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作者：劉航琦，稼軒律師事務(wù)所實(shí)習(xí)律師

根據(jù)《公司法》第三十六條規(guī)定，有限責(zé)任公司股東會(huì)由全體股東組成。股東會(huì)是公司的權(quán)力機(jī)構(gòu)，依照本法行使職權(quán)。《公司法》第三十七條第一款對(duì)股東會(huì)的職權(quán)列舉規(guī)定如下：

 (一)決定公司的經(jīng)營(yíng)方針和投資計(jì)劃；

 (二)選舉和更換非由職工代表?yè)?dān)任的董事、監(jiān)事，決定有關(guān)董事、監(jiān)事的報(bào)酬事項(xiàng)；

(三)審議批準(zhǔn)董事會(huì)的報(bào)告；

(四)審議批準(zhǔn)監(jiān)事會(huì)或者監(jiān)事的報(bào)告；

(五)審議批準(zhǔn)公司的年度財(cái)務(wù)預(yù)算方案、決算方案；

(六)審議批準(zhǔn)公司的利潤(rùn)分配方案和彌補(bǔ)虧損方案；

(七)對(duì)公司增加或者減少注冊(cè)資本作出決議；

(八)對(duì)發(fā)行公司債券作出決議；

(九)對(duì)公司合并、分立、解散、清算或者變更公司形式作出決議；

(十)修改公司章程；

(十一)公司章程規(guī)定的其他職權(quán)。

值得注意的是，股東會(huì)并非常設(shè)機(jī)構(gòu)，而是以會(huì)議形式運(yùn)行的。除了公司法第三十七條第二款規(guī)定的例外情況——即“對(duì)前款所列事項(xiàng)股東以書(shū)面形式一致表示同意的，可以不召開(kāi)股東會(huì)會(huì)議，直接作出決定，并由全體股東在決定文件上簽名、蓋章?！?，股東會(huì)行使職權(quán)須以會(huì)議方式進(jìn)行。有限公司如何順利召開(kāi)股東會(huì)，使之發(fā)揮應(yīng)有的職能？股東會(huì)的召開(kāi)應(yīng)當(dāng)經(jīng)過(guò)哪些法定程序？如何避免因程序瑕疵影響股東會(huì)決議的效力？本文擬就此作以歸納和闡釋。

一、召開(kāi)時(shí)間

根據(jù)《公司法》第三十九條規(guī)定，股東會(huì)會(huì)議分為定期會(huì)議與臨時(shí)會(huì)議，二者召開(kāi)的時(shí)間有所不同。定期會(huì)議應(yīng)當(dāng)依照公司章程的規(guī)定按時(shí)召開(kāi)，實(shí)務(wù)中多數(shù)公司一年召開(kāi)一次定期會(huì)議；臨時(shí)會(huì)議的召開(kāi)時(shí)間并不固定，需由法定主體提議后才能召開(kāi)。具體如下：

二、會(huì)議召集

根據(jù)《公司法》第二十二條第二款規(guī)定， 股東會(huì)或者股東大會(huì)、董事會(huì)的會(huì)議召集程序、表決方式違反法律、行政法規(guī)或者公司章程，或者決議內(nèi)容違反公司章程的，股東可以自決議作出之日起六十日內(nèi)，請(qǐng)求人民法院撤銷(xiāo)。可見(jiàn)，召集程序不合法或不合乎章程規(guī)定，將會(huì)影響股東會(huì)決議的法律效力，因此股東會(huì)會(huì)議的召集程序應(yīng)當(dāng)引起重視，從程序上杜絕瑕疵，從而防范因決議被撤銷(xiāo)帶來(lái)的法律風(fēng)險(xiǎn)。召集程序的具體內(nèi)容及流程如下：

（一）確定召集人

召開(kāi)股東會(huì)之前首先要確認(rèn)召集人。召集人負(fù)責(zé)會(huì)議通知的發(fā)放以及會(huì)議整體安排等重要事項(xiàng)。根據(jù)《公司法》第四十條的規(guī)定，股東會(huì)會(huì)議的召集人有按以下順位確定：董事會(huì)（執(zhí)行董事）→ 監(jiān)事會(huì)（監(jiān)事）→ 代表1/10以上表決權(quán)的股東，即首先應(yīng)當(dāng)由董事會(huì)召集；董事會(huì)不能履行或者不履行召集股東會(huì)會(huì)議職責(zé)的，由監(jiān)事會(huì)召集；監(jiān)事會(huì)不召集的，代表十分之一以上表決權(quán)的股東可以自行召集。

（二）發(fā)出通知

1、通知發(fā)出的主體

會(huì)議通知人即為本次會(huì)議的召集人。

2、通知的對(duì)象

召開(kāi)股東會(huì)會(huì)議應(yīng)通知公司全體股東。股東參加股東會(huì)會(huì)議與其出資情況無(wú)關(guān)，無(wú)論該股東是否已實(shí)繳出資，也無(wú)論其持股多少，只要其為記載于股東名冊(cè)的合法股東，均有權(quán)利參加會(huì)議。

另外，召開(kāi)股東會(huì)會(huì)議也應(yīng)當(dāng)通知需要列席的人員。根據(jù)公司法第150條的規(guī)定，若股東會(huì)要求董事、監(jiān)事、高級(jí)管理人員列席會(huì)議的，董、監(jiān)、高應(yīng)當(dāng)列席并接受股東的質(zhì)詢(xún)。因此，若存在有必要列席的董事、監(jiān)事、高管等，股東會(huì)會(huì)議通知也應(yīng)當(dāng)按時(shí)送達(dá)上述人員。

實(shí)務(wù)中，稼軒律師在服務(wù)過(guò)程中，經(jīng)常被企業(yè)邀請(qǐng)協(xié)助會(huì)議籌備和召開(kāi)過(guò)程的指導(dǎo)和見(jiàn)證，經(jīng)驗(yàn)表明，有律師參與的股東會(huì)會(huì)議程序和內(nèi)容兩方面均表現(xiàn)了較高的質(zhì)量，能有效避免法律風(fēng)險(xiǎn)。

3、通知的送達(dá)

（1）實(shí)踐中，建議首選郵寄送達(dá)的方式。該種方式能夠確保通知準(zhǔn)確送達(dá)并方便留存證據(jù)。選擇該種方式需注意以下幾點(diǎn)：

①收件地址應(yīng)確保有效，首選公司章程等內(nèi)部文件中經(jīng)本人確認(rèn)的預(yù)留地址（此時(shí)便更加顯得在協(xié)議或章程中約定聯(lián)系方式的條款有多么必要?。?，其次應(yīng)選擇開(kāi)會(huì)人實(shí)際可以接收到的地址；

②寄送之后，請(qǐng)取回并妥善留存蓋有郵戳的EMS快遞底單或登陸郵政官網(wǎng)打印送達(dá)簽收的物流信息。

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（2）電子郵件、派專(zhuān)人送達(dá)等可作為補(bǔ)充方式。若公司留有本人確認(rèn)的電子郵件地址，可向該地址發(fā)送股東會(huì)會(huì)議通知，建議通知人提前在郵箱中設(shè)置郵件查看的自動(dòng)發(fā)送回執(zhí)，以便將對(duì)方打開(kāi)郵件的證據(jù)予以固定留存。若知道股東所在地，可派專(zhuān)人送達(dá)并讓簽收人在送達(dá)回執(zhí)上簽字，不簽字的需留存相關(guān)證明。

（3）窮盡上述方式均未能送達(dá)的，可選擇公告方式送達(dá)。通過(guò)報(bào)紙公告發(fā)布開(kāi)會(huì)通知或在公司的公告欄張貼股東會(huì)召開(kāi)通知。

4、通知的時(shí)間

根據(jù)公司法的規(guī)定，有限公司召開(kāi)股東會(huì)應(yīng)當(dāng)提前15日通知，但是公司章程另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外。因此，若章程另有約定，則通知時(shí)間可以少于15日。

需注意的是，一般認(rèn)為通知期限不包括在途時(shí)間，應(yīng)以股東收到通知之日為準(zhǔn)，且通知的時(shí)間不包括開(kāi)會(huì)當(dāng)日。在通知文件中，落款時(shí)間尤為重要，必須符合公司法或章程對(duì)于通知時(shí)間的規(guī)定。

5、通知的內(nèi)容

會(huì)議通知的內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括會(huì)議的時(shí)間、地點(diǎn)、明確的議題以及與議題相關(guān)的附件等。

需注意：在會(huì)議通知發(fā)出后，召集人不得再提出通知中未列出的新事項(xiàng)。如需修改審議事項(xiàng)的，應(yīng)當(dāng)修改后重新確定會(huì)議時(shí)間并重新發(fā)出通知。通過(guò)會(huì)議通知，股東可以先行了解待審議的具體事項(xiàng)，并充分調(diào)查、考量并形成內(nèi)部意見(jiàn)，以便在股東會(huì)會(huì)議上充分討論，并作出合理有效的決策。

三、召開(kāi)股東會(huì)

（一）開(kāi)會(huì)前的準(zhǔn)備程序

1、確定會(huì)議主持人。會(huì)議主持人負(fù)責(zé)掌握會(huì)議進(jìn)程、維持會(huì)議秩序等，對(duì)于推動(dòng)股東會(huì)會(huì)議的順利召開(kāi)具有重要作用。根據(jù)《公司法》第40條的規(guī)定，股東會(huì)會(huì)議的主持人與召集人有關(guān)，具體而言：

（1）董事會(huì)召集。若股東會(huì)會(huì)議是董事會(huì)召集，則董事長(zhǎng)是主持人。董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由副董事長(zhǎng)主持;副董事長(zhǎng)不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。（即：董事長(zhǎng) → 副董事長(zhǎng) → 半數(shù)以上董事共同推舉一名董事）

（2）監(jiān)事會(huì)召集。若股東會(huì)會(huì)議是監(jiān)事會(huì)召集，則監(jiān)事會(huì)主席是主持人。

（3）股東召集。若股東會(huì)會(huì)議是股東召集，則由該股東自行主持。

2、準(zhǔn)備并發(fā)放會(huì)議材料。開(kāi)會(huì)前應(yīng)當(dāng)將會(huì)議相關(guān)文件準(zhǔn)備完畢，臨會(huì)前將表決票發(fā)放給各參會(huì)股東，并將與議案相關(guān)的文件提前打印成冊(cè)發(fā)放給各參會(huì)股東及列席人員，以便在開(kāi)會(huì)過(guò)程中股東能夠全面了解議案內(nèi)容與決策風(fēng)險(xiǎn)。

3、股東簽到。到會(huì)股東應(yīng)在股東會(huì)簽表上簽到，并在指定位置入座。這時(shí)還應(yīng)查驗(yàn)股東身份，若存在自然人股東委托他人代為出席會(huì)議的情況，需收集授權(quán)委托書(shū)等資料。

4、統(tǒng)計(jì)到會(huì)股東人數(shù)及持股比例。會(huì)議開(kāi)始前相關(guān)人員統(tǒng)計(jì)到會(huì)股東人數(shù)、持股比例等并交給主持人宣布。

5、宣布會(huì)議開(kāi)始：主持人宣布到會(huì)人數(shù)及所代表的股權(quán)比例符合公司法及公司章程關(guān)于召開(kāi)股東會(huì)會(huì)議的相關(guān)規(guī)定，股東會(huì)合法有效，會(huì)議開(kāi)始。

（二）逐項(xiàng)審議各項(xiàng)議案

按照會(huì)議流程，由各負(fù)責(zé)人逐項(xiàng)展示、講解各項(xiàng)議案，股東間可充分討論、質(zhì)詢(xún)，對(duì)議案提出建議與意見(jiàn)。

（三）對(duì)議案進(jìn)行表決

1、享有表決權(quán)的主體

原則上，所有出席會(huì)議的股東均享有表決權(quán)。

2、按照出資比例確定股東享有的表決權(quán)及例外

《公司法》第四十二條規(guī)定：“股東會(huì)會(huì)議由股東按照出資比例行使表決權(quán)；但是，公司章程另有規(guī)定的除外?！碑?dāng)前實(shí)務(wù)中，在章程無(wú)另外約定的情況下，股東一般按照其認(rèn)繳的出資比例行使表決權(quán)。股東權(quán)利是基于股東資格享有的對(duì)公司的管理權(quán)和資產(chǎn)收益權(quán)，因此股東行使表決權(quán)與是否實(shí)繳出資無(wú)必然關(guān)系。另外，從實(shí)操的角度看，若采用實(shí)繳比例表決，則可能出現(xiàn)股東均未實(shí)繳的情況，公司股東會(huì)將無(wú)法召開(kāi)，因此，《公司法》第42條規(guī)定的按出資比例行使表決權(quán)，應(yīng)理解為認(rèn)繳比例。

若章程另有約定，則應(yīng)按照章程約定行使表決權(quán)，比如：公司章程約定每位股東享有的表決權(quán)相同或股東按照一人一票表決，也未嘗不可。

3、表決方式

出席會(huì)議的股東，應(yīng)當(dāng)對(duì)提交表決的每項(xiàng)議案發(fā)表同意、反對(duì)或棄權(quán)的意見(jiàn)，在表決票上明確作出選擇，實(shí)踐中一般采取記名方式投票表決。有些公司還會(huì)專(zhuān)門(mén)安排監(jiān)票人負(fù)責(zé)監(jiān)票。

4、決議通過(guò)規(guī)則

股東會(huì)的決議有普通決議和特別決議之分。一般而言，股東會(huì)作出普通決議，應(yīng)當(dāng)經(jīng)代表過(guò)半數(shù)表決權(quán)的股東通過(guò)。股東會(huì)作出特別決議，應(yīng)當(dāng)經(jīng)代表2/3以上表決權(quán)的股東通過(guò)。

需注意，上述規(guī)定的二分之一與三分之二的比例為議案表決通過(guò)的最低標(biāo)準(zhǔn)，公司章程可在公司法允許的范圍內(nèi)另行約定。例如，公司章程可在通過(guò)比例的基礎(chǔ)上增設(shè)其他條件或提高決議通過(guò)的比例，但不能降低限度，否則屬于違反公司法的強(qiáng)行規(guī)定。

6、主持人宣讀決議并詢(xún)問(wèn)股東是否存在異議。

（四）形成股東會(huì)決議、制作會(huì)議記錄并簽字

1、形成股東會(huì)決議

股東會(huì)會(huì)議召開(kāi)完畢后應(yīng)當(dāng)形成合法有效的股東會(huì)決議，決議內(nèi)容應(yīng)當(dāng)包括出席會(huì)議的股東人數(shù)及其代表的表決權(quán)總和、每項(xiàng)議案的表決結(jié)果、各項(xiàng)議案表決通過(guò)的具體比例及表決方式等。股東會(huì)決議的結(jié)果應(yīng)當(dāng)真實(shí)、客觀，不得偽造，不得違反法律法規(guī)及公司章程。各參會(huì)股東應(yīng)在決議上簽字確認(rèn)。

2、制作會(huì)議記錄

（1）《公司法》第四十一條規(guī)定，股東會(huì)應(yīng)當(dāng)對(duì)所議事項(xiàng)的決定作成會(huì)議記錄，出席會(huì)議的股東應(yīng)當(dāng)在會(huì)議記錄上簽名。會(huì)議結(jié)束后，各股東應(yīng)核對(duì)會(huì)議記錄并確認(rèn)簽字。

（2）會(huì)議記錄一般記載以下內(nèi)容：①會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、議程、召集人；②出席會(huì)議的股東和代理人；③會(huì)議主持人以及列席會(huì)議的人員；④每項(xiàng)議案的審議經(jīng)過(guò)、發(fā)言要點(diǎn)和表決結(jié)果；⑤股東的質(zhì)詢(xún)意見(jiàn)或建議以及相應(yīng)的答復(fù)或說(shuō)明；⑥計(jì)票人、監(jiān)票人姓名等。

綜上，本文就有限公司股東會(huì)的召開(kāi)程序作了簡(jiǎn)要解讀，希望對(duì)各位讀者有所幫助。股東會(huì)會(huì)議的召開(kāi)事關(guān)公司及股東利益，應(yīng)當(dāng)予以重視，從程序上保障股東權(quán)利、規(guī)范公司經(jīng)營(yíng)決策流程，防范公司治理風(fēng)險(xiǎn)，為公司合理決策、合法決策提供法律指引和法律保障。