同樣一件工作,為什么你要一天才能完成而別人只需要半天甚至一個(gè)小時(shí)就能完成呢?為什么有時(shí)候你感覺自己在天天忙碌,而似乎沒有任何成果,工作總是裹足不前呢? 在工作中,這些問題也許總是困擾著你,而且久而久之如果總是效率低下還會(huì)影響到自己的前途. 所以,提高工作效率是一個(gè)刻不容緩的問題,特別是對(duì)象我一樣剛剛工作的年輕人更是如此.那么怎么提高工作效率呢?這個(gè)很大程度上還是要靠個(gè)人體會(huì),思考和交流,發(fā)現(xiàn)自己在工作中存在的降低工作效率的行為,然后去改進(jìn)它.這里,我主要就自己工作的情況總結(jié)一下提高工作效率的方法.
記住：工作計(jì)劃必不可少！這種計(jì)劃并不是為了向某人匯報(bào)，也不是為了給自己增加壓力，而是為了讓你記住有哪些事情需要去做，而不是被無形而又說不清楚的工作壓力弄得暈頭腦漲，煩躁不以。
首先：在每周的開始列出本周的計(jì)劃。計(jì)劃的內(nèi)容就是本周準(zhǔn)備做哪些事情，除非是外界有嚴(yán)格時(shí)間限制的任務(wù)（例如周三必須向客戶提交出產(chǎn)品文檔），否則，周計(jì)劃無須設(shè)定每項(xiàng)任務(wù)擬訂的進(jìn)行時(shí)間，也沒有必要詳細(xì)去說明任務(wù)的內(nèi)容。你只需要一些提示，讓你不回忘記本周要做的工作；
然后，每天早上列出時(shí)間表，從周計(jì)劃中選擇出當(dāng)天想做的事，并安排具體時(shí)間去完成；列出所有需要打的電話，和每個(gè)電話的內(nèi)容。這張時(shí)間表應(yīng)該隨時(shí)在你身邊，一抬眼就能看到，它象一個(gè)忠實(shí)的助手，隨時(shí)告訴你下一步工作的內(nèi)容！
最后，必須進(jìn)行工作計(jì)劃的總結(jié)。很多人把工作總結(jié)想得很復(fù)雜，仿佛需要把所有完成的任務(wù)的完成情況和沒有完成的任務(wù)的未完成原因都詳詳細(xì)細(xì)地書寫出來。這是一個(gè)天大的誤解??！其實(shí)，工作總結(jié)隨時(shí)都在進(jìn)行，方法簡(jiǎn)單之極：用粗筆把你做完的事從周計(jì)劃和日時(shí)間表中重重地劃去?。×硪环N總結(jié)是在我們制定每日的時(shí)間表和每周的計(jì)劃表時(shí)完成的，方法也十分簡(jiǎn)單：把當(dāng)日或當(dāng)周沒有完成的工作抄寫到下一日或下一周的計(jì)劃中去！
你一定要明白，制定計(jì)劃的根本目的不是給你施加任何壓力，而是給你一個(gè)有序的、有準(zhǔn)備的工作安排。因此，不要為未完成預(yù)定的任務(wù)而懊惱，而是記住這些任務(wù)，并且盡快安排去進(jìn)行！同時(shí)，工作計(jì)劃還會(huì)給你帶來自信和成就感：當(dāng)一個(gè)人看到面前成堆的任務(wù)被狠狠地劃去，象征著這些敵人被征服和消滅，那就象是軍人看到自己肩膀上的金星在一顆顆增加一樣，是何等地暢快淋漓！
我個(gè)人的經(jīng)驗(yàn)是:
一, 將工作計(jì)劃和進(jìn)度記在身邊的臺(tái)歷上. 當(dāng)接受到工作任務(wù)后,自己分析一下這個(gè)任務(wù)的難度,要分幾步來完成,然后用鉛筆記在桌上的小臺(tái)歷上.平時(shí)的工作安排和計(jì)劃都可以這樣簡(jiǎn)單地記錄下來.這樣,一是比較方便,而是這個(gè)臺(tái)歷就在你的旁邊,隨時(shí)可以看到,可以督促自己按照進(jìn)度完成任務(wù). 哪天要完成什么任務(wù)都可以簡(jiǎn)單地用鉛筆寫在臺(tái)歷當(dāng)天的空格中.然后,自己每天實(shí)際完成的進(jìn)度用鋼筆或者圓珠筆寫在當(dāng)天的臺(tái)歷空格中,這樣可以比較進(jìn)度安排與實(shí)際進(jìn)度直接的差距,從而可以更好地調(diào)整工作進(jìn)度.而且,這個(gè)實(shí)際進(jìn)度可以作為下面寫周間報(bào)告的參考,使你知道這周完成了什么.每天向著目標(biāo)前進(jìn),工作會(huì)更有充實(shí)感.
二, 每周寫周間報(bào)告. 周間報(bào)告應(yīng)該在周末時(shí),以文件的形式詳細(xì)列出本周所完成的工作,工作中出現(xiàn)的問題,也可以簡(jiǎn)單地列出工作的方式,已經(jīng)目前的成果. 另外,還要在周報(bào)中列出下周的計(jì)劃事項(xiàng),這個(gè)也為第一條中寫工作進(jìn)度計(jì)劃提供參考.這個(gè)周間報(bào)告最好控制在一頁(yè)紙的范圍內(nèi),過長(zhǎng)也沒必要. 另外,你如果是項(xiàng)目經(jīng)理,你還應(yīng)該準(zhǔn)備一個(gè)Excell的表格文件,在這個(gè)文件中按照每個(gè)組員以及他從事的工作模塊分行列出他每周的工作進(jìn)度(需本人配合完成). 這樣,整個(gè)項(xiàng)目包括模塊的劃分,擔(dān)當(dāng)者,模塊計(jì)劃,實(shí)際進(jìn)度,模塊間協(xié)調(diào)等等都可以一目了然. (當(dāng)然,同樣的一個(gè)事項(xiàng)怎么用表格和文字更好的表達(dá)出來也是一個(gè)人能力的體現(xiàn),這個(gè)需要在工作中向別人學(xué)習(xí)和自己思考實(shí)踐,以后如果有時(shí)間我也會(huì)對(duì)這個(gè)問題進(jìn)行一下總結(jié)).
我們常常會(huì)遇到這樣的情況：需要打開或下載某個(gè)網(wǎng)站內(nèi)容，連網(wǎng)速度卻慢得象爬蟲；離預(yù)定好的約會(huì)還有半個(gè)鐘頭的空余時(shí)間；焦急地等待某人或某物，卻不知道他（它）什么時(shí)候會(huì)到來；心情不好或情緒不高，不想做任何需要投入精力的工作；所有任務(wù)都已完成，而下班的時(shí)間還未到來。
通常，人們遇到這些情況時(shí)，會(huì)采用兩種方法去對(duì)待：或者百無聊賴地等待，或者隨便拿起一項(xiàng)工作來做。無所事事地等待是自殺的最好方法，因?yàn)槟愕纳鼤?huì)在你發(fā)蒙時(shí)一刻不停地流逝；而隨便進(jìn)行一項(xiàng)工作，最可能的結(jié)果是工作效率極其低下，在這段空白時(shí)間過完時(shí)必須放棄手頭的沒有完成的工作，下次再重新開始。
對(duì)待這樣的空白時(shí)間最好的方法是：預(yù)先準(zhǔn)備備用的任務(wù)，而利用這樣的時(shí)間去進(jìn)行（不是完成）它！這樣的備用任務(wù)要求具備的特點(diǎn)是：不需要耗費(fèi)大量的腦力去思考；隨時(shí)可以開始，隨時(shí)可以中斷，并且下次可以繼續(xù)進(jìn)行；沒有時(shí)間的壓力，不必在某個(gè)時(shí)間非完成不可；能給自己帶來一定的樂趣。這樣的工作有：瀏覽報(bào)刊雜志，閱讀有益的但是非專業(yè)的書籍，查看網(wǎng)絡(luò)新聞，隨意訪問自己感興趣的網(wǎng)站，對(duì)自己已完成的工作成果進(jìn)行美化加工（例如整理文檔，修飾繪圖設(shè)計(jì)），整理文件，將顧客名單裁成小條等等。
如果你安排好了這樣的任務(wù)，你不光可以把這些需要等待的空白時(shí)間充分利用起來，并且你還可以有額外的驚人收獲：整齊美觀的文件柜，有價(jià)值的新聞或文章，或者在一年之內(nèi)讀完了巴爾扎克的全部小說！
通常, 我們手頭上可能有不止一項(xiàng)的任務(wù)或者一個(gè)任務(wù)可以劃分為幾個(gè)可以單獨(dú)進(jìn)行的事項(xiàng),那么我們?cè)谝粋€(gè)任務(wù)因?yàn)榭陀^原因一時(shí)還不能繼續(xù)進(jìn)行時(shí)就要抓緊時(shí)間干點(diǎn)別的了.比如,在我的設(shè)計(jì)中要進(jìn)行仿真,可能運(yùn)行一個(gè)run命令就要等大半天才能看到結(jié)果.這時(shí)候,我可以分析上一次的仿真結(jié)果,找出有什么問題和產(chǎn)生問題的原因,或者我可以去仿真另外一個(gè)模塊,或者我可以收一下信,看要不要回復(fù),或者我可以看一下技術(shù)文檔,或者我可以想一下工作進(jìn)度,能不能趕上計(jì)劃,或者我可以學(xué)習(xí)一下工作相關(guān)的知識(shí),進(jìn)一步提高自己的水平,或者我可以瀏覽一下網(wǎng)頁(yè),了解一下技術(shù)動(dòng)態(tài)或者最近的時(shí)事新聞,或者我可以起來深深懶腰,出去喝喝茶,聊聊天.... 總之,時(shí)間是寶貴的,不論是用來工作,學(xué)習(xí),還是娛樂,可不能隨便浪費(fèi)啊.
你每天都需要做一些日常工作，以和別人保持必要的接觸，或者保持一個(gè)良好的工作環(huán)境，這些工作包括查看電子郵件，和同事或上級(jí)的交流，瀏覽你必須訪問的 BBS，打掃衛(wèi)生等等；這些常規(guī)的工作雜亂而瑣碎，如果你不小心對(duì)待，它們可能隨時(shí)都會(huì)跳出來騷擾你，使你無法專心致志地完成別的任務(wù)，或者會(huì)由于你的疏忽帶來不可估量的損失。
處理這些日常工作的最佳方法是定時(shí)完成：在每天預(yù)定好的時(shí)刻集中處理這些事情，可以是一次也可以是兩次，并且一般都安排在上午或下午工作開始的時(shí)候，而在其他時(shí)候，根本不要去想它！
除非有什么特殊原因（例如你在等待某個(gè)人發(fā)來的緊急郵件），否則，強(qiáng)迫自己在預(yù)定時(shí)刻之外不要查看郵箱，不要瀏覽BBS，不要去找領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作，這樣，處理這些事務(wù)的效率才會(huì)提高，并且不會(huì)給你的其他主要工作帶來困擾。
如果每天你都有這種日常事務(wù)需要處理,那就定時(shí)盡量集中來完成. 把這些工作一次性完成就可以專注于主要工作上,上面說的不錯(cuò).
所有的工作無非兩類："事務(wù)型"的工作不需要?jiǎng)幽X筋，可以按照所熟悉的流程一路做下去，并且不怕干擾和中斷；"思考型"的工作則必須集中精力，一氣呵成。
對(duì)于"事務(wù)型"的工作，你可以按照計(jì)劃在任何情況下順序處理；而對(duì)于"思考型"的工作，你必須謹(jǐn)慎地安排時(shí)間，在集中而不被干擾的情況下去進(jìn)行。
對(duì)于"思考型"的工作，最好的辦法不是匆忙地去做，而是先在日常工作和生活中不停地去想：吃飯時(shí)想，睡不著覺的時(shí)候想，在路上想，上WC的時(shí)候想。當(dāng)你的思考累計(jì)到一定時(shí)間后，再安排時(shí)間集中去做，你會(huì)發(fā)現(xiàn)，成果會(huì)如泉水一般，不用費(fèi)力，就會(huì)自動(dòng)地汩汩而來，你要做的無非是記錄和整理它們而已！
有道理,一般也會(huì)這么做.
人與動(dòng)物的一個(gè)重大的區(qū)別是,人可以制造工具.人都是要靠工具來工作,好的工具往往可以成倍地提高你的工作效率.而如果你還抱著陳舊的工具不放的話,往往只有被社會(huì)淘汰了.所以一定要掌握好的工具.下面具體談一談怎么樣"利其器"的問題.
做一項(xiàng)工作,特別是項(xiàng)目的開發(fā)工作,一個(gè)很重要的環(huán)節(jié)就是搜集資料.這包括這個(gè)工作別人是否也在做或者已經(jīng)做過(通常是YES),他們有什么經(jīng)驗(yàn),資料和教訓(xùn)可以借鑒,這個(gè)工作需要哪些具體的參考文檔(如datasheet,spec或者標(biāo)準(zhǔn)等),是否能得到更詳細(xì)的資料(這樣你就省事了,不要不相信,還真可能有). 這些資料的搜集除了可以通過自己公司的文檔外,一個(gè)很重要的途徑就是網(wǎng)絡(luò).這就要會(huì)使用網(wǎng)絡(luò)搜索引擎,以及及時(shí)對(duì)有用網(wǎng)址備份,多參加些論壇討論.(會(huì)在本人博客中不斷總結(jié),敬請(qǐng)關(guān)注).當(dāng)然,技術(shù)書籍或文獻(xiàn)也不容忽略,它們往往更詳細(xì)和專業(yè).
在工作中,你經(jīng)常會(huì)使用很多軟件工具,熟練掌握這些工具,特別是常用的技巧,肯定對(duì)你完成工作大有裨益.當(dāng)情況往往是,對(duì)某一個(gè)工具你往往只了解它最基本的功能,以為這樣就足夠了.誠(chéng)然,憑借這些基本的功能你可能是可以完成任務(wù),但工作效率卻大打折扣. 比如,Unix下的編輯軟件Gvim,雖然我會(huì)用基本的編輯命令,但與他們老工程師接觸后卻發(fā)現(xiàn)他們竟掌握很多小技巧,完成同樣的動(dòng)作速度要快很多.所以,對(duì)這些工具的使用方法就要及時(shí)進(jìn)行總結(jié),不斷實(shí)踐,你會(huì)發(fā)現(xiàn)在工作中會(huì)更加得心應(yīng)手.目前,在我的工作中常用的工具vi,gvim,perl,c shell(包括sed,awk等工具) 雖然都是輔助性的,但掌握熟練了就很有用,日后要對(duì)它們的使用方法總結(jié)一下.
先寫到這里,以后還應(yīng)該在工作中不斷發(fā)現(xiàn),不斷總結(jié),還有好的方法我會(huì)加在這里.如果你有更好的可以提高工作效率,也告訴我吧..
聯(lián)系客服
