雷格斯：“靈活辦公室” 化整為零創(chuàng)造奇跡
文：暴劍光 《全球商業(yè)》3月號
在哪里談生意？這并非小問題。公司的辦公室當(dāng)然是一個很好的選擇，但有時候需要做出另外的選擇。比如出差的時候，或許你只能選擇咖啡館。
“我當(dāng)然不能讓初次見面的客戶來酒店房間談事情，也不喜歡在咖啡館，因?yàn)椴恢郎砼缘娜耸欠駮牭轿覀兊恼勗挕?#8221;在一家美國公司北京辦事處做銷售工作的韓大明，每個月有一多半的時間都是在飛機(jī)和酒店中度過，他一直有這樣一個困擾。
另一些人則更不愿意在酒店里辦公，一家北京的電視劇制作公司，每次拍攝新片都需要臨時招募演員，制片人就很頭疼：“給演員打電話說在酒店里面試，我自己都覺得怪怪的，好像在跟人家女演員暗示什么潛規(guī)則。”
其實(shí)，不只是個人，對很多大公司來說，在出差地點(diǎn)臨時辦公是一個頭疼的問題。比如在某個城市的一個項(xiàng)目，可能只需要十幾個人做兩個月，但是一般寫字樓根本不可能簽這么短的租期，所以在項(xiàng)目人員撤回之后，租下來的辦公室只能閑置在那里。
按天入住
可以隨時“退房”的辦公室
“很多時候，人們需要一個更靈活的辦公室。”雷格斯集團(tuán)大中華區(qū)總裁莫天利說，雷格斯在18年前發(fā)現(xiàn)了市場的這個需求。“公司的辦公室就像我們的家，雷格斯提供的即時辦公室就像酒店，你可以隨時入住使用，無論你使用一天或者一個星期都可以。”
這種租用模式，被稱作“即時辦公室”。雷格斯集團(tuán)（Regus，倫敦交易所：RGU）是全球即時辦公室最大的提供商，在全球60多個國家設(shè)立了950家商務(wù)中心。在中國的北京、上海、廣州、深圳、大連和香港等六個城市，雷格斯也設(shè)立了20多家商務(wù)中心。無論你走進(jìn)上海的金茂大廈的31層，還是北京嘉里中心的3層，都會看見雷格斯的商務(wù)中心。
雷格斯的商務(wù)中心，與一般跨國公司的辦公室沒有太大區(qū)別。一進(jìn)門首先看見的是微笑的前臺，然后是被隔成不同大小的辦公室、會議室、會客區(qū)以及茶水間、打印間等附屬設(shè)施。
“靈活，是雷格斯服務(wù)最大的特點(diǎn)。”莫天利以位于上海新天地的甲級寫字樓企業(yè)天地為例說，“比如租用的空間，企業(yè)天地最小可以提供的辦公空間也要150平方米，事實(shí)上你不見得需要這么大的辦公室。但是在位于企業(yè)天地15層的雷格斯商務(wù)中心，從一個人到幾十個人的辦公室都可以提供。”
當(dāng)你租用雷格斯辦公后，每個客戶都有自己獨(dú)立的電話號碼，當(dāng)有人按照這個電話打來的時候，雷格斯總機(jī)系統(tǒng)會自動識別，總機(jī)接線員都能準(zhǔn)確地說出：“你好，這里是某某公司。”客戶完全感覺不到雷格斯的存在。
“對于一些大型公司來說，剛剛在一個城市設(shè)立分支機(jī)構(gòu)的時候，最緊要的任務(wù)當(dāng)然就是去拓展市場，而不是把前三個月的時間放在尋找寫字樓、裝修這些事情上。”莫天利說，雷格斯可以做到的是，無論是幾個人還是幾十個人的團(tuán)隊(duì)，都可以當(dāng)天就入住辦公，不耽誤一點(diǎn)時間。
而且，分支機(jī)構(gòu)設(shè)立的初期通常人員增長得都很快，租用一個大的辦公室前期會閑置較多，租用一個小的辦公室則需要不斷搬家。雷格斯則可以完全解決了這個問題，因?yàn)槟汶S時可以根據(jù)人數(shù)來選擇最合適的辦公室。
資源共用
租金雖高卻為客戶省錢
雷格斯選擇的每一個地點(diǎn)幾乎都是所在城市中的頂級寫字樓，而且處于交通樞紐上，交通、餐飲、娛樂，都必須方便。達(dá)到這些要求的地段肯定是很昂貴的，雷格斯的價格會有多貴呢？“雷格斯辦公室的收費(fèi)，分?jǐn)偟揭粋€人每天，根據(jù)不同選擇大概是150元到300元。”莫天利說，如果對比自己公司租用的寫字樓，這個價錢可能還是會貴一些，但是對比不能提供商務(wù)服務(wù)的酒店，這肯定是一個劃算的選擇。
喜歡在雷格斯辦公的短期項(xiàng)目公司，更看重的是雷格斯的服務(wù)。“雷格斯提供的也不只是一個辦公空間、幾張桌子、幾把椅子、幾部電話，我們背后還提供整個系統(tǒng)的支持，這也可以幫助客戶省錢，省精力。”
就拿最基本的前臺工作來說，一個可以勝任外語交流、有一定經(jīng)驗(yàn)的前臺接待人員，一個月工資至少要3000元～5000元，她每天的工作可能只是接十幾個電話，接待幾個訪客?？雌饋砉ぷ髁康拇_很少，但是又確實(shí)需要配備這樣一個工作人員。“雷格斯請一個前臺人員可以同時服務(wù)十幾家公司，分?jǐn)偟矫恳患业某杀揪秃艿土耍@樣我們也可以花更多的錢來請素質(zhì)更高的服務(wù)人員。”
雖然價格高，但客戶在雷格斯所需要的面積卻大大減少。比如說，你在雷格斯租了一個30平方米的辦公室就足夠了，但是如果你自己單獨(dú)用寫字樓，那么除了辦公區(qū)，還需要設(shè)立前臺區(qū)域、會客區(qū)域、會議室等，加起來你需要的面積可能就要翻倍了。
另外即使你只在某個地方辦公半年，你也需要裝修，需要購買辦公桌、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、投影儀……當(dāng)你搬走的時候，這些投資只能收回來很少一部分。
雷格斯的很多共享服務(wù)，都是按照使用多少來付費(fèi)，不使用則不需要付費(fèi)。“比如會議室，在雷格斯你需要用幾個小時，就買幾個小時。如果你自己建一個會議室，本身的辦公空間就是很大的成本，另外還需要建立先進(jìn)的演示系統(tǒng)、視訊會議系統(tǒng)，但是你每天可能只有用兩三個小時。”
在雷格斯，甚至人員也可以臨時雇用。“比如一個外國客戶，在中國沒有分支公司，只是來中國參加廣交會，他的展覽可能只有十天左右，籌備工作需要一個月，他在租用我們辦公室的同時，我們也可以為他們提供布展、接待的執(zhí)行人員，花最少的錢，請到專業(yè)的人。”
化零為整
入住率保持95%以上
在雷格斯，通常都保持著95%以上的入住率，在金茂大廈、嘉里中心這些最頂級的寫字樓中則經(jīng)常是100%的入住率。“雷格斯知道每一個客戶的簽約時間，比如他簽了三個月，那在這三個月的時間內(nèi)我們的銷售人員就可以出動尋找新的客戶。同時如果一個長期客戶到期之后，他的辦公室我也可以隨時給短期客戶使用，而不是等待下一個長期客戶找上門來。”
盡管雷格斯可以提供短至一天的服務(wù)，但是很多公司還是認(rèn)為在這里長期辦公也是一個劃算的選擇。所以雷格斯的合約的平均時間是9個月，對于摩托羅拉、NBA、Siebel這些客戶來說，與雷格斯都簽訂過超過兩三年的合約。在布魯塞爾雷格斯，東芝使用雷格斯辦公室甚至已經(jīng)有10年時間。
雷格斯在中國現(xiàn)在的客戶主要以國外公司為主。“全球500強(qiáng)中有一半的公司都是我們的客戶，比如諾基亞、摩托羅拉、IBM，這些公司進(jìn)入一個新的市場的時候，雷格斯都是他們的首選。”越來越多走向海外的中國公司也已經(jīng)成為雷格斯的客戶，華為在法國、德國和葡萄牙的辦公室同樣設(shè)立在雷格斯。越來越多東莞、昆山的一些外貿(mào)型企業(yè)也開始選擇在廣州、深圳和上海租用雷格斯的辦公室，因?yàn)樗麄冃枰驀H客戶展示自己的形象和實(shí)力。
莫天利的目標(biāo)是，五年之后雷格斯在中國的業(yè)務(wù)50%以上來自中國本地客戶。十年前法國人莫天利就是雷格斯拓展法國業(yè)務(wù)的功臣之一，最初雷格斯進(jìn)入法國的時候，本地客戶也很少，主要客戶基本都是來自美國和英國。但是五年以后，50%以上的客戶就是法國本地公司了。“中國的經(jīng)濟(jì)發(fā)展速度、中國各發(fā)達(dá)城市之間的距離，都決定了本地客戶的確需要這樣的一個服務(wù)。”莫天利說。
