我相信，每個律師都有自己的知識管理方式，雖然不一定用“知識管理”這一概念。關于律師個人的知識管理，我自己摸索了好些年，我的體會是，律師（尤其是新律師們）如果能夠重視并盡力做好個人知識管理，對于自己的成長是大有作用的。下面我就結(jié)合自己的經(jīng)驗和體會，來具體談談律師個人如何做知識管理，希望對你有點幫助。
1. 律師為什么要做個人的知識管理
從大的方面說，律師是靠提供法律服務吃飯的，而提供法律服務就離不開專業(yè)知識?？梢哉f，律師從事的是一個知識密集型職業(yè)。我相信不少同行都有這樣的感受，這些年隨著社會的快速發(fā)展，法律法規(guī)的不斷修改更新，我們需要關注的各種知識越來越多。面對海量知識，缺乏有效的知識管理方法，難免有“跟不上”之感。
從小的方面說，可能不少同行都有這樣的遭遇：明明記得以前做過了某類業(yè)務、處理過某問題，但自己就是找不到了原來的資料和研究成果了，第二次遇到同樣或類似的業(yè)務，還需要重新從頭研究，費時費力。如果你做好了個人知識管理，上面的問題基本上就不會發(fā)生。
律師之所以要做好個人的知識管理，道理其實也很簡單，就是做好個人的知識管理，可以給你帶來不少好處。簡單地說，有兩大直接的好處，一是可以增加個人的知識和經(jīng)驗積累，二是將來可以大幅提升個人的工作效率。
2. 個人知識管理是什么
按照我的理解，所謂個人知識管理，就是指律師將個人擁有及獲取的各種資料信息變成有價值的知識，并分類保存起來，在工作需要時，自己能夠準確快速地找到并使用相關知識。律師進行知識管理本身不是工作之目的，絕對不是為知識管理而做知識管理，知識管理的根本目的就是便于做好業(yè)務。
個人知識管理通常包括以下內(nèi)容：明確自己的知識需求；有自己的信息獲取方法；消化信息并轉(zhuǎn)化為有用的知識；對知識進行準確的分類；為需要歸檔和保存的知識建立規(guī)范，便于將來檢索；建立自己的知識數(shù)據(jù)庫。下面，我就針對律師個人知識管理中的幾個重要方面做一個簡單闡述。
3. 對知識進行分類是管理的前提
知識有顯性知識和隱性知識之分。所謂顯性知識就是那些能以書面文字、圖表等加以表述的知識；那些我們難以表述但在行動中卻自覺使用的知識，就是隱性知識。舉例來說，前段時間我寫了“合同審查經(jīng)驗談”，把我對合同的審查經(jīng)驗表達給其他人看，文章的內(nèi)容可以說是顯性知識，但在文章中無法準確表達出來但我在工作中卻不斷用到的知識（比如感覺和判斷），就是隱性知識。再比如，就“知識管理”本身而言，本文可以算是顯性知識，但有些我無法準確寫出來的體會就是隱性知識。前面說到事務所層面知識管理很難，其中一個難點就是如何把不同律師的隱性知識顯性化。相比而言，律師個人知識管理不存在這個難題，個人知識管理所涉及的基本上是顯性知識。
知識管理的對象自然是知識，對于律師個人而言，需要管理的主要是各種專業(yè)知識。要做好知識管理，將知識進行分類是一個前提。這個問題其實不復雜，下面以我的做法進行舉例說明。我的主要業(yè)務是建筑房地產(chǎn)，因此在自己的數(shù)據(jù)庫中，我將各種法規(guī)、案例、文章等知識載體按照工作關聯(lián)性分成如下大類：建筑房地產(chǎn)類、公司投資類、物權(quán)類、合同債權(quán)類、侵權(quán)類、金融類、民事訴訟類、稅收稅務類、勞動類、刑事類、婚姻家庭類。在每個大類別中又繼續(xù)細分小的類別。比如在建筑房地產(chǎn)類中細分為房地產(chǎn)類、建設工程類。在房地產(chǎn)類中繼續(xù)分為土地管理、規(guī)劃、征地拆遷、房地產(chǎn)開發(fā)、房地產(chǎn)登記、房地產(chǎn)買賣、房地產(chǎn)租賃、物業(yè)管理等子類，如此類推。每個人可以根據(jù)自己的業(yè)務需要對各種知識進行分類。
關于做好知識分類，我有兩點體會可供參考，一是從宏觀上你應該對自己希望構(gòu)建的知識體系有個整體認知和把握，你知道某一個知識應該放入哪一個地方；二是知識分類也不是憑空想象的事情，可以根據(jù)關聯(lián)性原則進行處理，相關或相近的知識都可以作為一個類別。比如，施工單位對建設單位提供的保修，與建設單位（開發(fā)商）向購房人提供的商品房保修，作為相近的知識點，應該是列入同一類別。
4. 收集資料是一個基礎性工作
既然是知識管理，前提必然是要有“知識”，有知識才有管理，否則何來知識管理問題。知識都是有載體的，律師業(yè)務中的專業(yè)知識載體主要是法律法規(guī)、判例、專業(yè)文章。知識管理的一個基礎性工作就是收集資料。
關于收集資料，我覺得真的是不受時間、地點限制的，隨時隨地都可以進行。工作中，我的態(tài)度是我們既要辦好業(yè)務，幫助客戶解決問題，還要盡力做到辦理每一個業(yè)務都要讓自己在知識經(jīng)驗上有所收獲。所以，我的習慣是，每當我遇到一個業(yè)務問題，我都盡量把問題弄明白（不停留于僅解決問題），然后把工作中的研究成果收集整理起來，形成自己的知識點。如果工作忙、來不及整理知識點，那么我通常把相關問題記下來，待在空閑之時，再來研究整理。比如，幾年前為了寫好借款合同中具有強制執(zhí)行效力的債權(quán)文書公證條款，我就研究了包含《關于公證機關賦予強制執(zhí)行效力的債權(quán)文書執(zhí)行有關問題的聯(lián)合通知》在內(nèi)的法規(guī)、司法意見、業(yè)務指引、法院判決等二十多份資料。研究了這些資料，為我的工作提供了有利的支持，同時，這些研究資料又作為一個專題資料，整理收入到我的數(shù)據(jù)庫中。
除了工作中，在平時生活中我也會注意收集各種業(yè)務資料?，F(xiàn)在不論是在微博還是微信上，每天都會看到很多的資料?？吹接杏玫馁Y料，我都會收集保存起來。其實，只要你足夠用心，有用的知識隨時都在你身邊。比如，半個月前我在星巴克買咖啡，排隊時注意到店堂墻面上掛了營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證等一堆證照，但有一個《公眾聚集場所投入使用、營業(yè)前消防安全檢查合格證》，我以前沒有注意過，也不清楚其所依據(jù)的法律法規(guī)和具體要求。當時我就用手機把這個證照拍下來，等有空的時候，我仔細研究了一下。經(jīng)過研究，我發(fā)現(xiàn)這個證照的法律依據(jù)在于《消防法》第十五條：“公眾聚集場所在投入使用、營業(yè)前，建設單位或者使用單位應當向場所所在地的縣級以上地方人民政府公安機關消防機構(gòu)申請消防安全檢查”，相關的具體要求也了解清楚。然后，我把收集研究過的相關法律規(guī)定、辦事指南等資料，作為一個新的知識點整理起來，存入我的數(shù)據(jù)庫之中。
對于收集資料，有人常有這樣的疑問，你收集的很多資料都是法律法規(guī)，而大多數(shù)法律法規(guī)在專業(yè)法規(guī)數(shù)據(jù)庫中都可以找到，是否有必要花費精力去收集整理？我自己的體會是很有必要。雖然大多數(shù)的知識（包括法規(guī)），你都可以通過網(wǎng)絡檢索的方式檢索到，但好記性不如爛筆頭，如果你不收集整理，下次遇到同樣的問題，你必然還會重新進行檢索，耗時費力不說，你個人的積累也很有限。其實，收集資料的過程本身就包含了個人的研究經(jīng)驗，把這些研究成果有序保存下來，等于你個人知識經(jīng)驗的積累。下次遇到類似問題，你可以在這個基礎上繼續(xù)研究，而不是每次都重頭再來，長此以往，你對各種問題的研究必然更加細致、深入。
5. 知識管理的重要步驟就是要消化知識
隨著網(wǎng)絡和檢索工具的發(fā)達，現(xiàn)在各種資料都容易在互聯(lián)網(wǎng)上找到，如果你是一個有心人，收集資料本身并不是特別難的事情。但我要說的是，收集資料僅是一個基礎性工作，并不是個人知識管理的核心。個人知識管理的核心，是要對信息資料進行消化，只有經(jīng)過消化并且轉(zhuǎn)化自己理解掌握的知識，這樣才能形成有效的知識。
很多人往往不重視知識消化工作，比如在微信上天天轉(zhuǎn)發(fā)各種文章資料，看似收集的資料很多，但真正去看、去研究吸收的可能并不多。這有點像猴子掰玉米，資料再多也沒用。我的做法是，在微信上看到不錯的文章，如果我來不及消化的話，我基本上都會將其列入收藏夾，等到周末或空閑的時候進行閱讀消化，對于有價值的內(nèi)容，我會將其存入我電腦中的數(shù)據(jù)庫，放入某個具體專題之下。比如，前兩天看到的《浙江省高級人民法院關于執(zhí)行程序中執(zhí)行“一處住房”相關問題的解答》，我就將其作為參考資料列入“房地產(chǎn)執(zhí)行”專題之下。
6. 有用的知識要形成專題，并建立自己的數(shù)據(jù)庫
在你的執(zhí)業(yè)領域內(nèi)，你可能會有很多不解的問題。但我相信，即使你的業(yè)務領域再復雜，真正的問題最多不過幾百個。你只要把這些問題弄明白，自然就會成為這個領域內(nèi)的專業(yè)人士。要實現(xiàn)這一目標，在工作中，自己就要在知識分類的基礎之上，有意識把相關的知識形成一個個專題。只有形成專題，相關的知識點集中在一起，才會幫助你真正理解消化一個個問題。下面簡單舉兩個例子。
比如，在建設工程領域，建設工程價款優(yōu)先受償權(quán)是一個大的專題，你可以把有關建設工程價款優(yōu)先受償權(quán)的知識全部匯集到這個專題之下。在這個大的專題之下，隨著工作和研究的深入，你又可以分為很多小的知識點（或是小專題），比如，建設工程價款債權(quán)轉(zhuǎn)讓，受讓人是否享有優(yōu)先受償權(quán)呢。又比如，建設工程合同無效，承包人是否可以主張工程價款優(yōu)先受償權(quán)呢，等等。
比如，房地交易中買賣雙方各自應承擔的稅收、交易手續(xù)費和其他費用，也可以作為一個專題。相應的，非交易（比如繼承、贈與、夫妻之間財產(chǎn)分割）的情況下，又存在哪些稅費呢，同樣也可以作為一個專題來做。
知識管理的目標之一就是要建立自己的數(shù)據(jù)庫。不論是信息資料，還是研究成果，你擁有的知識都應該按照自己的分類，保存進自己的數(shù)據(jù)庫。只有建立了自己的數(shù)據(jù)庫，知識才能發(fā)揮出應有的效用。個人的數(shù)據(jù)庫也不用很復雜，用一般的文件夾進行管理足夠了，但最關鍵的是有序，能方便自己隨時調(diào)閱。
7. 可快速檢索，是知識管理的重要指標
律師做知識管理，并非僅僅是為了積累知識，更重要的是，在我們需要某方面知識時，我們可以迅速地找到，并加以運用。如果自己整理的知識無法被快速簡便地檢索到，可以說，你的知識管理是不成功的。
那如何才可以讓自己的知識被快速檢索呢？我的體會是，在所有方法之中，最方便的還是文件名檢索。所以，為了方便檢索，我們在整理每一份文檔時，都需要有嚴格的文件命名。命名是一個很細節(jié)的問題，但卻又是個人知識管理中一個很重要的問題，所謂“細節(jié)決定成敗”。很多人電腦中明明都有相關資料，但卻最終難以被找到，很重要的原因在于文檔命名很糟糕。比如在命名一份協(xié)議或者合同的時候，“協(xié)議書”或者“合同書”這樣的命名缺乏主旨特征，將來很難被檢索。如果根據(jù)協(xié)議的主旨特征將其命名為《**股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議》，或者《**租賃合同》，將來檢索起來就容易很多。
對于你收集的法律法規(guī)、案例、專業(yè)文章、合同范本等一切資料，你在命名的時候，都應該考慮將來被檢索的可能性。一個重要的規(guī)則是，一切命名都應該體現(xiàn)文件的主旨特征。下面簡要說說我的文檔命名規(guī)則，供參考。
對于保存的法律法規(guī)，我一般遵循這樣的命名規(guī)則，“頒布單位+法規(guī)名稱+施行時間”。對于所有的頒布單位，在我的數(shù)據(jù)庫里面都是有統(tǒng)一的簡稱，比如，最高人民法院，簡稱是“最高院”，而不是“最高法”；上海市高級人民法院的簡稱是“上海高院”，住房和城鄉(xiāng)建設部簡稱為“建設部”，上海市人民政府簡稱“上海市府”。之所以要在文件名中明確列明生效施行日期，這也是為了將來檢索方便，因為一旦法律法規(guī)有修改，你馬上可以知道自己的版本是哪一個。按照這樣的命名規(guī)則，最高人民法院關于公司法的司法解釋二，名稱是這樣的：“最高院：《關于適用<中華人民共和國公司法>若干問題的規(guī)定（二）》2014修正（關于解散、清算）”。
對于合同文件，我一般遵循這樣的命名規(guī)則，“客戶簡稱+對方當事人簡稱+合同主旨+合同修改日期”，比如對于一個房地產(chǎn)項目公司的股權(quán)轉(zhuǎn)讓合同，我的命名是，“恒大-萬達-**項目股權(quán)轉(zhuǎn)讓協(xié)議（20150101修改）”。
8. 兩款好用的知識管理工具軟件
前面說到，知識管理必須做到律師工作需要時，能夠快速檢索到需要的知識?，F(xiàn)在大多數(shù)辦公電腦用的應該都是windows系統(tǒng)，微軟系統(tǒng)雖然很強大，但系統(tǒng)自帶的檢索卻是非常糟糕的，很難快速準確檢索到自己電腦中的資料（尤其是你的電腦中有好多萬個文件時）。根據(jù)我自己的經(jīng)驗，在這里我推薦大家使用兩款強大的電腦數(shù)據(jù)庫檢索工具。
第一個是Everything，這是我用過最好的檢索軟件，十分推薦。Everything提供的是文件名檢索，并可以使用各種表達式語法，結(jié)果非常準確，且速度非?？?，一秒都不到就可以搜索出結(jié)果。這款軟件可以在360中免費下載。
另一個是Filelocator，這款軟件的特點是可以檢索全文，結(jié)果可靠，速度也比較快，網(wǎng)上可以下載免費試用版。如果需要購買正式版，可以在淘寶上找。
9. 備份，永遠是知識管理不可或缺的一環(huán)
現(xiàn)在的電子文檔雖然很方便，但也是非常脆弱的，隨時都有丟失毀損的危險。一旦發(fā)生無法修補的毀損，對于知識管理人而言不啻于是一場災難。前段時間看新聞，本市有一個設計師電腦被盜，所有過往的設計資料都在電腦里面。一臺電腦才幾千元，但他愿意花10萬元從小偷那里“贖回”電腦，原因就在于電腦中那些資料的價值。
我之所以極力倡導文檔備份，原因之一是我自己也吃過資料丟失的苦頭。好多年前的某個晚上，我們事務所辦公室樓上茶水間的水管爆裂（甲級辦公樓出現(xiàn)這樣的狀況，也是想不到的事情），導致我們事務所的辦公室進水，然后我的電腦硬盤就陣亡了，而且也無法恢復。當時我工作僅大半年，丟掉半年的工作資料，就已經(jīng)讓我痛苦了好一陣子。從那以后，我就很重視電腦資料備份的問題。
作為知識管理的一個重要環(huán)節(jié)，我強烈建議大家至少每周對自己的電腦數(shù)據(jù)資料備份一次?，F(xiàn)在備份的方式也很多，可以是硬盤備份，也可以是云備份。為了保險起見，我建議大家不止用一種方式備份，因為備份本身也有損壞的風險，多一種備份方式，安全就多一份保障。
10. 知識管理是一個沒有終點的過程
社會在不斷發(fā)展，法律在不斷修改更新，律師這個職業(yè)，必然是工作到老學到老，否則必然跟不上時代的發(fā)展。知識管理是律師工作的助推器，律師的知識要隨著時代的發(fā)展而更新，知識管理工作也需要不斷跟進。很多問題在你幾年前辦理某個業(yè)務時研究過了，但現(xiàn)在因為法律變化了，你再辦理類似的業(yè)務，如果僅停留在過去的認知，那肯定是不行的?？梢哉f，律師個人的知識管理是一個沒有終點的過程，除非你退休了。
