項(xiàng)目檔案的匯總移交及編目
一、項(xiàng)目檔案匯總移交
設(shè)計(jì)、施工、監(jiān)理單位在完成各自案卷的編制工作后，應(yīng)把各自整理的檔案連同案卷目錄、移交清單向建設(shè)單位移交。工程分包的，由分包單位向總包單位移交，再由總包單位匯總整理后向建設(shè)單位移交。由于公路建設(shè)項(xiàng)目參與單位多，為了便于建設(shè)單位匯總和移交，項(xiàng)目各參建單位在完成項(xiàng)目檔案的編制工作后，可用鉛筆編寫臨時(shí)檔案號(hào)。如果在能把檔案號(hào)固定下來的情況下也可編正式檔案號(hào)。
例子：臨時(shí)檔號(hào)編制規(guī)則；
第一字母表示合同段編號(hào)；
第二個(gè)字母為大類代號(hào)：1—綜合性文件，2—設(shè)計(jì)文件，3—監(jiān)理文件，4—竣工圖表，5—施工文件，6—科研文件，?—設(shè)備文件；
第三個(gè)字母表示流水序號(hào)。
例如某項(xiàng)目是由A、B、C若干個(gè)單位分包工的，A、B、C等分別把各自編制完畢的施工文件、竣工圖向總包單位移交。其編號(hào)模式：A．5—l(A表示第一合同段；5表示施工文件：1施工文件的第一卷)?？偘鼏挝粦?yīng)按照項(xiàng)目檔案整理的有關(guān)要求，把A、B、C若干單位形成的施工文件按單項(xiàng)、單位工程理順其排列順序，歸入施工階段形成的文件內(nèi)；把A、B、C三單位分別編制的竣工圖，按設(shè)計(jì)圖紙的排列順序理順，歸入竣工圖表中。
根據(jù)工程項(xiàng)目檔案形成特點(diǎn)，需要建設(shè)單位在接收施工、設(shè)計(jì)、監(jiān)理單位移交的項(xiàng)目檔案后，進(jìn)行案卷的匯總整理。匯總整理的要求：
1、把各單位移交的文件按階段理順；
2、把各施工單位移交的檔案按單項(xiàng)、單位工程理順特別是建設(shè)項(xiàng)目竣工圖，要進(jìn)行全線竣工圖的匯總；
3、根據(jù)本單位的分類編號(hào)方案，給已理順分類排列順序的項(xiàng)目檔案逐卷編制檔案號(hào)。
使用了計(jì)算機(jī)打印的應(yīng)同時(shí)向建設(shè)單位移交一份電子文件(電子文件的移目錄交見電子文件的歸檔管理)。
二、項(xiàng)目檔案的編目
應(yīng)同時(shí)向建設(shè)單位移交一份電子文件(電子文件的移
l、編頁號(hào)
編頁號(hào)的目的是為了鞏固卷內(nèi)文件的順序和確切地統(tǒng)計(jì)案卷內(nèi)文件材料的數(shù)量，確保其完整性。裝訂的案卷一律依序編制頁號(hào)，順序均從“1”開始，一頁一號(hào)。正面在右下角編號(hào)，反面在左下角編號(hào)。每一卷(冊)一個(gè)序號(hào)，均從1開始(不能若干本一個(gè)序號(hào))。有些技術(shù)說明書，如果已經(jīng)是裝訂成冊的出版物并擁有序號(hào)，可以不重新編頁號(hào)，只需在備考表中說明此卷號(hào)的總頁數(shù)。案卷采取不裝訂形式時(shí)，案卷內(nèi)的文件材料要按卷內(nèi)目錄的次序依次編號(hào)。散件文字材料和A2圖紙一般應(yīng)裝訂成冊。
2、編寫卷內(nèi)目錄
卷內(nèi)目錄是對(duì)案卷內(nèi)的每一份文件、圖紙有關(guān)事項(xiàng)確切登記的表格，其內(nèi)容包括：
序號(hào)、文件編號(hào)、責(zé)任者(形成文件單位，合同是二個(gè)單位形成的，應(yīng)寫簽章單位)、文件材料題名、日期、頁次、備注。如果文件形成時(shí)對(duì)工程名稱填寫不準(zhǔn)確的，編制卷內(nèi)目錄時(shí)要糾正：若會(huì)議紀(jì)要、變更通知單中每一份文件沒有題名的要擬卷內(nèi)題名，揭示會(huì)議主題、修改內(nèi)容等。
某些圖紙?jiān)瓉硪延袌D紙目錄的，就保留其目錄，目錄與卷內(nèi)文件一致的可不再另編制卷內(nèi)目錄。如果圖紙目錄與圖紙內(nèi)容不相一臻時(shí)，應(yīng)當(dāng)保留原圖紙目錄。并重新予以仿制卷內(nèi)目錄。原圖紙目錄作為一份文件。在其首頁加蓋檔號(hào)章。
3、編制案卷目錄
建設(shè)項(xiàng)目檔案案卷目錄是案卷的名冊和提交利用檔案的工具。它是以案卷為對(duì)象進(jìn)行編寫的，內(nèi)容包括：檔號(hào)、題名、立卷單位、起止日期、頁(份)數(shù)、期限、備注。起著固定整理的成果
4、編制備考表
備考表是說明案卷內(nèi)文件狀況表格，填寫分兩部分，上半部分在歸檔時(shí)由整理人員填寫，說明卷內(nèi)文件材料的數(shù)量、完整、準(zhǔn)確的程度；下半部分在歸檔后填寫，填寫管理中需說明的情況。對(duì)于項(xiàng)目法人而言有關(guān)工程投入使用后的變化情況，也應(yīng)在這部分有所反映。
5、編制案卷封面
編制案卷封面直接揭示案卷文件材料的內(nèi)容與成分卷題名、立卷單位、立卷日期、保管期限、密級(jí)等。
內(nèi)容主要包括：檔案號(hào)、
案卷題名是對(duì)案卷內(nèi)文件材料內(nèi)容的概括，應(yīng)包括項(xiàng)目名稱(按批準(zhǔn)文件中的準(zhǔn)確的項(xiàng)目名稱的全稱)卷內(nèi)文件的針對(duì)內(nèi)容。重大的項(xiàng)目檔案數(shù)量多時(shí)，案卷題名層次可包括：項(xiàng)目名稱+單位+分部(項(xiàng))工程名稱和文件材料名稱等工程具體內(nèi)容。例如：《虎門大橋二2號(hào)墩4號(hào)樁叢施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定》、《京珠高速公路（廣東段)K8+900—K8+960土方路基90區(qū)填筑檢查、實(shí)驗(yàn)、施工記錄》。擬寫時(shí)既要符合工程術(shù)語，同時(shí)又不違背檔案用語。
擬寫案卷題名要注意問題的專指性，避免擬寫過簡或雷同的題名，要在充分了解案卷內(nèi)容的基礎(chǔ)上，通過擬寫案卷題名，準(zhǔn)確揭示出案卷的特定內(nèi)容。例如某大橋的沉降位移觀察記錄按觀察部位、觀察時(shí)間分類組卷后，在案卷題名上應(yīng)反映出項(xiàng)目名稱、觀察部位、觀察時(shí)間及文件材料的名稱。如果相同內(nèi)容有數(shù)卷時(shí)，不能以XXX之一、之二字樣出現(xiàn)，應(yīng)以里程、樁號(hào)加以區(qū)別)。例如：《海灣大橋（1-5#）樁基礎(chǔ)沉移觀測記錄》、《虎門大橋2號(hào)墩4號(hào)樁（-20-10米）基礎(chǔ)施工記錄、質(zhì)量檢驗(yàn)評(píng)定》。
起止日期：填寫案卷內(nèi)文件材料形成的起止閂期(不是整理日期)。
保管期限：填寫其劃定的保管期限，一般分為：永久、長期、短期。
密級(jí)：依據(jù)保密規(guī)定填寫，無密級(jí)的不用填。
6、編制檔案號(hào)
建設(shè)項(xiàng)目檔案號(hào)由分類號(hào)和案卷順序號(hào)構(gòu)成?？刹捎脻h語拼音和阿拉伯?dāng)?shù)字混合組成或全部采用阿拉伯?dāng)?shù)字作為代號(hào)兩和形式。分類號(hào)應(yīng)根據(jù)接收單位的分類編號(hào)方案填寫，案卷順序號(hào)是分類號(hào)最后一個(gè)層次的流水號(hào)。
(1)建設(shè)單位生產(chǎn)設(shè)施項(xiàng)目檔案編號(hào)參考(重大項(xiàng)目)
例：B 1．1．2．1—1
案卷順序號(hào)
專業(yè)代號(hào)()
階段代號(hào)()
項(xiàng)目代號(hào)()
生產(chǎn)設(shè)施類代號(hào)()
檔案代號(hào)(基建類)
(2)建設(shè)單位生活設(shè)施項(xiàng)目檔案編號(hào)參與
例：B 2．1—1
案卷順序號(hào)
項(xiàng)目代號(hào)
生活設(shè)施類代號(hào)
檔案代號(hào)(基建類)
(3)建設(shè)單位項(xiàng)目檔案編號(hào)參考(一般項(xiàng)目)
例：B 1．1—1
案卷順序號(hào)
項(xiàng)目代號(hào)
生產(chǎn)設(shè)施類代號(hào)
檔案代號(hào)(基建類)
7、編制檔案索
檔案索引的編制是為查找整套檔案提供方便，其編排內(nèi)容、順序?yàn)椋簷n案編制說明、檔案驗(yàn)收證書、檔案移交接收單、案卷目錄、卷內(nèi)目錄。為方便查找，整套卷內(nèi)目錄的右上角應(yīng)標(biāo)明第幾卷。索引目錄的大小尺寸也應(yīng)和案卷大小一樣，封面上標(biāo)明XXX工程項(xiàng)目檔案索引。索引不編案卷號(hào)。
三、電子文件的歸檔整理
歸檔的電子文件應(yīng)經(jīng)過整理和著錄編輯才能有效利用。整理工作一般由文件形成部門負(fù)責(zé)，在介質(zhì)歸檔時(shí)對(duì)電子文件的載體簡單整理，并在載體或其包裝盒表面貼上標(biāo)簽、注明編號(hào)、項(xiàng)目名稱、題名、密級(jí)、保管期限、軟硬件環(huán)境等。整理完畢后填寫統(tǒng)一的《歸檔電子文件登記表》。其內(nèi)容包括電子文件形成單位、硬件環(huán)境、軟件平臺(tái)、應(yīng)用軟件、文件題名、形成時(shí)間、文件性質(zhì)、類別、載體編號(hào)、保管期限等。歸檔的電子登記表可以電子表格、可由系統(tǒng)根據(jù)歸檔電子文件的機(jī)讀目錄或著錄信息自動(dòng)填寫。歸檔時(shí)應(yīng)將電子文件及其機(jī)讀目錄、登記表同時(shí)移交給檔案部門，數(shù)字形式的歸檔電子文件登記表，還應(yīng)賦有紙張打印功能。
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