ERP項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分析與控制方法探討1
2008年08月30日 星期六 下午 12:54
| 在《ERP規(guī)范》宣貫，產(chǎn)品差異化越來(lái)越小的今天，如何保證項(xiàng)目能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按照預(yù)期希望哪樣達(dá)到效果？即：產(chǎn)品的交付能力到底怎樣？ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中存在哪些風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)何種方式可以加以嚴(yán)格的控制等等，這些問(wèn)題逐漸成為眾多負(fù)責(zé)任ERP廠商以及有理智客戶關(guān)心的重要問(wèn)題。我將結(jié)合用友的實(shí)施方法論3.0，談?wù)凟RP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中種種風(fēng)險(xiǎn)，并提出自己的解決辦法，希望能達(dá)到拋磚引玉的效果，請(qǐng)您多提出寶貴的建議。
1.ERP項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分析
用友的實(shí)施方法論3.0，將項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程分為七個(gè)步驟，"IT >IT咨詢(xún)項(xiàng)目規(guī)劃藍(lán)圖設(shè)計(jì)系統(tǒng)建設(shè)切換準(zhǔn)備系統(tǒng)切換持續(xù)支持"，簡(jiǎn)稱(chēng)"北斗七星"實(shí)施法。它是基于用友的近年來(lái)在眾多成功項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)探索的基礎(chǔ)之上，結(jié)合科學(xué)合理的實(shí)施理論體系，以及國(guó)內(nèi)的企業(yè)實(shí)情，而總結(jié)出來(lái)的深受客戶關(guān)注和感激的實(shí)施體系。
它將ERP的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分，并且提出種種限制，加以嚴(yán)格控制。
1.1IT咨詢(xún)階段：銷(xiāo)售承諾風(fēng)險(xiǎn)
由于ERP的團(tuán)隊(duì) >銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)可能為了簽單，而擴(kuò)大ERP軟件的功能，或者隱瞞了企業(yè)中存在問(wèn)題，甚至許諾客戶種種不實(shí)際的問(wèn)題，如：在實(shí)施過(guò)程中常會(huì)遇到"銷(xiāo)售員答應(yīng)這些都能做，或者可以提供免費(fèi)開(kāi)發(fā)"的聲音，而這些的銷(xiāo)售承諾，不僅會(huì)增加實(shí)施成本，延長(zhǎng)交付周期，而且大大的提高了實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。
1.2項(xiàng)目規(guī)劃階段：團(tuán)隊(duì)建設(shè) >團(tuán)隊(duì)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)
團(tuán)隊(duì)的建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)包含兩個(gè)方面：一方面，ERP廠商的顧問(wèn)是新手，不是具有復(fù)合型的顧問(wèn)，沒(méi)有較好的項(xiàng)目控制能力，較弱的同客戶的交流能力，沒(méi)有客戶的行業(yè)背景，甚至還不熟悉即將實(shí)施的產(chǎn)品知識(shí)。另一方面，客戶沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待自身的項(xiàng)目組織建設(shè)，沒(méi)有正確選擇項(xiàng)目組成員。片面的認(rèn)為：ERP軟件的購(gòu)買(mǎi)過(guò)程，就是企業(yè)信息化的全過(guò)程。
1.3藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段：培訓(xùn)與需求調(diào)研風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)于本階段的內(nèi)容，在用友的實(shí)施方法論中有明確的說(shuō)明，包含的內(nèi)容相對(duì)比較多，如：培訓(xùn)、業(yè)務(wù)需求分析、初步方案設(shè)計(jì)等，它們也是項(xiàng)目全面進(jìn)入企業(yè)業(yè)務(wù)流程階段的入口。
培訓(xùn)中存在的風(fēng)險(xiǎn)首先為，客戶參與培訓(xùn)的不全程性，其次為培訓(xùn)的內(nèi)容不具有針對(duì)性，再次為接受培訓(xùn)的目的不明確性，最后培訓(xùn)環(huán)境不專(zhuān)業(yè)性。
需求調(diào)研的風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)為：一方面客戶的解答存在片面性，另一方面無(wú)法正確把握客戶的合理性與非合理性需求。
1.4系統(tǒng)建設(shè)階段：系統(tǒng)集成測(cè)試風(fēng)險(xiǎn)
在中國(guó)ERP信息化的今天，許多ERP項(xiàng)目不成功的主要標(biāo)志往往是部門(mén)間的信息不暢通，或者僅少數(shù)部門(mén)能使用軟件的功能，關(guān)鍵的原因是什么？就是系統(tǒng)的集成性差，在系統(tǒng)切換之前沒(méi)有充分考慮到可能存在問(wèn)題，需要什么樣的調(diào)整可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的信息交流暢通等。
如何通過(guò)ERP項(xiàng)目，將企業(yè)中的"總工程師、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)濟(jì)師"三師有一個(gè)良性的合理架構(gòu)？許多ERP廠商往往忽視這個(gè)實(shí)施步驟，導(dǎo)致存在的問(wèn)題不能事先得到控制。
1.5切換準(zhǔn)備階段：數(shù)據(jù)準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)
ERP系統(tǒng)要想成功的應(yīng)用，數(shù)據(jù)的重要性不能忽視，行話說(shuō)"三分軟件，七分實(shí)施，十二分?jǐn)?shù)據(jù)"。數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)兩種，在靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備中存在盲目性的風(fēng)險(xiǎn)；在動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)中存在不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn)。
1.6系統(tǒng)切換階段：工作繁忙風(fēng)險(xiǎn)
系統(tǒng)切換存在兩種情況，其一為從舊系統(tǒng)變?yōu)樾孪到y(tǒng)，其二從手工到新系統(tǒng)。這里存在的風(fēng)險(xiǎn)就是，由于兩個(gè)系統(tǒng)要同時(shí)并用一段時(shí)間，操作人員的工作量要成倍增長(zhǎng)，可能會(huì)存在不滿的情緒，可能對(duì)新系統(tǒng)中的流程等還有一個(gè)接受的過(guò)程。
1.7持續(xù)支持階段：終止風(fēng)險(xiǎn)
有許多ERP廠商將項(xiàng)目的驗(yàn)收作為項(xiàng)目的終止，以為這樣就已經(jīng)信息化了，可能存在為了信息化而信息化的現(xiàn)象。因而缺少持續(xù)運(yùn)行的制度，缺少項(xiàng)目總結(jié)，缺少問(wèn)題移交等情況。
2.ERP項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制
對(duì)于ERP項(xiàng)目中實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的控制，我將結(jié)合上面的風(fēng)險(xiǎn)分析，一一加以分析。
2.1IT咨詢(xún)階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
對(duì)于部分銷(xiāo)售承諾，客戶是可以區(qū)分的，這樣也有助于對(duì)ERP供應(yīng)廠商的真誠(chéng)度。
如：曾遇到一家客戶，他們希望將舊系統(tǒng)的五年所有數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新系統(tǒng)中來(lái)的要求。當(dāng)時(shí)，用友銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)向客戶解釋了這種需求的不合理性，可能會(huì)存在的問(wèn)題，甚至可能會(huì)影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行等情況，并且提供了相應(yīng)的新舊系統(tǒng)并用一段時(shí)間的科學(xué)性與必要性。而其他的ERP廠商的銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)，為了得到客戶暫時(shí)的好感，滿口答應(yīng)可以免費(fèi)提供導(dǎo)數(shù)據(jù)工作。可結(jié)果又是怎樣的呢？客戶向他們咨詢(xún)了可能存在的問(wèn)題與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，他們將大事化小，小事化了，一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度表現(xiàn)無(wú)疑。
對(duì)于銷(xiāo)售承諾，我們的顧問(wèn)需要確認(rèn)，用友通過(guò)《工作任務(wù)書(shū)》作為合同的附件，規(guī)定項(xiàng)目的范圍以及大致的許諾。這樣也有助于我們保證項(xiàng)目的實(shí)施成功。
如，用友公司將IT咨詢(xún)放在實(shí)施方法論中，將實(shí)施顧問(wèn)參與到銷(xiāo)售過(guò)程中，嚴(yán)格的控制銷(xiāo)售員的種種非理性的承諾。因?yàn)椋瑢?shí)施顧問(wèn)的KPI考核是同客戶的滿意度進(jìn)行關(guān)聯(lián)，有的分子公司甚至同項(xiàng)目驗(yàn)收進(jìn)行掛鉤。如果簽單前，提高期望值，而且是難以實(shí)現(xiàn)的期望，必將導(dǎo)致滿意度降低。
<> 2.2項(xiàng)目規(guī)劃階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
在用友的實(shí)施方法論3.0中，藍(lán)圖設(shè)計(jì)包括，組建項(xiàng)目組，啟動(dòng)項(xiàng)目會(huì)議等內(nèi)容，用友公司又是如何控制這個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)呢？
對(duì)于用友方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，我們采取了多級(jí)控制制度，從項(xiàng)目總監(jiān)到項(xiàng)目經(jīng)理，再到實(shí)施顧問(wèn)，技術(shù)顧問(wèn)，培訓(xùn)講師等，每個(gè)人都有嚴(yán)格的要求，必須符合一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理還要通過(guò)集團(tuán)的嚴(yán)格考試。他們必須具有多個(gè)ERP整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，必須是復(fù)合型的人才。
對(duì)于客戶方的項(xiàng)目成員組成也有相對(duì)應(yīng)的體系，同時(shí)，用友公司的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)提出相關(guān)的要求，來(lái)保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間能健康運(yùn)作。需要強(qiáng)調(diào)有兩點(diǎn)：一是，項(xiàng)目經(jīng)理必須能充分協(xié)調(diào)相關(guān)的資源，并且能同高層進(jìn)行強(qiáng)有力的溝通與匯報(bào)；項(xiàng)目經(jīng)理在ERP實(shí)施階段，要能將自己的主要工作時(shí)間花費(fèi)在ERP項(xiàng)目上；二是，項(xiàng)目成員最好是各部門(mén)的最熟悉業(yè)務(wù)的人員，或者是部門(mén)經(jīng)理參與，體現(xiàn)ERP項(xiàng)目是"一把手"工程，尤其是"各級(jí)一把手"工程。
至于項(xiàng)目的啟動(dòng)會(huì)議，用友公司不僅對(duì)雙方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的行為加以規(guī)范化，而且還要制定種種制度，并且要將"主計(jì)劃"的具體項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行確認(rèn)。明確保證項(xiàng)目成功所必須注意的問(wèn)題，而且客戶方需要給團(tuán)隊(duì)什么樣的激勵(lì)制度等。
2.3藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
ERP項(xiàng)目的運(yùn)作過(guò)程是一個(gè)系統(tǒng)工程，用友的項(xiàng)目培訓(xùn)也是貫穿整個(gè)項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中的，包括多個(gè)層次與多個(gè)角度的培訓(xùn)，從高層領(lǐng)導(dǎo)到普通的操作人員，從理念培訓(xùn)到具體模塊操作培訓(xùn)。如何將培訓(xùn)過(guò)程中的風(fēng)險(xiǎn)加以控制，在用友的實(shí)施方法論中也有明確的規(guī)定。需求調(diào)研過(guò)程是理解客戶需求與流程的前提，是否充分合理，關(guān)系到能否將原來(lái)的工作方式，優(yōu)化后轉(zhuǎn)化為ERP軟件操作方式。
在許多項(xiàng)目的實(shí)施過(guò)程中，常出現(xiàn)培訓(xùn)的人員常缺席，或者培訓(xùn)過(guò)程中經(jīng)常性的離開(kāi)等想象。在用友實(shí)施方法論中，對(duì)于這種培訓(xùn)的不全程性的種種弊端加以分析，它常會(huì)導(dǎo)致部門(mén)之間的信息流斷開(kāi)，或者對(duì)部門(mén)內(nèi)部問(wèn)題認(rèn)識(shí)片面。我們強(qiáng)調(diào)的是不僅要構(gòu)成良好的培訓(xùn)環(huán)境，規(guī)范的培訓(xùn)考核制度等，而且要將培訓(xùn)內(nèi)容的專(zhuān)業(yè)性與針對(duì)性顯示出來(lái)，這樣才可以得到較為明顯的目的，才能使得客戶全面的接受軟件中包含的先進(jìn)的管理思想。如，在培訓(xùn)之前要準(zhǔn)備好硬件環(huán)境；健全的培訓(xùn)考核制度；培訓(xùn)計(jì)劃也要事先通知，并讓客戶做好工作安排，內(nèi)容要有針對(duì)性，將理論、具體的操作與業(yè)務(wù)流程的培訓(xùn)結(jié)合起來(lái)。對(duì)于培訓(xùn)的考核工作，要強(qiáng)調(diào)這是手段，不是目的；如果不理想的，要總結(jié)原因，并盡快出補(bǔ)救措施。
對(duì)于調(diào)研過(guò)程中存在的風(fēng)險(xiǎn)，用友在組建項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)時(shí)就加以考慮，關(guān)鍵用戶人員的選擇的首要條件必須要熟悉本公司的業(yè)務(wù)流程。在調(diào)研業(yè)務(wù)的同時(shí)，不能從考慮如何方便本部門(mén)，甚至本人的角度出發(fā)，要結(jié)合公司的整體業(yè)務(wù)流程優(yōu)化，使信息流暢通。只有部門(mén)的上下游暢通了，本部門(mén)才能有好的正確的信息流。對(duì)于客戶提出的種種需求，我們要能本著咨詢(xún)的角度，提出哪些是關(guān)鍵問(wèn)題，如何分步驟的解決客戶中提出的問(wèn)題，不要為了一些輔助的功能而影響企業(yè)的信息化進(jìn)程，更不要將自己的主要精力放在一些非理性不科學(xué)的問(wèn)題上。
2.4系統(tǒng)建設(shè)階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
通過(guò)系統(tǒng)測(cè)試來(lái)完善實(shí)施應(yīng)用方案，通過(guò)事前控制，避免事后的風(fēng)險(xiǎn)。用友實(shí)施方法論通過(guò)系統(tǒng)建設(shè)階段的系統(tǒng)集成測(cè)試，既模擬運(yùn)行來(lái)驗(yàn)證方案的可行性，并對(duì)于存在的問(wèn)題進(jìn)行記錄，并提供解決方法，來(lái)優(yōu)化系統(tǒng)的流程。
雙方的項(xiàng)目組可以在周末進(jìn)行正式數(shù)據(jù)模擬運(yùn)行，每個(gè)部門(mén)的業(yè)務(wù)代表負(fù)責(zé)本部門(mén)的所有業(yè)務(wù)操作，并提供相關(guān)的報(bào)表要求。通過(guò)"感觀"交流，提出有針對(duì)性的問(wèn)題，避免那種盲目的趕進(jìn)度的上線模式。
2.5切換準(zhǔn)備階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
如何將切換準(zhǔn)備階段風(fēng)險(xiǎn)加以控制？我想從時(shí)間計(jì)劃與數(shù)據(jù)準(zhǔn)備的文檔開(kāi)始。對(duì)于靜態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)備要注意以下幾個(gè)問(wèn)題：對(duì)于客戶，料品等數(shù)據(jù)量不是很多(少于5000條)的相關(guān)信息，在剛安裝軟件后就可以進(jìn)行整理與錄入工作，這時(shí)需要向客戶說(shuō)明哪些字段是必須輸入的，哪些字段是對(duì)本企業(yè)沒(méi)有作用的，不需要維護(hù)的。需要強(qiáng)調(diào)的事，許多項(xiàng)目在實(shí)施前會(huì)提供較多的EXCEL的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)文檔，讓客戶進(jìn)行錄入，再后從后臺(tái)等導(dǎo)入，存在盲目性，客戶準(zhǔn)備了許多數(shù)據(jù)，可實(shí)際使用的卻不是很多，嚴(yán)重的影響了客戶的正常工作時(shí)間，以及對(duì)信息化的熱情。對(duì)于靜態(tài)數(shù)據(jù)量很大的BOM等信息，建議采用根據(jù)銷(xiāo)售訂單等信息來(lái)確定先后錄入系統(tǒng)中的順序。有的企業(yè)的BOM數(shù)據(jù)非常大(我曾經(jīng)遇到一個(gè)客戶有12萬(wàn)多條記錄)，如果一次錄入，可能要好幾個(gè)月時(shí)間，這樣依據(jù)銷(xiāo)售訂單，確定哪些是近期要使用的BOM，這樣為了不影響日常業(yè)務(wù)，就先維護(hù)這些。況且在企業(yè)當(dāng)中存在較多的歷史BOM，以后可能再也不需要了，這些BOM可以延期維護(hù)。
對(duì)于動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性的保證，用友的實(shí)施方法論中也有明確的規(guī)定。需要強(qiáng)調(diào)的是一個(gè)時(shí)間點(diǎn)的問(wèn)題，以什么時(shí)間為基準(zhǔn)最能減少企業(yè)的工作量，最能保證動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。如果在年初或者在一個(gè)月的月初，將企業(yè)的一些在單信息、在途信息、預(yù)約信息等進(jìn)行嚴(yán)格的統(tǒng)計(jì)，對(duì)于財(cái)務(wù)信息，結(jié)合月報(bào)表等進(jìn)行全面的統(tǒng)計(jì)規(guī)劃。 2.6系統(tǒng)切換階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
系統(tǒng)切換階段的工作量是非常大的，為了能使企業(yè)的業(yè)務(wù)長(zhǎng)期的運(yùn)作，不間斷，往往會(huì)將老系統(tǒng)或者手工操作與新系統(tǒng)同時(shí)并行一段時(shí)間，必將導(dǎo)致他們的工作量大幅度的增長(zhǎng)，如何減少這種工作量，控制這種對(duì)新系統(tǒng)抱怨的風(fēng)險(xiǎn)？通過(guò)用友實(shí)施過(guò)程的層層把關(guān)，已經(jīng)保證了"并行"時(shí)間盡可能短。
工作暫時(shí)繁忙的背后，即將是信息化的時(shí)刻；讓客戶了解到：通過(guò)使用ERP系統(tǒng)，以后的工作不僅方便，而且可以給企業(yè)帶來(lái)更大的效益，可以提高員工的素質(zhì)等，讓他們從被動(dòng)的接受短時(shí)間工作量增多的心態(tài)，變?yōu)橹鲃?dòng)的接受心態(tài)。
2.7持續(xù)運(yùn)行階段風(fēng)險(xiǎn)控制
這就像戴明 >戴明環(huán)PDCA一樣，在用友的服務(wù)體系中一直以"與用戶真誠(chéng)合作，做用戶可靠朋友"為服務(wù)宗旨，以"為用戶創(chuàng)造價(jià)值"為最終服務(wù)目標(biāo)。
在用友的客戶群體中，有很大一部分客戶認(rèn)為：用友的顧問(wèn)教會(huì)了他們解決問(wèn)題的方法，教會(huì)他們?nèi)绾握_看待企業(yè)的信息化：ERP項(xiàng)目的驗(yàn)收僅能說(shuō)明企業(yè)已經(jīng)開(kāi)始進(jìn)入信息化了，要想通過(guò)信息化創(chuàng)造價(jià)值，就必須充分的去體會(huì)它所蘊(yùn)涵的科學(xué)的符合中國(guó)特色的管理思想。他們才是軟件的駕駛者，通過(guò)軟件為企業(yè)更好服務(wù)，而不是被軟件的功能的種種問(wèn)題所限制。
用友的實(shí)施方法論將提高客戶的滿意度作為目標(biāo)，在提高自身交付能力的同時(shí)，給客戶創(chuàng)造更大的價(jià)值。在持續(xù)運(yùn)行階段，用友公司制定了嚴(yán)格的體制保證項(xiàng)目的持續(xù)維護(hù)，確保客戶項(xiàng)目的真正的成功。
3.結(jié)束語(yǔ)
用友實(shí)施方法論3.0，對(duì)于項(xiàng)目的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行了嚴(yán)格的控制，確保了項(xiàng)目的成功交付，也是企業(yè)要真正實(shí)現(xiàn)信息化的保障。 | | | 編者按：隨著企業(yè)信息化的浪潮，ERP市場(chǎng)越來(lái)越火，可通過(guò)ERP軟件使得企業(yè)的成本降低，利潤(rùn) >利潤(rùn)提高，員工的素質(zhì)大幅度提升等企業(yè)是很少的。關(guān)鍵的問(wèn)題在哪里？我從ERP實(shí)施 >項(xiàng)目實(shí)施的多種風(fēng)險(xiǎn)入手，結(jié)合多年的從事ERP售前咨詢(xún)與實(shí)施的經(jīng)驗(yàn)，談?wù)勅绾慰刂七@些風(fēng)險(xiǎn)，從而能使得ERP真能為企業(yè)服務(wù)，為信息化服務(wù). 在《ERP規(guī)范》宣貫，產(chǎn)品差異化越來(lái)越小的今天，如何保證項(xiàng)目能在規(guī)定的時(shí)間內(nèi)按照預(yù)期希望哪樣達(dá)到效果？即：產(chǎn)品的交付能力到底怎樣？ERP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中存在哪些風(fēng)險(xiǎn)，通過(guò)何種方式可以加以嚴(yán)格的控制等等，這些問(wèn)題逐漸成為眾多負(fù)責(zé)任ERP廠商以及有理智客戶關(guān)心的重要問(wèn)題。我將結(jié)合用友的實(shí)施方法論3.0，談?wù)凟RP項(xiàng)目實(shí)施過(guò)程中種種風(fēng)險(xiǎn)，并提出自己的解決辦法，希望能達(dá)到拋磚引玉的效果，請(qǐng)您多提出寶貴的建議。
1.ERP項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)分析
用友的實(shí)施方法論3.0，將項(xiàng)目的實(shí)施進(jìn)程分為七個(gè)步驟，"IT >IT咨詢(xún)項(xiàng)目規(guī)劃藍(lán)圖設(shè)計(jì)系統(tǒng)建設(shè)切換準(zhǔn)備系統(tǒng)切換持續(xù)支持"，簡(jiǎn)稱(chēng)"北斗七星"實(shí)施法。它是基于用友的近年來(lái)在眾多成功項(xiàng)目經(jīng)驗(yàn)探索的基礎(chǔ)之上，結(jié)合科學(xué)合理的實(shí)施理論體系，以及國(guó)內(nèi)的企業(yè)實(shí)情，而總結(jié)出來(lái)的深受客戶關(guān)注和感激的實(shí)施體系。
它將ERP的實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行嚴(yán)格的區(qū)分，并且提出種種限制，加以嚴(yán)格控制。
1.1IT咨詢(xún)階段：銷(xiāo)售承諾風(fēng)險(xiǎn)
由于ERP的團(tuán)隊(duì) >銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)可能為了簽單，而擴(kuò)大ERP軟件的功能，或者隱瞞了企業(yè)中存在問(wèn)題，甚至許諾客戶種種不實(shí)際的問(wèn)題，如：在實(shí)施過(guò)程中常會(huì)遇到"銷(xiāo)售員答應(yīng)這些都能做，或者可以提供免費(fèi)開(kāi)發(fā)"的聲音，而這些的銷(xiāo)售承諾，不僅會(huì)增加實(shí)施成本，延長(zhǎng)交付周期，而且大大的提高了實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)。
1.2項(xiàng)目規(guī)劃階段：團(tuán)隊(duì)建設(shè) >團(tuán)隊(duì)建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)
團(tuán)隊(duì)的建設(shè)風(fēng)險(xiǎn)包含兩個(gè)方面：一方面，ERP廠商的顧問(wèn)是新手，不是具有復(fù)合型的顧問(wèn)，沒(méi)有較好的項(xiàng)目控制能力，較弱的同客戶的交流能力，沒(méi)有客戶的行業(yè)背景，甚至還不熟悉即將實(shí)施的產(chǎn)品知識(shí)。另一方面，客戶沒(méi)有認(rèn)真對(duì)待自身的項(xiàng)目組織建設(shè)，沒(méi)有正確選擇項(xiàng)目組成員。片面的認(rèn)為：ERP軟件的購(gòu)買(mǎi)過(guò)程，就是企業(yè)信息化的全過(guò)程。
1.3藍(lán)圖設(shè)計(jì)階段：培訓(xùn)與需求調(diào)研風(fēng)險(xiǎn)
對(duì)于本階段的內(nèi)容，在用友的實(shí)施方法論中有明確的說(shuō)明，包含的內(nèi)容相對(duì)比較多，如：培訓(xùn)、業(yè)務(wù)需求分析、初步方案設(shè)計(jì)等，它們也是項(xiàng)目全面進(jìn)入企業(yè)業(yè)務(wù)流程階段的入口。
培訓(xùn)中存在的風(fēng)險(xiǎn)首先為，客戶參與培訓(xùn)的不全程性，其次為培訓(xùn)的內(nèi)容不具有針對(duì)性，再次為接受培訓(xùn)的目的不明確性，最后培訓(xùn)環(huán)境不專(zhuān)業(yè)性。
需求調(diào)研的風(fēng)險(xiǎn)表現(xiàn)為：一方面客戶的解答存在片面性，另一方面無(wú)法正確把握客戶的合理性與非合理性需求。
1.4系統(tǒng)建設(shè)階段：系統(tǒng)集成測(cè)試風(fēng)險(xiǎn)
在中國(guó)ERP信息化的今天，許多ERP項(xiàng)目不成功的主要標(biāo)志往往是部門(mén)間的信息不暢通，或者僅少數(shù)部門(mén)能使用軟件的功能，關(guān)鍵的原因是什么？就是系統(tǒng)的集成性差，在系統(tǒng)切換之前沒(méi)有充分考慮到可能存在問(wèn)題，需要什么樣的調(diào)整可以實(shí)現(xiàn)部門(mén)之間的信息交流暢通等。
如何通過(guò)ERP項(xiàng)目，將企業(yè)中的"總工程師、總會(huì)計(jì)師、總經(jīng)濟(jì)師"三師有一個(gè)良性的合理架構(gòu)？許多ERP廠商往往忽視這個(gè)實(shí)施步驟，導(dǎo)致存在的問(wèn)題不能事先得到控制。
1.5切換準(zhǔn)備階段：數(shù)據(jù)準(zhǔn)備風(fēng)險(xiǎn)
ERP系統(tǒng)要想成功的應(yīng)用，數(shù)據(jù)的重要性不能忽視，行話說(shuō)"三分軟件，七分實(shí)施，十二分?jǐn)?shù)據(jù)"。數(shù)據(jù)分為靜態(tài)數(shù)據(jù)和動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)兩種，在靜態(tài)數(shù)據(jù)準(zhǔn)備中存在盲目性的風(fēng)險(xiǎn)；在動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)中存在不準(zhǔn)確風(fēng)險(xiǎn)。
1.6系統(tǒng)切換階段：工作繁忙風(fēng)險(xiǎn)
系統(tǒng)切換存在兩種情況，其一為從舊系統(tǒng)變?yōu)樾孪到y(tǒng)，其二從手工到新系統(tǒng)。這里存在的風(fēng)險(xiǎn)就是，由于兩個(gè)系統(tǒng)要同時(shí)并用一段時(shí)間，操作人員的工作量要成倍增長(zhǎng)，可能會(huì)存在不滿的情緒，可能對(duì)新系統(tǒng)中的流程等還有一個(gè)接受的過(guò)程。
1.7持續(xù)支持階段：終止風(fēng)險(xiǎn)
有許多ERP廠商將項(xiàng)目的驗(yàn)收作為項(xiàng)目的終止，以為這樣就已經(jīng)信息化了，可能存在為了信息化而信息化的現(xiàn)象。因而缺少持續(xù)運(yùn)行的制度，缺少項(xiàng)目總結(jié)，缺少問(wèn)題移交等情況。
2.ERP項(xiàng)目實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)控制
對(duì)于ERP項(xiàng)目中實(shí)施風(fēng)險(xiǎn)的控制，我將結(jié)合上面的風(fēng)險(xiǎn)分析，一一加以分析。
2.1IT咨詢(xún)階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
對(duì)于部分銷(xiāo)售承諾，客戶是可以區(qū)分的，這樣也有助于對(duì)ERP供應(yīng)廠商的真誠(chéng)度。
如：曾遇到一家客戶，他們希望將舊系統(tǒng)的五年所有數(shù)據(jù)導(dǎo)入到新系統(tǒng)中來(lái)的要求。當(dāng)時(shí)，用友銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)向客戶解釋了這種需求的不合理性，可能會(huì)存在的問(wèn)題，甚至可能會(huì)影響系統(tǒng)的正常運(yùn)行等情況，并且提供了相應(yīng)的新舊系統(tǒng)并用一段時(shí)間的科學(xué)性與必要性。而其他的ERP廠商的銷(xiāo)售團(tuán)隊(duì)，為了得到客戶暫時(shí)的好感，滿口答應(yīng)可以免費(fèi)提供導(dǎo)數(shù)據(jù)工作?？山Y(jié)果又是怎樣的呢？客戶向他們咨詢(xún)了可能存在的問(wèn)題與項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，他們將大事化小，小事化了，一種不負(fù)責(zé)任的態(tài)度表現(xiàn)無(wú)疑。
對(duì)于銷(xiāo)售承諾，我們的顧問(wèn)需要確認(rèn)，用友通過(guò)《工作任務(wù)書(shū)》作為合同的附件，規(guī)定項(xiàng)目的范圍以及大致的許諾。這樣也有助于我們保證項(xiàng)目的實(shí)施成功。
如，用友公司將IT咨詢(xún)放在實(shí)施方法論中，將實(shí)施顧問(wèn)參與到銷(xiāo)售過(guò)程中，嚴(yán)格的控制銷(xiāo)售員的種種非理性的承諾。因?yàn)?，?shí)施顧問(wèn)的KPI考核是同客戶的滿意度進(jìn)行關(guān)聯(lián)，有的分子公司甚至同項(xiàng)目驗(yàn)收進(jìn)行掛鉤。如果簽單前，提高期望值，而且是難以實(shí)現(xiàn)的期望，必將導(dǎo)致滿意度降低。
<> 2.2項(xiàng)目規(guī)劃階段的風(fēng)險(xiǎn)控制
在用友的實(shí)施方法論3.0中，藍(lán)圖設(shè)計(jì)包括，組建項(xiàng)目組，啟動(dòng)項(xiàng)目會(huì)議等內(nèi)容，用友公司又是如何控制這個(gè)階段的風(fēng)險(xiǎn)呢？
對(duì)于用友方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，我們采取了多級(jí)控制制度，從項(xiàng)目總監(jiān)到項(xiàng)目經(jīng)理，再到實(shí)施顧問(wèn)，技術(shù)顧問(wèn)，培訓(xùn)講師等，每個(gè)人都有嚴(yán)格的要求，必須符合一定的標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)于項(xiàng)目經(jīng)理還要通過(guò)集團(tuán)的嚴(yán)格考試。他們必須具有多個(gè)ERP整個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施經(jīng)驗(yàn)，必須是復(fù)合型的人才。
對(duì)于客戶方的項(xiàng)目成員組成也有相對(duì)應(yīng)的體系，同時(shí)，用友公司的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)會(huì)提出相關(guān)的要求，來(lái)保證項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)之間能健康運(yùn)作。需要強(qiáng)調(diào)有兩點(diǎn)：一是，項(xiàng)目經(jīng)理必須能充分協(xié)調(diào)相關(guān)的資源，并且能同高層進(jìn)行強(qiáng)有力的溝通與匯報(bào)；項(xiàng)目經(jīng)理在ERP實(shí)施階段，要能將自己的主要工作時(shí)間花費(fèi)在ERP項(xiàng)目上；二是，項(xiàng)目成員最好是各部門(mén)的最熟悉業(yè)務(wù)的人員，或者是部門(mén)經(jīng)理參與，體現(xiàn)ERP項(xiàng)目是"一把手"工程，尤其是"各級(jí)一把手"工程。
至于項(xiàng)目的啟動(dòng)會(huì)議，用友公司不僅對(duì)雙方的項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)的行為加以規(guī)范化，而且還要制定種種制度，并且要將"主計(jì)劃"的具體項(xiàng)目進(jìn)度進(jìn)行確認(rèn)。明確保證項(xiàng)目成功所必須注意的問(wèn)題，而且客戶方需要給團(tuán)隊(duì)什么樣的激勵(lì)制度等。
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