公文結(jié)構(gòu)的主要環(huán)節(jié)
安排文章結(jié)構(gòu)，要把握好哪些環(huán)節(jié)呢？一般認(rèn)為，主要是這樣四對(duì)八個(gè)環(huán)節(jié)：層次和段落、過渡和照應(yīng)、主次和詳略、開頭和結(jié)尾。下面分別加以介紹。
一、層次和段落
(一)層次
1．層次的含義
層次又稱“部分”、“大段”、“邏輯段”等，是小于篇、大于段(有時(shí)也可以等于段)的結(jié)構(gòu)單位。在公文中，它可以像篇和段一樣，有明確的外部標(biāo)志，如章程、條例等法規(guī)類公文，由“總則、第一章、第二章……附則”來構(gòu)成，清晰地顯現(xiàn)出層次來。它也可以沒有明確的外部標(biāo)志，但人們在閱讀時(shí)，仍然能夠區(qū)分出來，因?yàn)椴煌瑢哟纬袚?dān)著文章內(nèi)容展開的不同步驟。
層次是結(jié)構(gòu)諸環(huán)節(jié)中最重要的一環(huán)。結(jié)構(gòu)的完整性和嚴(yán)密性，主要通過層次安排得以實(shí)現(xiàn)。
2．公文層次的兩種基本形態(tài)
公文的層次安排，有兩種基本形態(tài)，一種是并列式，一種是遞進(jìn)式。
開頭通常是總述或總論，它自成一個(gè)層次。主體部分的各層或分述或分論，不是呈現(xiàn)并列形態(tài)，就是呈現(xiàn)遞進(jìn)形態(tài)。
對(duì)事物幾個(gè)不同側(cè)面的考察，對(duì)事件發(fā)生的幾種不同原因的分析，對(duì)法規(guī)中不同條文的陳述等等，都將形成相互并列的不同層次。
如果是從事物的表象逐步深入去探索其本質(zhì)，每一個(gè)深化的階段就形成一個(gè)層次，各層次之間就是遞進(jìn)形態(tài)。從原因出發(fā)推導(dǎo)結(jié)果，或者反過來從結(jié)果出發(fā)尋找原因，也會(huì)有步步深入的過程，也是遞進(jìn)形態(tài)。另外，文章在偏重于記述事件或過程時(shí)，按照事實(shí)發(fā)生的先后順序表述，事件的階段性也必然會(huì)形成層次，各層之間也屬于遞進(jìn)形態(tài)。
(二)段落
1．段落的含義和作用
段落就是我們平時(shí)所說的自然段，它是小于層次(有時(shí)也會(huì)有一個(gè)段落自成一個(gè)層次的情況)大于句子的結(jié)構(gòu)單位。它有著段首空兩字，段尾另起行的外部標(biāo)志。
段落的劃分使文章的結(jié)構(gòu)更明晰、醒目。古人寫文章不分段落，給閱讀造成的障礙是顯而易見的。
2．劃分段落的注意事項(xiàng)
相對(duì)于層次的安排，段落的劃分比較容易一些。只需注意以下三點(diǎn)：
首先，保持段意的單一性。
一篇文章只能辦理一件事務(wù)，只能有一個(gè)中心話題，只能有一個(gè)中心思想。一個(gè)層次也是如此。對(duì)于一個(gè)段落而言，當(dāng)然要遵循相同的原則。除過渡段承上啟下，內(nèi)容可以不單一外，意義段都不應(yīng)違背這一原則。
其次，注意段意的完整性。
只有單一性還不夠，如果一段話的意思沒有表達(dá)完整就煞了尾，讀者不知所云，也是結(jié)構(gòu)的嚴(yán)重失誤。
其三，段落安排要長短適度。
段落多長才合適？這并沒有統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)。但是，如果一段文字有七八百字還不分段，讀者就很難把握作者的思路和內(nèi)容的步驟了。相反，段落都只有一兩行文字，那又將思路切割的七零八碎的，讀者也難以接受。一般地說，長到三四百字，短到三四十字，都是比較合適的長度。但特殊情況可以例外。
還要注意長短標(biāo)準(zhǔn)的統(tǒng)一問題。有人寫文章，思路連貫性強(qiáng)，段落較長；有人寫文章，思路跳躍性強(qiáng)，段落較短，只要在一篇文章中前后統(tǒng)一，這都不是什么缺陷。但是，如果在一篇公文之中，分段不是采用一個(gè)標(biāo)準(zhǔn)，形成了文章前后風(fēng)格的不一，那就是缺陷了，必須防止。
二、過渡和照應(yīng)
(一)過渡
1．過渡的含義和作用
過渡就是在段落之間、層次之間進(jìn)行銜接的形式或手段。
依照我們前面講過的層次和段落的理論，文章是由若干“板塊”構(gòu)成的。那么，在板塊與板塊之間，必然會(huì)有一些縫隙，使文氣不能順暢地通達(dá)。這樣，作者就必須在板塊之間鋪路搭橋，以便文氣暢達(dá)，前后文渾然一體。用于承前啟后的形式和手段，就是過渡。
公文在總論(或總述)與分論(或分述)之間，一般需要過渡；分論(或分述)之間，有時(shí)也需要過渡。
2．過渡的方式
過渡的方式有三種。一是過渡段，二是過渡句，三是關(guān)聯(lián)詞語。
如果前后文內(nèi)容差異較大，要安排一個(gè)段落承上啟下，這個(gè)段落就叫過渡段。過渡段不是獨(dú)立的意義段，主要功能不是表達(dá)意義，而是完成內(nèi)容的轉(zhuǎn)換。
過渡句或出現(xiàn)在上層上段末尾用以“啟下”，或出現(xiàn)在下層下段開頭用以“承上”用關(guān)聯(lián)詞語過渡，常用的詞語是“因此”、“但是”、“然而”、“總之”、“綜上所述”等等，一般出現(xiàn)在下層或下段起首。
(二)照應(yīng)
1．照應(yīng)的含義
照應(yīng)就是文章前后內(nèi)容之間的關(guān)照和呼應(yīng)。
作為一個(gè)有機(jī)的整體，文章的前后內(nèi)容有著緊密的關(guān)聯(lián)。缺乏內(nèi)容的前后關(guān)照和脈絡(luò)的前后呼應(yīng)，文章就會(huì)散亂、松懈。合理地運(yùn)用照應(yīng)的手段，不但能使文脈貫通，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，還能使文章中某些關(guān)鍵的內(nèi)容得到強(qiáng)化。
2．公文中照應(yīng)的常見形式
首尾照應(yīng)。
首尾照應(yīng)就是結(jié)尾照應(yīng)開頭。如開頭說“為……制定本規(guī)定”，結(jié)尾要求“本規(guī)定從×月×日起施行”。
序列照應(yīng)
將文章內(nèi)容按照排定的序列依次表達(dá)時(shí)，序列的外部標(biāo)志之間會(huì)產(chǎn)生前后呼應(yīng)。如“首先……其次……最后……”，就是文章序列的外部標(biāo)志，人們讀到“其次”時(shí)，不可能不回想一下“首先”的內(nèi)容，讀到“最后”時(shí)，對(duì)前面的若干層次都會(huì)有所回顧。還有“第一……第二……第三……”，以及“一、二、三”等序碼標(biāo)志，都會(huì)起到這樣的照應(yīng)作用。
序列照應(yīng)不得出現(xiàn)錯(cuò)漏的現(xiàn)象。
注釋性照應(yīng)
在公文中，前面出現(xiàn)的一些概念無暇解釋，可以在后面文章末尾處安排注釋，一方面對(duì)前文的某些概念進(jìn)行解釋，一方面引導(dǎo)讀者回顧前面的內(nèi)容。例如，《監(jiān)察機(jī)關(guān)實(shí)行回避制度暫行辦法》(1992年11月16日監(jiān)察部發(fā)布)的第十一條，就對(duì)前面涉及的“近姻親”、“三代以內(nèi)旁系血親”、“近親屬”、“擬制血親”四個(gè)概念的含義進(jìn)行了解釋。
三、主次和詳略
(一)主次
文章各部分的內(nèi)容，在文章中所占的地位和所起的作用，并不完全相同，有的份量重，有份量輕；有的為主，有的為輔。分清主次，也是結(jié)構(gòu)安排的一個(gè)主要環(huán)節(jié)。
朱光潛先生對(duì)此也有論述：“文章不僅要分層次，尤其要分輕重。輕重猶如圖畫的陰陽光影，一則可以避免單調(diào)，起抑揚(yáng)頓挫之致；二則輕重相形，重者愈顯得重，可以產(chǎn)生較強(qiáng)烈的效果。……如果不分賓主，群龍無首，必定顯得零亂蕪雜。……如果有五六層意思都平鋪并重，它一定平滑無力，不能說服讀者。”朱光潛：《選擇與安排》。
在一篇文章中如何顯出主次輕重？朱先生認(rèn)為有兩種方法，第一是在層次上顯出，第二是在篇幅份量上顯出。層次問題前面已有論述，這里只是再強(qiáng)調(diào)一下對(duì)層次之間的主次關(guān)系的把握。篇幅份量則涉及詳略問題，是下面要講的內(nèi)容了。
(二)詳略
詳是詳寫，略是略寫。公文寫作，表述觀點(diǎn)時(shí)可詳可略，敘述和引用材料時(shí)也可詳可略。而且，詳與略在文字上的差異是巨大的，一個(gè)事實(shí)，可以用十幾個(gè)字就表達(dá)完畢，也可以用幾百個(gè)字詳加介紹。
總的來看，公文是講究精煉實(shí)用的文體，表達(dá)觀點(diǎn)直接明了，敘述事實(shí)簡煉清晰，一般不寫細(xì)節(jié)，更不用精雕細(xì)刻的手法，與文學(xué)寫作相比，公文的略寫多于詳寫。但是，這并不意味著公文寫作不分詳略，就自身而言，各部分的詳略安排還是十分講究的。
那么，公文寫作如何掌握詳略呢？具體寫法必須結(jié)合實(shí)際才能確定，我們在這里只能提供兩條原則。
首先，以主次的地位確定詳略。
大多數(shù)情況下，主要觀點(diǎn)和重要條文要詳寫，一般觀點(diǎn)和次要條文要略寫。
其次，以典型程度確定詳略。
這是指材料而言。典型材料的說服力強(qiáng)，要表述得充分一些；非典型性的輔助性材料，則可以表述得簡略一些。
四、開頭和結(jié)尾
(一)開頭
1．公文開頭的寫作要求
首先是要開門見山。
公文開頭不能像文學(xué)作品那樣極盡鋪張渲染之能事，制造出特定的氛圍后才切入正事或正題。公文必須開門見山，一落筆就直接指向要處理的事件或要解決的問題。
其次是要文筆簡煉。
公文開頭，多數(shù)只有一個(gè)自然段，而且不能太長。最好做到不可增減一字的地步——如果增加一字，那個(gè)字必然是可有可無的；如果減少一字，則意思無法表達(dá)清楚。
2．公文開頭的常見體式
根據(jù)式開頭
就是在開頭表明發(fā)布公文的根據(jù)，所根據(jù)的一是上級(jí)文件，二是領(lǐng)導(dǎo)指示，三是有關(guān)規(guī)章，四是現(xiàn)實(shí)情況。這類開頭一般用“根據(jù)”、“遵照”、“按照”等介詞領(lǐng)起，如：
根據(jù)《國務(wù)院關(guān)于進(jìn)一步調(diào)整國務(wù)院部門(單位)所屬學(xué)校管理體制和布局結(jié)構(gòu)的決定》(國發(fā)〔1999〕26號(hào)，以下簡稱《決定》)，除教育部以及外交部、國防科工委、國家民委、公安部、海關(guān)總署、民航總局、體育總局、僑辦、中科院、地震局等部門和單位繼續(xù)管理其所屬學(xué)校外，國務(wù)院其他部門和單位原則上不再直接管理學(xué)校。為貫徹落實(shí)《決定》，現(xiàn)提出如下實(shí)施意見。
——《關(guān)于調(diào)整國務(wù)院部門(單位)所屬學(xué)校管理體制和布局結(jié)構(gòu)的實(shí)施意見》，教育部、國家計(jì)委、財(cái)政部2000年1月29日發(fā)布
這種把行文根據(jù)放在前面做開頭的寫法，在公文寫作中運(yùn)用得十分普遍。
敘述式開頭
運(yùn)用概括敘述的方式，把公文所指向的主要事實(shí)作一個(gè)簡要的交待，然后在事實(shí)的基礎(chǔ)上展開主體部分的表達(dá)，這就是敘述式開頭。例如：
自1995年國務(wù)院召開全國勞動(dòng)模范和先進(jìn)工作者表彰大會(huì)以來，全國各族人民積極投身到建設(shè)有中國特色的社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)事業(yè)中，各項(xiàng)改革和建設(shè)事業(yè)取得了巨大成就，涌現(xiàn)出了大批品德高尚、成績顯著、貢獻(xiàn)突出的先進(jìn)模范人物。為有利于調(diào)動(dòng)全國人民建設(shè)有中國特色社會(huì)主義的積極性，全面完成黨的十五大提出的各項(xiàng)任務(wù)，國務(wù)院決定，2000年“五一”國際勞動(dòng)節(jié)前后召開全國勞動(dòng)模范和先進(jìn)工作者表彰大會(huì)。現(xiàn)將有關(guān)事項(xiàng)通知如下：
——《國務(wù)院關(guān)于召開2000年全國勞動(dòng)模范和先進(jìn)工作者表彰大會(huì)的通知》，國發(fā)〔2000〕5號(hào)，國務(wù)院2000年2月15日發(fā)布
敘述式開頭可以使讀者對(duì)基本情況、主要事實(shí)有一個(gè)大致的了解，在此基礎(chǔ)上，理解公文下一步展開的內(nèi)容就比較容易了。
結(jié)論式開頭
一開頭就提出對(duì)某一事件或某一問題的基本認(rèn)識(shí)，以此為前提布置有關(guān)工作，提出開展工作的方法、措施和要求，也是一種比較常用的公文開頭方式。例如：
新中國成立50年來特別是改革開放以來，我國高等教育的改革和發(fā)展取得了令人矚目的成就。在21世紀(jì)，高等教育肩負(fù)著偉大而又光榮的歷史使命，應(yīng)該也必須有更大更快的發(fā)展。但是，當(dāng)前高等學(xué)校后勤服務(wù)模式落后、后勤社會(huì)化改革滯后、后勤負(fù)擔(dān)沉重的狀況，已經(jīng)成為制約高等教育發(fā)展的“瓶頸”因素。因此，進(jìn)一步推進(jìn)并盡快完成高等學(xué)校后勤社會(huì)化改革，關(guān)系到今后我國高等教育工作的全局，具有重要而深遠(yuǎn)的意義，任務(wù)艱巨，時(shí)間緊迫。
——《關(guān)于進(jìn)一步加快高等學(xué)校后勤社會(huì)化改革的意見》，教育部、國家計(jì)委、財(cái)政部、建設(shè)部、人民銀行、稅務(wù)總局，1999年12月14日發(fā)布
結(jié)論式開頭或肯定成績，或指出問題，或闡明原則，或亮明態(tài)度，開宗明義，一箭中鵠。
目的式開頭
在開頭提出發(fā)布公文的動(dòng)機(jī)、緣由、目的，稱為目的式開頭。這種開頭常以“為”、“為了”等介詞作為領(lǐng)起。例如：
為了嚴(yán)肅財(cái)經(jīng)紀(jì)律，加強(qiáng)廉政建設(shè)，落實(shí)行政事業(yè)性收費(fèi)和罰沒收入“收支兩條線”管理，促進(jìn)依法行政，根據(jù)法律、行政法規(guī)和國家有關(guān)規(guī)定，制定本規(guī)定。
——《違反行政事業(yè)性收費(fèi)和罰沒收入收支兩條線管理規(guī)定行政處分暫行規(guī)定》，國務(wù)院2000年2月12日發(fā)布
目的式開頭也是公文寫作中運(yùn)用較多的一種開頭方式，這跟公文的實(shí)用性強(qiáng)，每一篇公文總有一個(gè)明確的目的有關(guān)系。
(二)結(jié)尾
1.公文結(jié)尾的寫作要求
與一般文章相比，公文的結(jié)尾有特殊的要求。它不能用象征、隱喻、暗示的方法去追求“言有盡而意無窮”的韻味，而必須明確提出結(jié)論性的意見、請(qǐng)求或執(zhí)行要求。
2.公文結(jié)尾的常見體式
總結(jié)式結(jié)尾
在結(jié)尾處用簡潔明白的語言進(jìn)行畫龍點(diǎn)睛式的概括歸納，也就是對(duì)全文內(nèi)容進(jìn)行總結(jié)。
希望式結(jié)尾
在結(jié)尾處提出希望、號(hào)召。如：“我們希望市水利局及時(shí)改變拖沓作風(fēng)，并能在今年解決××水庫的維修問題。”
說明式結(jié)尾
在結(jié)尾處對(duì)與文章內(nèi)容有關(guān)的事項(xiàng)或問題進(jìn)行交待說明。如：“以上內(nèi)容僅用于征求意見，不能作為執(zhí)行的依據(jù)。在沒有正式通知之前，必須按現(xiàn)行有關(guān)規(guī)定辦理。”
套語式結(jié)尾
用固定的套語作結(jié)尾，多用于請(qǐng)示、報(bào)告等上行文和通知、通告等普發(fā)性下行文。如：“特此報(bào)告”，“以上請(qǐng)示如無不妥，請(qǐng)予批準(zhǔn)。”
