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　　接下來我們以月度業(yè)務(wù)報告的自動化進程為例。報告由一個包括累計實現(xiàn)利潤, 利潤預(yù)期, 以及新訂單登記的計劃修改，稅前利潤等要素構(gòu)成的表格以及一個將這些要素與年度計劃對比的圖表組成，進程必須遵照如下規(guī)則：

　　報告是月度更新的；
　　當(dāng)前訂單由訂單登錄管理員負責(zé)填寫；
　　下月度訂單由產(chǎn)品經(jīng)理負責(zé)在產(chǎn)品A和B各自的國內(nèi)銷售狀況的基礎(chǔ)上進行預(yù)測, 由出口銷售經(jīng)理預(yù)　　測所有產(chǎn)品國際市場的銷售；
　　利潤預(yù)測由生產(chǎn)經(jīng)理在當(dāng)前在程生產(chǎn)和預(yù)計訂單的基礎(chǔ)上完成；
　　當(dāng)期稅前收益和稅前收益預(yù)測由控制者根據(jù)當(dāng)期收益及收益預(yù)測填寫；
　　當(dāng)期收益及收益預(yù)測保存在一份Excel的擴展表格中，該表格也用于生成表格式的報告及圖表。

該進程包括了如下步驟：

步驟1：周期性初始化。該步驟在每月第一天自動啟動進程。

步驟2：讀取上一個周期的數(shù)據(jù)。該步驟其實是一個被"訓(xùn)練"用于讀取上周期實際收益和預(yù)期收益的Flobot（工作流機器人）。

步驟3： 當(dāng)前記錄。在本步驟內(nèi)訂單登錄管理員將當(dāng)月訂單情況填寫完整。

步驟4,5,6：訂單預(yù)測。 這三步--產(chǎn)品經(jīng)理對A，B產(chǎn)品的國內(nèi)銷售量預(yù)測及出口銷售經(jīng)理對海外市場的預(yù)測平行執(zhí)行。

步驟7：收入預(yù)測。 本步驟只有在4,5,6三步完成后方可執(zhí)行。在本步驟內(nèi)生產(chǎn)經(jīng)理在當(dāng)前在程生產(chǎn)和預(yù)計訂單的基礎(chǔ)上對當(dāng)年剩余每個月度的利潤作出預(yù)計。

步驟8：稅前收益預(yù)測。Controller 將作出基于前面步驟得到的收益結(jié)果計算得到的剩下每個月的稅前收益預(yù)測。

步驟9：數(shù)據(jù)更新和報告。在這一步驟中Flobot重新得到應(yīng)用，被"訓(xùn)練"用于將進程中采集來的數(shù)據(jù)更新擴展表格。除了更新數(shù)據(jù)，還能運行Excel宏，用于打印供散發(fā)的圖表等資料。

步驟10：結(jié)束。用于表示程序終止的必要環(huán)節(jié)。

所以說：
1。workflow和傳統(tǒng)管理軟件不是同一種軟件，不具可比性；
2。workflow對于已經(jīng)有傳統(tǒng)管理軟件的企業(yè)的作用非常明顯，可以籍此平臺整合企業(yè)的各種應(yīng)用系統(tǒng)，使之成為一個完整的企業(yè)級應(yīng)用，也就是通常所說的EAI。
3。具備workflow功能的管理軟件（workflow與傳統(tǒng)管理軟件的結(jié)合）對于傳統(tǒng)管理軟件有絕對的優(yōu)勢；
4。workflow可以根據(jù)企業(yè)的需要開發(fā)解決信息傳遞問題的流程以及幫助企業(yè)開發(fā)與現(xiàn)有應(yīng)用系統(tǒng)的接口

工作流自動化的意義

減少滯后時間

　　很多業(yè)務(wù)進程遵循90/10規(guī)則：典型的業(yè)務(wù)進程有90%的時間是"滯后"的。時間都被消耗在了任務(wù)的閑置、排隊等待、發(fā)送過程及狀況追蹤上了。這些時間都被白白浪費掉了，對業(yè)務(wù)而言是無價值的。只有10%左右的時間被用于"進程處理"。生產(chǎn)力控制軟件有助于降低進程處理的時間。然而，即使進程處理時間降低了50%， 對整個進程時間的影響也只有5%。工作流自動化瞄準的是滯后時間。如果滯后時間減少50%，整個進程時間就能減少45%。 這就是工作流自動化為什么是互聯(lián)網(wǎng)絡(luò)時代提高企業(yè)工作效率的關(guān)鍵。

提高生產(chǎn)率——可通過下述方式提高生產(chǎn)率

　　通過集中處理任務(wù)（客戶端）減少任務(wù)時間；
　　減少紙張工作和紙張的傳遞；
　　加速信息流并通過連接數(shù)據(jù)庫電子表單的方式減少出錯；
　　根據(jù)業(yè)務(wù)邏輯關(guān)系自動計算和傳遞數(shù)據(jù)給需要數(shù)據(jù)的人；
　　追蹤并組織所有的任務(wù)及所有參與工作流進程的個體，如任務(wù)處理延遲，則會自動發(fā)出提醒；
　　報告和文檔自動更新；
　　減少對文書人員的依賴并最大限度地釋放現(xiàn)有資源；
　　重點處理增值業(yè)務(wù)--增值業(yè)務(wù)是現(xiàn)代組織的心臟。所有企業(yè)應(yīng)當(dāng)重點處理的是那些和企業(yè)方向相關(guān)的業(yè)務(wù)，以及如何優(yōu)化這些流程使之具備競爭優(yōu)勢。

追蹤業(yè)務(wù)進程

　　通過工作流自動化的軟件，可以實現(xiàn)以圖形化的方式對業(yè)務(wù)進程追蹤，而不再需要通過電話、貼標簽或其它的手工方式來確定例如采購訂單、索引需求等等流程到底進行到了哪一步。

監(jiān)測效率

　　如果無法對重要的工作流程進行監(jiān)測，就無從談及控制和提升。有些工作流自動化系統(tǒng)提供每一個流程的統(tǒng)計信息，包括了每一個步驟的時間和成本。通過這一功能，就有可能非常方便地實現(xiàn)流程的最優(yōu)效果。

減少紙張消耗
　　很多公司每年花費在打印報表和復(fù)印上的辦公紙張消耗費用動則數(shù)萬元。而通過工作流自動化的改造能向"無紙辦公"時代邁出堅實的一大步。而使原有表單的電子化，企業(yè)又可以節(jié)約很大一部分打印和存儲的費用。北美的Winbond Electronics Corporation通過應(yīng)用工作流自動化平臺，短短四個月減少了70%的紙張消耗，大大節(jié)約了開銷。

工作流自動化的主要成分

　　工作流自動化如今成了管理的一句時髦話。市面上也有很多號稱能激活工作流的自動化產(chǎn)品。 只要他們的應(yīng)用程序支持基本的E-mail功能，賣主就會隨意地把"激活工作流"作為標簽貼在產(chǎn)品上。然而，這類產(chǎn)品和真正工作流自動化軟件之間的差別就如同寫字版和Word之間的差別。我們相信，應(yīng)用程序只有具備了下列主要特征，才能稱其為工作流自動化解決方案：

　　能夠畫出工作流程圖，當(dāng)然以圖形化界面設(shè)計的為佳；
　　能為每個步驟設(shè)計電子表格；
　　能將外部應(yīng)用程序結(jié)合為工作流自動化的一部分；
　　能與電子表格及企業(yè)數(shù)據(jù)庫相連接；
　　能設(shè)計基于復(fù)雜業(yè)務(wù)規(guī)則的條件型路由的工作流程圖，最好無須編程；
　　能根據(jù)功能、用戶名稱或上下級關(guān)系按規(guī)則傳遞信息；
　　能夠監(jiān)控工作流執(zhí)行狀況；
　　能夠?qū)ぷ髁鬟M行調(diào)節(jié)；
　　能夠模擬并測試工作流的行為；
　　工作流的應(yīng)用必須支持多用戶并具高度可靠性；
　　工作流的應(yīng)用必須支持內(nèi)部網(wǎng)或英特網(wǎng)及跨多種平臺。

1． 常規(guī)工作流自動化軟件包及其部署相當(dāng)昂貴。通常，伴隨產(chǎn)品的是長時期的咨詢關(guān)系。所以為了非常簡單的業(yè)務(wù)流程購買和部署軟件是被不被采納的。這些軟件通常只被用于復(fù)雜、關(guān)鍵和控制成本相對較高而工作流自動化帶來的效益明顯的量產(chǎn)型工作流應(yīng)用。因此經(jīng)銷商和用戶都會不自覺地關(guān)注于將復(fù)雜的業(yè)務(wù)問題自動化。
2． 處于類似原因，工作流研究人士首先會關(guān)注解決了哪些復(fù)雜的業(yè)務(wù)流程問題。而對于大多數(shù)案例而言，為解決簡單工作流程問題部署自動化軟件的成本顯然是不經(jīng)濟的。這里遵循一條簡單的道理：走之前必須先會爬，跑之前必須先會走。
3． 最后一條原因，也是"IT業(yè)的尷尬"?？偨?jīng)理對IT部門經(jīng)理工作衡量的標準就是：能夠解決復(fù)雜問題的能力。自然，IT經(jīng)理就會不遺余力地解決那些復(fù)雜的問題，他們的方案通常也就復(fù)雜而且昂貴。

　　所有這些目前都在改變。針對桌面電腦的應(yīng)用方案快速發(fā)展以及工作流解決方案的發(fā)展使解決日常工作流程問題成為可能。費用不再昂貴，部署更為簡便。事實上，企業(yè)越來越意識到工作流的重要性，同時在部署復(fù)雜關(guān)鍵的流程自動化之前，愿意從一些簡單的流程入手積累經(jīng)驗。

　　對于用戶而言，必須了解這兩者之間是有差異的，并不是同一個事物。

　　工作流自動化純粹是軟件業(yè)提供將工作流程自動化解決方案的范疇。
企業(yè)流程再造是分析企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，并為了某些方面提高的目標對流程進行修改的行為。是科學(xué)、藝術(shù)、老練的技術(shù)和敏銳的業(yè)務(wù)能力的組合。

　　任何組織都可以無須進行企業(yè)流程再造而通過工作流自動化軟件將業(yè)務(wù)流程自動化。同樣，他們也無須通過工作流自動化而進行企業(yè)流程再造。當(dāng)然，企業(yè)也可以進行流程再造并導(dǎo)入工作流自動化軟件，以使流程再造的效果更為明顯。但沒有理由認為兩者必須相輔相成或是同一個東西。

　　這一錯誤認識是由于工作流自動化的概念接受度較慢引起的。工作流自動化是提升企業(yè)生產(chǎn)力的解決方案（工具）。而企業(yè)流程再造的概念是改變企業(yè)現(xiàn)有工作方式，而改變往往包含了恐懼、不確定性、政策因素和反抗情緒。當(dāng)工作流自動化被或明確或暗示地等同于企業(yè)流程再造的時候，這些恐懼、不確定性、政策因素和反抗情緒阻礙了概念的傳播。

　　有趣的是，當(dāng)在企業(yè)中成功地示范了工作流自動化的好處后，再進行企業(yè)流程再造將會簡單地多。