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圖書(shū)館實(shí)施業(yè)務(wù)外包的意義和策略3

2006.09.08

素。實(shí)施業(yè)務(wù)外包之前，圖書(shū)館應(yīng)根據(jù)本館的任務(wù)、人力資源等因素進(jìn)行具體分析，評(píng)估成本效益，聽(tīng)取各方意見(jiàn)，明確自已的核心業(yè)務(wù)，從而確定哪些業(yè)務(wù)與核心業(yè)務(wù)關(guān)聯(lián)性不大，或是本館難以提供足夠的資源支持，或是自已完成成本高、效率低，這些因素都是圖書(shū)館考慮進(jìn)行業(yè)務(wù)外包的原因。
    2、選擇合適的外包商，簽定合作協(xié)議。外包商選擇的好壞直接關(guān)系到圖書(shū)館外包業(yè)務(wù)成功與否。圖書(shū)館應(yīng)全面考慮外包商的財(cái)務(wù)、人力資源、信譽(yù)、管理控制及效率、服務(wù)質(zhì)量，以及是否熟悉業(yè)務(wù)、價(jià)格水平等條件，在審慎外包商各方面因素后，認(rèn)真簽訂外包合約，作為雙方共同遵守及管理的依據(jù)。合約的內(nèi)容應(yīng)包含：工作目標(biāo)及預(yù)期效益、合作范疇、運(yùn)作方式、責(zé)任劃分、所有權(quán)歸屬、合約修改與終止、付款方式、培償問(wèn)題等。
    3、加強(qiáng)對(duì)外包商的控制和管理。圖書(shū)館把業(yè)務(wù)外包出去后并非萬(wàn)事大吉，相反，應(yīng)密切注意并配合外包商進(jìn)行各項(xiàng)活動(dòng)。在執(zhí)行合同過(guò)程中，圖書(shū)館還必須對(duì)外包商進(jìn)行有效的監(jiān)督，重視業(yè)務(wù)外包的過(guò)程管理，尤其是技術(shù)業(yè)務(wù)工作，同時(shí)應(yīng)建立一套可以將服務(wù)對(duì)象的問(wèn)題直接反饋給館方的機(jī)制，如提供意見(jiàn)箱、電子公告欄、留言板等。
    4、建立良好的溝通機(jī)制，無(wú)論是與本館職工還是外包商。圖書(shū)館與外包商的關(guān)系是互相依靠，互惠互利的雙贏關(guān)系，雙方在充分的溝通與相互理解基礎(chǔ)上，加強(qiáng)合作與協(xié)調(diào)，使業(yè)務(wù)流程順利進(jìn)行。在圖書(shū)館內(nèi)部，外包勢(shì)必會(huì)影響到一些工作人員的利益，如編目外包，從前圖書(shū)館內(nèi)部往往以編目人員為核心人物，知識(shí)層次最高的當(dāng)是編目人員，由于編目外包，他們可能要轉(zhuǎn)變角色，由臺(tái)后服務(wù)走向臺(tái)前服務(wù)。因此，要做好員工的溝通工作，得到員工的理解和支持。
    五、圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包的前景
    雖然圖書(shū)館業(yè)務(wù)外包模式目前還存在一些有待解決的問(wèn)題，圖書(shū)館也存在一些顧慮。但是它體現(xiàn)了在知識(shí)經(jīng)濟(jì)時(shí)代傳統(tǒng)圖書(shū)館向現(xiàn)代化圖書(shū)館轉(zhuǎn)型過(guò)程中圖書(shū)館職能社會(huì)化的必然發(fā)展趨勢(shì)。隨著圖書(shū)館現(xiàn)代化、網(wǎng)絡(luò)化程度的提高，虛擬館藏比例的上升及聯(lián)機(jī)編目的普及，圖書(shū)館內(nèi)從事信息貯藏與處理的人員將減少，從事讀者信息服務(wù)人員，尤其參考咨詢(xún)?nèi)藛T將成為圖書(shū)館的核心人員，圖書(shū)館的整個(gè)組織機(jī)構(gòu)、工作流程、人力資源應(yīng)用等都應(yīng)加以重視與重新分配。人力刪減、經(jīng)費(fèi)緊縮、以及信息時(shí)代圖書(shū)館服務(wù)功能的迅速變化，業(yè)務(wù)外包在圖書(shū)館業(yè)務(wù)的應(yīng)用層面日益擴(kuò)展。委外服務(wù)不僅促進(jìn)圖書(shū)館從節(jié)省成本及提升效率等方面進(jìn)行創(chuàng)意思考，同時(shí)也是圖書(shū)館思考改造其組織作業(yè)流程、實(shí)施機(jī)構(gòu)重組的一項(xiàng)良方。可以預(yù)料，隨著圖書(shū)館管理的改進(jìn)，業(yè)務(wù)外包將有更大的發(fā)展空間。
    (本文為2001——2002年廣東省哲學(xué)社會(huì)科學(xué)規(guī)劃項(xiàng)目《廣東圖書(shū)館服務(wù)效益與發(fā)展政策研究》子項(xiàng)目科研成果)
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