1.目的：
本程序為了收集、處理本公司內(nèi)部質(zhì)量、環(huán)境信息和來自外部相關(guān)方面的信息，保證信息渠道暢通，使質(zhì)量、環(huán)境體系能有效運行而制定的。
2.適用范圍 ：
適用于本公司內(nèi)部質(zhì)量、環(huán)境信息和來自外部相關(guān)方面的信息以及對這些信息的處理。
3.職責與權(quán)限：
3.1行政部：作為公司內(nèi)外信息接受、處理的中樞，應(yīng)及時對所接受或收集到的內(nèi)外部信息，按有關(guān)的程序進行處理或傳遞。
3.2質(zhì)量工程師（采購、客服）：公司質(zhì)量信息處理中心，應(yīng)及時對所接受或收集到的內(nèi)外部信息，按有關(guān)的程序進行處理或傳遞。
3.3 各部門：按有關(guān)程序或作業(yè)指導書的規(guī)定，及時傳遞和處理信息。
3.4 管理者代表：統(tǒng)籌內(nèi)外部信息的傳遞和處理，并做好統(tǒng)籌規(guī)劃和協(xié)調(diào)。
4. 定義：
無
5.流程圖：
無
6. 程序內(nèi)容：
6.1信息的分類：
6.1.1外部信息：
a.環(huán)保局、消防安全局、質(zhì)量技術(shù)監(jiān)督局、認證機構(gòu)、質(zhì)量/環(huán)境等監(jiān)測或檢查的結(jié)果及其反饋的信息。
b.法律、法規(guī)、行業(yè)、標準類信息，如條例、產(chǎn)品標準等。
c.相關(guān)方反饋的信息及其投訴（相關(guān)方指顧客、工程合同方、供應(yīng)商、運輸公司、社區(qū)
居民。）
d.其它外部信息，如各部門從外部獲取的有關(guān)質(zhì)量、環(huán)境、技術(shù)、市場等方面的信息.
6.1.2內(nèi)部信息：
a.信息，如方針、目標、檢驗監(jiān)測記錄、內(nèi)部審核與管理評審報告以及體
系正常運行時的其它記錄。
b.不符合信息，如體系內(nèi)部審核的不合格報告、糾正措施處理單等。
c.內(nèi)部異常突發(fā)信息指活動中發(fā)生偏差的信息，如不符合信息。
d.緊急信息，如火災(zāi)、化學品泄漏和傷亡等緊急情況。
e.其它內(nèi)部信息（如員工的建議等）。
6.2 信息的收集與處理：
信息可采用書面資料、內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單、記錄、會議、討論交流、通訊、公告、郵件、QQ、微信等方式加以傳遞。
6.2.1外部信息的收集與處理。
a.行政部、質(zhì)量工程師、工程部、業(yè)務(wù)部負責6.1.1中各項內(nèi)容進行信息的收集，并傳
遞到公司的相關(guān)部門，當監(jiān)測或檢查結(jié)果出現(xiàn)不符合情況時，按相關(guān)流程進行處理。
b.各部門負責與6.1.2中c、d、e項內(nèi)容相關(guān)方的信息。以電郵、微信等
方式傳遞到相關(guān)部門，對來自上述相關(guān)方投訴的處理按相關(guān)流程進行處理。
c.公司決定就其重要的質(zhì)量、環(huán)境信息與外界進行交流并將決定形成文件，按相關(guān)流程
進行處理
6.2.2內(nèi)部信息的收集與處理
a.正常信息的處理：各部門依據(jù)相關(guān)文件的規(guī)定直接收集并傳遞日常信息。
b.潛在不符合信息的處理詳見《不合格控制程序》等。
由總經(jīng)理、總經(jīng)辦特助、管理者代表發(fā)出的質(zhì)量、環(huán)境信息，通過會議的形式進行傳達，
由相關(guān)部門落實和處理。
c.如有重大問題，由總經(jīng)理或授權(quán)人負責組織各部門召開生產(chǎn)、質(zhì)量/環(huán)境例會并做好
《會議記錄》，根據(jù)有關(guān)物料、工序、操作、審核報告、質(zhì)量/環(huán)境記錄、返工報告、重大質(zhì)量/環(huán)境問題、客戶投訴等信息以探測、分析質(zhì)量/環(huán)境趨勢，確定潛在質(zhì)量/
環(huán)境問題。會議前實施在《會議記錄》上簽到。
d.總經(jīng)理、總經(jīng)辦特助召開公司經(jīng)營檢討例會，討論公司的所有行政、物料、生產(chǎn)、質(zhì)
量/環(huán)境、營銷等事務(wù)，并留下《會議記錄》。會議前實施在《會議記錄》上簽到。
e.部門負責人每星期至少一次不定期召開部門例會，討論部門內(nèi)部工作事項，會前簽到
并做好《會議記錄》，由部門負責人進行跟蹤。
a. 管理會議︰具體可按照《會議制度》執(zhí)行
b. 各班/組或部門每日召開早會，可不用記錄。
c. 火災(zāi)、化學品泄漏傷亡等緊急情況，執(zhí)行《應(yīng)急準備和響應(yīng)控制程序》。
d. 相關(guān)事務(wù)的聯(lián)絡(luò)，盡量以書面形式反饋，書面溝通以電郵或《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》方式進行，相關(guān)部門應(yīng)主動的解決問題。
e. 信息交流的總體目的是確保信息溝通暢通，總經(jīng)理及管理者代表的信息溝通以不定時的月度溝通會議方式同公司各級員工進行有效溝通，員工以意見條等方式反饋給部門或相關(guān)管理人員。
6.3 信息的記錄和保管：
信息的記錄和保管按《記錄控制程序》實施。
7. 參考文件：
《文件控制程序》
《記錄控制程序》
《糾正措施控制程序》
《不合格控制程序》
《應(yīng)急準備與響應(yīng)控制程序》
8.表格記錄：
《會議記錄》
《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》
意見條
1．目的:
利用有效的溝通方式，使公司全體員工保持一致的思想觀念和明確的目標，借以建立團隊精神，使本公司與客戶、供應(yīng)商之間在平等互利的基礎(chǔ)上建立良好的關(guān)系。
2．范圍:
本公司的內(nèi)部、各職能部門以及與相關(guān)客戶、供應(yīng)商之間的溝通。
3．定義:
3.1內(nèi)部溝通：指公司內(nèi)橫向、縱向的信息傳遞和交流活動。
3.2外部溝通：指公司與客戶、供應(yīng)商之間進行的信息傳遞和交流活動。
4．職責：
4.1業(yè)務(wù)部：客戶方面需要溝通事宜的主導；
4.2品質(zhì)部：品質(zhì)總結(jié)會議的召開主持；
4.3采購部：供應(yīng)商方面溝通事宜的主導；
4.4相關(guān)部門：主管相關(guān)事宜的溝通工作。
5．信息交流與溝通管理程序:
6.參考文件：
《記錄管理程序》
《訂單評審管理程序》
《客戶服務(wù)管理程序》
《采購及供應(yīng)商管理程序》
7.使用表單
7.1《會議記錄表》
7.2《內(nèi)部聯(lián)絡(luò)單》
7.3《會議通知》
