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初學(xué)EXCEL時(shí)，最容易在記錄數(shù)據(jù)的時(shí)候給自己挖坑讓自己跳下又爬不起來(lái)。其實(shí)，規(guī)范自己的操作記錄方式，會(huì)給自己以后整理數(shù)據(jù)帶來(lái)方便。小熙在下面給你盤(pán)點(diǎn)幾個(gè)初學(xué)者最容易跳的坑。
1、手工添加匯總行
在實(shí)際統(tǒng)計(jì)整理數(shù)據(jù)時(shí)，為了讓工作表呈現(xiàn)更多的匯總內(nèi)容，有很多人會(huì)喜歡選擇在表格中手工添加匯總行。就象如下圖的例子，手動(dòng)添加小計(jì)與總計(jì)。
看似沒(méi)毛病，其實(shí)這樣做，浪費(fèi)時(shí)間，而且對(duì)數(shù)據(jù)的排名，排序等操作帶來(lái)影響。如果在表格中添加或者刪除內(nèi)容，就需要重新調(diào)整表格結(jié)構(gòu)，重新進(jìn)行計(jì)算。
在表格中只要輸入規(guī)范的數(shù)據(jù)，使用分類匯總功能，就可以快速實(shí)現(xiàn)按類別匯總的啦：
方法：選中所有數(shù)據(jù)，單擊數(shù)據(jù)——分類匯總。分類字段選擇“股室”，匯總方式選擇“求和”，匯總項(xiàng)點(diǎn)選“黨費(fèi)”，”稅費(fèi)“。其它默認(rèn)。
確定后，就如下圖示，各匯總項(xiàng)全自動(dòng)出現(xiàn)。
這樣根本不會(huì)改變表格的結(jié)構(gòu)，何樂(lè)而不為？
2、喜歡合并單元格
動(dòng)不動(dòng)就合并單元格，很多時(shí)候非常不容易或者根本無(wú)法篩選或者排序，也無(wú)法直接匯總，要匯總分析時(shí)，需要復(fù)雜的公式才能完成。
解決辦法：選中合并單元格，點(diǎn)擊“取消合并單元格”。
然后按Ctrl+G，打開(kāi)定位，點(diǎn)擊定位條件，選擇“空值”。確定。
最后在單元格編輯欄里輸入：=A2，然后按Ctrl+Enter。
最后結(jié)果如下：
3、同一個(gè)記錄里的數(shù)據(jù)有多個(gè)屬性
看看下表，是不是有點(diǎn)反人類了?。?/p>
這是初學(xué)者最常見(jiàn)的坑，給金額加單元比如“萬(wàn)”，”元“等 。有時(shí)候記錄起來(lái)真的方便，別人看著也還行，可是如果要統(tǒng)計(jì)匯總計(jì)算，就有些麻煩了。所以數(shù)據(jù)規(guī)范真的很重要的喲。
這種情況下怎么辦？其實(shí)可以采用自定義格式解決。
方法：選中目標(biāo)單元格，按Ctrl+1或者右鍵選擇”設(shè)置單元格格式“。打開(kāi)對(duì)話框后，單擊數(shù)字——自定義，在類型里，如果是數(shù)字單位或者你想顯示的數(shù)字，就輸入：@”元”，@“千克”，等。
如果輸入數(shù)字單位萬(wàn)億等。如將數(shù)字表示成萬(wàn)為單位：輸入：0!.0,萬(wàn)
4、使用空格對(duì)齊文本
在錄入名單時(shí)，為了與三個(gè)字的姓名對(duì)齊，在輸入兩個(gè)字姓名時(shí)，將其中間敲擊空格對(duì)齊。在EXCEL中，空格也是一個(gè)字符，所以 這里的“小詩(shī)”與小 詩(shī)“會(huì)被EXCEL當(dāng)成不同的內(nèi)容的。這也會(huì)影響最終的數(shù)據(jù)匯總查詢計(jì)算的。
正確方法：選中所有姓名列數(shù)據(jù)。右鍵選擇”設(shè)置單元格格式“，點(diǎn)擊”對(duì)齊“，在”水平對(duì)齊“下面的下拉菜單里選擇”分散對(duì)齊“
確定后，適當(dāng)調(diào)整列寬，可以看到，無(wú)論怎么調(diào)整，姓名即使字?jǐn)?shù)不一樣，也會(huì)對(duì)齊的。
5、錄入不規(guī)范日期
這是最容易犯的錯(cuò)啦。正確的日期格式是日期間隔用符號(hào)”/“或者”-“。如：1989-08-29或者1989/08/28，其它都是不規(guī)范的，如以下操作：
這種有兩種解決辦法 ：
一是用分列功能，選中這些數(shù)據(jù)后，單擊數(shù)據(jù)——分列，在默認(rèn)下一步時(shí)，在到達(dá)第三步時(shí)，選擇日期”YMD'，單擊“完成”后即可。
第二種方法是直接在單元格上使用“替換”功能。如果有小數(shù)點(diǎn)，將小數(shù)點(diǎn)替換成“/”即可。
錄入 的最基本基礎(chǔ)的數(shù)據(jù)，一定要規(guī)范，這樣在以后的各項(xiàng)操作中，才會(huì)免卻很多麻煩，也會(huì)大大提高工作效率。
下次見(jiàn)！！！
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