在一家
企業(yè)里，往往管東西比管人容易、管人比管知識容易。海馬汽車的難題在于，如何在同一個系統(tǒng)中，既管好人，又管好知識
“系統(tǒng)上線還不困難，上線以后能用起來，有人來用，算是困難，而要讓IT系統(tǒng)融入到員工的日常工作中成為習慣，才真正困難。”海馬汽車
軟件應用室主任吳松說。盡管海馬汽車用于知識管理和辦公自動化的KOA系統(tǒng)已經(jīng)上線半年多，吳松卻覺得挑戰(zhàn)不過剛開始。
甜蜜的煩惱
KOA（知識管理系統(tǒng)）跟海馬汽車的其他信息化系統(tǒng)不太一樣，作為內(nèi)部交流和知識管理的平臺，在用慣老OA的用戶看來，這套系統(tǒng)更像是錦上添花而不是非用不可?！坝杏?、好用并且大家愿意用的系統(tǒng)，就算是成功的系統(tǒng)。KOA系統(tǒng)強調(diào)最廣泛意義上的用戶參與，如果沒有用戶的積極參與，缺乏知識的積累和交流，知識管理只能是空談。因此，KOA系統(tǒng)的建設，既重應用，更重氛圍，是否能夠在這個平臺上營造出真正的知識沉淀、共享、學習、創(chuàng)新的氛圍，對于系統(tǒng)成功而言至關重要。”吳松這樣對本刊記者說。
為了讓系統(tǒng)好用，早在KOA系統(tǒng)上線之前，吳松和他的團隊就忙著跟海馬各個部門的經(jīng)理和員工打交道，綜合大家的想法，對負責實施的公司提設計意見；系統(tǒng)剛上線的時候又忙著編制培訓計劃，有側(cè)重地給各個層次的用戶做操作和知識管理理念的培訓。
吳松與來自
IBM和藍凌公司的合作者們想了很多辦法。比如知識文檔的分類規(guī)則將直接影響用戶的查詢效率，他們非常細致的做了符合海馬業(yè)務習慣的制度樹、業(yè)務樹，方便用戶用最短時間找到跟自己業(yè)務相近的最佳實踐；比如可以隨時向線上專家提問題的專家
網(wǎng)絡，這樣遇到疑難雜癥馬上就可以得到解決；又比如有點像內(nèi)部留言板的員工活動模塊，現(xiàn)在海南馬自達的許多活動召集都在上面完成……同時，公司還出臺了對應的知識管理獎懲條例，以獎為主，獎勵不僅反映在個人的年終績效上，更能直接體現(xiàn)在獎金中。
半年過去之后的今天，“偶爾發(fā)生一次系統(tǒng)故障或者網(wǎng)絡中斷，項目組在辦公室就會接到很多電話，都是抱怨KOA系統(tǒng)上不去沒辦法工作的。”這“甜蜜的煩惱”顯然正是這套系統(tǒng)成功的一個側(cè)面的體現(xiàn)。
邁過觀念坎
從剛開始說服員工們放棄老OA系統(tǒng)，開始使用新的系統(tǒng)，到全廠1200個注冊用戶，最高在線人數(shù)達到537人，平均每天收發(fā)10105封郵件……吳松和他的團隊做到了讓大家都來用KOA，但離“用好”的程度，吳松覺得還有很長的路要走。
知識管理最終的價值體現(xiàn)在知識創(chuàng)新上。知識分顯性和隱性，顯性知識來自于公司日常業(yè)務工作中必要的沉淀，例如規(guī)章制度、標準文件等，而隱性的知識，則來自員工自身的經(jīng)驗積累，存在于他們的大腦中，某些雖然已經(jīng)積累下來，但是由于共享渠道不暢，大家不知道有或者知道有卻不知道在那里，這也算是隱性知識。而把隱性知識轉(zhuǎn)化為顯性知識，讓人們自覺地把自己平時的心得體會記錄下來上傳共享并不容易，“這是觀念和習慣問題，”吳松說，“IT技術在這里或許可以起到引導和催化的作用，但更多的培育同樣需要一個和諧的知識管理環(huán)境，他們之間是彼此影響和促進的?！?div style="height:15px;">
就像知識管理項目上線之前所作的調(diào)查結(jié)果顯示的那樣，KOA實施前，海馬汽車在知識沉淀方面有一定基礎，但是在共享和創(chuàng)新方面比較欠缺?！氨M管提問題的人不少，可現(xiàn)在上傳文檔的人還不夠多，專家人數(shù)也還不夠，回答問題也并不一定及時，你知道，專家網(wǎng)絡最重要的就是專家能夠及時地回答多方面的問題，可是我們目前還是做不到?！彼嬖V記者。
一切皆在KOA?
同時，吳松對于海馬汽車的知識管理還有另一層想法。
盡管現(xiàn)在海馬的KOA系統(tǒng)已經(jīng)實現(xiàn)了知識庫管理、專家網(wǎng)絡等各種功能，但是來自其他系統(tǒng)的重要信息，卻往往沒有被包含進去。各個業(yè)務系統(tǒng)其實都是各個業(yè)務領域的知識管理至少是知識沉淀的平臺，對于這些知識的利用，海馬KOA的用戶是有些困惑的，他們無法在一個統(tǒng)一的界面中獲取知識?！爸R和人的管理應該是橫跨整個企業(yè)的，企業(yè)信息化涉及的各個業(yè)務部門都需要參與進來，自然，我們也希望各個領域的信息系統(tǒng)也能統(tǒng)一參與企業(yè)的知識管理?！?div style="height:15px;">
可是采用什么方式對知識做統(tǒng)一展現(xiàn)和管理，是通過門戶還是通過KOA?就海馬目前的信息化建設現(xiàn)狀看，KOA有望成為進入其他信息系統(tǒng)的窗口，相信在不遠的將來，基于IBM WebSphere的門戶則將提供更多的能力，例如各個信息系統(tǒng)的信息展現(xiàn)。員工們在這個門戶上進行交流、事務查詢、數(shù)據(jù)共享和管理。這就是吳松對海馬汽車未來知識管理的想法，通過這個系統(tǒng)，既管理人，也管理知識，既是人的交流平臺，也是知識的交流平臺。
在海馬汽車知識咨詢和實施過程中，來自于IBM和藍凌公司的協(xié)助讓海馬受益良多。而海馬也因此得以站在更高的臺階上看待企業(yè)未來的建設?！眳撬捎X得，正是這些合作伙伴的幫助，使得海馬在信息化的道路上可以更進一步，而KOA的實施無疑也讓海馬的創(chuàng)新能力得以大幅提升。
