上篇我們談到GTD改進后的四個工具，分別是工作籃，下一步行動列表，項目/清單，以及日歷，并簡要介紹了這四個工具。這些工具，你可以在讀完上一篇文章之后就建立起來，但是要掌握這些工具，可能需要一些時間。我們需要時間去挑選讓我們覺得舒服的實現(xiàn)工具，需要時間去熟悉和信任我們的系統(tǒng)，需要時間去改進調(diào)試直到最佳。
好，廢話少說，讓我們看一下這四個習(xí)慣：
1. 收集
正如本系列的第一篇基本概念和習(xí)慣中提到的，第一個習(xí)慣是你要建立起對工作籃的信任，接到任何事務(wù)的時候首先放入工作籃。我們前面講到，你可能有多個工作籃，比如郵件的收件箱，比如桌面上裝文件的工作籃等等。這里我們還是要講一下作為GTD里面最重要的概念的這個工作籃?？纯碯TD里面講的吧：
But we also need to look at a special kind of inbox — your collection tool for your ideas, notes, information given to you on while you’re on the road, tasks you remember you need to do, action items that come out of meetings. In short, everything that comes into your life that’s not in a written or recorded form.
總之，不管是龐大的項目還是一閃而過的靈感，把它寫下來，放到你的工作籃里吧。這樣，你就不再需要耗費腦力去提醒自己還有這么一件事情要做。而且正如那句老話說的，“好記性不如爛筆頭”，寫下來忘記這件事的可能性就微乎其微了，何況你還會定期清理你的工作籃呢。
這個工作籃最好不要由多個工具組成。比如你看了ZTD的介紹熱血上涌，興沖沖買了一個Moleskine筆記本；然后看了天方的介紹開始使用Toodledo；你還有一個iPhone，那么漂亮的Things怎么能不使用；其實你最習(xí)慣的可能是桌子上電腦邊隨手貼的即時貼……過不了幾天，你就會發(fā)現(xiàn)你陷入了同步不同工具的海洋，而這種分裂感讓你感覺極不舒服，于是你把它歸咎于GTD。于是你的GTD時間告一段落?？赡苡行┛鋸?，但是絕對不是危言聳聽。選擇一個且只有一個工具作為你最重要的工作籃吧，這樣至少能減輕您被撕裂的感覺。
隨身攜帶這個工作籃。因為我們可無法預(yù)測什么時候冒出來一個念頭。比如上班的公交車上突然看見一幢建筑想起一個靈感，比如晚上關(guān)了燈你突然想起來明天要做的幾件事……從這個角度來看，可能手機上的應(yīng)用是最合適的工具。但是并不是所有人都習(xí)慣用（已有的）手機輸入。比如我就覺得用手機輸入始終存在一點從想法到記錄的文字之間的障礙，所以我還是比較傾向于使用紙筆工具。雖然紙筆工具在某些時候不算特別方便（比如走路時），但是也有一些特別的好處。也許用手機輸入也需要一些時間去適應(yīng)，或者我們也可以期望工具的進一步發(fā)展吧。
這個習(xí)慣雖然看起來簡單，但是要真正達到傳說中的“黑帶”級恐怕并不容易：
當(dāng)你已經(jīng)處于“黑帶水平”時，你可以像閃電一樣從一只腳轉(zhuǎn)換到另一只腳，并再次回到原位，比如，當(dāng)你處理工作籃時，助手走進來，告訴你有一個情況需要你立刻處理一下。別著急！你的那份工作還在那里，連同其他所有需要處理的事件堆放在一起，當(dāng)你回來時還可以隨手撿起來。在你打電話的等候空隙中，可以掃一眼你的行動清單，了解一下打完電話后可以著手辦理的下一步工作。當(dāng)你等候會議開始時，可以下你隨身攜帶的“閱讀/回顧”文件袋。當(dāng)你與老板的談話打亂你原有的安排，讓你去參加下一個會議前的時間縮短到12分鐘時，你仍然可以不費力地把一段時間的功效發(fā)揮得淋漓盡致。
至于分清任務(wù)的輕重緩急，可以在這里進行，也可以在“處理”這一步進行。至于你是按時間管理四象限法來分，或者只是簡單地標(biāo)上重要和不重要，就看你自己了。因為如李笑來老師所說：
即便，你只用最簡單的方法進行標(biāo)注——只標(biāo)注“重要”和“不重要”。因為你必須分辨“真的重要”和“顯得重要”，以及“真的不重要”和“顯得不重要”。
2. 處理
有工作籃作為收集的工具了，是不是就一勞永逸了？當(dāng)然不是。如果我們只是往里面塞東西，這個工作籃很快就會被塞得滿滿的。這時它就失去了作為大腦緩存的功能了。就像你的Windows開了無數(shù)個程序，結(jié)果把內(nèi)存塞滿了，這時你的機器就只能慢慢爬了。所以GTD中的處理這個環(huán)節(jié)相當(dāng)重要。怎么處理？GTD中出名的橫向流程就是從這里出來的：
（圖出自這里，其實這一類流程圖Google一下挺多的。以前也介紹過一個中文的。）
收集和處理是GTD賴以成功的兩個部分，所以沒有什么好改進的，這里只是重復(fù)一下GTD里面的話：
當(dāng)你完成了加工處理工作籃的活動時，你將：
1、 丟棄你不再需要的一切；
2、 完成任何用不了2分鐘就能搞定的事情；
3、 把任何可以委托他人處理的事情交代出去；
4、 為所有需要超過2分鐘時間的工作注明提示信息，并分類納入你的管理系統(tǒng)之中；
5、 根據(jù)獲取的信息，明確你目前一些較為重要的工作和任務(wù)。
還有幾個基本原則
1、 從最上面的一項開始處理。
2、 一次只處理一件事情。
3、 永遠不要把任何事情再次放回工作籃
這里有一個問題，什么時候處理和清空你的工作籃？這是我當(dāng)時讀完GTD的一個疑問。后來自己實踐以及讀到一些相關(guān)內(nèi)容之后發(fā)現(xiàn)，其實我基本只需要每天兩次左右就差不多了，我是選擇每天睡覺之前和到辦公室之后。一般來說這兩個時間段比較少其他事情的打擾。如果您特別忙的話，中午吃過午飯再清理一次應(yīng)該基本就差不多了吧。而每次處理的時間大概15分鐘也就足夠了。處理工作籃也同時是一個回顧和計劃的過程。我們說GTD缺乏對目標(biāo)的追問和回顧，以及沒有分清事情的輕重緩急。處理就是每天的一個好時機。我們是需要分辨工作籃里的事項是不是可執(zhí)行的，但是更重要的是，分清這件事到底是不是真的重要。這也是把進入我們工作和生活的事務(wù)與我們的目標(biāo)相匹配并決定是說“Yes”還是說“No”的時候（昨天的每周文摘中我們也談到了）。
另外，Lifehack的Back to Basic系列中也有一些關(guān)于處理的小提示，值得一看。其中講到，如果清理工作籃時遇到某些項目因為缺乏信息、資源、緊急性或者授權(quán)而不能馬上處理的，千萬不要又把事情放到工作籃里，而是作為一個暫停的項目保存起來。
When an item hits your inbox that you’re not able to deal with immediately, it becomes a project – an outcome that will take several steps to accomplish. And the first step in that project is to solve the problem, to fill the lack that’s preventing you from completing the task.
相比之下，這個習(xí)慣可能是四個習(xí)慣里面最容易養(yǎng)成的。
3. 執(zhí)行
列好了下一步行動清單，接下來就是執(zhí)行這個清單了。我們在GTD的缺失和局限性里講到GTD中對于如何去做（尤其是一些需要較長時間集中精力的創(chuàng)造性活動）著墨并不多。但是完全按照清單心無旁騖地去完成事務(wù)，恐怕是幾個習(xí)慣里面最難養(yǎng)成，也是最重要的一個習(xí)慣了。
ZTD提出的解決方案是拋棄下一步行動清單。而采用每天最多三個“最重要事項（Most Important Things, MITs）”的方法。至于其他的雜事，則放到一起找一個時間集中處理。其實放在一起還是一個“今日事項”，標(biāo)出最重要的三項而已。至于叫什么我們不用太計較，有興趣的同學(xué)可以嘗試咯。
上周的每周文摘中正好談到這個問題，總結(jié)起來不外乎幾項：
- 明確目的，給自己點激勵
- 放手去做，開始做最重要
- 減少干擾，尤其是來源于自己的干擾
- 給自己點獎勵或者懲罰
而眾多相關(guān)文章也給了我們一些執(zhí)行過程中要注意的事項，比如：
不要嘗試“多任務(wù)”，尤其是在執(zhí)行重要任務(wù)的時候。不停地在不同任務(wù)之間切換會降低效率，因為每次切換過來你的大腦都需要一定時間去熟悉那些內(nèi)容。李笑來老師給出了一些原則：
同時做兩件事兒的訣竅在于， 1) 其中一件事兒最好是機械的，少點技術(shù)含量的； 2) 另外一件事兒不是特別需要大量腦力支持的；3) 兩件事兒都應(yīng)該是確實有效用因而值得時間投資的。
如果有來自別人的打擾怎么辦？我們之前有一系列注意力相關(guān)的文章，有興趣的話鏈過去閱讀咯。
另外，ZTD建議，如果感覺到查Email或者上IM的壓力，停下來，深呼吸，重新專注到目前的工作上，然后再開始手上的工作。也就是說，如果你內(nèi)心那個讓你分心的聲音大到你已經(jīng)無法專注于手上的工作，那么干脆先停一下，調(diào)整一下自己的注意力，然后再開始工作。
在四個習(xí)慣中，這個習(xí)慣可能是最難養(yǎng)成的。所以，給自己多一些時間來適應(yīng)吧。
4. 回顧與計劃
再好的系統(tǒng)如果疏于維護也會像沒有人管的荒園，迅速地長滿野草的。這就是我們要強調(diào)的GTD的第四個習(xí)慣：回顧與計劃。其實GTD里面只是講回顧，也就是上面那張圖中的第四步。頻率呢，則是每周一次，叫做每周回顧。不過經(jīng)過我們前面的分析發(fā)現(xiàn)，GTD里面沒有對于目標(biāo)的追問和回顧，只是講我們偶爾要上升到三萬（或者五萬？）英尺的高空，鳥瞰一下我們的生命（另一個比喻是在河里的魚蹦出河面看到生命之河的流向？）。其實，每周回顧就是一個檢查我們的目標(biāo)，并且計劃我們未來一周的短期目標(biāo)的時間。不管你的目標(biāo)是什么，以及你是否已經(jīng)建立起個人領(lǐng)導(dǎo)系統(tǒng)（Personal Leadership System，來自The Essential Missing Half of Getting Things Done）每周回顧都可以幫助你。每周的回顧和計劃是建立起你的目標(biāo)和實踐之間聯(lián)系的樞紐。
正如李笑來老師所說，“長期計劃是需要通過實踐才能習(xí)得的能力”，而“有一些時候計劃是沒有必要的”，因為：
無論計劃簡單還是復(fù)雜，缺乏切實的行動就注定會失敗或者失效。
很多的時候，沒必要做計劃的原因有兩個：除了前面提到過的“大多數(shù)計劃其實非常簡單”之外，另外一個是“初始狀態(tài)下，我們往往實際上并沒有能力去制定合理有效的計劃”。因為做任何事情，我們都可能要經(jīng)歷相同的過程：逐步熟悉，小心摸索，失敗失敗再失敗，認真反思，卷土重來，直至成功。而在最初甚至連基本的認知都沒有的時候，制定出來的計劃十有八九只不過是空談。
但是就像這句話說的：
The future can be created, not simply exprienced or endured.
所以我們對于思考清楚的目標(biāo)，還是有必要計劃和回顧。ZTD的建議是每周列出下一周要完成的“大石頭”，實際上也就是一周的短期目標(biāo)，而數(shù)量則是4-6項比較好。ZTD的回顧內(nèi)容如下：
- 回顧你的長期目標(biāo)，中期目標(biāo)和短期目標(biāo)。
- 回顧你的筆記。
- 回顧你的日程表。
- 回顧你的清單。
- 設(shè)定你的短期目標(biāo)和放置你的“大石塊”。
（褪墨上有ZTD的全部翻譯，有興趣的同學(xué)可從此前往^^）
我們之前在每周回顧：概念、要點、工具里面也給出了我們閱讀和思考的結(jié)果。另外，對于回顧和計劃的內(nèi)容，每個人都不盡相同，所以也需要我們在實踐中不停地改進，就像《黑客帝國》中的母體利用錫安不斷改進矩陣一樣。當(dāng)你某次回顧的時候發(fā)現(xiàn)你的每周回顧清單似乎缺了什么而有的回顧內(nèi)容你已經(jīng)好久沒用過的時候，就是改進這個列表的時候啦。
四個習(xí)慣寫完了，我覺得基本寫出了我對GTD的理解以及從相關(guān)閱讀中了解到的改進。當(dāng)然，此系列文章會持續(xù)修改，歡迎朋友們分享在這個問題上的思考。另外，我想說的是，既然是習(xí)慣，那么就需要一些時間去養(yǎng)成。ZTD中講最好一次養(yǎng)成一個習(xí)慣，而“養(yǎng)成任何非天生的習(xí)慣，都是需要掙扎才能做成的事情”，所以，不要想一蹴而就或者去好高騖遠，對自己多一些耐心吧。
