●2. 整理 (Processing)
第二步是要整理，我們收集到一個程度，就需要做某程度的整理工作，
例如一天一次或一天數(shù)次，GTD書上說要讓自己不感到心慌，可以掌握自己所有例行事務(wù)的程度為整理的頻率。這時(shí)你把收件匣的東西拿出來，分門別類一下(如垃圾參考資料 孵化資料 任務(wù) 計(jì)畫中的任務(wù)列在行事歷的事件 授權(quán)給他人處理的事件下一步行動=>存到一個可蘊(yùn)嶁你的系統(tǒng)兩分鐘內(nèi)的行動=>立即執(zhí)行)
這一個表在GTD那一本書有里面有。
流程圖
●3. 組織 (Organizing)
第三步要組織，其實(shí)要組織的概念就是檔案系統(tǒng)及工作清單兩種概念。
檔案系統(tǒng)
檔案系統(tǒng):需要建立一個可以收藏你所有要參考資料的檔案系統(tǒng)，我有一個一每日每月收藏檔案的系統(tǒng)，
燦幸桓鲆雷柿喜煌詹刈柿系牡蛋趕低?，悼P宰柿舷低晨梢運(yùn)蜒?，但要有备肥n?
如此任何檔案我?guī)缀蹩梢栽谝环昼妰?nèi)找到。
工作清單
基本上分任務(wù)清單，下一步行動清單，等待清單，未來／某一天清單
下一步清單
先說下一步清單基本上這是重要的清單，當(dāng)你下一步清單超過五拾個時(shí)，你就不能用一張清單列出來，這樣會看不出哪件事要先做，所以要分類。
目前分類的方式主要是采已地點(diǎn)為主如家中，工作地點(diǎn)，外出，電腦前，電話旁等。如此你的工作效率會大大提升。
任務(wù)清單
此部分列出目前進(jìn)行中任務(wù)，可以用MEMO, Bonsai, Projects等軟體另行列出等待清單:你授權(quán)給人做時(shí)，要有一張清單讓你可一追蹤交辦事項(xiàng)的進(jìn)度。
未來／某一天清單
你想到的點(diǎn)子，未來才要實(shí)現(xiàn)的計(jì)畫等。
●4. 回顧 (Reviewing) 與檢討 (Checking)
第四部是要檢討，也就是WEEKLY REVIEW 這部分是一周一次通常我會在一天的開始，中途及結(jié)束作一次 Check (or review)，如果事情沒有完成，就利用 DateBK5 之 Float, repeat, 改日期，或刪除，讓他各有所屬，完成者則讓他隱藏，這樣萬一某天沒 check 時(shí)，還可以日后很快檢視出來，也就是一天過去之后，我的行事歷通常都是空白，好像把桌上的公文清空一樣，很有成就感。(6) check 后，接回 (2) 繼續(xù)整理，這樣比較符合 "Plan-Do-Check-Act" 的品質(zhì)管理循環(huán)。
Weekly Review就要花很久(起碼兩三個小時(shí))，我想這是因?yàn)槲业娜蝿?wù)清單中除了任務(wù)的名稱外，我還一并要作任務(wù)的計(jì)畫(PLAN)，所以在MEMO中思考，規(guī)劃，花了不少時(shí)間，我估計(jì)在兩周左右，WEEKLY REVIEW應(yīng)該可以只花約兩小時(shí)(含任務(wù)的規(guī)劃)。但我覺得時(shí)間省不大下來，因?yàn)槲疫€一并會作工作規(guī)劃(作公司一些企劃案的思考)，所以會花很多時(shí)間。因?yàn)槟惚緛碓谧銎髣澃笗r(shí)也要花非常久的時(shí)間。用GTD會讓你將花的時(shí)間更有效率，但如果你是工作狂，
你每天花在工作的不會較少，只是做出來的品質(zhì)較精致。
●5. 執(zhí)行 (Doing)
