔案在磁盤中保存，經(jīng)過單位領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，會計師事務(wù)所借用五天。五天后事務(wù)所將其歸還，檔案員小王將磁盤中的內(nèi)容在計算機上打開，經(jīng)過審核沒有錯誤后將其歸檔。
答案：錯誤
4、判斷題：小王對重要的會計檔案進行了備份，將兩份材料放在自己的辦公桌里保管（）。
答案：錯誤
