很多工程項(xiàng)目部在收集資料時(shí)，時(shí)常會(huì)碰到只有一份原件，甲方、監(jiān)理都想要，如商混合格證、型式檢驗(yàn)報(bào)告、節(jié)能試驗(yàn)報(bào)告等。甲方認(rèn)為將來要送一份資料歸城建檔案館（由于移交城建檔案館的責(zé)任人是建設(shè)單位），城建檔案館是不收復(fù)印件的，似乎覺得這一份原件應(yīng)該歸建設(shè)單位。實(shí)則不然，在資料規(guī)程要求中移交檔案館的都是基建文件和竣工圖，施工文件很少，如圖紙會(huì)審、設(shè)計(jì)變更等，一般都能收集夠份數(shù)，大部分施工資料檔案館都是不需要保存的。
施工單位在收集資料中，如果遇到只有一份的情況下，且這份資料比較重要，是施工單位自己制作的，可再重新制作幾份也不難，如是外單位來的，如各種試驗(yàn)報(bào)告，可讓資料提供單位多做幾份，或者復(fù)印幾份加蓋公章（形成代原件）。原件施工單位保存，代原件可以給甲方或監(jiān)理單位。
對(duì)于監(jiān)理單位可以將原件給他們看一下，以能證明資料合格即可，如果監(jiān)理單位想保存就給他們代原件。即便監(jiān)理單位遺失也無關(guān)緊要。如果把唯一的一份原件給監(jiān)理單位，對(duì)施工單位就很不利，筆者在多年的工程資料檢查中發(fā)現(xiàn)，監(jiān)理單位最容易遺失資料，因?yàn)楸O(jiān)理單位對(duì)施工過程中審核過的資料，往往是不作長(zhǎng)期保存的。如果遇到用戶的質(zhì)量訴訟，復(fù)印件對(duì)施工單位來說就很被動(dòng)，法院也會(huì)提出復(fù)印件無效的不利情況。為了避免這一現(xiàn)象，施工單位在收集資料時(shí)，一定要收集夠份數(shù)。
因此，施工單位在收集資料中要注意以下四點(diǎn)：
一是對(duì)外來資料原件不夠的要收集蓋有原件存放單位公章的代原件，以便將來追溯。對(duì)一份資料多頁的，還要求加蓋騎縫章。
二是對(duì)加有公章的代原件要仔細(xì)審核，資料除加有原件存放單位公章外，還要有經(jīng)辦人或抄件人簽字，以及抄件日期，對(duì)個(gè)別重要資料如鋼筋合格證明還要加上提供人和接收人的電話，以便追溯。
三是是對(duì)檔案館不保存的資料，盡量將原件保存到施工單位，如材料合格證明文件和檢驗(yàn)報(bào)告。
四是基建文件例外，在評(píng)優(yōu)工程中往往需要基建文件，施工單位只收集復(fù)印件即可，如工程備案書、土體使用證、規(guī)劃許可證等。如果專家需要看原件，可從甲方暫借閱后歸還。因?yàn)榧追揭仓挥幸环荨?/p>
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