時(shí)間管理 人的記憶和注意力集中是很有限的，沒(méi)法同時(shí)記著很多事情，做很多事情。 如果沒(méi)有工具和方法的幫助，可能你會(huì)重要的事情到后來(lái)才發(fā)現(xiàn)沒(méi)有分配足夠的時(shí)間作好，不重要的事情做了一堆（而且有時(shí)正是因?yàn)榍耙患](méi)做好才會(huì)多出后來(lái)幾件，進(jìn)入惡性循環(huán)）。 這樣幾次之后，你知道要記住重要的事情，可是平時(shí)注意力很容易轉(zhuǎn)移，心里又惦記著還有什么事情，不要不小心忘了...另外，正是因?yàn)槲覀兊馁Y源往往不夠，才需要GTD，這種情況下就要有取舍，沒(méi)有條理，就很容易把有限的資源做了不合理的分配。 GTD會(huì)給你催促自己趕快完成的印象，也許是那個(gè)兩分鐘以內(nèi)的事情要立刻做完這一點(diǎn)，其實(shí)這樣正是為了快點(diǎn)解決（或者前進(jìn)一步，然后放到以后的計(jì)劃里），從而不用把本來(lái)可以立刻解決的事情也放到計(jì)劃里擾人心意。 重要的事情不會(huì)忘的，等到后果出現(xiàn)的時(shí)候自然也回想起來(lái)，關(guān)鍵就是是否安排好了時(shí)間在太晚之前完成。 時(shí)間管理是什么 ●將事情整理得有條有理的方法。 如何把主管交辦事項(xiàng)，自己想到的念頭，一些值得參考的事項(xiàng)，整理的有條有理的方法。 ●將事項(xiàng)組織化 將這些事項(xiàng)組織化，化成一個(gè)個(gè)的任務(wù)，讓你一目了然。 ●將任務(wù)化成工作清單 將任務(wù)化成一張張的工作清單，并讓你在任何場(chǎng)合都有一份合適的代辦事項(xiàng)清單，有效率地完成工作。 工作流程 基本上GTD的概念是將所有的事放在一個(gè)合適的收件匣(老板交辦事項(xiàng)，自己想到的點(diǎn)子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要實(shí)體的(如三層文件匣)，也需要計(jì)想法事件的(如小記事本or PDA)這是所謂的收集。 NEXT ACTION 和 DATEBOOK 是完全不同的，并非是不同的分類(lèi) 當(dāng)雜事進(jìn)來(lái)，你先初步分為可以行動(dòng)和不可以行動(dòng)兩種,可以行動(dòng)的就是下一步動(dòng)作NEXT ACTION， 下一步行動(dòng)又有以下幾種 規(guī)劃任務(wù)(也是一種下一步行動(dòng)) 執(zhí)行任務(wù)事項(xiàng)(多步驟的下一步行動(dòng)) 執(zhí)行單一下一步行動(dòng) 所以所有的事都有下一步行動(dòng)了，所有的下一步行動(dòng)現(xiàn)在要再做進(jìn)一步分類(lèi)， 你現(xiàn)在有時(shí)間時(shí)，兩分鐘內(nèi)的事就立刻完成，無(wú)法兩分鐘內(nèi)完成的又分為三種 一 .等待清單，這件事要委托他人完成，所以授權(quán)后放入等待清單。(如請(qǐng)老婆去領(lǐng)錢(qián)，叫你的下屬完成某件企劃案) 二 .Claendar 這件事情需要在特定的時(shí)間或日期去做，此時(shí)要將這件是放在DATEBOOK或行事歷中紀(jì)錄下來(lái)。(如參加婚禮，和朋友約會(huì)，開(kāi)會(huì)時(shí)間) 三 .下一步活動(dòng)清單 不能在兩分鐘內(nèi)完成，不能授權(quán)出去，并非要在特定時(shí)間下完成，此時(shí)才是列入所謂下一步行動(dòng)清單。此時(shí)我會(huì)用PALM的TO DO來(lái)放置。 ●1.收集 (Collecting) 將所有的事放在一個(gè)合適的收件匣(老板交辦事項(xiàng)，自己想到的點(diǎn)子，今天收到的喜帖等)，收件匣需要實(shí)體的如三層文件匣，也需要計(jì)想法事件的如小記事本or PDA，這是所謂的收集。 ●2. 整理 (Processing) 第二步是要整理，我們收集到一個(gè)程度，就需要做某程度的整理工作， 例如一天一次或一天數(shù)次，GTD書(shū)上說(shuō)要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事務(wù)的程度為整理的頻率。這時(shí)你把收件匣的東西拿出來(lái)，分門(mén)別類(lèi)一下(如垃圾參考資料 孵化資料 任務(wù) 計(jì)畫(huà)中的任務(wù)列在行事歷的事件 授權(quán)給他人處理的事件下一步行動(dòng)=>存到一個(gè)可以提醒你的系統(tǒng)兩分鐘內(nèi)的行動(dòng)=>立即執(zhí)行) 這一個(gè)表在GTD那一本書(shū)有里面有。 流程圖 ●3. 組織 (Organizing) 第三步要組織，其實(shí)要組織的概念就是檔案系統(tǒng)及工作清單兩種概念。 檔案系統(tǒng) 檔案系統(tǒng):需要建立一個(gè)可以收藏你所有要參考資料的檔案系統(tǒng)，我有一個(gè)一每日每月收藏檔案的系統(tǒng)， 也有一個(gè)依資料不同收藏資料的檔案系統(tǒng)，電腦資料系統(tǒng)可以搜尋，但要有備份。 如此任何檔案我?guī)缀蹩梢栽谝环昼妰?nèi)找到。 工作清單 基本上分任務(wù)清單，下一步行動(dòng)清單，等待清單，未來(lái)／某一天清單 下一步清單 先說(shuō)下一步清單基本上這是重要的清單，當(dāng)你下一步清單超過(guò)五拾個(gè)時(shí)，你就不能用一張清單列出來(lái)，這樣會(huì)看不出哪件事要先做，所以要分類(lèi)。 目前分類(lèi)的方式主要是采已地點(diǎn)為主如家中，工作地點(diǎn)，外出，電腦前，電話旁等。如此你的工作效率會(huì)大大提升。 任務(wù)清單 此部分列出目前進(jìn)行中任務(wù)，可以用MEMO, Bonsai, Projects等軟體另行列出等待清單:你授權(quán)給人做時(shí)，要有一張清單讓你可一追蹤交辦事項(xiàng)的進(jìn)度。 未來(lái)／某一天清單 你想到的點(diǎn)子，未來(lái)才要實(shí)現(xiàn)的計(jì)畫(huà)等。 4. 回顧 (Reviewing) 與檢討 (Checking) 第四部是要檢討，也就是WEEKLY REVIEW 這部分是一周一次通常我會(huì)在一天的開(kāi)始，中途及結(jié)束作一次 Check (or review)，如果事情沒(méi)有完成，就利用 DateBK5 之 Float, repeat, 改日期，或刪除，讓他各有所屬，完成者則讓他隱藏，這樣萬(wàn)一某天沒(méi) check 時(shí)，還可以日后很快檢視出來(lái)，也就是一天過(guò)去之后，我的行事歷通常都是空白，好像把桌上的公文清空一樣，很有成就感。(6) check 后，接回 (2) 繼續(xù)整理，這樣比較符合 "Plan-Do-Check-Act" 的品質(zhì)管理循環(huán)。 Weekly Review就要花很久(起碼兩三個(gè)小時(shí))，我想這是因?yàn)槲业娜蝿?wù)清單中除了任務(wù)的名稱(chēng)外，我還一并要作任務(wù)的計(jì)畫(huà)(PLAN)，所以在MEMO中思考，規(guī)劃，花了不少時(shí)間，我估計(jì)在兩周左右，WEEKLY REVIEW應(yīng)該可以只花約兩小時(shí)(含任務(wù)的規(guī)劃)。但我覺(jué)得時(shí)間省不大下來(lái)，因?yàn)槲疫€一并會(huì)作工作規(guī)劃(作公司一些企劃案的思考)，所以會(huì)花很多時(shí)間。因?yàn)槟惚緛?lái)在做企劃案時(shí)也要花非常久的時(shí)間。用GTD會(huì)讓你將花的時(shí)間更有效率，但如果你是工作狂， 你每天花在工作的不會(huì)較少，只是做出來(lái)的品質(zhì)較精致。 5. 執(zhí)行 (Doing) 快速上手 當(dāng)你拿到新PDA, 或隨時(shí)準(zhǔn)備開(kāi)始應(yīng)用GTD來(lái)管理你的時(shí)間與生活時(shí), 馬上可以照下面的方法利用PDA內(nèi)建軟體應(yīng)用GTD: Todo List 熟悉以后可以用Datebook, shadow plan, lifebalance等軟體代替 ●列出所有藏在心中的待辦事項(xiàng) 從明天要去佳樂(lè)福買(mǎi)面包. 到把隔壁的美眉, 抽時(shí)間陪小孩等都要列出, 將心理的雜事凈空(先不分類(lèi))若在50項(xiàng)以下可能您還沒(méi)有列完全.建議再想想有無(wú)遺漏完全記錄下腦海里的意念, 事情不能無(wú)限期留在收件夾里, 如果沒(méi)有采取行動(dòng), 這些事絕對(duì)會(huì)悄悄爬回心頭. ●清空收件夾 兩分鐘內(nèi)可以完成的下一步行動(dòng)就要馬上執(zhí)行, 一次只處理一件事, 而且對(duì)每件事都要做出決定. ●剩下項(xiàng)目分類(lèi)置入組織系統(tǒng) 一次處理一件事, 分類(lèi)好并決定了下一步也就結(jié)束了對(duì)這件事的牽腸掛肚.想清楚可以在哪里, 以及不能在哪里進(jìn)行這些行動(dòng), 并以此組織清單. DateBook 將必須在特定時(shí)日完成的行動(dòng)填入Datebook但每月應(yīng)完成事項(xiàng)的清單不應(yīng)該記錄進(jìn)行事歷, MEMO 堆放次級(jí)清單 ADDRESS 將電話號(hào)碼寫(xiě)在聯(lián)絡(luò)對(duì)象旁邊以免為找電話號(hào)碼而嚴(yán)遲回電意愿.(善用各軟體中的Phone lookup功能) 主要軟體使用 GTD by palm 之軟體組合 大致上使用 行事歷軟體(Datebook) + 待辦事項(xiàng)軟體(To Do List) + 大綱或?qū)０腹芾碥涹w(outliner) 來(lái)達(dá)成 . Underlying Approach – (1) Use software so as to minimize the number of places I have to look and input to have control – This is definitely a carryover from my "One Minute Manager" Days. Make the software work for me, not the other way around. (2) Minimize the number of categories or focus areas. The sheer number of categories I once used required too much of my time filing items into the proper categories – a time waster that came from organizing time itself, i.e. it was self-defeating! (3) Focus on the issues in my life, not someone else‘s life. (4) Use the KISS system ("Keep It Simple Stupid"). If the system is too complex or too much of a time-consuming task to keep up with it, I won‘t use it, at least not for long. 行事歷軟體(Datebook) 使用一個(gè)行事歷軟體，如原機(jī)的 Datebook，Datebook+，ksDatebook?；蛴谜闲蛙涹w，如，agendus(actioname) ， Datebk4/5。如果可以知道日期或期限者，直接放入行事歷，其余都依照不同性質(zhì)放入不同的類(lèi)別待辦事項(xiàng)(Todo list)，這樣行事歷才能維持清爽，避免被太多的事件被寫(xiě)到行事歷，維持行事歷這一個(gè)“圣地”。 確定時(shí)間的雜事用datebook最合適。如果用datebook去管理事項(xiàng)，就又覺(jué)得只適合做具體的，確定時(shí)間日期的一些雜事。很多目前還不確定，或者并不一定要某天某時(shí)來(lái)做，或者定了一個(gè)時(shí)間到時(shí)沒(méi)做繼續(xù)往后推的話，datebook這種以時(shí)間為中心的方式就還是不太適合。datebk5一個(gè)很受歡迎的特性float event其實(shí)就是不定時(shí)間，今天沒(méi)完成就繼續(xù)往后推。而agendus我很喜歡他的地方也是todo和datebook放在一起顯示，這些不那么確定的事情其實(shí)和datebook里定的是同類(lèi)的。 ●ksdatebook ●datebbook 4/5 ●agendus 待辦事項(xiàng)軟體(To Do List) To Do list比較適合用于把project的每個(gè)功作分到很細(xì)再來(lái)一項(xiàng)一項(xiàng)完成. 記得好像是在life balance俱樂(lè)部里有看過(guò), 要比工作細(xì)分到可以在十五分鐘, 最多不超過(guò)一個(gè)下午的時(shí)間. 細(xì)分到這種程度來(lái)用To Do List會(huì)比較好用. 用TO DO整理NEXT ACTIONS，而任務(wù)清單在MEMO中整理，如果NEXT ACTIONS太多，我會(huì)把一部分丟回Someday/Maybe，所以我的NEXT ACTIONS及WAITING FOR合計(jì)64個(gè)，DAILY REVIEW(清收件匣，整理TO DO PLUS內(nèi)的NEXT ACTIONS及WAITING FOR，及兩分鐘以下的NEXT ACTIONS)花約30分鐘。 有人覺(jué)得原機(jī)所附的 To Do List 比較沒(méi)有效率，可以改用加強(qiáng)型 Todo ，如 Todo plus?；蛴谜闲蛙涹w ，如agendus(actioname) ， Datebk4/5。 ●TODO分類(lèi)設(shè)定 在 GTD 中文版一書(shū) p. 35 那張工作流程圖，當(dāng)雜物經(jīng)過(guò)處理之后，除了丟進(jìn)垃圾桶外，其余共有下列幾種類(lèi)別的事件： 1) 也許/將來(lái)有一天 -> someday 2) 參考用 -> reference 3) 多步驟任務(wù) (專(zhuān)案) -> project 4) 等候 (委派) -> waiting for 5) 下一步行動(dòng) (延后) -> Next action 6) 行事歷 -> datebook 7) 執(zhí)行 (兩分鐘內(nèi)者，馬上作) Next Action 與 Project 之區(qū)別，Project 在此定義為多步驟的事件，Next Action 定義為單一步驟，Project 如果需要不一定是要每周才 Review，如果這是持續(xù)的計(jì)畫(huà)，可以直接寫(xiě)到 Datebook，但是執(zhí)行時(shí)之細(xì)部則看 Project。因此 Project 可能是行事歷/someday/next action/... 等。 下面分類(lèi)是GTD作者最近在他的網(wǎng)站上發(fā)表的個(gè)人分類(lèi)設(shè)定方式: Projects 又稱(chēng)為任務(wù)，泛指需要多步驟才能完成的事件很大的project，在計(jì)畫(huà)好之后，大部份都會(huì)有個(gè)outline之類(lèi)的東西，可以把這個(gè)outline存在project的notes里，當(dāng)作reference.todo只負(fù)責(zé)記下個(gè)步驟，而project需要的參考資料等等應(yīng)該是另外放在其他地方的。也許可以搭配個(gè)out-line一起使用看看。另外，project獨(dú)立一個(gè)類(lèi)別，可能會(huì)比較容易review一點(diǎn)。review的時(shí)候就切換到 project類(lèi)別，然后，依序拿出各project的參考資料看看目前的執(zhí)行狀況、接下來(lái)該干嘛之類(lèi)的，順便把另外想到的東西加進(jìn)來(lái)。 可以嘗試用下面介紹的projects軟體來(lái)另列project. Someday/Maybe 你想到的點(diǎn)子，未來(lái)才要實(shí)現(xiàn)的計(jì)畫(huà)等projects I might want to do in the future @Agendas items to cover with specific people when I am with them in person or on the phone. Each person is listed as a to-do, and the things to go over with them are listed in the attached Notes field @Anywhere actions that can be done pretty much wherever I am @Call 除了用phone lookup找到電話外, 一定要加注"Next Action"--打過(guò)去后要采取的行動(dòng),才不會(huì)當(dāng)看到事項(xiàng)中寫(xiě)著要打給人時(shí)還得先想是為了什么事要打給他,. 這樣事情仍然在腦袋里打轉(zhuǎn), 沒(méi)有達(dá)到一但寫(xiě)下就不再牽掛的目的.所以寫(xiě)下@call待辦時(shí)一定要先想清楚打給誰(shuí), 打過(guò)去要討論的事項(xiàng)等問(wèn)題, 在寫(xiě)下待辦時(shí)一次決定好才不用牽掛. @Computer @Com-Online @Errands out-and-about things to do I can do while Im traveling as well as at home雜務(wù)清單 @Home actions that have to be done at home @Office actions that have to be done at my office.如果在家工作, 與@HOME項(xiàng)目可以合并;若是學(xué)生可以將此項(xiàng)當(dāng)作@Study使用(或舍棄). @Waiting For... 授權(quán)給人做時(shí)，要有一張清單讓你可一追蹤交辦事項(xiàng)的進(jìn)度 actions and projects other people are doing I care about 所有委派任務(wù)都該標(biāo)注日期 其他 常設(shè)會(huì)議以及時(shí)常要應(yīng)付的人各需要一張議程清單 ●projects www.sourceforge.net/projects/projects4palmos 加強(qiáng)型的todo，可以非常清楚地用來(lái)管理進(jìn)度，由projects的文件得知, 可以依以下方法共用內(nèi)建ToDo程式的資料: 1. 首先建一個(gè)新專(zhuān)案, 這個(gè)專(zhuān)案等一下我們將用來(lái)取得共用內(nèi)建的ToDo列表資料. 我們假設(shè)新建的專(zhuān)案名字叫作 "myOldToDos". 2. 開(kāi)啟 Filez 或其他你喜愛(ài)的檔案管理工具, 并且找到 "myOldToDosPRJT" 這個(gè)檔案. 3. 刪除剛剛在Projects中建立的 "myOldToDosPRJT" 檔案 (別急著問(wèn)問(wèn)題, 耐心看下去). 4. 現(xiàn)在找到 "ToDoDB" 這個(gè)檔案, 這個(gè)檔案就是內(nèi)建To-Do程式儲(chǔ)存to-do 列表資料的地方. 5. 將 "ToDoDB" 檔名改為"myOldToDosPRJT" 并選save儲(chǔ)存. 完成上列步驟后你就可以開(kāi)啟 "myOldToDos" 專(zhuān)案并且看到來(lái)源自內(nèi)建To-Do程式的To-Do列表. 在Projects主頁(yè)面選單上選擇 "Rescan "以更新ToDo顯示在Projects主頁(yè)面的資料. 設(shè)定好后因?yàn)檫@個(gè)專(zhuān)案跟內(nèi)建的ToDo共用相同資料, 當(dāng)然連你在To-Do里面的分類(lèi)設(shè)定等也將完整保留喔. 任何時(shí)候還是可以回到內(nèi)建的ToDo程式里觀看.如果有怪怪的情況再 Rescan 一次即可將ToDo轉(zhuǎn)移到rojects后, 測(cè)試過(guò)同步等功能仍舊完全正常. 推薦OS4.0以下使用者拿來(lái)直接代替內(nèi)建的ToDo. ●TODO PLUS by katzel 把Todo list的類(lèi)別項(xiàng)目主要以地點(diǎn)來(lái)分, 有Home, Work, Downtown; 也有例外, 如: Internet, Contact, 這是泛指只要能上線或有電話就能執(zhí)行的項(xiàng)目, 所以不是地點(diǎn), 而是所需設(shè)備的限制. 這樣一來(lái), 人在什么地方, 或是有什么設(shè)備, 就能依此去找出那些事是要做的. 再來(lái)是priority. 一般是設(shè)在3, 即重要, 但不緊急的事情; 若有緊急, 但較不重要的, 則設(shè)為2; 緊急且重要的, 當(dāng)然是1了. 至于4及5, 則是不緊急, 且不重要的事. 一般是設(shè)為5. 除非有特殊情形才會(huì)往上提升一級(jí). 反正本來(lái)就不急, 就等前面的事做完了再說(shuō). 再來(lái)是due date及filter的配合使用. 我喜歡Todo Plus的最重要原因是, 它可以只顯示出明天, 或未來(lái)七日, 或當(dāng)周及下周的待辦事項(xiàng). 這個(gè)可以讓我一目了然, 知道未來(lái)的一周內(nèi)有那些事要做, 并可以隨時(shí)調(diào)整due date及priority. 有新的想法, 則一律先不設(shè)due date 及category, priority則先設(shè)于5. 等有時(shí)間安排時(shí), 則要連同到期日一并設(shè)入, 這樣可以給自己一些時(shí)間性, 限時(shí)執(zhí)行, 不必怕一些想法就一直拖下去, 到頭來(lái)還是空想. 對(duì)于中長(zhǎng)期目標(biāo)的管理是很有用的. 重覆性的事情, 則可以善用ToDo Plus的Repeat功能, 這又是一個(gè)我不得不用的優(yōu)點(diǎn). 看是要每隔幾日, 幾周, 幾個(gè)月要重覆一次都可以. 如此就可以大膽放心的把所有routine的事情全設(shè)在里面, 這次做完, 它會(huì)自動(dòng)再產(chǎn)生一個(gè)相同的項(xiàng)目, 在你所要的時(shí)間點(diǎn)上. 不必重覆一次次地輸入相同的事項(xiàng). 非常方便. 就先寫(xiě)到這里, 這是我對(duì)生活的全面性管理. 當(dāng)然, 唯一的壞處就是, 如果哪天PDA掛了, 電腦中又沒(méi)有即時(shí)備份, 那生活就會(huì)陷入完全的混亂了. ● lifebalance 真正更麻煩的，是很多要做的事情，重要程度不同，時(shí)間不同，或者根本不確定，以后可能確定，或者定下來(lái)又改動(dòng)，等等等等。這些，統(tǒng)統(tǒng)列在todo list里就太雜亂了，用樹(shù)形結(jié)構(gòu)也許能好一些，但是很多時(shí)候沒(méi)有那么理想的邏輯關(guān)系，或者有，但是層次太深。這樣，用任何todo增強(qiáng)都無(wú)法和life balance相比。因?yàn)閘ife balance首先從地點(diǎn)上篩選掉了一批，然后從地點(diǎn)的open time篩掉一批，然后如果有時(shí)間要求，根據(jù)lead time，到時(shí)再提前出現(xiàn)，把不著急的又篩掉一批。剩下的，life balance給你計(jì)算排序。排出來(lái)看著肯定是比較雜亂的，不在一個(gè)層次。但是首先作重要的，花時(shí)間少的，然后是不那么重要，立刻可以做完的，然后是重要的，花時(shí)間多的，然后是不重要又花時(shí)間多的。這個(gè)順序是很好的。剛開(kāi)始的時(shí)候，很難把importance, effort,估計(jì)得很準(zhǔn)，排序排得很好，沒(méi)關(guān)系，第一life balance列出來(lái)的只是參考，不是法則。是人用，不是他用人。但這并不是不去學(xué)習(xí)放棄的藉甚。以后慢慢的自然會(huì)調(diào)節(jié)的更合理。有他在，可以把一些不重要的，現(xiàn)在不用掛在心上的東西拋在腦后，又不用擔(dān)心需要的時(shí)候忘記，我想，這個(gè)是各種postit,記事本，todo最重要的作用把。 更重要的，需要選擇先后的很多事情，只能用life balance來(lái)管理。這里面有很多技巧來(lái)使之可行，比如，強(qiáng)調(diào)action，立刻能做的action,每一個(gè)action時(shí)間要短，要分具體等等，其實(shí)都是把概念的層次邏輯落實(shí)到具體可行的具體事件。從樹(shù)型結(jié)構(gòu)的邏輯清晰的概念，到每天每時(shí)的todo list，變成平面的一維列表，一定會(huì)顯得很雜亂，life balance則盡力把不適當(dāng)?shù)牡攸c(diǎn)發(fā)生的事情篩掉，把很久以后的事情篩掉，把重要的排在前面。 想更進(jìn)一步了解可參考Beginners GTD Guide (with LifeBalance)(英文)http://www.llamagraphics.com/bin ... &viewmode=all#1 大綱或?qū)０腹芾碥涹w(outliner) 處理 project 或需要樹(shù)枝狀結(jié)構(gòu)時(shí)，再用一個(gè) outliner。例如 progect, bonsai, shadow plan。使用什么工具，應(yīng)該只是個(gè)人習(xí)慣的問(wèn)題，國(guó)外甚至有人用HandyShopper來(lái)作為outliner工具搭配DateBK4/5。 首先, 如果你可以把這件事畫(huà)分成幾個(gè)部分或階段, 就開(kāi)始切割它, 然后看要完成每個(gè)階段有那些事情要做. 如果可以, 就再細(xì)分下去, 把它一層層地分解開(kāi)來(lái)看, 到最細(xì)時(shí)的一層就是你要做的步驟, 也就是要連結(jié)到todo list的事項(xiàng). 如果你還是沒(méi)有辦法來(lái)區(qū)分的話, 那就把你能想到要作的事都列出來(lái), 先不要分層, 也不要分類(lèi), 就花些時(shí)間來(lái)想, 會(huì)有那些事情要做. 等事項(xiàng)列得差不多時(shí), 再來(lái)回頭看是不是有那些項(xiàng)目是彼此有關(guān)連的, 有沒(méi)有重覆的, 甚至于你可以在回頭檢視時(shí)再想到還有什么要追加的. 再來(lái)才是把這些項(xiàng)目再整理成outline的格式, 這樣就能比較容易了解有什么事要做的. 另外一種方式，就是GTD書(shū)中建議的方式，就是定出這個(gè)project的目標(biāo)，然后再把所有想得到的相關(guān)的東西都全部列出來(lái)，列到再也想不出其他相關(guān)的東西之后，再來(lái)作組織的動(dòng)作。 處在天馬行空的散亂思考期, 可以用diddlebug將想到的涂鴉下來(lái), 再利用抄送功能傳到想歸納的程式. ●MEMO 可以將它當(dāng)作"收件匣"，任何任務(wù)，念頭，交代事項(xiàng)，我都隨手紀(jì)錄，可以和PALM DESKTOP同步。每天早上再作整理"雜務(wù)"的工作。 下面分類(lèi)是GTD作者最近在他的網(wǎng)站上發(fā)表的分類(lèi)設(shè)定方式: Clients (list of all of them, current and past) - DA Thoughts (possible essay topics for my Food for Thoughts on the Web) - Dates (Birthdays and anniversaries, which it automatically sorts chronologically, as they are listed "02-05 - John Doe") - Focus Areas (Bigger checklists like larger goals, objectives, areas of focus) - Ideas??? (Crazy ad hoc ideas I want to save but dont know what to do with) - In development (Relationships, potential partnerships and networking possibilities) - Inspirations (Personal affirmations and inspiring quotes) - Key people (Just that, a list I want to review to ensure Im doing what I want with the relationships) - Lists (Weekly Review, Travel Checklist, and more than a dozen ad hoc lists I want to keep for a while) - Maybe Get (Books, CDs, Videos, Misc.) - Next time in... (Lists of possible things to do by city, when Im there next) 以城市區(qū)分--列出到這城市時(shí)應(yīng)帶的物品, 應(yīng)做的事情 - Travel (I have separate docs for each city, and the restaurants, stores, and people to be reminded of there) - Web articles (Ideas, themes, and topics I intend to add to this Web site) - Wine (Chardonnays, Chiantis, Pinot Noirs, etc. to archive for reference) ●DiddleBug 很多時(shí)候，有待辦進(jìn)來(lái)的時(shí)候，需要馬上記下來(lái)，卻沒(méi)辦法作太多的考慮，那就先大略的分類(lèi)一下是todo或是date ...然后塞到對(duì)應(yīng)的里面應(yīng)用程式里面。 目前我將diddlebug當(dāng)作最初未處理事件的"收件夾".將未組織的內(nèi)容先丟在diddle bug，等到要處理的時(shí)候用‘抄送’歸檔. ，有筆記型電腦在身邊時(shí)，我就打入palm桌面端(通常會(huì)是to do)，notebook不在身邊，我就利用diddlebug的抄送功能，一樣可以進(jìn)行process的工作。 DiddleBug可以完全替代NotePad.. 而且最重要的是有抄送(Transfer /G)這個(gè)功能.. 要使用這個(gè)功能.. 要安裝DiddleBug 的 Plug-ins.. 想要傳到什么軟體就裝什么.. 像我就裝了Address,Todo,Memo,datebook,ClipBoard,progect (常見(jiàn)的outliner程式diddlebug都有相應(yīng)的plugin) 本來(lái)我大部分都沒(méi)用過(guò)..而且覺(jué)得這個(gè)功能很廢,不過(guò)是把一段文字(頂多加上Note的部分)傳到另外一個(gè)檔案,不過(guò)后來(lái)才發(fā)現(xiàn)這樣的設(shè)計(jì)是有原因的,他可以讓你在上面的涂鴉區(qū)快速隨意的記下事情,然后等到你要整理的時(shí)候選擇抄送功能,這個(gè)時(shí)候在下面把上面的東西整理成一段文字,然后再傳到你要的程式中. 這樣的好處是不用透過(guò)桌面端就能整理, 很方便. ●progect www.sourceforge.net/projects/progect 桌面程式 www.sourceforge.net/projects/pdesk 除了todo plus, 對(duì)中長(zhǎng)期的目標(biāo)的管理, 我更建議配合Progect使用. 因?yàn)樗瑫r(shí)提供了樹(shù)技狀架構(gòu)及與ToDo List同步的功能. 把每個(gè)目標(biāo)當(dāng)成專(zhuān)案來(lái)執(zhí)行, 細(xì)分為數(shù)個(gè)階段, 及每個(gè)階段應(yīng)完成的項(xiàng)目. 把項(xiàng)目同步到待辦事項(xiàng)里限期完成; 在Progect里審視完成的進(jìn)度及修正, 就不必怕事情會(huì)做不到或做不完了. progect建立后可以任意修改分類(lèi), 但是note不會(huì)同步過(guò)去, 作者表示是有意的這樣做, link過(guò)去todo的資料note跟在progect中想保存的可以不同 . 例如當(dāng)你用progect的note寫(xiě)文章時(shí)就可以連結(jié)到todo, 提醒你繼續(xù)將它寫(xiě)下去, 在todo note中可以當(dāng)放材料, 草稿 Progect中, 你可以隨意移動(dòng)任何一個(gè)項(xiàng)目, 不論是同一層中平行移動(dòng)還是不同層的上下移動(dòng), 就可以做到前面所說(shuō)的, 先列出細(xì)節(jié)再分類(lèi)的做法. ●bonsai Bonsai 似乎無(wú)法在 link 時(shí)選擇要 link Todo 的那一個(gè)類(lèi)別，當(dāng)你按該 bonsai item 之 detail 時(shí)，有一個(gè) category 選項(xiàng)，這里根據(jù)小弟經(jīng)驗(yàn)，有時(shí)會(huì)出現(xiàn) todo list 的類(lèi)別，但是有時(shí)卻沒(méi)有，后來(lái)干脆通通放到 unfiled 去了。根據(jù) manual 說(shuō)法，這個(gè) category 是讓你再將 bonsai item 分類(lèi)，將來(lái)作 filter 時(shí)可以使用。 ●shadow plan 其他軟體 其他軟體，我都視為執(zhí)行事件的工具，如果事件中需要用到其他軟體，則順便在事件中加以注明即可。 地址簿(Address) 把地址本姓名前加上姓氏拼音首字母，例如"林"寫(xiě)成"l林", "王" 寫(xiě)成"w王"這樣可以直接利用軟體的字母分類(lèi)搜尋功能, 不必等國(guó)人寫(xiě)出依注音符號(hào)或筆劃查找功能, 找相關(guān)資料方便很多 ●Addrex 地址簿中可以加黑白的頭像 ●Address Plus ●TealPhone 備份 Today 類(lèi)似Pocker PC的總匯整軟體備份 Open 記錄并列出商店、圖書(shū)館、課程等開(kāi)放時(shí)間。并有圖示表示是否開(kāi)放, 依開(kāi)門(mén)與否分別顯示下次開(kāi)放時(shí)間或離關(guān)門(mén)還剩多少時(shí)間.相當(dāng)有用(詳細(xì)用法可以參考軟體的Help選單) hack/DA McPhling 快速選擇最近使用軟體清單 FIND HACK 可以找單一程式資料，例如我在代辦事項(xiàng)的NOTE會(huì)加注相關(guān)人員，如SALLY，但我碰到SALLY時(shí)，我就搜索一下SALLY，所有要和SALLY談的代辦事項(xiàng)就會(huì)出現(xiàn)，很方便。 總結(jié) palmomic: 1) 已知日期者或重復(fù)事件者，放到 DateBK5等。 2) 無(wú)法設(shè)定日期者，包括 Next Action, Reference, Someday/maybe... 通通放到 Bonsai等， 于 DateBk5 設(shè)定 week review，每周檢查一次 Bonsai 等中所要做的事情。 3) 需要多步驟的事件，利用 Bonsai 等做 Project，這樣可以利用一些零星的時(shí)間 來(lái)完成較復(fù)雜的事情，雖然慢了一點(diǎn)，但是對(duì)于一天只能擠出一點(diǎn)點(diǎn)時(shí)間的人 相當(dāng)好用，至少還是完成了。 4) 當(dāng) Review 時(shí)，將要做的事情 link 到 todo list ，然后用 Datebk5 將 Todo list 給包含進(jìn)來(lái)顯示在行事歷上，如有需要可以將 Toto 轉(zhuǎn)成 float event， float 可以再設(shè)定成 appointment，如此行事歷上才不會(huì)密密麻麻的事件，最后逼得 自己疲于奔命，一直在處理緊急但非重要的事情或干脆放棄，騙自己這樣比較自 由輕松。 5) 當(dāng)然所謂重要的事情，也先利用 Bonsai 等把他寫(xiě)好，這包括了 Mission statement, Governing Value, Role, Sharpen the saw ...，同樣定期 Review。 6) 執(zhí)行這些事件則利用其他各式各樣的工具，如烤肉采購(gòu)清單，則利用 Listpro等。 7) 以上僅是一些自己的作法，個(gè)人以為先搞清楚何謂重要的事情，然后再研究 如何去完成事情，這樣軟體使用上就會(huì)得心應(yīng)手，即使只單純使用 Datebk 與 Todo list，想要 Life Balance 也是很容易的，完全看你要不要 Balance。 專(zhuān)題討論 Impliment on PDA: | 學(xué)習(xí)進(jìn)度管理 | 定期檢討 | 追蹤交辦事項(xiàng)的進(jìn)度| Without PDA: 清理資料 | 不用 PDA 實(shí)現(xiàn) GTD 學(xué)習(xí)進(jìn)度管理 by gasolin 關(guān)于學(xué)習(xí)進(jìn)度管理，我較常使用下面的工具： Todo基本設(shè)定 基本上我都依照GTD作者David Allen網(wǎng)站上最新的分類(lèi)。 關(guān)于學(xué)習(xí)進(jìn)度應(yīng)用，若是學(xué)生的話不妨將David Allen分類(lèi)中的@Office作為放學(xué)習(xí)進(jìn)度的地方(學(xué)生的工作就是念書(shū)@_@)，用outliner管理關(guān)于學(xué)習(xí)進(jìn)度的項(xiàng)目都連結(jié)到這。若是一般族群就照學(xué)習(xí)的動(dòng)機(jī)來(lái)分類(lèi)，例如不看會(huì)被fire的歸入到@Office，床頭或廁所書(shū)等歸到@Somedays/maybe或@Home，電子書(shū)歸到 @Computer，pda電子書(shū)歸到@anywhere。不過(guò)個(gè)人建議床頭或廁所書(shū)等不看重的書(shū)籍，要管理的話在outliner中完成即可。 內(nèi)設(shè)"project"這項(xiàng)分類(lèi)，用來(lái)存需要多步驟的項(xiàng)目，我只將本項(xiàng)目當(dāng)作發(fā)射臺(tái)，將專(zhuān)案名稱(chēng)和結(jié)止日填上，并在note中提醒自己詳細(xì)內(nèi)容放在哪個(gè)outliner中。 Datebook設(shè)定 學(xué)?；蜓a(bǔ)習(xí)班預(yù)定的復(fù)習(xí)進(jìn)度,考試等固定時(shí)間的事項(xiàng)直接輸入Datebook中 Student 以課程分類(lèi)管理學(xué)習(xí)進(jìn)度來(lái)單獨(dú)使用，算是相當(dāng)適合學(xué)生的軟體，學(xué)生可以用來(lái)搭配todo，datebook實(shí)現(xiàn)GTD，相當(dāng)不錯(cuò)。 Projects www.sourceforge.net/projects/projects4palmos 類(lèi)似加強(qiáng)型todo，可以非常清楚地用來(lái)管理進(jìn)度，但沒(méi)有l(wèi)ink todo的功能，目前只能單純匯出到todo，跟students類(lèi)似，與Todo的整合度比起progect并不高, 所以這是我不再用它們管理學(xué)習(xí)進(jìn)度的原因。 Progect www.sourceforge.net/projects/progect 目前使用最多的軟體, 利用 Menu/Options/Preferences(/R) 的 Hide done tasks, flat filter 檢視, 和 Menu/Tree/Expand all(/E) 指令可以完全取代projects 的功能，最棒是選擇 action 類(lèi)型時(shí)，todo link 可以做到完整的雙向連結(jié)，不管在哪邊勾取完成，修改 priority 或分類(lèi)，另一邊也會(huì)跟著改變。用 progect 的好處是可以超前劃訂進(jìn)度，只將最近可做好的(或每次 Review 期間內(nèi)的)項(xiàng)目 link 到 todo，這樣就不會(huì)看到 todo 里一堆待辦，為了該讀哪些著慌。也可以按最右上角的圖示切換到 flat 檢視, 有連結(jié)的項(xiàng)目前會(huì)有個(gè)"L"圖示 計(jì)頁(yè)數(shù)的閱讀進(jìn)度也可以選 numeric 類(lèi)型作為書(shū)簽使用，但無(wú)法 link 到 todo 了。 若章節(jié)的內(nèi)容很多, 無(wú)法在一天內(nèi)讀完, 也可以用"章節(jié)+頁(yè)數(shù)"的方式記錄下學(xué)習(xí)軌跡. 搭配MegaWiki 還可以連結(jié)到其他程式，例如連結(jié)回 TODO, MEMO。 雖然 progect 也有桌面程式 PDesk，但我覺(jué)得在待辦事項(xiàng)的應(yīng)用上使用桌面程式當(dāng)然沒(méi)有用零碎時(shí)間在 palm 上改方便。#用 acer s系列，sony NX, PTT 等機(jī)子的還可以連結(jié)到 voice record 程式。 #如果是要確認(rèn)是不是該念的書(shū)都念了, 簡(jiǎn)單的做法就是在To Do Plus中, 把每天要讀的書(shū)目列出來(lái), 并設(shè)定每日(依需要)重覆發(fā)生. 而每天念完時(shí)就回到Project管理中, 把達(dá)到的進(jìn)度設(shè)上. (不知道Bonsai是否可以用進(jìn)度方式管理, 如完成的百分比, 或是幾分之幾等等, 在Progect里是可以這樣設(shè), 我甚至于用Progect當(dāng)書(shū)簽, 例如"目前頁(yè)數(shù)/總頁(yè)數(shù)"的方式, 就可以知道看了多少, 還有多少了) To Do list就當(dāng)成一個(gè)check list來(lái)用. 把所有和讀書(shū)有關(guān)的全放在一個(gè)類(lèi)別里, 這樣就可以一目了然了. 定期檢討 by Palmomic Day Reviewer: Datebook (如 DateBK 5) Week Reviewer: Outliner (如 Bonsai) Voice Reviewer: Voice Memo，適合無(wú)法輸入時(shí)將重要點(diǎn)子或待辦事項(xiàng)立即輸入用，如開(kāi)車(chē)。 ●GTD by DateBK5 & Bonsai: 1) 當(dāng)已經(jīng)擇定日期或重復(fù)事件或截止時(shí)間在一周內(nèi)者，直接輸入 DateBK5。 2) 其余的事件經(jīng)過(guò)處理后，把不必要的丟掉之外，其余均輸入 Bonsai。 3) 盡量不要讓 DateBK5 充滿各式各樣事件，這樣會(huì)被嚇跑，萬(wàn)一沒(méi)作， 就會(huì)很沒(méi)力。其余利用 Outliner 因?yàn)榭梢詫?GTD 的類(lèi)別通通涵蓋。review 時(shí)避免使用過(guò)多軟體，這樣不是很累就是到時(shí)候就忘記要 review。 4) 設(shè)定每周五晚上 review Bonsai 中的事件，如可以擇定日期者或是決定 要作時(shí)，利用 Bonsai 的 link todo 功能，轉(zhuǎn)到 Todo，然后由 DateBk Include 進(jìn)來(lái)即可。 5) 在 Bonsai 中設(shè)定幾個(gè)類(lèi)別，如： 0_7 Habits 1_Next Actions 1_Project 1_Reference 1_Someday 1_Waiting for Impulse Shopping Repeat Events Unfiled 6 類(lèi)別說(shuō)明： a. 之所以類(lèi)別前加上數(shù)字，只要是讓他再分類(lèi)一次，也比較容易記得這是根據(jù)哪本書(shū)來(lái)的，以后也比較容易記得回頭看一下這些書(shū)。 b. 0_7 habits：這里面是我根據(jù)下列幾本書(shū)，所設(shè)定的一些Mission statement, governing value, role, sharpen the saw.... 基本上設(shè)定是六個(gè)月 Review 一次，基本上跟 GTD 一書(shū)中 3 萬(wàn)尺 (含) 以上的目標(biāo)。 a) The 7 Habits of Highly Effective People (中文版為“與成功有約”) b) First Things First (中文版為“與時(shí)間有約”) c) What Matters Most (中文版為 ???) 以上三本都是 Franklin Covey Co. 出品，相當(dāng)有名也。由這些書(shū)籍，可以思考哪些事件是重要的，哪些不重要，這樣才不會(huì)被palm 的 alarm 功能搞的什么事情都變成緊急或是記下來(lái)的事情一大堆，沒(méi)作的也是一堆，效率沒(méi)有加速，反而挫折感倍增。例如“時(shí)間管理”是我設(shè)定的學(xué)習(xí)項(xiàng)目，因此有關(guān)時(shí)間管理方面的東西或花費(fèi)我都比較舍得，post 的一些文章 (包括 DateBK) 也都與時(shí)間管理有關(guān)，所以這幾天看到有人貼這方面的文章，立刻列入 Next Action，有空檔就貼出一下大家交流交流，加速學(xué)習(xí)。 c. 1_*** 就是 GTD 中將垃圾事件處理后，加以組織分類(lèi)而成，在每一個(gè)類(lèi)別中，我再利用 Bonsai 的檔案加以分類(lèi)，分類(lèi)原則不見(jiàn)得要依地點(diǎn)，有時(shí)會(huì)依事件而分，不過(guò)分類(lèi)時(shí)特別注意檔名不可重復(fù)，且將來(lái)使用 Bonsai Desktop 時(shí)要容易讀取檔案，因此每一個(gè)檔案前，都加上一個(gè)類(lèi)別的英文字母，如 N-Home, N-Office,N-Others, P-Home, R-Home, S-Home, W-Home ,,,,, d. Impulse Shopping 這是放看到不錯(cuò)的東西，很想買(mǎi)，但是根本沒(méi)考慮清楚者，先放著，避免不必要的沖動(dòng)性購(gòu)物，利用這種方式，我的 Palm Vx 足足跟了我三年，其間 Clie N760, Clie T650, Acer S10, Acer S60 都曾經(jīng)被我寫(xiě)在 Impulse Shopping list，每一次想敗家，我就寫(xiě)下一些條件，沒(méi)有達(dá)到條件者，就是不買(mǎi)，S60 還幾度差點(diǎn)買(mǎi)下去，直到去年十一月，殺出一個(gè) TT，也就這樣 Vx 苦撐了 3 年。這個(gè) list 放到這邊，主要是我將某一個(gè)按鍵設(shè)定為 Bonsai 的緣故，而我又不太想拉出 TT 的手寫(xiě)區(qū)的緣故，真正購(gòu)物時(shí)，我另用其他工具軟體。 e. 在這些類(lèi)別中的第一個(gè)檔案，通常我會(huì)寫(xiě)一些該書(shū)學(xué)到的技巧或觀念，這樣可以提醒自己書(shū)上的內(nèi)容。 f. 在 Next Action 中，我還增加一個(gè) Review Voice Memo，提醒自己要去review Voice Memo。當(dāng)然緊急的 Voice Memo 早就寫(xiě)到 Datebk 去了。 g. 另外分不分類(lèi)要看你的事件多寡，因?yàn)榉诸?lèi)前還需要思考一下要?dú)w到哪一類(lèi)，這樣有時(shí)會(huì)變的麻煩而沒(méi)有效率，我想該書(shū)重點(diǎn)應(yīng)該是放在記事本的緣故，使用 PDA要整理或 review 都比傳統(tǒng)的記事本快多了，因此也不見(jiàn)得要如此分類(lèi)。重點(diǎn)是將一些想到的事件寫(xiě)到一個(gè)軟體去，然后定期去 review 這些事件，這個(gè)習(xí)慣比較難。 ●軟體 當(dāng)然最希望 DateBK 以后能夠直接 launch 各種工具軟體，更希望有一個(gè) Outliner 可以跟 DateBK 良好的結(jié)合，包括 DateBK 未完成事件轉(zhuǎn)成 Outliner的 item ●結(jié)論： 書(shū)上寫(xiě)的容易，做起來(lái)困難。困難不是來(lái)自軟體也不是來(lái)自個(gè)人，而是來(lái)自事件本身，當(dāng)事件牽扯到團(tuán)隊(duì)時(shí)，那就看團(tuán)隊(duì)中大家的時(shí)間觀念了，例如這幾年來(lái)，上班一直很有條理，做事蠻有效率，五點(diǎn)前早已完成公事，卻被說(shuō)成成天沒(méi)事干，也從不加班，我真是給他昏倒，工作毫無(wú)目標(biāo)、毫無(wú)順序、毫無(wú)頭緒者，叫做忙。加班者 (我是指不是真正加班者)，不過(guò)就是在那邊耗時(shí)間，等老板下班，不是上網(wǎng)就是聊天，這年頭講苦勞不講功勞者，還真是不少。這幾年把 Palm 夾在皮帶，上班從不帶公事包，卻被人說(shuō)“真混，上班都不帶公事包”，什么時(shí)代了，上班要的東西都在 palm 里面，作不完的不是在 palm 也是寄回家了， 帶公事包來(lái)作什么我實(shí)在不懂。 所以啦！如果各位的工作是自己能夠控制的范圍，那就要一定要盡量利用 palm 作最有效率的時(shí)間管理，如果各位的工作是無(wú)法由你自己掌控者 (例如團(tuán)隊(duì)合作)，那就不要太勉強(qiáng)別人，硬是勉強(qiáng)， 除了破壞人際外，什么也無(wú)法完成。 WEEKLY REVIEW by twhsi 感謝大家的討論，已經(jīng)將如何建立個(gè)人工作管理系統(tǒng)說(shuō)的很清楚，但我自己卻一直被書(shū)中提到的WEEKLY REVIEW如何作感到苦惱，所以我又整理中英文版書(shū)中的概念，寫(xiě)了一份心得，希望入門(mén)者得以藉此參考WEEKLY REVIEW的做法，高手們也可以分享一下你們的經(jīng)驗(yàn)。以下為正文。 GTD WEEKLY REVIEW心得 BY twhsi (EMAIL: yunghsichang@yahoo.com.tw) WEEKLY REVIEW的目的 GTD的目的在完成一套個(gè)人工作流程管理系統(tǒng)，但系統(tǒng)需要維護(hù)，所以 就產(chǎn)生所謂review的工作。Weekly Review又是其中最關(guān)鍵的一項(xiàng)。 1. 愿景 P?希望藉著GTD及WEEKLY REVIEW讓每天工作充滿活力及創(chuàng)造力 2.Q & A a. 何謂REVIEW且為何要review review就是修正你的個(gè)人工作流程管理系統(tǒng) review的目的不在松弛，而是讓自己正確決定出現(xiàn)在進(jìn)行的工作是最該作的事。而其他目前無(wú)法進(jìn)行的事也已經(jīng)有完善的規(guī)劃。個(gè)人工作流程管理系統(tǒng)并非靜態(tài)，你必須隨時(shí)處理以下兩件事 (1)何時(shí)要作review?，(2)要review哪些東西?，并作好定期review的工作，才算真正review系統(tǒng)。 b.何時(shí)要作review呢 檢討工作其實(shí)是在某一清單或行事歷這里兩秒那里三秒的總累積，只要你擁有"清單"你可以在隨處辦公，所以review的工作可以隨時(shí)隨地進(jìn)行。 c.要review哪些東西呢 1. 行事歷:這是最常要檢討的項(xiàng)目。 2. 下一步清單:建立完整個(gè)人工作流程管理系統(tǒng)后，你自然就擁有一份可靠的清單，可供review，但要注意清單的形式(紙張，PDA等)必須是可以隨時(shí)取得的，你才可以隨時(shí)隨地進(jìn)行review。 d.定期review 定期review可以決策行動(dòng)及管理任務(wù)，并造成腦力激蕩的效果。每周利用一些時(shí)間思考，評(píng)估及重整系統(tǒng)，任務(wù)清單及行事歷的內(nèi)容就會(huì)越接近現(xiàn)實(shí)，你也就越能釋放心靈壓力。而維持個(gè)人工作流程管理系統(tǒng)運(yùn)作的關(guān)鍵在于weekly review。 e.何謂WEEKLY REVIEW 就是要重新清空你的腦袋，藉由Collect, Process, Organize,和Review 你所有未完成事項(xiàng) (這四個(gè)動(dòng)作就是更新你的個(gè)人工作流程管理系統(tǒng))，持續(xù)作到你對(duì)自己說(shuō)‘我完全知道我所有還沒(méi)有完成的事了，如果我有時(shí)間且我決定要去作某一件事了，我就能完成?！@時(shí)你已完成一次完整的weekly review。 f.作WEEKLY REVIEW的正確地點(diǎn)和時(shí)間 地點(diǎn):遠(yuǎn)離人群互動(dòng)的辦公室 時(shí)間:每周固定的兩小時(shí)(我選在會(huì)議最多那天的隔日) g.WEEKLY REVIEW基本工作 P?COLLECT & process All "STUFF" P?Review Your system P?Update your list h.何謂個(gè)人工作流程管理系統(tǒng) P?就是我們利用GTD流程產(chǎn)生的個(gè)人工作管理系統(tǒng)，產(chǎn)生的結(jié)果包含各種清單(下一步行動(dòng)`,任務(wù)`,等待回音`,也許/將來(lái)有一天)及行事歷。 3.WEEKLY REVIEW實(shí)務(wù)練習(xí)，以下為Step by step的動(dòng)作 A. 將所有stuff放入收件匣，處理并組織所有的STUFF。STUFF包含以下項(xiàng)目 1. 散落的紙片:記事小紙片或即可貼, 名片, 收據(jù), 2. 筆記本資料 3. 日記型式資料:日記, 會(huì)議記錄, 隨手抄錄的筆記. B. 行事歷整理 1. 檢討之前的行事歷 2. 檢討未來(lái)的行事歷 C. 清空你的腦袋 寫(xiě)下所有你想的到的清單(下一步行動(dòng)，任務(wù) ，等待回音，也許/將來(lái)有一天 )，將腦中所有新的想法都納到GTD系統(tǒng)中。 D. Review清單，檢查所有清單并作整理及調(diào)整，清單包含如下， P?任務(wù)清單 P?下一步行動(dòng)清單 P?等待清單 P?任何相關(guān)清單(購(gòu)物等) P?也許/將來(lái)有一天清單 P?任務(wù)支援資料 追蹤交辦事項(xiàng)的進(jìn)度 I thought I‘d share one little GTD modification that I am trialling. As a manager I often need to delegate tasks to my team members. Once those tasks are delegated, I track them in the "Waiting For" category on my Palm.But there is often a lag between when I note the need for the task and when it gets assigned. I want to make sure I don‘t forget to assign. I have created an additional category in my Palm ToDo List called "To Assign". I create new tasks before delegation into that category. When I see the relevant person, I change the category to "Waiting For" and reset the date. This is an adaption of the Agendas note which I review when meeting with my key people, but it allows a more dynamic movement across the lifecycle. Interested if others do something similar, and what people think of this idea and its fit to GTD. ●twhsi 提供一個(gè)我現(xiàn)在處理PROJECT(又稱(chēng)為任務(wù)，泛指需要多步驟才能完成的事件)的方式 任務(wù)的種類(lèi)可分為三種等級(jí)(在中文版GTD P.54-76) 1. 個(gè)人思考_跑道式-直線操作型 只要找出合適的下一步行動(dòng)，一直向下做就可以完成。GTD說(shuō)百分之八十的任務(wù)屬于此類(lèi)。 2. 個(gè)人思考_應(yīng)用外部工具(MIND MAP，BONSAI，甘特圖 ) 事情較復(fù)雜，所以要藉助外部工具的協(xié)助才能規(guī)劃得好，GTD說(shuō)百分之十五的任務(wù)屬于此類(lèi)。 3. 團(tuán)體思考-&&&自然計(jì)畫(huà)模式型 信封會(huì)議模式。任務(wù)非常復(fù)雜或牽涉的人員很多，要使用開(kāi)會(huì)或系統(tǒng)性思考才能規(guī)劃地好，GTD說(shuō)百分之五的任務(wù)屬于此類(lèi)。 目前我在PALM上的MEMO做任務(wù)規(guī)劃的動(dòng)作，首先先由SOMEDAY/MAY找到要規(guī)劃的任務(wù)，并分三級(jí)將下面TEMPLE貼上去。 1. 個(gè)人思考_跑道式-直線操作型 --期望 --下一步行動(dòng) 2. 個(gè)人思考_應(yīng)用外部工具(MIND MAP，BONSAI，甘特圖 ) 用這些外部工具，只是讓你看清事務(wù)的全貌，重點(diǎn)在最后得到的結(jié)論，也就是你真正的期望為何? --期望 --下一步行動(dòng) 3. 團(tuán)體思考-&&&自然計(jì)畫(huà)模式型 信封會(huì)議模式 --界定目標(biāo)及原則 --想像預(yù)期成果，厘清愿景及期望 --腦力激蕩，構(gòu)想發(fā)生(心靈地圖) --組織構(gòu)想 --找出下一步行動(dòng) --參考資料 用MEMO列任務(wù)清單可以突破TO DO 15項(xiàng)分類(lèi)的設(shè)定，又有FIND功能，剪貼上也很容易，在PALM DESKTOP即可完成。任務(wù)清單也變的一目了然。規(guī)劃的部分則完全外包給其他程式。目前BONSAI專(zhuān)作參考資料及過(guò)去任務(wù)存檔的腳色。 清理資料 STEP 1: IS IT NECESSARY: I really need it. A: Do I need this? Yes - Go to B. No - Go to STEP TWO. B: Access: Does it need to be right at hand? YES- Put it in the Keeper Box. NO- Is there a reasonable alternative for access? Yes, put a note in your PDA about how to get it. Go to step 3 No. What‘s the worst thing that can happen if I get rid of this? Big Consequences: Put it in the Keeper Box. Little or No Consequences. Are you willing to risk it? Yes. Go to step 3 No. Put it in the SOMEDAY/MAYBE box. _______________________________________________________ STEP 2. DO I WANT THIS: I really LOVE having this around. A- Would a picture of it bring me enough joy and peace that I could part with this? Yes. Go to Step 3. No. Go to B. B: It brings me so much joy and peace when I look at it or use it, that I am willing to clean it. Yes, go to C No, Go to Step 3. C: I have dejunked enough other "precious stuff " that I can display and enjoy this item. Yes. Put it in the Keep box. No. Go to D. D-It would bring me enough joy and peace to give it to someone who needs it more than I do, especially if I had a picture of it? Yes. Go to step 3 No. Put it in the SOMETIME/MAYBE BOX _______________________________________________________ STEP 3: IS IT USEFUL ELSEWHERE: I will find new homes for this stuff. Is it usable? Yes: Put it in the Out Box Is it recyclable? Yes: Put it in the Recycle Box If not useable or recyclable: Put it in the Trash _______________________________________________________ STEP 4: NOW WHAT: I will take care of the trash can and boxes. The Trash Can(s): Take trash out to the outdoor Trash area to go on Trash day. [If youhave family trash scavengers, see if a friend will put in their trash can for you.] The Out Box(es): Give stuff to others or donate the stuff to the needy. [Take it to family members, don‘t wait for them to get it.] The Recycle Box(s): Take box(es) to Recycle center Someday/Maybe Box(es) Write today‘s date on the box(es) and hide them. In your PDA put a tickler note for 6 months or a year from now about where the box(es) are. When that time comes repeat the above process with the Someday/Maybe box(es). The Keeper Box(s): You need and want this stuff, so you must find permanent homes for these things. As you decide, put the item away and record the location in you PDA. What if you can‘t find a place? Do you really need it or want it enough to get rid of something else so it can have a place? YES. Put the item away. Take alternate item to Step 3. NO. Put it in the Someday/Maybe box. 不用 PDA 實(shí)現(xiàn) GTD Here are my suggestions: 1) Get that Workflow Diagram in front of you. Do not deviate from it. If you don‘t do this...nothing else much matters. 2) Get a 55 gallon STRONG garbage bag. 3) Get a stack of manilla file folders. I‘ve never used a labeler...I use a black Sharpie pen. 4) Install your Palm Desktop software...but forget about the PDA itself. You should be sitting there with a trash bag on one side, a stack of file folders on one side, a nice fat sharpie pen, and a blank Palm Desktop on your monitor. Pick up that first piece of paper...follow the Workflow Diagram. Pick up the second piece of paper...follow the Workflow Diagram. ...and on. And on. And on. It might also help to have a pound of good coffee on hand. I don‘t know of any other way to do it...other than...doing it. You should be able to get the job done by Monday morning. [ Last edited by amethyst on 2003-11-23 at 16 ] 參考 GTD網(wǎng)站 www.davidco.com GTD的作者的網(wǎng)站, 有文章和news mail，可以去訂，很不錯(cuò) GtD_Palm yahoo討論區(qū) groups.yahoo.com/group/GtD_Palm/ Project management in your pocket www.palmpowerenterprise.c ... 07/workflow001.html Beginners GTD Guide (with LifeBalance) www.llamagraphics.com/bin ... &viewmode=all#1 PalmGear.H.Q www.palmgear.com 可以在上面找到大部份被討論到的軟體 Palmislife討論區(qū) www.palmislife.com 原文書(shū)與中文書(shū)第七章的大綱對(duì)照 1. The Basic Categories 1.1 The importance of hard edges 1.2 All you really need is lists and folders 2. Organizaing Action Reminders 2.1 The Actions That go on your calendar (1. 行事歷是常客) 2.2 Organizaing As-Soon-As-Possible Actions by Context 2.3 The most common categories of action reminders 2.3.1 Calls (電話聯(lián)絡(luò)) 2.3.2 At Computer (電腦任務(wù)) 2.3.3 Errands (雜物) 2.3.4 Office Actions/At office (辦公室行動(dòng)) 2.3.5 At home (家里) 2.3.6 Agendas (議程) 2.3.7 Read/Review (閱讀/檢視) 2.4 Organizing “Waiting for” (2. 等候回音) 2.5 Using the original item as its own action reminder 2.5.1 Managing Paper-based workflow (紙張管理) 2.5.2 Managing E-mail-Based Workflow (電子郵件管理) 2.5.2.1 Getting E-mail “In” to Empty (2.1 清空郵件信箱的“收件匣” 2.5.3 A Caution about dispersing Reminders of Your Actions 3. Organizing Project Reminders (2.2組織任務(wù)提示) 3.1 The “Project” Lists (s) 3.1.1 One List, or Subdivided? 3.1.2 Some common ways to subsort projects 3.1.2.1 Personal/Professional (私人/工作上的任務(wù)) 3.1.2.2 Delegated Projects (委派出去的任務(wù)) 3.1.2.3 Specific types of projects (特定形式的任務(wù)) 3.1.3 What about subprojects? 3.2 Project Support Materials 3.2.1 Organizing Ad Hoc Project Thinking 3.2.1.1 Attached Notes (加注筆記) 3.2.1.2 E-mail and Databases (電子郵件與資料庫(kù)) 3.2.1.3 Paper-Based Files (紙張式檔案) 3.2.1.4 Pages in Notebooks (活頁(yè)紙筆記本) 4. Organizing Nonactionable Data 4.1 Reference Materials 4.1.1 The Variety of Reference Systems 4.1.1.1 General-Reference Filing (一般參考資料歸檔-紙張和電子郵件) 4.1.1.2 Large-Category filing (巨量資訊的存檔) 4.1.1.3 Rolodexes and Contact Managers (通訊錄及聯(lián)絡(luò)管理軟體) 4.1.1.4 Libraries and Archives: Personalized Levels (圖書(shū)館及歷史資料) 4.2 Someday/Maybe 4.2.1 Someday/Maybe list (“也許/將來(lái)某一天”清單) 4.2.2 Special Categories of “Someday/Maybe” 4.2.3 The Danger of “Hold and Review” Files and Piles 4.2.4 Using the Calendar for Future Options (行事歷記載未來(lái)的選擇) 4.2.5 The tickler file (3. 備忘錄追蹤任務(wù)) 4.2.5.1 Triggers for Activating Projects (啟動(dòng)標(biāo)示新任務(wù)) 4.2.5.2 Enents you Might Want to Participate In (可能會(huì)想?yún)⒓拥幕顒?dòng)) 4.2.5.3 Decision Catalysts (決策觸媒) 4.2.5.4 說(shuō)明：這一段先講后面啟動(dòng)標(biāo)示新任務(wù)，然后最后才講 3. 備忘錄追蹤任務(wù)) 5. Checklists: Creative Reminder (這一段沒(méi)翻譯) 5.1 First, Clarify Inherent Projects and Actions 5.2 Blueprinting key areas of work and responsibility 5.2.1 The more novel the situation, the more control is required 5.3 Checklists at all levels THE SEVEN HABITS OF HIGHLY EFFECTIVE PEOPLE by Stephen R. Covey ,原來(lái)就是Franklin Covey公司的創(chuàng)辦者，這個(gè)公司一直在賣(mài)他自己的時(shí)間管理軟件和palm，也見(jiàn)到過(guò)它的用戶在datebk還是agendus的用戶論壇里的提問(wèn)，難怪，這本書(shū)確實(shí)精彩。 |
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