撰文者：彼得．布雷格曼（Peter Bregman）
最近，我碰巧讀到一篇威爾（Bronnie Ware）寫的短文〈臨終病人的五大憾事〉。許多年來，威爾一直在照護臨終前返家的病人。這些病人最常出現(xiàn)的遺憾是什么？「希望我曾經(jīng)勇敢選擇忠于自我的生活，而不是照著別人的期待過日子?！蛊浯文?？「希望我沒那么努力工作?！?/p>
這兩種遺憾可透過兩種方式來理解：不要工作得太賣力，要把時間花在忠于自我的生活上；一樣努力地工作，甚至更努力，但要做自己看重的事。這些事必須忠于自我的生活，是你認為重要且有意義的事。
如果把臨終病人的兩種遺憾放在一起看，就可以了解人們之所以感到遺憾，并不是因為花那么多時間在工作上，而是竟然那么努力去做一些自己并不看重的事。如果我們的工作受我們看重，能代表忠于自我的生活，我們會活得更充實。當(dāng)我們死去，就不會有遺憾。
每個人都能把時間花在自己看重的事物上嗎？我曾聽一位夜間清潔工，充滿驕傲地描述她有多擅于清理，在她打掃之后辦公室看起來有多棒，而這件事對于白天在那里上班的人，又有多重要。所以，也許答案是肯定的。
沒有任何測量辦法－當(dāng)然絕對不是金錢，能夠客觀地決定出某事對于某人的價值。唯一重要的是，去做你覺得重要的事。
創(chuàng)造你的年度重點：專注在少數(shù)幾件事
這世界上有太多事要完成，有那么多有趣的人、好玩的活動、值得去做的事、有吸引力的機會，實在太難選擇了。所以我們干脆不選，每一樣都來一點？
大多數(shù)的時間管理方法都有個問題，那就是它并不是協(xié)助你解決這個問題，而只是專注于教你怎么以最少的時間完成所有事。但這是個錯誤，就好比在吃到飽餐廳里每一樣多吃一點，是個錯誤的做法一樣。因為想要完成所有事情，會讓人抓狂、筋疲力盡。
想從吃到飽餐廳安然撤退，祕訣就在少吃幾樣。想要過著生氣蓬勃的日子，祕訣也是一樣，那就是少做幾件事。也就是說，對于要做什么，必須要有策略；對于不該做什么，也得痛下決心取舍。
說得再具體一點，我們應(yīng)該專注在少數(shù)幾件事情上。我自己在經(jīng)過多次的嘗試錯誤之后，得出的數(shù)字是五。
我決定把這一年的重點放在五件事情上，其中三件與工作有關(guān)，兩件是私人事務(wù)。我做的（幾乎）每件事，都必須屬于這五個領(lǐng)域。如果不是，只好禮貌地拒絕。
為什么是五件事？因為對我來說，這樣似乎運作得不錯，必須完成的重要事項都包含在內(nèi)，而且不至于筋疲力盡。但適合你的可能是三件事，也可能是七件，只要對你有效就行了。你會知道運作的效果，因為如果有效，你在每個領(lǐng)域都能得到成就感，不會雜亂而手足無措，或丟三落四。
那又為什么是一年？因為一生太長，一個月又太短，用一年來實現(xiàn)長期重點剛好。我們常以年進行思考，象是學(xué)年度、生日、宗教節(jié)日、薪資、紅利、績效評估，都是在一年期限內(nèi)進行，而且一年的時間剛好足以得到真正的進展，卻又不致迷失。
以下是我的五項重點：
◆ 三項與工作有關(guān)：服務(wù)現(xiàn)在的客戶；開發(fā)未來的客戶；寫作及演講。
◆ 兩項與個人有關(guān)：與家人和朋友相聚；做些有趣的事，照顧好自己。
這些事大都是無法明確量化的，但沒關(guān)系，這些并不是目標(biāo)，也不是所有事情都要有個量化的目標(biāo)。這些是重點領(lǐng)域，是你想要投入時間的事項。如果你想要的話，可以再為每個領(lǐng)域設(shè)立特定的目標(biāo)。
你的清單會不同，因為你和我不同。重點在于你得有意識地去列出這張清單。在接下來的這一年，你想要專注在哪五件事情上？它們必須對你有重大意義，你才會投入那么多時間在上面，并知道你對時間使用得當(dāng)。
換句話說，就是在吃到飽餐廳用餐時，拿一個可裝五種菜色的盤子，不能再多了。既然只能選擇五種，就要確定拿到的是既營養(yǎng)又好吃的菜色。
怎樣運用時間，才算得當(dāng)？確認你的清單能夠運用你的能力、包容你的缺點、強調(diào)你的獨特之處，并反應(yīng)出你的熱情，那就對了。同樣重要的是，也要包括接受挑戰(zhàn)、與他人合作的機會，以及受到認可的機會。
一旦確認能夠反應(yīng)上述元素的領(lǐng)域，接下來就得針對不適合放入盤里的東西，做出困難的決定。
當(dāng)決定好你的五個重點之后，把95％的時間用在上面，剩下的5％用來做其他零碎的事：幫忙同事；換機油；讀完iPad的評價（然后排隊去買一臺），這些都能運用那5％的時間去完成。但如果這些事占用你20％的時間，那表示你花太多時間在別人的要務(wù)或無聊的生活瑣事上，沒有留足夠的時間來進行自己的要務(wù)。
有時，你會面臨重點之間的沖突；我就曾遇過，那次是TED邀請我去演講。我覺得TED大會很令人贊嘆，而且演講明顯符合我的「寫作及演講」重點，但日期和伊蓮娜40歲及她父親70歲的慶生會相沖突。最后我決定推掉演講邀請。
并沒有任何公式可幫助你在五個領(lǐng)域之間做抉擇，但當(dāng)沖突發(fā)生時，靜下心來想一想，大多數(shù)時候你會有答案。如果沒有，那這里提供一種方式：想想看你最近花最多時間做哪些事，如果其中有個領(lǐng)域占用的時間明顯較少，就選它，做為平衡。如果不能決定，那選任何一個都好，至少你知道兩個都值得做。
一件一件來 選定要做的事
你已經(jīng)知道這個年度首要的五件事是什么。這些事必須成為每日生活的基礎(chǔ)，也就是你的組織圖。想讓你的年度重點工作有進展，就必須專心把時間投入其中，每天都是如此。
這時，一份有條理的工作清單就能幫上忙。這份清單必須保持單純，否則光是制作工作清單，就又多了一項工作。制作工作清單時，請依據(jù)你的五個領(lǐng)域來分類，然后加上第六類，并標(biāo)示為「其他5％」。以我的某一天為例，工作清單會像這樣：
透過這樣的清單架構(gòu)，把令人手足無措的事項，切分成容易管理又切實可行的工作區(qū)塊，同時確保時間花在對的地方。光說不練沒有意義，要真的花時間去做。我的工作清單就是我的計劃，也是我要投入時間心力的重點。這個架構(gòu)既單純，又有助于專注，是你展開一天的好方法，但功用不僅于此。它還能提供信息，讓我知道自己怎么處理各項重點領(lǐng)域、各領(lǐng)域之間如何建立關(guān)系，以及為了在各領(lǐng)域取得進展所做的努力。
看看前述清單，你會發(fā)現(xiàn)在這個特定日子，「服務(wù)現(xiàn)有的客戶」的比重遠超過「開發(fā)未來的客戶」。只有一天這樣沒關(guān)系，但如果是長久現(xiàn)象，在整個月當(dāng)中，關(guān)于現(xiàn)有客戶的工作都填得滿滿的，而對未來客戶的工作卻空蕩蕩，我就會知道自己必須調(diào)整，才能讓業(yè)務(wù)成長。
當(dāng)工作時間發(fā)生沖突，必須有所取舍時，這個清單架構(gòu)尤其有用。例如有兩個會議都很重要，而我必須擇一參加，這時就可以根據(jù)自己運用時間的多寡，看哪個重點領(lǐng)域的活動較少而做出決定。這能幫助我保持平衡。
另一方面，在「做些有趣的事，照顧好自己」的領(lǐng)域，我也只有一個活動項目，但因為寫作、家人和朋友全是我能量的來源，所以沒有關(guān)系。
我也注意到「其他5％」的活動總是滿的，這些都是非常行政事務(wù)導(dǎo)向的，而且占據(jù)我超過5％的時間。這可能表示我應(yīng)該雇用一位行政人員，或該把一些事項延后，直到行程表空出更多的時間。
只要有條理的把工作列成清單，著重在本年度想完成的目標(biāo)，就可以減少令人窒息、動彈不得的狀況。
18分鐘輕松管理每一天 養(yǎng)成每日實行的好習(xí)慣
你可能不知道：人們在工作時，平均每小時會被打擾4次，而且有40%不會回到被打擾前的工作；有將近95%的經(jīng)理人認為，最浪費他們時間的3件事是不必要的會議、不重要的郵件、冗長的簡報內(nèi)容；而電子郵件與電話造成的分心，會讓人的智商降低10分，比抽大麻的影響高出1倍；一心多用，則會讓生產(chǎn)力下降40%。
成功者都有一個管理工作生活的好習(xí)慣，而這個習(xí)慣可以只占每天的18分鐘：
◆ 上班前花五分鐘，規(guī)劃當(dāng)日工作重點。在打開計算機前，先坐下來，拿出工作清單，看看有哪些項目可以讓這一天變得很有成就。有哪些事項是實際可行的，能讓你更專注在年度重點上，并讓你在一天結(jié)束時感到自己過得很有生產(chǎn)力而成功？然后，把這些項目從工作清單上挪到行事歷。別忘了：要確保清單上的任何項目不會留在那里超過三天，要不是把它們寫入行事歷，就是從清單上拿掉。
◆ 每小時花一分鐘，重新聚焦。把手表、手機或計算機設(shè)定成每小時響一次，然后開始針對行事歷上面列的事項工作。當(dāng)嗶聲響起，深呼吸，問問自己，過去一個小時是否有生產(chǎn)力。然后看一下行事歷，有意識地承諾自己要如何度過下一個小時。一小時接著一小時地管理每一天，別讓時間來管理你。
◆ 下班前花五分鐘，誠實檢討并反省自己。在一天工作即將結(jié)束之際，關(guān)上計算機，回顧今日，問問自己三組問題，例如：今天過得如何？今天學(xué)到了什么？需要向誰回覆最新訊息嗎？快速寫幾封電子郵件或打幾通電話，確保自己與應(yīng)該聯(lián)絡(luò)的人聯(lián)系。
每天給自己18分鐘。你將學(xué)會如何有效管理每一年、每一天、每一刻：掌握專心的秘訣，有效排除干擾；除了管理自己，有熟知如何設(shè)定界線，以防別人浪費自己的時間；不必忙于搞定所有的事，而能在有限時間內(nèi)完成真正重要的事。站高一點看自己，心靈富裕，工作才有效率。
