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GTD時(shí)間管理新手入門　(Getting　Things　Done)

目前版本:2004.4.10 由twhsi刪改整理(EMAIL: joechang1020@yahoo.com.tw)

　　之前由gasolin及amethyst整理, 所有引用的軟件, 圖片, 書(shū)籍, 廠商名稱分別為各個(gè)公司, 個(gè)人所有,轉(zhuǎn)錄時(shí)請(qǐng)注明出處。
由于討論GTD(Getting Things Done)這本書(shū), 將經(jīng)常引用到此書(shū)內(nèi)容，建議可以購(gòu)買. 所有網(wǎng)絡(luò)上可找到參考數(shù)據(jù)網(wǎng)址皆附于本文末.:
英文版原版 Getting Things Done

繁體中文版搞定！－2分鐘輕松管理工作與生活 (Getting Things Done)

簡(jiǎn)體字版盡管去做－－無(wú)壓力工作的藝術(shù)

GTD時(shí)間管理是什么
•；是一種時(shí)間管理的方法
•；對(duì)PALM USER特別有用(因?yàn)镻ALM可以輕易做出數(shù)字化清單)
•；是一套學(xué)習(xí)起來(lái)不簡(jiǎn)單但融會(huì)貫通后功能強(qiáng)大的方法
•；兼顧水平及垂直的思考方式
•；必須養(yǎng)成一種新的生活習(xí)慣才能算真正學(xué)會(huì)GTD時(shí)間管理

GTD時(shí)間管理的做法

•；將事情整理得有條有理的方法
如何把主管交辦事項(xiàng)，自己想到的念頭，一些值得參考的事項(xiàng)(這些都算”雜事”)，收集起來(lái)，放在合適的收件匣。

•；將”雜事”組織化
將這”雜事”組織化，化成一個(gè)個(gè)的行事歷事項(xiàng)，下一步行動(dòng)或任務(wù)，讓你一目了然。

•；將組織后”雜事”化成工作清單
將組織后”雜事”化成一張張的工作清單，并讓你在任何場(chǎng)合都有一份合適的代辦事項(xiàng)清單，有效率地完成工作。

•；行動(dòng)
在適當(dāng)?shù)膱?chǎng)合，地點(diǎn)，時(shí)間下，依照工作清單完成工作事項(xiàng)。
•；檢討
每周固定時(shí)間進(jìn)行檢討，并思考工作不同層級(jí)的事項(xiàng)。

GTD工作流程圖 (GTD的核心)

(請(qǐng)?jiān)斠?jiàn)附件文件對(duì)此圖有中文對(duì)照說(shuō)明)
基本上GTD的概念是將所有的事放在一個(gè)合適的收件匣(老板交辦事項(xiàng)，自己想到的點(diǎn)子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要實(shí)體的(如三層檔匣，可放賬單，文件，小物品)，也需要收集想法及他人要求的收件匣(如小記事本or PDA)這是所謂的收集。
當(dāng)雜事進(jìn)來(lái)，你必須問(wèn)自己What is this?把這件是弄清楚,否則到后來(lái)還是一件雜事。第二步，你先初步分為可以行動(dòng)和不可以行動(dòng)兩種,可以行動(dòng)的就是下一步動(dòng)作NEXT ACTION。
不可以行動(dòng)事項(xiàng)有以下三種
垃圾桶:指這件一毫無(wú)用處，丟進(jìn)垃圾桶吧
Someday/maybe清單:徒步橫越美國(guó)，登上月球等，你暫時(shí)不能實(shí)現(xiàn)的夢(mèng)想放在這里。
Refernece:參考數(shù)據(jù)。放檔案匣或計(jì)算機(jī)內(nèi)
下一步事項(xiàng)行動(dòng)又有以下幾種
規(guī)劃任務(wù)(也是一種下一步行動(dòng))
處理任務(wù)事項(xiàng)(多步驟的下一步行動(dòng))
執(zhí)行單一下一步行動(dòng)(兩分鐘內(nèi)的事項(xiàng))
所以所有的事都有下一步行動(dòng)了，所有的下一步行動(dòng)現(xiàn)在要再做進(jìn)一步組織，你現(xiàn)在有時(shí)間時(shí)，兩分鐘內(nèi)的事就立刻完成，無(wú)法兩分鐘內(nèi)完成的又分為三種
一 .等待清單，這件事要委托他人完成，所以授權(quán)后放入等待清單。(如請(qǐng)老婆去領(lǐng)錢，叫你的下屬完成某件企劃案)
二 .Claendar 這件事情需要在特定的時(shí)間或日期去做，此時(shí)要將這件是放在DATEBOOK或行事歷中紀(jì)錄下來(lái)。(如參加婚禮，和朋友約會(huì)，開(kāi)會(huì)時(shí)間)
三 .下一步活動(dòng)清單不能在兩分鐘內(nèi)完成，不能授權(quán)出去，并非要在特定時(shí)間下完成，此時(shí)才是列入所謂下一步行動(dòng)清單。此時(shí)我會(huì)用PALM的TO DO來(lái)放置。

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發(fā)表于 2004-4-13 01:00 資料文集短消息

GTD工作流程圖五大步驟

●1.收集 (Collecting)
將所有的事放在一個(gè)合適的收件匣(老板交辦事項(xiàng)，自己想到的點(diǎn)子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要實(shí)體的如三層文件匣，也需要計(jì)想法事件的如小記事本or PDA，這是所謂的收集。
●2. 整理 (Processing)
第二步是要整理，我們收集到一個(gè)程度，就需要做某程度的整理工作，
例如一天一次或一天數(shù)次，GTD書(shū)上說(shuō)要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事務(wù)的程度為整理的頻率。這時(shí)你把收件匣的東西拿出來(lái)，分門別類一下(如垃圾參考數(shù)據(jù) 孵化數(shù)據(jù) 任務(wù) 計(jì)劃中的任務(wù)列在行事歷的事件授權(quán)給他人處理的事件下一步行動(dòng)=>存到一個(gè)可以提醒你的系統(tǒng)兩分鐘內(nèi)的行動(dòng)=>立即執(zhí)行)
●3. 組織 (Organizing)
第三步要組織，其實(shí)要組織的概念就是檔案系統(tǒng)及工作清單兩種概念。
(1)檔案系統(tǒng)
　檔案系統(tǒng):需要建立一個(gè)可以收藏你所有要參考數(shù)據(jù)的檔案系統(tǒng)，我有一個(gè)一每日每月收藏檔案的系統(tǒng)，也有一個(gè)依數(shù)據(jù)不同收藏?cái)?shù)據(jù)的檔案系統(tǒng)，計(jì)算機(jī)數(shù)據(jù)系統(tǒng)可以搜尋，但要有備份。
如此任何檔案我?guī)缀蹩梢栽谝环昼妰?nèi)找到。
(2)工作清單
　基本上分任務(wù)清單，下一步行動(dòng)清單，等待清單，未來(lái)／某一天清單
　a.下一步清單
　　先說(shuō)下一步清單基本上這是重要的清單，當(dāng)你下一步清單超過(guò)五拾個(gè)時(shí)，你就不能用一張清單列出來(lái)，這樣會(huì)看不出哪件事要先做，所以要分類。
　　目前分類的方式主要是采已地點(diǎn)為主如家中，工作地點(diǎn)，外出，計(jì)算機(jī)前，電話旁等。如此你的工作效率會(huì)大大提升。
　b. 任務(wù)清單
　　此部分列出目前進(jìn)行中任務(wù)，可以用MEMO, Bonsai, Projects等軟件另行列出等待清單:你授權(quán)給人做時(shí)，要有一張清單讓你可一追蹤交辦事項(xiàng)的進(jìn)度。
c. 未來(lái)／某一天清單
　　你想到的點(diǎn)子，未來(lái)才要實(shí)現(xiàn)的計(jì)劃等。
d. 授權(quán)清單
請(qǐng)別人幫你做的清單放此處。
4. 回顧 (Reviewing) 與檢討 (Checking)
　　　　第四步是要檢討，也就是WEEKLY REVIEW 這部分是一周一次通常我會(huì)在一天的開(kāi)始，中途及結(jié)束作一次 Check (or review)，如果事情沒(méi)有完成，就利用 DateBK5 之 Float, repeat, 改日期，或刪除，讓他各有所屬，完成者則讓他隱藏，這樣萬(wàn)一某天沒(méi) check 時(shí)，還可以日后很快檢視出來(lái)，也就是一天過(guò)去之后，我的行事歷通常都是空白，好像把桌上的公文清空一樣，很有成就感。
Weekly Review就要花很久(起碼兩三個(gè)小時(shí))，我想這是因?yàn)槲业娜蝿?wù)清單中除了任務(wù)的名稱外，我還一并要作任務(wù)的計(jì)劃(PLAN)，所以在MEMO中思考，規(guī)劃，花了不少時(shí)間，我估計(jì)在兩周左右，WEEKLY REVIEW應(yīng)該可以只花約兩小時(shí)(含任務(wù)的規(guī)劃)。但我覺(jué)得時(shí)間省不大下來(lái)，因?yàn)槲疫€一并會(huì)作工作規(guī)劃(作公司一些企劃案的思考)，所以會(huì)花很多時(shí)間。因?yàn)槟惚緛?lái)在做企劃案時(shí)也要花非常久的時(shí)間。用GTD會(huì)讓你將花的時(shí)間更有效率，但如果你是工作狂，
你每天花在工作的不會(huì)較少，只是做出來(lái)的品質(zhì)較精致。
　　5. 執(zhí)行 (Doing)
執(zhí)行抉擇有三模式
1. 選擇當(dāng)下行動(dòng)模式
決定當(dāng)下行動(dòng)可考慮四個(gè)因素場(chǎng)地時(shí)間經(jīng)歷輕重緩急 2. 評(píng)估每日例行工作模式
每日要處理的例行工作有三個(gè)種類
a. 事前規(guī)劃過(guò)的工作
b. 處理每天的突發(fā)事件
c. 界定工作的時(shí)間 3. 檢討工作六個(gè)層次模式
GTD的五種層次 (書(shū)上寫六種，我只用到五層)
a. 跑道(下一步行動(dòng)清單)
b. 一萬(wàn)呎高空(任務(wù)清單)
c. 一個(gè)月到三個(gè)月的短期計(jì)劃
d. 一年計(jì)劃
e. 人生計(jì)劃

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Palm User快速上手>

　　當(dāng)你拿到新PDA, 或隨時(shí)準(zhǔn)備開(kāi)始應(yīng)用GTD來(lái)管理你的時(shí)間與生活時(shí), 馬上可以照下面的方法利用PDA內(nèi)建軟件應(yīng)用GTD:
PALM的四大天王
建立個(gè)人工作流程管理系統(tǒng)
>　　1.Todo-list
●列出所有藏在心中的待辦事項(xiàng)放到收件匣(Todo List)
　　　　　從明天要去佳樂(lè)福買面包. 到把隔壁座位的美眉, 抽時(shí)間陪小孩等都要列出, 將心理的雜事凈空(先不分類)若在50項(xiàng)以下可能您還沒(méi)有列完全.建議再想想有無(wú)遺漏完全記錄下腦海里的意念, 事情不能無(wú)限期留在收件夾里, 如果沒(méi)有采取行動(dòng), 這些事絕對(duì)會(huì)悄悄爬回心頭.
記得要分類一下，如果一開(kāi)始事情不多，分出任務(wù)清單，下一步行動(dòng)清單，等待清單，未來(lái)／某一天清單即可。
下一步行動(dòng)清單可喜再就場(chǎng)所細(xì)分為家中，公司，會(huì)議，電話，計(jì)算機(jī)等。
　　2. Datebook
　　　　將必須在特定時(shí)日完成的行動(dòng)填入Datebook但每月應(yīng)完成事項(xiàng)的清單不應(yīng)該記錄進(jìn)行事歷,

　　3. Memo
　　　　您可以放入?yún)⒖紨?shù)據(jù)，或計(jì)劃中的任務(wù)。

GTD的進(jìn)階運(yùn)用
1. TODO分類設(shè)定
原則上一場(chǎng)所分類，此類文章已經(jīng)有一堆，不另說(shuō)明。
WEEKLY REVIEW

a. WEEKLY REVIEW的目的
GTD的目的在完成一套個(gè)人工作流程管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)需要維護(hù)，所以
就產(chǎn)生所謂review的工作。Weekly Review又是其中最關(guān)鍵的一項(xiàng)。

b. 何謂REVIEW且為何要review
review就是修正你的個(gè)人工作流程管理系統(tǒng)
review的目的是讓自己正確決定出現(xiàn)在進(jìn)行的工作是最該作的事。而其它目前無(wú)法進(jìn)行的事也已經(jīng)有完善的規(guī)劃。個(gè)人工作流程管理系統(tǒng)并非靜態(tài)，你必須隨時(shí)處理以下兩件事
(1)何時(shí)要作review?，(2)要review哪些東西?，并作好定期review的工作，才算真正review系統(tǒng)。

c.何時(shí)要作review呢
檢討工作其實(shí)是在某一清單或行事歷這里兩秒那里三秒的總累積，只要你擁有"清單"你可以在隨處辦公，所以review的工作可以隨時(shí)隨地進(jìn)行。

d.要review哪些東西呢
(1)行事歷:這是最常要檢討的項(xiàng)目。
(2)下一步清單:建立完整個(gè)人工作流程管理系統(tǒng)后，你自然就擁有一份可靠的清單，可供review，但要注意清單的形式(紙張，PDA等)必須是可以隨時(shí)取得的，你才可以隨時(shí)隨地進(jìn)行review。

d.定期review
定期review可以決策行動(dòng)及管理任務(wù)，并造成腦力激蕩的效果。每周利用一些時(shí)間思考，評(píng)估及重整系統(tǒng)，任務(wù)清單及行事歷的內(nèi)容就會(huì)越接近現(xiàn)實(shí)，你也就越能釋放心靈壓力。而維持個(gè)人工作流程管理系統(tǒng)運(yùn)作的關(guān)鍵在于weekly review。

e.何謂WEEKLY REVIEW
就是要重新清空你的腦袋，藉由Collect, Process, Organize,和Review 你所有未完成事項(xiàng) (這四個(gè)動(dòng)作就是更新你的個(gè)人工作流程管理系統(tǒng))，持續(xù)作到你對(duì)自己說(shuō)‘我完全知道我所有還沒(méi)有完成的事了，如果我有時(shí)間且我決定要去作某一件事了，我就能完成。’，這時(shí)你已完成一次完整的weekly review。

f.作WEEKLY REVIEW的正確地點(diǎn)和時(shí)間
地點(diǎn):遠(yuǎn)離人群互動(dòng)的辦公室
時(shí)間:每周固定的兩小時(shí)(我選在會(huì)議最多那天的隔日)

3. 任務(wù)
處理PROJECT(又稱為任務(wù)，泛指需要多步驟才能完成的事件)的方式，為了確認(rèn)項(xiàng)目的執(zhí)行步驟都安排妥當(dāng)，要利用垂直式思考，針對(duì)當(dāng)一任務(wù)深度考量。

任務(wù)的種類可分為三種等級(jí)(在中文版GTD P.54-76)
1. 個(gè)人思考_跑道式-直線操作型只要找出合適的下一步行動(dòng)，一直向下做就可以完成。GTD說(shuō)百分之八十的任務(wù)屬于此類。
2. 個(gè)人思考_應(yīng)用外部工具(MIND MAP，BONSAI，甘特圖 ) 當(dāng)事情較復(fù)雜，要藉助外部工具的協(xié)助才能規(guī)劃得好，GTD說(shuō)百分之十五的任務(wù)屬于此類。
3. 團(tuán)體思考-&&&自然計(jì)劃模式型（或稱信封會(huì)議模式）。任務(wù)非常復(fù)雜或牽涉的人員很多，要使用開(kāi)會(huì)或系統(tǒng)性思考才能規(guī)劃地好，GTD說(shuō)百分之五的任務(wù)屬于此類。

參考網(wǎng)站

GTD網(wǎng)站
http://www.davidco.com
GTD的作者的網(wǎng)站, 有文章和news mail，可以去訂，很不錯(cuò)

GtD_Palm yahoo討論區(qū)
http://groups.yahoo.com/group/GtD_Palm/

Beginners GTD Guide (with LifeBalance)
http://www.llamagraphics.com/bin ... &viewmode=all#1

PalmGear.H.Q
http://www.palmgear.com
可以在上面找到大部份被討論到的軟件

Palmislife討論區(qū)
http://www.palmislife.com

GTDer twhsi的網(wǎng)絡(luò)日志
http://www.wretch.twbbs.org/blog/twhsi

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