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最近，獲悉 2 個(gè)悲傷的故事，都和 Word 使用不當(dāng)有關(guān)，今天分享給大家解決方案，下次你要遇上，可千萬(wàn)要記得用！

手工輸入幾百個(gè)圖表編號(hào)？

一位小伙伴，拋來(lái)一份文檔，然后問(wèn)我：

我這有一份文檔，里邊有好多好多圖表，有什么辦法可以自動(dòng)給每一個(gè)圖表都加上編號(hào)？我已經(jīng)手工加了幾頁(yè)，可是還有上百個(gè)，后面實(shí)在不敢想……

好家伙，洋洋灑灑幾萬(wàn)字，竟然連章節(jié)標(biāo)題都是手工輸入的，不用樣式，不用題注。前期準(zhǔn)備不做足，你不加班誰(shuí)加班呢？

碰到這樣的問(wèn)題怎么辦？老老實(shí)實(shí)做以下幾個(gè)步驟：

? 梳理章節(jié)結(jié)構(gòu)和層級(jí)

? 設(shè)置多級(jí)列表并關(guān)聯(lián)標(biāo)題樣式

? 將手工設(shè)置的標(biāo)題格式全部修改為標(biāo)題樣式

? 在圖表下方插入題注，然后復(fù)制粘貼到全部圖表下

? 全選整個(gè)文檔，更新域，就能批量解決

格式不統(tǒng)一，匯總難度大

還一位，在集團(tuán)公司做行政工作的妹子，要匯編各項(xiàng)制度文件。這項(xiàng)工作沒(méi)辦法獨(dú)自完成，必須分包給各業(yè)務(wù)口的相關(guān)人員撰寫(xiě)輸出，最終匯總到她那。

她只需要做匯編工作，她也知道批量合并文件的方法。按說(shuō)，應(yīng)該是比較輕松的活?？墒?，有一天，她火急火燎的跑來(lái)求助：

老師老師，我要把大家交上來(lái)的 Word 文檔合并到一起?？墒?，大家的文檔格式都不一樣，有些編號(hào)還連不上。怎么辦？

我讓她發(fā)個(gè)截圖看看，好嘛，真的是五花八門(mén)。由于每個(gè)人的編號(hào)習(xí)慣不一樣，即使是同一個(gè)人寫(xiě)的編號(hào)，也有前后不一致的情況，比如同樣是第一節(jié)的第一點(diǎn)，就有以下不同寫(xiě)法：

1.1     1、1     1-1     1.1.     1.1、

真坑啊 ~

十幾萬(wàn)字，幾百頁(yè)的文檔，一個(gè)人默默手工調(diào)整可以改到吐血。

為了能夠批量化的查找同一個(gè)級(jí)別的標(biāo)題，然后一次性替換樣式。我嘗試幫她寫(xiě)了條正則表達(dá)式，用于 Word 替換某一個(gè)級(jí)別的標(biāo)題，一替換，發(fā)現(xiàn)光這一個(gè)級(jí)別就有 495 條編號(hào)，你們可以隨便感受一下：

這還只是其中一條替換規(guī)則，別說(shuō)讓她自己完成，就是要我把替換規(guī)則全寫(xiě)出來(lái)，我自己都怕啊。

如果是你，你會(huì)怎么辦？

后來(lái)，我給她的建議是，定義一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)格式的文檔。然后召集大家，按照新的標(biāo)準(zhǔn)格式要求，重新調(diào)整。

為了讓后期合成更加方便，必須要做幾項(xiàng)工作：

? 按章節(jié)分工，有連續(xù)的章節(jié)就用一個(gè) Word 文檔，并且統(tǒng)一命名格式，例如：

第 1 章 李xx

第 2-3 章 張xx

第 4 章 李xx

? 定一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)格式文檔，設(shè)置好多級(jí)編號(hào)和標(biāo)題樣式

? 開(kāi)個(gè)小會(huì)，說(shuō)明這個(gè)標(biāo)準(zhǔn)文檔，修改編號(hào)和格式超級(jí)簡(jiǎn)單，只要點(diǎn)擊套用就好

之所以會(huì)出現(xiàn)現(xiàn)在的混亂局面，全是因?yàn)樵诹㈨?xiàng)時(shí)就沒(méi)有定義一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，這恰恰是一個(gè)組織者應(yīng)該干的活。

不提前規(guī)劃是要吃大虧的！

事前不規(guī)劃，事后是要吃大虧的！

Word 排版最難的，就是那些很長(zhǎng)的文檔。只要眼觀全局，開(kāi)始動(dòng)手前就做好結(jié)構(gòu)整理和文檔樣式規(guī)劃就能高效許多！

事實(shí)上，在 Word 里有很多很多自動(dòng)化的排版方式。即使后期要修改格式，有大把工具幫你批量完成。

總做低水平重復(fù)的工作，很可能是因?yàn)槲覀儧](méi)有潛下心鉆研。

同樣一件小事，別人用1小時(shí)完成，你只用 1 分鐘，就能在職場(chǎng)中脫穎而出。Word 值得你花精力好好學(xué)習(xí)。