一、會(huì)務(wù)運(yùn)籌期――會(huì)場的選定與布置
1.1會(huì)場選擇標(biāo)準(zhǔn)
Ａ、交通區(qū)位
可選擇交通方便之處，方便與會(huì)者和舉辦方進(jìn)出；也可專門選擇深山僻靜之所，
另配以溫泉、溪水、綠色、花香等等自然風(fēng)情，自然也能恰到好處
【具體要根據(jù)舉辦方要達(dá)成的目的來側(cè)重安排】
Ｂ、知名度
知名度可以凸顯主辦方的熱忱以及實(shí)力
知名度的表現(xiàn)形式不僅僅是高檔，別致、高雅也能起到好的效果
Ｃ、規(guī)模
具備同時(shí)開會(huì)、住宿、就餐的條件
Ｄ、色調(diào)
會(huì)場的選擇與布置應(yīng)同時(shí)考慮會(huì)場色調(diào)對來賓心理、情緒的影響，一般不要選擇全是白色或者紅色的會(huì)場，在那個(gè)環(huán)境里呆長了會(huì)使人煩躁，一般以藍(lán)色何淺灰色為主。
Ｅ、舒適度
會(huì)場要求整體環(huán)境舒適，溫度適宜，不壓抑，無噪音，光線充足，能滿足預(yù)期人員的座席。
Ｆ、設(shè)施條件
音響效果良好，具有數(shù)碼投影儀與幕布，白板，立式講臺(tái)，飲水機(jī)，產(chǎn)品展示柜等。
Ｇ、衛(wèi)生間位置
衛(wèi)生間不能離會(huì)場太遠(yuǎn)，不然會(huì)給來賓造成諸多不便。
Ｈ、就餐要求
就餐環(huán)境清潔衛(wèi)生，能滿足參會(huì)人員同時(shí)用餐的需求，每張餐桌是有餐桌號(hào)，便于分組后確認(rèn)。就餐按當(dāng)?shù)貥?biāo)準(zhǔn)適當(dāng)安排，原則是中、晚餐按10人臺(tái)計(jì)算，暈素搭配每桌不超過十個(gè)菜，主食以當(dāng)?shù)亓?xí)慣搭配，上菜速度要合理，不能過長；早餐最好是自助餐；酒水以啤酒或低度酒為主，高度酒容易喝醉。
1.2會(huì)場布置
為了增加會(huì)場內(nèi)的氣氛，條幅、海報(bào)、招帖是必不可少的。
Ａ、導(dǎo)引牌
從一進(jìn)會(huì)場開始首先要有導(dǎo)引牌，另外主題導(dǎo)引牌、會(huì)務(wù)組導(dǎo)引牌、會(huì)場導(dǎo)引牌、會(huì)場至衛(wèi)生間的導(dǎo)引牌、飲水區(qū)導(dǎo)引牌、吸煙區(qū)導(dǎo)引牌等。
Ｂ、條幅
會(huì)場門前空曠而且允許掛條幅可掛上一條歡迎主題的條幅，為吸引眼球、突出主題，可編排有時(shí)尚味道的字眼，如“品牌締造價(jià)值、實(shí)力致勝未來——**公司經(jīng)銷商贏銷會(huì)”。
Ｃ、招貼
“禁止吸煙”，“請將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會(huì)場內(nèi)請勿打電話和走動(dòng)”等警示語分別貼在會(huì)場明顯處。
二、會(huì)務(wù)籌備期――為會(huì)議召開準(zhǔn)備資料和審核課程
2.1會(huì)議物資的準(zhǔn)備
2.1.1會(huì)議資料的準(zhǔn)備
Ａ、來賓資料袋內(nèi)容（以一個(gè)連鎖公司為例）：
會(huì)議手冊，招商書，招商手冊，產(chǎn)品彩頁，運(yùn)營手冊大綱，專賣店首批配置表，聯(lián)系人名片，筆記本，筆，代表證
Ｂ、會(huì)務(wù)組資料內(nèi)容：
接站一覽表，來賓登記表，住宿登記表，用餐分組表，訂票登記表，會(huì)務(wù)組成員通訊錄（人手一份），列車及航班時(shí)刻表；
2.1.2會(huì)議物資的準(zhǔn)備：根據(jù)會(huì)議不同規(guī)模設(shè)定內(nèi)容
Ａ、常用物資
電腦，打印機(jī)，打印紙，微波爐，飲用水，飲水機(jī)，一次性水杯，照相機(jī)、攝像機(jī)或小型DV，膠卷，電池，備用插座，便簽紙，裁紙刀，剪刀，膠帶紙（寬窄均備），雙面膠，回形針，大頭針，膠水，白板筆，戒煙標(biāo)志、公司放大的標(biāo)識(shí)、以及各種通知條；
Ｂ、產(chǎn)品樣品，常用藥品（感冒、發(fā)燒、消炎、腸胃藥品等）及員工值班食物（如牛奶、餅干，因?yàn)閱T工極有可能吃不上飯）
2.2人員分組與協(xié)調(diào)
2.2.1分組的原則
分工和協(xié)調(diào)次序明白，首先是分工，完成自己份內(nèi)的工作任務(wù)，其次是配合其他組的需要。在自己本職工作做完或不忙的情況下應(yīng)主動(dòng)配合別的部門工作
2.2.2分組的設(shè)置
Ａ、總指揮
一般有公司老總或者副總擔(dān)任，主要是會(huì)議前期的組織、后期服務(wù)和總協(xié)調(diào)；
Ｂ、副總指揮：
這個(gè)崗位是最重要的，是執(zhí)行總指揮，負(fù)責(zé)左右細(xì)節(jié)的安排和處理，同時(shí)注重會(huì)議議程科目和時(shí)間安排，突發(fā)事件處理；
Ｃ、會(huì)務(wù)組組長
要求心態(tài)平和，熟悉各個(gè)環(huán)節(jié)的操作情況。負(fù)責(zé)會(huì)議接待、登記、會(huì)議資料的發(fā)放、各個(gè)住宿房間的安排及會(huì)場的整理、各個(gè)成員的分組、突發(fā)事件的處理和協(xié)調(diào)。用餐協(xié)調(diào)、與酒店的事務(wù)性安排，參會(huì)人員的往返接送等；若參會(huì)人數(shù)眾多可在會(huì)務(wù)組中再設(shè)登記、接站兩組；
Ｄ、會(huì)場組
會(huì)場秩序的調(diào)節(jié)、攝影、攝像、講課進(jìn)程的安排、會(huì)場現(xiàn)場的業(yè)務(wù)處理、會(huì)場氣氛的營造；
Ｅ、后勤組
票務(wù)安排、會(huì)議各種費(fèi)用結(jié)算、支付等；
【分工固定但所設(shè)人員可以穿插調(diào)整，做到人人有事做，事事有人做。盡量做到包干到人，科學(xué)分配，避免一件事幾次換人等重復(fù)用工現(xiàn)象】
2.3會(huì)場程序的審定及相關(guān)資料準(zhǔn)備
2.3.1課程內(nèi)容
Ａ、提前10天定好講課內(nèi)容，并由演講人提供課件或講課提綱
Ｂ、演講內(nèi)容不沖突，而且要有遞進(jìn)關(guān)系，順序很關(guān)鍵，一般順序是行業(yè)前景和公司的優(yōu)勢講解；公司的項(xiàng)目介紹和政策闡述以及投資分析；公司的營銷策略分析；樣板市場的啟動(dòng)介紹和財(cái)務(wù)分析；其他需要設(shè)置的內(nèi)容。
Ｃ、演講內(nèi)容ＰＰＴ文件制作、內(nèi)容資料復(fù)印等
Ｄ、主持人選擇及講稿的審定主持人講稿的審定很關(guān)鍵，主持人不僅僅是一個(gè)主持，更是一個(gè)總結(jié)者，一個(gè)優(yōu)秀的主持，會(huì)把每一個(gè)講課人的內(nèi)容總結(jié)以及導(dǎo)引到下一個(gè)課題，過渡的自然。
2.4會(huì)前動(dòng)員會(huì)及各小組工作流程演練
2.4.1會(huì)前總動(dòng)員
要讓每個(gè)與會(huì)員工了解整個(gè)會(huì)議的重要性，并把大家的心態(tài)調(diào)整到最佳
2.4.2會(huì)前的演練
會(huì)前的演練十分重要，通過模擬演練可發(fā)現(xiàn)工作流程中的不足和人員分工是否合理，以便及時(shí)調(diào)整
2.4.3統(tǒng)一著裝
所有工作人員進(jìn)入會(huì)場后應(yīng)統(tǒng)一著裝，配帶徽標(biāo)，注意整體形象
2.4.4形象保持
參會(huì)工作人員在會(huì)議期間盡量做到不吸煙，保持健康精品的行業(yè)形象，如遇特殊情況也應(yīng)避開公共場合，公共場合交流中避免不雅的口頭禪，不隨地吐啖；
需要住在會(huì)場的工作人員在休息過后一定要將個(gè)人用品及床上用品收拾到位，保證給客戶提供舒適的溝通環(huán)境；
注意公司形象，給會(huì)場留下好的映象，為下次合作提供基礎(chǔ)
三、會(huì)務(wù)運(yùn)作期
3.1會(huì)務(wù)組的工作流程――會(huì)務(wù)安排的大腦和管家
Ａ、熟悉會(huì)場
確定會(huì)場后，會(huì)務(wù)組成員要熟悉會(huì)場環(huán)境及會(huì)場各部門主管，如：客房部、餐飲部、工程部、會(huì)議室等，把電話常備，做成小貼條，幾個(gè)組長每一個(gè)人一份，以備急時(shí)需要。
了解會(huì)場所能提供的服務(wù)，如：接送車輛、叫醒報(bào)務(wù)、免費(fèi)早餐、市內(nèi)免費(fèi)電話等。并與服務(wù)部門詳細(xì)說明如何配合。如：接送車輛何時(shí)、何地、如何接送客人，叫醒服務(wù)的時(shí)間，方式，語氣等。
Ｂ、責(zé)任分工
會(huì)務(wù)組人員確定會(huì)務(wù)組房間后將會(huì)議物資全部放好并進(jìn)行登記，分類并標(biāo)注，做到方便查找使用，尤其是重要物品如電腦、打印機(jī)、相機(jī)、DV等設(shè)備的妥善保管，責(zé)任到人，做好防盜、防潮、防水、防曬等工作，從進(jìn)駐會(huì)場至撤離會(huì)務(wù)組應(yīng)24小時(shí)有人在崗。
Ｃ、衛(wèi)生整潔
會(huì)務(wù)組房間內(nèi)要做到衛(wèi)生整潔，杜絕工作人員大聲喧嘩、扎堆聊天、吸煙，除休息和輪休人員外會(huì)務(wù)組成員不得在床上休息，尤其是注意不能脫鞋以免異味充斥房間；
Ｄ、問題處理
來賓提出的合理建議或問題在第一時(shí)間解決，如果客戶提出的問題超標(biāo)，解決不了的向上級反映，不能隱瞞不報(bào)或越權(quán)處理。
Ｅ、聯(lián)系資料
掌握所有會(huì)議信息及人員聯(lián)系方式，備注特殊要求和特征。
Ｆ、突發(fā)事件處理
做好有突發(fā)事件的心理準(zhǔn)備以及應(yīng)對策略和第一、第二責(zé)任人。
3.2登記組的工作流程
Ａ、根據(jù)會(huì)場環(huán)境，制定統(tǒng)一的工作流程；
Ｂ、登記處環(huán)境整潔，便于來賓登記，禁止擺放無關(guān)物品；
Ｃ、與酒店前臺(tái)及客房部保持緊密聯(lián)系，及時(shí)了解入住信息，確保客人的入住安排；
Ｄ、提前向前臺(tái)領(lǐng)取客房鑰匙，為來賓省去復(fù)雜的登記過程；
Ｅ、來賓到達(dá)時(shí)熱情接待，詳細(xì)詢問并新自填寫登記表，字跡填寫工整，便于確認(rèn)；
Ｆ、來賓填寫完登記表后發(fā)放整套資料，說明里面裝的內(nèi)容，尤其是囑咐讓其觀看《會(huì)議須知》，不明處查詢會(huì)務(wù)組，并告知會(huì)務(wù)組所在；由專人負(fù)責(zé)將來賓送入客房，主動(dòng)幫助來賓提行李，如客房內(nèi)已有客人要主動(dòng)做介紹
Ｇ、確定客人是否需要預(yù)定返程車票、機(jī)票，并告知收款時(shí)間；
Ｈ、提醒客人將貴重物品妥善保管；
Ｉ、客房安排盡量一次到位，避免對來賓進(jìn)行調(diào)房，如有特殊情況必須安排的，應(yīng)向調(diào)動(dòng)雙方做好解釋工作；
J、輪流用餐，確保崗位始終有人，在登記工作較少的情況下可以考慮輪流休息，確保旺盛的工作精力。
3.3接站組的工作流程
Ａ、詳細(xì)檢查接站所用物品：接站牌、《接站人員一覽表》等；
Ｂ、接站組成員應(yīng)詳細(xì)了解所接對象，并有其移動(dòng)聯(lián)系方式；
Ｃ、如出現(xiàn)晚點(diǎn)應(yīng)耐心等候，在無接任務(wù)時(shí)注意自行安排休息，但是要保證隨叫隨到，不能離會(huì)場和車站太遠(yuǎn)；
Ｄ、接站司機(jī)應(yīng)隨時(shí)待命，并合理安排行車路線，禁止出現(xiàn)飲酒和脫崗現(xiàn)象；
Ｅ、接到來賓應(yīng)熱情主動(dòng)的協(xié)助其提行李，并將其送上車，如還需等其它來賓則向其說明；
Ｆ、如遇塞車現(xiàn)象應(yīng)及時(shí)向會(huì)務(wù)組反映情況；
Ｇ、如休息或辦理其它事情將車鑰匙統(tǒng)一放在會(huì)務(wù)組；
3.4會(huì)場組的工作流程
Ａ、與會(huì)場服務(wù)員充分溝通，做到期雙方緊密合作；
Ｂ、在會(huì)議開始前一小時(shí)進(jìn)入會(huì)場，檢測會(huì)場設(shè)備：麥克風(fēng)、投影儀、電腦、幕布、白板、白板筆、燈光、音響、空調(diào)等；
Ｃ、選擇并預(yù)留攝像機(jī)位，盡量減少人員走動(dòng)對攝像效果的影響；
Ｄ、由1~2人在會(huì)場入口處迎接來賓，并向其說明手機(jī)關(guān)閉或調(diào)到無聲，或向其出示警示牌，上面寫有：“禁止吸煙”，“請將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至無聲”，“會(huì)場內(nèi)請勿喧嘩和走動(dòng)”等警示語；
Ｅ、引導(dǎo)來賓從前向后坐；
Ｆ、來賓入席后由會(huì)場服務(wù)員提供茶水，但是僅僅限于會(huì)前和中間休息的時(shí)候，中間倒水一是影響授課人的情緒，同時(shí)客戶喝水多了難免要小解，很麻煩，會(huì)擾亂會(huì)場秩序；
Ｇ、在會(huì)議期間，如有來賓交頭接耳或接打電話，可遞上紙條，請其注意會(huì)場秩序，如有來賓打盹，可為其提供風(fēng)油精或清涼油提神；
Ｈ、為保證授課人的思路來受干擾，授課期間會(huì)場內(nèi)除攝像人員可以來回走動(dòng)外，其他人員盡量減少走動(dòng)；
3.5后勤組的工作流程
Ａ、做好各項(xiàng)開支的費(fèi)用預(yù)算，協(xié)助購買并保管所需物資，保障有力；
Ｂ、提前與訂票公司聯(lián)系，并了解始發(fā)車次及航班次，爭取為來賓提供經(jīng)濟(jì)快捷的返程路線；
Ｃ、和會(huì)務(wù)組進(jìn)行溝通，提前取得各個(gè)客人返程的時(shí)間和要求，集中購買，以免耽誤時(shí)間；
Ｄ、后勤組也是機(jī)動(dòng)組，隨時(shí)聽從總指揮的安排。
3.6主持人的工作流程
Ａ、主持人必須提前熟悉會(huì)場、會(huì)議主題、內(nèi)容等；
Ｂ、會(huì)前先宣布會(huì)議程序和會(huì)議須知，并將注意事項(xiàng)進(jìn)行公布；
Ｃ、擬定每位發(fā)言人的經(jīng)歷與職務(wù)簡介，當(dāng)發(fā)言人上臺(tái)前進(jìn)行介紹；
Ｄ、發(fā)言后用簡單的總結(jié)發(fā)動(dòng)來賓為授講者鼓掌；
Ｅ、事先準(zhǔn)備好活躍課間的話題、活動(dòng)；
Ｆ、主持人的煽動(dòng)性和會(huì)議的氣氛息息相關(guān)；
3.7留守人員的注意事項(xiàng)
Ａ、留守期間詳細(xì)接聽電話，并詳細(xì)記錄；
Ｂ、如在留守期間有來賓或客人來參觀應(yīng)熱情接待，并說明會(huì)議情況；
Ｃ、留守期間注意防盜、防電等安全，嚴(yán)禁脫崗；
Ｄ、用餐時(shí)可輪換，或叫餐上門。
3.8用餐時(shí)注意事項(xiàng)
Ａ、會(huì)議用餐前一小時(shí)與餐廳負(fù)責(zé)人聯(lián)系，確定用餐量，并做好預(yù)備量；
Ｂ、用餐前五分鐘安排員工到餐廳門口等候來賓，引導(dǎo)來賓就坐；
Ｃ、如有特殊習(xí)慣或宗教信仰的來賓應(yīng)提前安排；
Ｄ、對餐廳前臺(tái)人員說明，煙、酒、加餐等只能通過會(huì)務(wù)組專人進(jìn)行安排，客人如自行安排會(huì)務(wù)組概不負(fù)責(zé)；
Ｅ、待來賓全部入座后員工填補(bǔ)到每桌的間隙，盡量不要出現(xiàn)員工扎堆用餐；
Ｆ、會(huì)務(wù)組和登記組用餐執(zhí)行輪換制，并準(zhǔn)備些牛奶或點(diǎn)心充饑，確保工作人員充沛體力；
Ｇ、如果是自助餐，那么結(jié)算的時(shí)候一定要按照實(shí)際發(fā)生數(shù)量來計(jì)算，要注意每一個(gè)細(xì)節(jié)，比如提前領(lǐng)取餐票，加蓋我方的公章，不要直接發(fā)到來賓的手里，尤其是早餐。
四、員工的合理休息
在滿負(fù)荷工作的前提下確保各組員工的合理休息，每組根據(jù)自身情況制定合理的休息安排，如：登記組和會(huì)務(wù)組的工作主要集中在來賓登記、用餐、休息、返程的時(shí)間，其它時(shí)間則不忙，所以可安排適當(dāng)?shù)妮啌Q休息；會(huì)場組的工作主要集中在會(huì)議期間，剩余時(shí)間應(yīng)協(xié)助其它組工作或輪換休息。
五、突發(fā)事件及客戶投訴的處理
Ａ、如遇來賓酒后失態(tài)，來賓貴重物品丟失等突發(fā)事件，應(yīng)及時(shí)尋找有關(guān)部門配合解決，盡量低調(diào)處理，不引起其它來賓的注意
Ｂ、如在工作中遇到來賓投訴，無論對錯(cuò)，先賠禮道歉，然后彌補(bǔ)，會(huì)后再追究過失問題。公司內(nèi)部的問題內(nèi)部解決，尤其是在會(huì)議結(jié)束以后；
Ｃ、公司自己員工之間無論發(fā)生什么事情都不能當(dāng)著客戶的面互相拆臺(tái)。
以上的流程和分工中間有很多交叉，在會(huì)議的進(jìn)行過程當(dāng)中，可能用不了這么多的部門，有可能一個(gè)組負(fù)責(zé)幾個(gè)組的職責(zé)，會(huì)務(wù)組織安排是一個(gè)蘿卜三個(gè)坑甚至都不夠，在具體的操作中，可以進(jìn)行調(diào)整，部門可以調(diào)整，但是內(nèi)容不能減少。
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