如果你在做這樣的工作：為每個客戶打印信封、向每個參加會議的客戶發(fā)送邀請函……就會被龐大的數(shù)據(jù)量導(dǎo)致的巨額加班工作徹底嚇倒：客戶的數(shù)量可能是幾百個甚至上千個，每個人的地址都不一樣；參加會議的人到會時間和住宿安排各不相同……盡管公司的數(shù)據(jù)庫或Excel表中已經(jīng)有了現(xiàn)成的數(shù)據(jù)，可是，要基于這些數(shù)據(jù)制作各式各樣的信封、文檔、郵件，用復(fù)制/粘貼的老辦法嗎？沒有人會傻到這種程度，準(zhǔn)備熬幾個通宵來做這樣的重復(fù)工作。
解決上述各種問題的錦囊妙計(jì)就是用Word的“郵件合并”，它可以提高一百倍乃至上千倍的工作效率。
如果要向每個客戶發(fā)信，就需要為每個客戶打印信封。要是用手抄信封的土辦法，不僅容易出錯，還會效率低下，極度疲勞。
用郵件合并就簡單多了：首先需要在Word中制作出一個信封文檔，這個文檔稱作“主文檔”。然后將它與存放客戶數(shù)據(jù)的Excel表或數(shù)據(jù)庫建立連接關(guān)系，存放數(shù)據(jù)的文件稱作“數(shù)據(jù)源”。最后將主文檔和數(shù)據(jù)源合并，就能成批制作出所需的信封了，而且每個信封上的收信人地址等內(nèi)容是不一樣的。
圖1 信封制作向?qū)?/p>
如果出現(xiàn)下面的提示，說明該功能尚未安裝，拿出你的office光盤，然后單擊【是】按鈕。
單擊【下一步】按鈕，選擇標(biāo)準(zhǔn)信封樣式，如圖2所示。在“信封樣式”中，可從下拉列表中選擇與您手邊的信封尺寸規(guī)格相同的信封。
圖2 選擇標(biāo)準(zhǔn)信封樣式
單擊【下一步】按鈕，選擇生成信封的方式，如圖3所示。由于目前只需制作一個信封作為郵件合并的主文檔，因此選擇“生成單個信封”即可。還可以選中“打印郵政編碼邊框”選項(xiàng)。
圖3 怎樣生成信封
單擊【下一步】按鈕，輸入收件人的姓名、地址和郵編，如圖4所示。由于此信封是主文檔，供將來批量生成的信封做模板，因此無需填寫姓名和地址等信息，按圖示填寫提示文字即可。
圖4 輸入收件人的姓名、地址和郵編
單擊【下一步】按鈕，輸入寄信人的姓名、地址和郵編，如圖5所示。將來批量生成的每個信封上都需要填寫同樣的寄信人信息，按圖示填寫正確的寄信人信息即可。
圖5 輸入寄信人的姓名、地址和郵編
單擊【下一步】按鈕，完成信封的制作，如圖6所示。
圖6 完成信封的制作
單擊【完成】按鈕，即可得到制作好的信封，如圖7所示。
圖7 制作好的信封
這個信封文檔就是郵件合并功能中需要使用的主文檔。主文檔中要預(yù)先設(shè)計(jì)好文檔的格式和頁面設(shè)置，并預(yù)先填好將來在批量生成的每個文檔中出現(xiàn)的內(nèi)容相同的文字（例如：發(fā)件人的地址、姓名和郵編）。在批量生成的每個文檔中內(nèi)容不同的部分可以輸入提示性文字（例如：城市、地址等）。
按照上述原則，只需在“姓名 職務(wù)”后添加一個“收”字，以便讓它出現(xiàn)在之后生成的每個文檔中。其他文字都已經(jīng)在向?qū)е刑砑油戤叀?/p>
在進(jìn)行郵件合并之前，可以先瀏覽一下數(shù)據(jù)文件。數(shù)據(jù)文件一般可以是Excel表格、Access數(shù)據(jù)庫或Word表格，甚至還可以來自SQL Server或Oracle數(shù)據(jù)庫。本例以Excel文件作為數(shù)據(jù)源，如圖8所示。
圖8 作為數(shù)據(jù)源的Excel文件
用作數(shù)據(jù)源的文檔，應(yīng)在第1行存放每列數(shù)據(jù)的標(biāo)題，數(shù)據(jù)按行依次排列在表格中。
瀏覽完數(shù)據(jù)之后，就可以關(guān)閉數(shù)據(jù)文檔了。郵件合并時會自動打開該文檔。
從菜單選擇【工具】|【信函與郵件】|【郵件合并向?qū)А棵睿谟覀?cè)的任務(wù)窗格中會顯示郵件合并的步驟，如圖9所示。
郵件合并的第1步是選擇文檔類型，共有“信函、電子郵件、信封、標(biāo)簽和目錄”等類型。本例選擇“信函”類型即可（如果選擇“信封”類型，則會新建一個信封并刪除當(dāng)前文檔中的內(nèi)容。如果信封是特殊尺寸，無法在前面的“信封制作向?qū)А敝羞x取合適的信封，可以在這里制作特殊信封。）
單擊“下一步：正在啟動文檔”，顯示步驟2，如圖10所示。在步驟2中可選擇開始文檔（主文檔），選擇“使用當(dāng)前文檔”即可。
單擊“下一步：選取收件人”，顯示步驟3，如圖11所示。在步驟3中可選擇收件人（數(shù)據(jù)源），選擇“使用現(xiàn)有列表”即可，表示使用現(xiàn)有的Excel或數(shù)據(jù)庫等文件作為數(shù)據(jù)源。
圖9 選擇文檔類型 | 圖10 選擇開始文檔 | 圖11 選擇收件人 |
單擊如圖11所示中鼠標(biāo)指針?biāo)谖恢玫摹盀g覽”命令，顯示“選取數(shù)據(jù)源”對話框，如圖12所示。
圖12 選擇數(shù)據(jù)源
找到數(shù)據(jù)文件所在的位置，本例的數(shù)據(jù)文件是“客戶資料.xls”，選中文件后單擊【打開】按鈕，顯示“選擇表格”對話框，如圖13所示。
選中“客戶信息”表，單擊【確定】按鈕，顯示“郵件合并收件人”對話框，如圖14所示。在這個對話框中列出了Excel表中的數(shù)據(jù)，可對數(shù)據(jù)進(jìn)行篩選，只選擇某些數(shù)據(jù)進(jìn)行郵件合并。例如，如果只希望給所有華北地區(qū)的客戶發(fā)送信件，可單擊“地區(qū)”列標(biāo)題右側(cè)的三角形箭頭，并選擇“華北”，如圖14所示。
圖13 選擇表格
圖14 篩選數(shù)據(jù)
單擊【確定】按鈕，完成數(shù)據(jù)源設(shè)置。
在如圖11所示的任務(wù)窗格中單擊“下一步：撰寫信函”，顯示步驟4，如圖15所示。
圖15 撰寫信函
在文檔中選中“郵政編碼”處的提示文字，如圖16所示。
圖16 選中提示文字
在如圖15所示的任務(wù)窗格中單擊“其他項(xiàng)目”命令，顯示“插入合并域”對話框，如圖17所示。其中所列的域分別對應(yīng)Excel表中的每列標(biāo)題。選中“郵政編碼”，并單擊【插入】按鈕，即可用域替代被選中的提示文字。域中的內(nèi)容會在以后合并時采用數(shù)據(jù)源中的數(shù)據(jù)自動變化。
圖17 插入合并域
用同樣的方法分別選中文檔中的“城市 地址”、“姓名 職務(wù)”等提示文字，并在如圖15所示的任務(wù)窗格中單擊“其他項(xiàng)目”命令，分別插入“城市”、“地址”、“聯(lián)系人姓名”和“聯(lián)系人頭銜”域。此時主文檔中的提示文字全部被域替代（灰色底紋表示其中的內(nèi)容是域，在合并之后不會顯示或打印出來），域中的數(shù)據(jù)將是可變數(shù)據(jù)，如圖18所示。
圖18 插入合并域后的主文檔
在如圖15所示的任務(wù)窗格中單擊“下一步：預(yù)覽信函”，顯示步驟5，如圖19所示。單擊如圖19所示中鼠標(biāo)指針?biāo)谖恢玫募^，即可預(yù)覽即將生成的每個信封中的內(nèi)容，如圖20所示。在預(yù)覽時如果希望將來生成的信封中不包含個別收件人，可在預(yù)覽到該收件人時，在如圖19所示中單擊【排除此收件人】按鈕。
圖19 預(yù)覽信函
圖20 預(yù)覽效果
在如圖19所示的任務(wù)窗格中單擊“下一步：完成合并”，顯示步驟6，如圖21所示。
圖21 完成合并
如果要直接打印合并后的所有信封，可在如圖21所示中單擊“打印”命令。也可以在如圖21所示中單擊“編輯個人信函”命令，顯示“合并到新文檔”對話框，如圖22所示?？蛇x擇合并全部數(shù)據(jù)或指定范圍的數(shù)據(jù)。本例選擇“全部”。
圖22 合并到新文檔
合并后的新文檔如圖23所示，其中包含了每個客戶的信封。注意凡是合并域的位置，都會自動采用Excel表格中的數(shù)據(jù)，凡是錄入的文字，都會原樣保留在每個信封中。
圖23 郵件合并后的新文檔
如果對合并后的文檔不滿意，可以回到主文檔進(jìn)行修改，然后重新合并。
如果以后經(jīng)常要針對同一數(shù)據(jù)源進(jìn)行同樣的郵件合并（例如下次要給所有的東北客戶發(fā)送信件），不必每次重新設(shè)計(jì)主文檔，只需將當(dāng)前的主文檔保存，以后打開主文檔時會自動鏈接到數(shù)據(jù)源。在郵件合并向?qū)У牟襟E5中單擊“編輯收件人列表”命令，如圖19所示，即可篩選不同的數(shù)據(jù)進(jìn)行合并。
郵件合并功能將Word文檔和存儲數(shù)據(jù)的文檔或數(shù)據(jù)庫連接在一起，成批地將數(shù)據(jù)填寫到文檔的指定位置，從而極大地提高了批量文檔的制作效率。數(shù)據(jù)量越大，這種效率的提升越顯著。比起采用抄寫或復(fù)制/粘貼的方法，效率的提升遠(yuǎn)遠(yuǎn)不止一百倍。
郵件合并的用法令人拍案叫絕，然而，它的用法還不僅僅是信封的制作，在很多場合下都可以使用，例如：打印工資條、打印證書等等。在以后的內(nèi)容中，將進(jìn)一步介紹更多巧妙的用法。
