公文結(jié)構(gòu)的概念和作用
?。ㄒ唬┕慕Y(jié)構(gòu)的概念
公文結(jié)構(gòu)是指公文內(nèi)容的組合和構(gòu)造。換句話說，也就是如何按照主題的需要，安排材料、組織成文的方式，比如全文分哪幾個(gè)部分，每部分安排哪些內(nèi)容，怎樣使公文首尾一致，形成一個(gè)有機(jī)整體，等等。
（二）公文結(jié)構(gòu)的作用
1 .便于閱讀和理解
2 .利于公文寫作
二、公文結(jié)構(gòu)的基本內(nèi)容
公文結(jié)構(gòu)內(nèi)容包括開頭和結(jié)尾、層次和段落、過渡和照應(yīng)等，安排結(jié)構(gòu)就是在總體結(jié)構(gòu)思路的指導(dǎo)下，組織安排好這些環(huán)節(jié)，構(gòu)成相互緊密聯(lián)系的有機(jī)整體，組成條理清晰、前后連貫、首尾圓合的篇章形式。
（一）公文的開頭與結(jié)尾
一篇公文中，開頭與結(jié)尾，一個(gè)居前，一個(gè)殿后，地位都相當(dāng)重要。
1 .開頭
開頭是公文正文部分的起點(diǎn)和入筆處，又稱導(dǎo)語，用以喚起讀者注意，引導(dǎo)閱讀。最常見的公文開頭，大致有以下幾種：
?、?起因式開頭。一開始先講問題的緣起，即為什么要寫這篇公文，一般使用“由于……”、“鑒于……”或“隨著……”等開頭。
?、?目的式開頭。開宗明義，第一句就說明本文目的，一般使用“為了……”、“為……”。
?、?根據(jù)式開頭。一開始先說明制作公文的依據(jù)，多用“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等開頭，即根據(jù)某公文要求，遵照上級(jí)某指示精神，按照某會(huì)議的決定等。
?、?時(shí)間式開頭。一開始先點(diǎn)明某事、某情況的時(shí)間。有的是一開始直接寫年、月、日，有的是用“近日來”、“近來”、“最近”等比較模糊的時(shí)間開頭，有的則用“……之后”句式開頭。
?、?引文式開頭。一開始先引用公文或領(lǐng)導(dǎo)指示中的一段話作為引子或點(diǎn)明主題。
?、?事情式開頭。即一開頭就把事件、情況簡明扼要地介紹清楚。
2 .結(jié)尾
公文的結(jié)尾，又稱結(jié)語，用以維護(hù)公文的完整性，使讀者深刻理解作者的意圖，為準(zhǔn)確而有效地處理公文奠定基礎(chǔ)，同時(shí)，也防止在正文之后被添加偽造。
公文中的結(jié)尾也是多種多樣的，常用的有如下幾種：
?、?總結(jié)式結(jié)尾。在結(jié)尾部分對(duì)全文作出總結(jié)，概括與深化主題，幫助讀者進(jìn)一步理解全文。
?、?希望號(hào)召式結(jié)尾。在結(jié)尾部分提出希望，發(fā)出號(hào)召，鼓舞斗志。
③ 強(qiáng)調(diào)式結(jié)尾。對(duì)主題意義再次強(qiáng)調(diào)以引起重視。
?、?專用式結(jié)尾。如“以上請(qǐng)示是否妥當(dāng)，請(qǐng)批復(fù)”、“當(dāng)否，請(qǐng)指示”等。
?。ǘ┕牡膶哟闻c段落
段落是形式范疇的概念，即自然段，其行文標(biāo)志是“另起一行，空兩格”；層次是內(nèi)容范疇的概念，即意義段，沒有明顯的行文標(biāo)志。
1 .層次
所謂層次，又叫意義段，結(jié)構(gòu)段，是公文在表達(dá)主題過程中形成的相對(duì)完整的思想內(nèi)容單位，也是結(jié)構(gòu)的基本單位。
層次的劃分是有其客觀依據(jù)的，有時(shí)按照事物發(fā)展的時(shí)間來安排層次，有時(shí)根據(jù)事物的空間來安排層次，有時(shí)按照事物的功能和特征的主次來安排層次，有時(shí)按照公文的邏輯聯(lián)系來安排層次。
公文往往采用總分、并列、遞進(jìn)、因果和連貫等方式。
?、?總分式?？偡质揭步兄鲝氖?，是指構(gòu)成公文的全部層次中，先從總體上概括內(nèi)容，然后再具體分述；或先提出總的觀點(diǎn)、主張，然后再具體說明。這種方式在簡報(bào)、調(diào)查報(bào)告、總結(jié)、計(jì)劃、通報(bào)、報(bào)告中多以先概述后分述的形式出現(xiàn)。有命令、決定、通知、通告等公文中多是先交代觀點(diǎn)，而后具體陳述主張和辦法。
?、?并列式。這種安排層次的方式是從橫向邏輯聯(lián)系入手，把材料按其性質(zhì)歸類，組成層次，分別從不同方面對(duì)問題加以說明，各個(gè)層次表現(xiàn)為平等并列關(guān)系，以其內(nèi)在聯(lián)系構(gòu)成有序的完整篇章。公文多用分條列項(xiàng)的方式表述既有聯(lián)系又各不相同的內(nèi)容，形成并列式層次。條例、規(guī)定、辦法、細(xì)則、計(jì)劃等多為這種層次。
?、?遞進(jìn)式。這是按照內(nèi)容的逐層推進(jìn)，層層加深而安排層次的一種方式，層次之間為一層深似一層的遞進(jìn)關(guān)系。在公文中命令、決定、決議、請(qǐng)示、報(bào)告、調(diào)查報(bào)告等有時(shí)采用這種方式。
?、?因果式。這是以分析事物形成和發(fā)展的原因、結(jié)果為線索安排層次的一種方式，層次間為因果關(guān)系。其中有的先說因、后說果，有的則先交代結(jié)果，后分析原因。
⑤ 連貫式。這是按照事物發(fā)展的自然順序安排層次的一種方式，其中有的以時(shí)間的先后為序排列，有的以事件發(fā)展的前后進(jìn)程排列，有的以空間的前后轉(zhuǎn)換排列，有的以認(rèn)識(shí)的過程排列。公文中采用這種方式的以時(shí)序的推進(jìn)為多。如簡報(bào)、報(bào)告、會(huì)議紀(jì)要等常用這種方式。
2 .段落
段落是構(gòu)成一篇公文的基本單位，人們習(xí)慣上稱之為自然段。
段落的劃分要注意四點(diǎn)：一是單一性，即一個(gè)段落只能表達(dá)一個(gè)中心內(nèi)容，不能把幾個(gè)不同的內(nèi)容拼湊、糅合在一起；二是完整性，即一個(gè)中心內(nèi)容必須在一個(gè)段落里說清楚，而不能分散在幾個(gè)段落里講；三是連貫性，就是說前后段的內(nèi)容要有承繼關(guān)系，不能彼此脫節(jié)或用不相干的文字段落從中間打斷；四是勻稱性，即段落的長短劃分要適度，不能長的太長、短的太短，避免給人以不太協(xié)調(diào)的直觀印象。
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