1. 城建檔案信息化的內(nèi)涵
城建檔案信息化的內(nèi)涵是什么? 這是啟動(dòng)信息化工作之前應(yīng)明確的問題。目前理論界對(duì)此并無系統(tǒng)的分析研究,也無明確統(tǒng)一的結(jié)論。作者認(rèn)為,圍繞城建檔案的任何管理工作都是為了“利用”這一最終目的,利用是檔案管理工作的價(jià)值所在。那么,城建檔案信息化就是在新的時(shí)代背景下, 為了達(dá)到有效利用城建檔案信息資源的目的而進(jìn)行的系列的綜合的科學(xué)的管理工作。具體來說, 城建檔案信息化是指:通過運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù),配置城建檔案計(jì)算機(jī)
輔助管理的基礎(chǔ)設(shè)施, 建立和完善城建檔案信息資源庫(kù),依據(jù)城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系,以城建檔案網(wǎng)絡(luò)為平臺(tái),依托高素質(zhì)的信息人才,有效地開發(fā)和利用城建檔案信息, 實(shí)現(xiàn)城建檔案管理與服務(wù)的現(xiàn)代化和高效化,為城市建設(shè)、規(guī)劃和管理活動(dòng)提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)的動(dòng)態(tài)的系統(tǒng)化的管理工作。
2. 城建檔案信息化工作的主要內(nèi)容
2. 1 做好城建檔案的計(jì)算機(jī)輔助管理工作, 此為技術(shù)支撐和基礎(chǔ)保障因素。
(1) 應(yīng)有符合計(jì)算機(jī)設(shè)備運(yùn)行要求的工作場(chǎng)地及滿足城建檔案管理軟件運(yùn)行性能要求的計(jì)算機(jī)設(shè)備與相應(yīng)的輔助設(shè)備。
(2) 城建檔案管理軟件的開發(fā)研制與功能設(shè)計(jì)必須符合國(guó)家有關(guān)城建檔案工作和計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理的法律法規(guī)和業(yè)務(wù)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn); 城建檔案管理軟件的研制、安裝和使用,必須符合國(guó)家有關(guān)安全保密法規(guī)與標(biāo)準(zhǔn)。
(3) 城建檔案管理軟件應(yīng)具備數(shù)據(jù)管理、整理編目、檢索查詢、實(shí)體管理、安全保密、系統(tǒng)維護(hù)等基本功能, 覆蓋城建檔案管理的接收、整理、保管、利用、鑒定、統(tǒng)計(jì)六大環(huán)節(jié)。
(4) 城建檔案管理軟件應(yīng)具有良好的實(shí)用性、通用性及可擴(kuò)展性, 并做到界面友好, 用語規(guī)范, 操作簡(jiǎn)單,使用方便;城建檔案管理軟件應(yīng)考慮檔案管理電子化、遠(yuǎn)程化、協(xié)同化、圖文一體化的趨勢(shì),擴(kuò)充電子檔案管理、與地理信息系統(tǒng)相結(jié)合、遠(yuǎn)程管理等其他功能或預(yù)留相應(yīng)接口。
(5) 城建檔案管理軟件應(yīng)具備較強(qiáng)的數(shù)據(jù)獨(dú)立性, 確保在軟、硬件環(huán)境發(fā)生變化時(shí)數(shù)據(jù)的完整、安全遷移及有效利用。
2. 2 逐步建立和完善城建檔案信息數(shù)據(jù)庫(kù), 此為物質(zhì)基礎(chǔ)因素。
(1) 通過文字信息著錄、文件及圖紙掃描、聲像檔案數(shù)字化、電子文件轉(zhuǎn)換與裝載等多種手段,做好城建檔案信息基本數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)工作, 構(gòu)建城建檔案目錄庫(kù)、城建檔案基本信息庫(kù)、城建檔案原件庫(kù)、城建檔案多媒體庫(kù)等各種基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)。
(2) 在基礎(chǔ)數(shù)據(jù)庫(kù)的基礎(chǔ)上進(jìn)行數(shù)據(jù)的挖掘、提煉與整合,形成各種專題數(shù)據(jù)庫(kù),提高城建檔案信息的針對(duì)性與效用度。
(3) 數(shù)據(jù)庫(kù)中的城建檔案信息應(yīng)保持真實(shí)性、完整性與有效性,提高城建檔案信息的權(quán)威性。
(4) 城建檔案信息庫(kù)數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)設(shè)計(jì)應(yīng)符合檢索優(yōu)先的原則,能夠以DB F 文件格式或通過XML 及
其他通用格式文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換, 并具備安全、合理、高效、靈活等特性。各種不同類型的城建檔案數(shù)據(jù), 其文件格式均應(yīng)盡量采用通用文件格式。推薦的通用文件格式為: 文字型數(shù)據(jù)采用XML 文檔和R TF 、TXT 格式; 掃描圖像數(shù)據(jù)采用J P EG、T IF F 格式; 視頻數(shù)據(jù)采用MP EG、AV I 格式; 音頻數(shù)據(jù)采用MP3、WAV 等格式。
2. 3 通過信息化手段,做好城建檔案利用工作,
充分發(fā)揮城建檔案信息的作用。此為目的因素。
(1) 應(yīng)提供簡(jiǎn)單易用的檔案信息檢索系統(tǒng),對(duì)常用檢索途徑進(jìn)行優(yōu)化,滿足用戶對(duì)查全率、查準(zhǔn)率的要求。
(2) 應(yīng)實(shí)現(xiàn)由單一的文字信息向圖文聲像一體化信息利用的轉(zhuǎn)變, 設(shè)置目錄檢索、全文檢索、圖文聲像一體化檢索等功能。
(3) 應(yīng)實(shí)現(xiàn)由封閉型利用向開放型利用的轉(zhuǎn)變, 改專用檢索查詢系統(tǒng)為通用檢索系統(tǒng), 改專用設(shè)備定點(diǎn)查詢?yōu)檫h(yuǎn)程查詢利用。
2. 4 探索對(duì)城建電子檔案的接收與管理, 加速城建檔案信息化進(jìn)程, 此為當(dāng)前信息化工作的重要內(nèi)容。
(1) 提前介入城建電子文件的管理,對(duì)電子文件的形成、收集、積累、鑒定、歸檔實(shí)行全過程的管理與監(jiān)控,保證城建電子檔案的質(zhì)量。
(2) 根據(jù)城建電子檔案載體的特性,創(chuàng)造適宜的庫(kù)房保管條件,做好保管工作,并根據(jù)信息技術(shù)的發(fā)展情況,做好城建電子檔案的遷移工作。
(3) 充分利用城建電子檔案的數(shù)字化優(yōu)勢(shì),通過直接復(fù)制數(shù)據(jù)及數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換等手段和必要的安全措施,縮短檔案接收到檔案利用之間的時(shí)間,做好利用工作。
(4) 探索利用互聯(lián)網(wǎng)進(jìn)行遠(yuǎn)程城建電子檔案接收與管理,增加檔案接收途徑。
2. 5 研究城建檔案信息與地理信息系統(tǒng)的結(jié)合,拓寬城建檔案信息的應(yīng)用前景,此為目的因素的派生因素。
(1) 做好一般的城建檔案信息與地理信息系統(tǒng)的結(jié)合, 發(fā)揮城建檔案的歷史記載功能與地理信息系統(tǒng)的綜合分析優(yōu)勢(shì), 對(duì)城建檔案信息進(jìn)行分析與整合, 形成針對(duì)性強(qiáng)、綜合性高的專題信息, 提高城建檔案信息的權(quán)威性。
(2) 做好地下管線檔案信息等與地理信息系統(tǒng)密不可分的城建檔案信息的分析與整合, 使之得到更有效的應(yīng)用。
2. 6 加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)與組織、交流與溝通,發(fā)展壯大自身。
(1) 加快制訂信息化工作的法規(guī)政策、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范, 統(tǒng)一思想, 綜合協(xié)調(diào), 大力推進(jìn)信息化工作的進(jìn)程。
(2) 加強(qiáng)城建檔案管理部門與歸口管理部門之間、城建檔案管理部門與建設(shè)單位之間的縱向溝通聯(lián)系,爭(zhēng)取更多的支持與理解,同時(shí)也通過信息化建設(shè)提供更有效的服務(wù),提升自身的作用與地位。
(3) 加強(qiáng)各級(jí)城建檔案管理部門之間、城建檔案管理部門與相關(guān)政府機(jī)關(guān)及企事業(yè)單位之間的橫向交流與合作, 通過資源共享、業(yè)務(wù)協(xié)同、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)等措施,形成合力,共同推進(jìn)信息化工作的順利開展。
(4) 利用互聯(lián)網(wǎng)的信息溝通優(yōu)勢(shì), 加強(qiáng)對(duì)外宣傳,擴(kuò)大自身影響,提高全社會(huì)對(duì)城建檔案事業(yè)的關(guān)注。
2. 7 通過信息化工作的推進(jìn)來加強(qiáng)自身的建設(shè)。
(1) 通過信息化建設(shè)來促進(jìn)城建檔案管理人員觀念的更新與知識(shí)的更新,按照分層次、分階段和根據(jù)業(yè)務(wù)需要進(jìn)行培訓(xùn)的原則, 做好領(lǐng)導(dǎo)層、管理人員、技術(shù)人員和業(yè)務(wù)人員的培訓(xùn)工作,提高總體信息化應(yīng)用水平,使之更能適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的要求。
(2) 通過信息化建設(shè)來建立一支熟悉業(yè)務(wù)、結(jié)構(gòu)合理、骨干力量穩(wěn)定、專業(yè)化程度較高的技術(shù)骨干隊(duì)伍和對(duì)業(yè)務(wù)系統(tǒng)熟悉使用的業(yè)務(wù)人員隊(duì)伍, 保障自身發(fā)展的后續(xù)力量。
(3) 通過信息化建設(shè)來改造城建檔案管理的工作流程和機(jī)構(gòu)設(shè)置,提高工作效率和管理水平,增加業(yè)務(wù)透明度,促進(jìn)勤政廉政建設(shè)。
2. 8 建立健全城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系,此為信息化工作科學(xué)、有效開展的重要保障。
城建檔案信息化工作是一個(gè)龐雜的體系, 涉及方方面面。無規(guī)矩不成方圓,城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系是城建檔案信息化工作快速、持續(xù)、有效、健康、規(guī)范發(fā)展的重要保障, 同時(shí), 還可規(guī)范和協(xié)調(diào)信息化內(nèi)容體系各要素之間的關(guān)系。城建檔案信息化的標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系主要包括管理、業(yè)務(wù)、技術(shù)三方面的內(nèi)容。而當(dāng)前,由于信息技術(shù)在城市規(guī)劃、建設(shè)中的廣泛應(yīng)用,城建電子文件的管理問題日益突出,盡快制定出各個(gè)層面的城建電子文件歸檔與電子檔案
管理規(guī)范體系是標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范體系建設(shè)工作的主要內(nèi)容。
3. 城建檔案信息化工作的集成模式
3. 1 集成的內(nèi)涵
李寶山、劉志偉在《集成管理-高科技時(shí)代的管理創(chuàng)新》一書中, 對(duì)集成的內(nèi)涵作了全面系統(tǒng)的闡述。集成的哲學(xué)內(nèi)涵是指由系統(tǒng)的整體性及其系統(tǒng)核心的統(tǒng)攝、凝聚作用而導(dǎo)致的使若干相關(guān)部分和因素合成為一個(gè)新的統(tǒng)一整體的建構(gòu)、序化過程;從管理的角度來說, 集成是指一種創(chuàng)造性的融合過程, 即在各要素的結(jié)合過程中, 注入創(chuàng)造性的思維在里面, 使得各要素有機(jī)的結(jié)合在一起, 充分實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)、功能及結(jié)構(gòu)的互補(bǔ),實(shí)現(xiàn)整體優(yōu)勢(shì)最大化。由此,集成是一個(gè)動(dòng)態(tài)的過程,是構(gòu)造系統(tǒng)、尤其是構(gòu)造高級(jí)系統(tǒng)的途徑和方式。因此,集成理論的精髓就是優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)、整體優(yōu)化、動(dòng)態(tài)開放、過程管理及創(chuàng)造性融合。從根本上講, 集成的最大價(jià)值在于能夠形成一個(gè)相互融合的整體和功能最強(qiáng)、效果最優(yōu)的系統(tǒng)。
3. 2 城建檔案信息化工作集成模式的內(nèi)涵
城建檔案信息化工作的集成模式實(shí)質(zhì)上就是運(yùn)用集成理論指導(dǎo)城建檔案信息化工作的實(shí)踐過程和工作系統(tǒng)。具體來說,就是將集成的思想、理念和原則創(chuàng)造性的用于城建檔案信息化工作的實(shí)踐活動(dòng)中,實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化工作中城建檔案信息技術(shù)、城建檔案信息資源、城建檔案信息規(guī)范、人力資源、工作流程、城建檔案信息服務(wù)等諸要素的全方位優(yōu)化, 促進(jìn)各項(xiàng)要素、功能和優(yōu)勢(shì)之間的互補(bǔ)與匹配, 從而促進(jìn)整個(gè)城建檔案信息化工作的效率和效果提高的實(shí)踐過程和工作系統(tǒng)。
3. 3 城建檔案信息化工作集成模式的主要內(nèi)容
(1) 城建檔案信息及信息化工作標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的集成。就是將城建檔案信息及信息化工作的有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范形成一個(gè)綜合體系,化解城建檔案信息化工作領(lǐng)域縱向、橫向及不同層次標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范之間的矛盾、沖突和不一致。集成的標(biāo)準(zhǔn)、規(guī)范綜合體系應(yīng)具有兼容性、一致性、連貫性、可持續(xù)性和動(dòng)態(tài)發(fā)展性。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的集成是集成模式中其他要素集成得以實(shí)現(xiàn)的基礎(chǔ)和前提。
(2) 城建檔案信息技術(shù)、信息系統(tǒng)的集成。
當(dāng)前,信息技術(shù)的發(fā)展日新月異,不同的城建檔案部門, 或同一城建檔案部門的不同的信息化業(yè)務(wù)環(huán)節(jié),會(huì)采用不同的多種多樣的信息技術(shù),使用不同的信息系統(tǒng)。這樣就形成了信息資源共享利用的壁壘。集成模式就要求將這些孤立的、不兼容的信息技術(shù)和信息系統(tǒng)進(jìn)行集成, 從系統(tǒng)的角度實(shí)現(xiàn)技術(shù)的兼容和系統(tǒng)的共用, 建立一個(gè)綜合的城建檔案信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng),避免人力、物力、財(cái)力的浪費(fèi),給有效的信息資源共享利用一個(gè)平臺(tái)。例如, 廣州市城市規(guī)劃局現(xiàn)正開展統(tǒng)一信息平臺(tái)的工作, 要建立一個(gè)統(tǒng)一的網(wǎng)站, 以實(shí)現(xiàn)整個(gè)規(guī)劃系統(tǒng)信息的集成利用。
信息技術(shù)、信息系統(tǒng)的集成是信息資源集成的技術(shù)保障。
(3) 城建檔案信息資源的集成。
就是將城建檔案信息資源諸要素有機(jī)地連接成為一個(gè)整體的動(dòng)態(tài)過程, 是對(duì)城建數(shù)字信息的重新組織。城建檔案信息資源的集成可根據(jù)實(shí)際需求分為城建檔案信息資源間的集成和城建檔案信息資源同其他城市建設(shè)信息資源的集成。當(dāng)前, 要實(shí)現(xiàn)的是第一個(gè)層次。縱向來說,就是建設(shè)、規(guī)劃、設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理等單位形成的檔案的集成; 橫向來說就是館際間的檔案信息集成。通過集成建立節(jié)約化的、豐富的、系統(tǒng)的城建檔案信息資源庫(kù), 為城建檔案信息資源的共享利用提供物質(zhì)基礎(chǔ)。
(4) 城建檔案信息化工作流程的集成。
城建檔案信息化工作涉及多個(gè)業(yè)務(wù)環(huán)節(jié), 把這些業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)看作一個(gè)大系統(tǒng)的子系統(tǒng), 通過集成, 將這些子系統(tǒng)進(jìn)行有效的融合, 使其流程化, 實(shí)現(xiàn)大系統(tǒng)的整體優(yōu)化, 避免因各環(huán)節(jié)的孤立而造成人、財(cái)、物的浪費(fèi)。同時(shí), 業(yè)務(wù)流程是檔案信息的產(chǎn)生源, 檔案信息資源的集成需要以業(yè)務(wù)流程的集成為基礎(chǔ)。
(5) 城建檔案信息服務(wù)的集成。
服務(wù)集成建立在以上諸要素集成的基礎(chǔ)之上。傳統(tǒng)的城建檔案館的服務(wù)模式是單一的, 孤立
的, 服務(wù)功能是分散而脫節(jié)的, 滿足用戶需求的過程往往要跨越多個(gè)部門經(jīng)過一系列的服務(wù)來完成, 因而, 服務(wù)效率低, 質(zhì)量差, 用戶滿意度低。服務(wù)的集成模式就是集咨詢、信息檢索、原始信息提供和知識(shí)服務(wù)為一體。此外, 通過各種關(guān)聯(lián)和鏈接的建立, 通過城建檔案信息資源的互操作和整合, 通過打破原各部門之間的嚴(yán)重分離, 建立起城建檔案信息綜合集成服務(wù)體系, 真正實(shí)現(xiàn)“一站到位”的高效、高質(zhì)、高滿意度的信息服務(wù)。這是我們城建檔案工作者的立命之本。
當(dāng)然, 集成模式是多層次、多源、多時(shí)空、多維和多變量的。以上諸要素是相輔相成的, 不應(yīng)僅是孤立地進(jìn)行自身的集成, 而應(yīng)將實(shí)現(xiàn)城建檔案信息化工作的系統(tǒng)化、整體優(yōu)化、成效的最大化作為最終目標(biāo)。集成模式是城建檔案信息化建設(shè)深入發(fā)展的必然選擇。
參考文獻(xiàn):
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2. 中華人民共和國(guó)建設(shè)部“,關(guān)于印發(fā)《建設(shè)部信息化工作管理辦法》的通知”, 建科[2001] 31 號(hào), 2001 年2 月8 日。
3. 李寶山、劉志偉, 高科技時(shí)代的《集成管理管理創(chuàng)新》,北京:中國(guó)人民大學(xué)出版社,1998 。
(廣州市,510030)
(責(zé)任編輯王傳宇)
[ 作者簡(jiǎn)介] 鄭向陽,男, 1964 年生,光學(xué)碩士,高級(jí)工程師,廣州市城市建設(shè)檔案館館長(zhǎng),發(fā)表論文近二十篇。
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