文／沐丞
01
前不久網(wǎng)上流傳著首富王健林一天的行程，情況大致如下：
4:00起床
4:15～5:00健身
5:00～5:30早餐
5:45～6:30前往機(jī)場(chǎng)
7:00～12:15雅加達(dá)飛?？?/p>
12:20～12:45到達(dá)海南迎賓館
12:45～13:00海南領(lǐng)導(dǎo)會(huì)見(jiàn)
13:00～13:20海南萬(wàn)達(dá)城項(xiàng)目簽約儀式
13:20～14:10便餐
14:10～15:00前往機(jī)場(chǎng)
15:00～18:10?？陲w北京
18:30～19:10到達(dá)辦公室
從上面的一份行程單我們至少可以看出四點(diǎn)讓我們敬佩的地方：一是早起鍛煉，據(jù)說(shuō)王健林幾乎每天都這樣；二是計(jì)劃安排周詳，即使當(dāng)天有簽約儀式這樣重要的事情也可以早上從另外一個(gè)國(guó)家飛過(guò)去；三是時(shí)間計(jì)劃以10～15分鐘為單位，密度高；四是一天行程結(jié)束的地點(diǎn)是辦公室，雖然后面沒(méi)有了內(nèi)容，但是想必晚上還會(huì)在辦公室里處理一些工作。
很多網(wǎng)友看到這樣的行程也不禁發(fā)出了感嘆：首富都這樣拼，你有什么資格不努力？
其實(shí)很多大公司的高管對(duì)自己一天的安排都是非常嚴(yán)格，而且都喜歡早起鍛煉。蘋果CEO蒂姆庫(kù)克、百事可樂(lè)CEO盧英德每天4點(diǎn)半起床；通用電器CEO杰夫-伊梅爾特、Twitter創(chuàng)始人杰克-多西是5:30起床；李嘉誠(chéng)、宗慶后6點(diǎn)起床。這些名人甚至在早上到達(dá)公司前已經(jīng)處理完了一天當(dāng)中很多重要的工作。
我們公司的總經(jīng)理也是每天早上6點(diǎn)之前就起床，只要不下雨就會(huì)去跑步，我們起床的時(shí)候他已經(jīng)跑完了1萬(wàn)米，我們吃早餐時(shí)他早就已經(jīng)進(jìn)入了工作狀態(tài)。他時(shí)常要出差，特別是返程的飛機(jī)他一定會(huì)坐最早的航班，一是不會(huì)晚點(diǎn)，二是也不會(huì)耽誤當(dāng)天的工作。
02
對(duì)于我們這樣普通的職場(chǎng)人來(lái)說(shuō)日常的工作可能達(dá)不到如此的“緊鑼密鼓”，但是也可以通過(guò)制定周計(jì)劃和寫工作日志來(lái)告別雜亂無(wú)章的狀態(tài)，讓每天的工作更有條理。
有很多人都是屬于被動(dòng)工作，即組織安排什么工作就做什么，做完萬(wàn)事大吉，然后再等待被安排新的工作。工作多的時(shí)候也是眉毛胡子一把抓，當(dāng)天做不完的就明天再做，周五完成不了的就周一再做，很難做到日清日結(jié)，每周的工作也沒(méi)有計(jì)劃性。他們不制定工作計(jì)劃，但是在電腦顯示器上貼了一圈的便簽紙，用于提醒自己還有哪些要完成的工作。但是對(duì)于這些工作的優(yōu)先級(jí)，難度，以及交付時(shí)間都沒(méi)有很清晰的概念，時(shí)常是被別人催的時(shí)候才中斷手頭上的工作急匆匆的去處理。
這樣的工作方式很顯然看上去非常忙，但是效率低，甚至?xí)绊懻麄€(gè)組織的績(jī)效。有些崗位的工作可能比較瑣碎，臨時(shí)的工作，突發(fā)狀況時(shí)有發(fā)生，如果沒(méi)有一個(gè)合理的安排也會(huì)導(dǎo)致整天甚至一周的工作被打亂。
03
對(duì)于日常工作的計(jì)劃安排跟前面看到的首富行程表的安排會(huì)有一些區(qū)別，首富的行程會(huì)涉及到多個(gè)跟時(shí)間點(diǎn)密切相關(guān)的事件，比如趕飛機(jī)的時(shí)間點(diǎn)，會(huì)見(jiàn)重要人物，簽約儀式等，這些事件是非常確定的，如果這些關(guān)鍵事件前面的行程延誤就會(huì)造成一系列的時(shí)間沖突。
我們?nèi)粘９ぷ饕矔?huì)有相應(yīng)的交付時(shí)間點(diǎn)，但是不至于出現(xiàn)晚了10分鐘就趕不上飛機(jī)然后一天計(jì)劃都泡湯的情況，所以工作計(jì)劃的制定不一定要按照首富行程表那樣非常嚴(yán)格并精確到10～15分鐘的密度，可以采取“任務(wù)法”，即先列出一周或者一天需要完成的任務(wù)。
將所有的任務(wù)按照重要且緊急、重要不緊急、緊急不重要、不重要不緊急四大類來(lái)劃分，任何時(shí)候都要優(yōu)先處理重要且緊急的事情，任何時(shí)候都要把不重要不緊急的事情放一邊，要么避免做，要么想辦法分配出去。對(duì)于重要不緊急的事情要在一周或者一天中安排一定的時(shí)間來(lái)完成，有可能是諸如在線學(xué)習(xí)、參加培訓(xùn)、研究分析這樣的事情，那么就可以安排一個(gè)固定的時(shí)間去做。緊急不重要的事情盡量安排在碎片化的時(shí)間處理，對(duì)于臨時(shí)的突發(fā)事情如果不需要花費(fèi)什么時(shí)間就馬上處理，如果需要花費(fèi)較長(zhǎng)的時(shí)間則要么分出去，要么在完成了重要且緊急的任務(wù)再去處理。
所以“任務(wù)法”的工作計(jì)劃更看重工作的優(yōu)先級(jí)，不一定要制定所有的工作按照幾點(diǎn)到幾點(diǎn)完成。每項(xiàng)任務(wù)完成的時(shí)間要根據(jù)具體任務(wù)的交付時(shí)間，有明確交付時(shí)間點(diǎn)的任務(wù)（比如11:30前將產(chǎn)品規(guī)劃報(bào)告發(fā)給上司）要標(biāo)注清楚，可以設(shè)置日程提醒，保證自己在交付時(shí)間之前完成。對(duì)于交付時(shí)間點(diǎn)并不嚴(yán)格的任務(wù)（比如周五前完成競(jìng)品分析），這樣的工作雖然也有交付時(shí)間點(diǎn)，但是在完成時(shí)間上沒(méi)有特別的嚴(yán)格，就可以在一周之類選擇合適的時(shí)間完成。
很多人有拖延癥，重要且緊急的事情通常是“硬骨頭”，費(fèi)神傷腦筋，所以一遇到緊急不重要的事情時(shí)就會(huì)放下這個(gè)硬骨頭轉(zhuǎn)而去處理緊急不重要的事情了。如果一直處于這樣的狀態(tài)就會(huì)發(fā)現(xiàn)自己一直在處理緊急不重要的事情，而重要且緊急的事情因?yàn)橐恢北婚L(zhǎng)時(shí)間打斷結(jié)果進(jìn)展緩慢。因?yàn)橛型涎影Y，重要且緊急的事情沒(méi)處理完，那么重要不緊急的事情就更會(huì)拖著了。
重要且緊急的事一般都是跟你的崗位工作密切相關(guān)，做得不好就會(huì)績(jī)效差；重要不緊急的事一般都是跟你個(gè)人能力提升密切相關(guān)，因?yàn)椴痪o急就不做那么就會(huì)提升慢。所以制定工作計(jì)劃并不是讓自己成為電影《小王子》里的“計(jì)劃控”媽媽一樣，凡事都要準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)點(diǎn)完成，而是要讓自己清晰地知道什么事情對(duì)自己最重要。
04
工作日志和工作計(jì)劃并不一樣，工作計(jì)劃是在工作開(kāi)始之前制定，而工作日志則是在工作完成之后總結(jié)，功能上也有很大區(qū)別。有的人將工作日志寫成了今天做了哪些事，其實(shí)沒(méi)有什么必要，今天做了哪些事在工作計(jì)劃中用綠色標(biāo)注或者打勾即可，沒(méi)有必要再單獨(dú)寫。工作日志更側(cè)重對(duì)一項(xiàng)項(xiàng)工作的總結(jié)。
工作日志的要包含對(duì)重要工作完成情況的描述，包含遇到的問(wèn)題，待解決的事項(xiàng)，需要跟進(jìn)的地方。可能還涉及到相關(guān)的聯(lián)系人、合作者的情況。如果已經(jīng)完成的，有沒(méi)有什么經(jīng)驗(yàn)可總結(jié)，有沒(méi)有什么可以改進(jìn)的地方，后面如果有類似的工作是否可以用模版來(lái)解決等等。
我們經(jīng)常要寫季度總結(jié)、年終總結(jié)、述職報(bào)告，如果你有寫工作日志的習(xí)慣，那么就很容易找到素材了。工作日志不一定要每天都寫成長(zhǎng)篇大論，也不一定要在一天結(jié)束的時(shí)候才寫，對(duì)重要工作做一下簡(jiǎn)單的總結(jié)即可。
正所謂凡事預(yù)則立不預(yù)則廢，你不必像強(qiáng)迫癥一樣要求自己一定要準(zhǔn)時(shí)準(zhǔn)點(diǎn)地處理完所有工作，但是要有一個(gè)分了優(yōu)先級(jí)的任務(wù)計(jì)劃讓自己有條不紊的工作。你會(huì)發(fā)現(xiàn)職場(chǎng)中進(jìn)步快的人，相同工作年限但是工作經(jīng)驗(yàn)的更多人都有個(gè)共同的特點(diǎn)，那就是他們善于把時(shí)間和精力優(yōu)先分配到對(duì)自己重要的事情中去，并且很會(huì)分析和總結(jié)，因?yàn)橹挥羞@樣才會(huì)讓自己成長(zhǎng)更快。
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