經(jīng)理人培訓(xùn)之開會的藝術(shù)講座提綱
作者：商振
1：經(jīng)理人為什么要開會？
你絕對沒有辦法避免開會，但你可以讓會議更加有效率。
根據(jù)研究，經(jīng)理人有非常大的時間比例花費在開會上面。
比得杜拉克：“如果經(jīng)理人花費超過25%的時間來開會，這個組織大概就有問題。”
中層經(jīng)理人的主要一項工作就是提供信息技術(shù)，并且傳授給管轄或影響的人較理想的行事方法，另外經(jīng)理人必須要指定決策或則幫助別人指定決策。以上的經(jīng)理人職責(zé)都必須面對面的進(jìn)行，也就是說要開會。因此我們必須要重申一次，會議是管理中的重要媒介，你絕對無法避免開會，但你可以讓會議變得更有效率。
根據(jù)經(jīng)理人的職責(zé)，會議可以劃分為兩類型：第一種是為了知識技能與信息的交流，是例行的過程導(dǎo)向會議；另外一種就是以為了解決特定問題的不可定期的任務(wù)導(dǎo)向會議。
2：過程導(dǎo)向會議。
“規(guī)律化”是提升此類會議的最好方法。也就是說，參加會議的人需要對會議的方式、議題、流程、目標(biāo)都有清楚的概念。
分類：一對一、部門、營運檢討。
3：營運檢討會議
讓不常有機(jī)會合作的同事有互動和交流的機(jī)會。因此在會議議程安排上應(yīng)該讓與會人員有機(jī)會向同事向其他人介紹他們工作的內(nèi)容，使大家有機(jī)會增進(jìn)彼此的了解。
這種會議可以讓與會人員有機(jī)會彼此學(xué)習(xí)及分享經(jīng)驗，這對新進(jìn)或資深的員工都有益。同時也有激勵作用，這些參加會議的在開會提案時會力求表現(xiàn)。
營運會議中的角色：會議召集人、檢討負(fù)責(zé)人、提案人、列席者。
4：部門會議
部門會議的參加人員有部門主管與部屬，因此提供了一個同事間相互交流的機(jī)會。
在部門會議中，管理者可以清楚的了解部屬之間的互動關(guān)系，并且?guī)椭@種關(guān)系的發(fā)展。在互動同事之間也能互相加深認(rèn)識，經(jīng)理人也學(xué)會當(dāng)角色轉(zhuǎn)換，他必須和其他經(jīng)理人共事時，要如何才能有效率。
部門會議也讓上司能夠在會議的沖突或是交換意見中更了解事情。對管理人員來講，在開這種會議時，如果有兩個人對同一議題有不同意見，通常管理人可以從他們的爭論中更加清楚了解事情。
部門會議的內(nèi)容。只要問題牽涉到兩個部屬以上，都應(yīng)該是會議討論的議題。
部門會議的結(jié)構(gòu)。會議必須有計劃的進(jìn)行，而且與會人員必須事先知道討論的事項，以進(jìn)行會議準(zhǔn)備。
上司的角色。是領(lǐng)導(dǎo)會議進(jìn)行？冷眼旁觀？是密切監(jiān)視會議進(jìn)展？還是直接參與？答案是以上都是。但請注意：開部門會議并不是讓經(jīng)理人扮演一個高高在上的角色的時候。部門會議的主要目的是自由討論而不是一言堂。
經(jīng)理人在會議中的角色應(yīng)當(dāng)是協(xié)調(diào)者，負(fù)責(zé)會議的進(jìn)度和化解紛爭。會議的議題應(yīng)當(dāng)讓部屬負(fù)責(zé)，經(jīng)理人的責(zé)任是不讓會議跑題。
5：一對一會議
一對一會議通常是由經(jīng)理人和部屬所召開的會議。主要的目的是在于互通信息的有無及彼此學(xué)習(xí)。經(jīng)過對特定事情的討論，上司可以將其技能和經(jīng)驗傳給下屬，并同時建議他切入問題的方式。下屬也可以在工作中的問題向上司報告。
會議的頻率、議程長短與地點。一對一會議應(yīng)該開多久，應(yīng)當(dāng)取決于下屬對工作的熟悉程度。他對手中的工作到底有多少經(jīng)驗？特別注意這里所指的經(jīng)驗并不是一般概括性的經(jīng)驗。另外一個考慮的因素是在這項工作中事情的變化速度。會議的時間沒有明確的規(guī)定，但必須讓部屬覺得時間足夠讓他提出一些棘手的問題。會議的地點最好是在部屬的地方，因為除了可以讓下屬覺得輕松外，你還可以考察他的工作。
會議的準(zhǔn)備。應(yīng)當(dāng)由部屬來準(zhǔn)備會議的議題和流程，因為部屬是對某個問題僅次于上司的關(guān)心，并比上司更清楚事情的始末。同時也可以降低上司的工作量（1-8，8-1）。
經(jīng)理人的角色。協(xié)調(diào)者，讓下屬能暢言他工作的狀況或有什么不順情形。這個上司集學(xué)生和教練于一身。比得說：“善用時間的經(jīng)理人不必告訴部署他們的問題，他知道如何讓下屬告訴他他們的問題。“。”在多問一個問題“，在經(jīng)理人認(rèn)為下屬已經(jīng)講完他要講的話后，他應(yīng)該再多問一個問題。他應(yīng)該借著發(fā)問讓雙方的思想開始交流。
更有效率的方式。會議筆記、保留檔案、講心理話、會議綱要、確定下次會議的時間。
會議的杠桿率。會議時間與所起到的實際影響的時間之比。
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